Transcript การติดตามผล - สำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์

การติดตามผล (Monitoring)
โดย สงวน พงศ์ หว่ าน
18 กันยายน พ.ศ. 2553
1
หัวข้อที่เกี่ยวข้อง
วัตถุประสงค์
 นโยบายของสานักงาน
 มาตรการที่ เป็ นกลไกในการติดตามผลใน
สานักงาน
 สิ่งที่ ควรพิจารณาในกระบวนการติดตาม
ผล
2
หัวข้อที่เกี่ยวข้อง (ต่อ)
 ความร่วมมือของหุ้นส่วนและบุคลากร
ในสานักงาน
 การประเมินผลและหลักฐาน
 รายงานของการติดตามผล
 การสื่อสารถึงข้อบกพร่องและการแก้ไข
3
หัวข้อที่เกี่ยวข้อง (ต่อ)
 กรณี ที่พบรายงานที่ เสนอไปขาดความ
เหมาะสมหรือละเว้นกระบวนการที่จาเป็ น
 บทลงโทษกรณี ที่ไม่ทาตามนโยบายของ
สานักงาน
 ตัวอย่างประเภทการติดตามผล
4
วัตถุประสงค์ของการติดตามผล
เพื่อให้มนใจว่
ั่ า
 สนง. และบุคลากรได้ปฏิบต
ั ิ ตาม มตฐ.
วิชาชีพ ระเบียบข้อบังคับ และกฎหมาย
 สนง. ได้เสนอรายงานที่ เหมาะสม
 นโยบายและวิธีปฏิบต
ั ิ เกี่ยวกับระบบ QC
ได้มีการออกแบบและใช้อย่างเหมาะสม
5
นโยบายของสานักงาน
•
•
จัดให้มีกระบวนการประเมินและติดตามผล
การปฏิบตั ิ ตามนโยบาย และวิธีปฏิบตั ิ ที่
เกี่ยวข้องกับระบบ QC เพื่อแก้ไข
ข้อบกพร่อง
จัดให้มีการจัดการข้อร้องเรียนและข้อ
กล่าวหาทัง้ จากภายในและภายนอกอย่าง
ทันท่วงที
6
มาตรการป้ องกันที่เป็ นกลไกในการติดตาม
ผล
•
•
จัดให้มีการอบรมทัง้ ภายในและภายนอก
กาหนดให้ห้นุ ส่วนและบุคลากรวิชาชีพรู้
เข้าใจ และทาตามนโยบายและวิธีปฏิบตั ิ
ในการสอบทานงาน การสอบทานคุณภาพ
งาน และการอนุมตั ิ ของ Engagement
Partner
7
มาตรการป้ องกันที่เป็ นกลไกในการติดตาม
ผล
•
•
ประกาศนโยบายว่า ห้ามเผยแพร่ข้อมูลใดๆ
ในงบการเงินของลูกค้าจนกว่าจะมีการ
อนุมตั ิ ในทุกขัน้ ตอนครบแล้ว
กาหนดให้มีมาตรฐานเกี่ยวกับระบบการ
ควบคุมขัน้ ตอนการทางานให้สาเร็จ ซึ่งต้อง
มีการระบุว่ามีขนั ้ ตอนใดบ้างที่ต้องผ่านการ
อนุมตั ิ
8
มาตรการป้ องกันที่เป็ นกลไกในการติดตาม
ผล
•
•
กาหนดให้ Engagement Partner และ
EQCR ทาหน้ าที่ ในการดูแลติดตามว่ามี
การอนุมตั ิ อย่างเหมาะสม
กาหนดให้ห้นุ ส่วนและบุคลากรวิชาชีพแจ้ง
แก่ผด้ ู แู ล QC ในสานักงาน เมื่อพบการ
กระทาผิดนโยบายอย่างสาคัญ หรือผิด
เล็กน้ อยแต่บอ่ ยครัง้
9
มาตรการป้ องกันที่เป็ นกลไกในการติดตาม
ผล
•
ประเมินขอบเขตการสอบทานที่ดาเนินการ
โดยสถาบันวิชาชีพหรือหน่ วยงานกากับ
ของรัฐ เพื่อให้เข้าใจในความสาคัญของ
เรื่องที่ถกู สอบทาน
10
สิ่งที่ควรพิจารณาในการติดตามผล
•
•
•
สานักงานและบุคลากรได้ปฏิบตั ิ ตามนโยบาย
และวิธีปฏิบตั ิ เกี่ยวกับ QC มตฐ. ระเบียบ
ข้อบังคับ และกฎหมายมากน้ อยเพียงใด
ความเพียงพอและเกี่ยวข้องของนโยบายและ
วิธีปฏิบตั ิ เกี่ยวกับ QC
นโยบายและวิธีปฏิบตั ิ ของสนง. สอดคล้องกับ
มตฐ.วิชาชีพ และกฎหมายในปัจจุบนั เพียงใด
11
สิ่งที่ควรพิจารณาในการติดตามผล
•
•
•
วัฒนธรรมของสานักงานในการควบคุม
คุณภาพและจรรยาบรรณ
ความสาเร็จของการอบรมและการพัฒนาการ
ทางวิชาชีพ
นโยบายและวิธีปฏิบตั ิ ของสานักงานที่เกี่ยวกับ
การฝึ กอบรมได้พิจารณาถึงผลตอบกลับ
อย่างไรบ้าง
12
สิ่งที่ควรพิจารณาในการติดตามผล
ความเหมาะสมของคู่มอื และแหล่งข้อมูล
ทางเทคนิคที่สนง. จัดให้แก่บคุ ลากร
• การตัดสินใจเกี่ยวกับการตอบรับงานและ
การคงไว้ซึ่งความสัมพันธ์กบั ลูกค้า และงาน
ที่มีลกั ษณะเฉพาะ
• กระบวนการตรวจสอบภายในสานักงาน
มีประสิทธิผลหรือไม่
•
13
สิ่งที่ควรพิจารณาในการติดตามผล
•
เนื้ อหา จังหวะเวลา และประสิทธิผลของการ
สื่อสารกับบุคลากรในสานักงานในประเด็น
QC
•
•
ในกรณี ที่พบจุดบกพร่องได้มีการพิจารณาเพื่อ
แก้ไขและปรับปรุงระบบอย่างไรบ้าง
พิจารณาความมีประสิทธิผลในการติดตามผล
เมื่อขบวนการตรวจสอบสิ้นสุดลง
14
ขบวนการติดตามผล
•
•
ต้องมีการตรวจสอบเพื่อประเมินผลระบบ QC
ของสานักงานอย่างต่อเนื่ อง
งานที่เสร็จแล้วของ Engagement Parner
แต่ละคนต้องได้รบั การประเมินอย่างน้ อยหนึ่ ง
งานในรอบการประเมินหนึ่ งๆ
15
ขบวนการติดตามผล
•
ช่วงระยะเวลาแต่ละรอบต้องไม่เกิน 3 ปี ขึน้ กับ
– ขนาดของสานักงาน
– ทาเลที่ ตงั ้ ทางภูมิศาสตร์ และจานวนสาขา
– ผลของวิธีติดตามผลในครัง้ ก่อน
– ความเสี่ยงของลูกค้าและงานที่
มีลกั ษณะเฉพาะ
16
ขบวนการติดตามผล
•
ช่วงระยะเวลาแต่ละรอบต้องไม่เกิน 3 ปี ขึน้ กับ
– ลักษณะความซับซ้อนขององค์กรและวิธี
ปฏิบตั ิ
– อานาจของบุคลากรและสานักงานในการ
ตรวจสอบและประเมินกรณี มีสานักงานใหญ่
17
ขบวนการติดตามผล
มอบหมายให้บคุ คลซึ่งมีประสบการณ์และ
ได้รบั มอบอานาจอย่างเพียงพอและ
เหมาะสมรับผิดชอบกระบวนการติดตามผล
• ผูท
้ ี่ทาการตรวจสอบและประเมินงานต้อง
ไม่ใช่ Engagement Partner หรือ EQCR
ของงานที่ถกู ตรวจสอบและประเมินนัน้ ๆ
•
18
ขบวนการติดตามผล
ห้ามมีการประเมินงานซึ่งกันและกันระหว่าง
ผูป้ ระเมินและผูถ้ กู ประเมิน เพื่อป้ องกันการ
สมยอมกันทาให้ผลที่เกิดจากการประเมิน
ผิดไปจากความเป็ นจริง
• ต้องไม่มีการแจ้งล่วงหน้ าถึงงานที่ เลือกมา
ตรวจสอบเพื่อประเมิน
•
19
ขบวนการติดตามผล
•
ขอบเขตการตรวจสอบและติดตามผลขึน้ กับ
– ผลที่ ได้จากการติดตามผลในครัง้ ก่อน
– จุดอ่อนที่ พบจากการประเมินของผูด
้ แู ล
กระบวนการติดตามผลที่มีต่อระบบ QC
– จานวนและระดับความเสี่ยงของลูกค้าและ
งานที่มีลกั ษณะเฉพาะ
20
ขบวนการติดตามผล
•
ขอบเขตการตรวจสอบและติดตามผลขึน้ กับ
– ผลกระทบต่อธุรกิจที่ เกิดจากสิ่งแวดล้อม
ทางธุรกิจหรือจากเปลี่ยนแปลงของสภาวะ
เศรษฐกิจ (ระดับประเทศ/โลก) หรือ
– ผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงของ
มาตรฐานวิชาชีพ ระเบียบข้อบังคับ และ
ข้อกาหนดของกฎหมายที่เกี่ยวข้อง
21
ขบวนการติดตามผล
•
ในกรณี ที่การติดตามผลกระทาโดยสานักงาน
ใหญ่ หรือบุคคลภายนอกโปรแกรมการ
ตรวจสอบและติดตามผลควรถูกพิจารณา
อย่างเป็ นอิสระ และไม่จาเป็ นต้องใช้โปรแกรม
เดียวกันกับสาขา หรือของสานักงานเอง
22
ขบวนการติดตามผล
•
ในกรณี สานักงานขนาดเล็กผูต้ ิ ดตามผลอาจ
เป็ น
– ผูท
้ ี่รบั ผิดชอบในการออกแบบและแนะนา
การใช้นโยบายและวิธีปฏิบตั ิ เกี่ยวกับ QC ใน
สานักงาน (ไม่แนะนาเพราะอาจไม่อิสระพอ)
– ผู้ที่เกี่ยวข้องกับการสอบทานหรือควบคุม
คุณภาพงาน (EQCR) (ของคนละงานกัน
23
ขบวนการติดตามผล
•
ในกรณี สานักงานขนาดเล็ก ผูต้ ิ ดตามผลอาจ
เป็ น
– คัดเลือกจากบุคคลภายนอกที่ มีคณ
ุ สมบัติ
เหมาะสม
– ร่วมแบ่งปันทรัพยากรบุคคลกับสานักงานอื่น
ที่เหมาะสม เพื่อกิจกรรมการติดตามผล
24
ขบวนการติดตามผล
•
•
สื่อสารไปยัง Engagement Partner และบุคคล
ที่เกี่ยวข้องกับงานนัน้ ๆ และบุคคลอื่นที่
เหมาะสม เพื่อแจ้งข้อบกพร่องที่ตรวจพบและ
ข้อเสนอแนะ
ปกติการรายงานข้อบกพร่องถึงบุคคลอื่นที่ไม่ใช่
ผูร้ บั ผิดชอบงานที่ได้รบั การประเมิน ไม่ต้องระบุ
ลักษณะเฉพาะของงานนัน้ ๆ (บางกรณี กจ็ าเป็ น)
25
ความร่วมมือของหุ้นส่วนและบุคลากร
•
•
หุ้นส่วนและบุคลากรวิชาชีพทุกคนต้องร่วมมือ
กับผูต้ ิ ดตามผล และให้ความสาคัญกับ
ข้อบกพร่อง
ที่พบและคาแนะนาของผูต้ ิ ดตามผล
กรณี ที่ไม่เห็นด้วย หรือไม่ดาเนินการในสิ่งที่
ตรวจพบโดยผูต้ ิ ดตามผล จะต้องได้รบั การแก้ไข
ผ่านกระบวนการแก้ไขความขัดแย้ง โดยมีผด้ ู แู ล
26
การประเมินและหลักฐาน
•
•
ประเมินว่านโยบายและวิธีปฏิบตั ิ ด้าน QC ได้
ออกแบบและใช้อย่างเหมาะสม สอดคล้อง
เพียงพอ และปฏิบตั ิ อย่างมีประสิทธิภาพ
สมา่ เสมอและต่อเนื่ อง
การประเมินว่าสานักงานได้ปฏิบตั ิ ตาม มตฐ.
ระเบียบและข้อกาหนดรัฐ และ กม. ที่เกี่ยวข้อง
27
การประเมินและหลักฐาน
•
•
•
การประเมินว่ารายงานที่ออกมีความเหมาะสม
ในสถานการณ์นัน้ ๆ
การประเมินว่างานที่ทามีหลักฐาน และการ
บันทึกอย่างเพียงพอและเหมาะสม
การประเมินว่ามีการหารืออย่างเพียงพอและ
เหมาะสมในประเด็นปัญหาที่สาคัญ
28
การประเมินและหลักฐาน
•
•
•
การประเมินว่าสนง.มีวิธีตรวจพบการทาผิด
นโยบายและวิธีปฏิบตั ิ เกี่ยวกับ QC
ข้อบกพร่องที่พบ ผลกระทบ และข้อพิจารณาว่า
ควรแก้ไขอย่างไร แสดงรายละเอียดการแก้ไข
ผลการตรวจสอบและข้อสรุปที่จะแจ้งแก่ สนง.
พร้อมคาแนะนาสาหรับการแก้ไข หรือการ
เปลี่ยนแปลงที่ต้องทา
29
รายงานของการติดตามผล
•
สนง. ต้องสื่อสารไปยัง Partner หรือ
Engagement Partner ที่ เกี่ยวข้อง และบุคคล
อื่นที่เหมาะสม รวมทัง้ ผูบ้ ริหารสูงสุด เกี่ยวกับ
ข้อบกพร่องที่ตรวจพบจากกระบวนการติดตาม
ผลทุกครัง้ (แม้ว่าในมาตรฐานจะกาหนดอย่าง
น้ อยปี ละ 1 ครัง้ ) รวมทัง้ ข้อเสนอแนะในการ
แก้ไขโดยอย่างน้ อยต้องดาเนินการดังนี้
30
รายงานของการติดตามผล
คาอธิบายกระบวนการติดตามผลที่ปฏิบตั ิ
• ผลสรุปที่ ได้รบ
ั จากกระบวนการติดตามผล
• อธิบายถึงความบกพร่องที่ เกิดจากระบบ
ที่เกิดซา้ ซาก หรือข้อบกพร่องอื่นๆ และ
ข้อแนะนาเกี่ยวกับการแก้ไขข้อบกพร่อง
เหล่านัน้
•
31
รายงานของการติดตามผล
• Engagement Partner ควรได้ประชุมหารือกัน
เกี่ยวกับรายงานที่ได้รบั ร่วมกับคนอื่นๆ ที่
เกี่ยวข้อง เพื่อพิจารณาการแก้ไขประเด็นที่
เกิดขึน้ และหรือหารือเกี่ยวกับการเปลี่ยนระบบ
QC ความรับผิดชอบ การลงโทษ ตลอดจนการ
รับรู้ถึงปัญหาต่างๆ ที่ต้องดาเนินการให้
เหมาะสมยิ่งขึน้
32
ข้อมูลที่คาดหวังเพิ่มจากรายงานติดตาม
ผล
•
•
•
•
•
จานวนงานแบ่งตามประเภทลูกค้า
จานวนข้อบกพร่องแต่ละประเภทตามจานวน
งานลูกค้าที่ตรวจสอบ
ข้อคิดเห็นทัวไปจากการตรวจสอบ
่
ข้อบกพร่องที่เกิดขึน้ เหมือนๆ กัน ในสานักงาน
ประเด็นที่ควรต้องแก้ไขระบบการควบคุม
คุณภาพและแนวทางปฏิบตั ิ ของสานักงาน
33
ข้อมูลที่คาดหวังเพิ่มจากรายงานติดตาม
ผล
•
•
•
ข้อแนะนาในการแก้ไขปรับปรุงนโยบายของ
สานักงาน
เรื่องที่ควรนาเสนอหุ้นส่วนหรือผูส้ อบบัญชีที่
รับผิดชอบงานที่ถกู ตรวจสอบนัน้ ๆ
ข้อคิดเห็นเกี่ยวกับวัฒนธรรมการควบคุมภายใน
ขององค์กร ตัง้ แต่ผบ้ ู ริหารสูงสุดจนถึงระดับ
พนักงานทัวไป
่
34
ข้อมูลที่คาดหวังเพิ่มจากรายงานติดตาม
ผล
•
•
•
ข้อคิดเห็นเกี่ยวกับขบวนการพัฒนาด้านวิชาชีพ
และการฝึ กอบรมพนักงาน
มุมมองต่อนโยบายและระบบการควบคุมภายใน
ของสานักงานในปัจจุบนั
มุมมองที่มีต่อกระบวนการประเมินการควบคุม
คุณภาพที่เกิดขึน้ ในระหว่างปี
35
ข้อมูลที่คาดหวังเพิ่มจากรายงานติดตาม
ผล
•
•
สิ่งที่พบจากการติดตามและประเมินผล เช่น
นโยบายที่ไม่เพียงพอ หรือไม่เป็ นไปตาม
มาตรฐานในปัจจุบนั การไม่ปฏิบตั ิ ตามนโยบาย
บันทึกย่อเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงในวงการ
วิชาชีพ หรือมาตรฐานของวิชาชีพ
36
การสื่อสารถึงข้อบกพร่องและการแก้ไข
•
ข้อบกพร่องด้านโครงสร้าง
– เกิดซา้ กับทุกคนแต่ไม่สามารถพบได้ในขณะ
ปฎิบตั ิ งาน
– ข้อบกพร่องด้านความเป็ นอิสระ conflict of
interest
– ผูต
้ ิ ดตามผลควรแจ้งหุ้นส่วนหรือบุคลากรที่
ดูแลเรื่อง QC และฝ่ ายจัดอบรม
37
การสื่อสารถึงข้อบกพร่องและการแก้ไข
•
ข้อบกพร่องเฉพาะราย
– ต้องกาหนดมาตรการลงโทษที่ รน
ุ แรงกรณี
จงใจฝ่ าฝื น
– มีการกากับดูแลเป็ นพิเศษกับหุ้นส่วนหรือ
บุคลากรบางคน เช่น จากัดประเภทงานที่
ให้ทาได้ หรือต้องมีคนอื่นช่วยสอบทานงาน
38
เมือ่ พบรายงานสอบบัญชีเสนอไม่
เหมาะสม
•
•
•
แจ้งผู้ดแู ลการควบคุมคุณภาพในสานักงาน
ผูด้ แู ลการควบคุมคุณภาพอาจแต่งตัง้
คณะทางานหาผลกระทบที่เกิดขึน้ และเพื่อหา
แนวทางแก้ไข
ผู้ดแู ลการควบคุมคุณภาพอาจหารือที่ปรึกษา
กฎหมาย
39
เมือ่ พบรายงานสอบบัญชีเสนอไม่
เหมาะสม
•
•
หารือสถาบันวิชาชีพ เพื่อขอคาแนะนาเกี่ยวกับ
แนวทางที่เหมาะสมในการแก้ไขข้อบกพร่อง
หรือข้อผิดพลาดที่เกิดขึน้
ดาเนินการให้เป็ นไปตามที่กาหนดในมาตรฐาน
วิชาชีพ ระเบียบข้อบังคับ และข้อกาหนดของ
กฎหมายที่เกี่ยวข้อง ภายใต้การกากับของผู้ดแู ล
การควบคุมคุณภาพ หรือที่ปรึกษากฎหมาย
40
บทลงโทษกรณี ไม่ทาตามนโยบาย
สนง.
•
•
•
แต่งตัง้ คณะทางานที่มีประสบการณ์และเป็ น
อิสระจากเรื่องที่ถกู ต้องเรียน ทาการสอบ
ข้อเท็จจริง
กรณี ที่จาเป็ นอาจให้ที่ปรึกษากฎหมายของ
สานักงาน หรือจากภายนอกเข้าร่วมคณะทางาน
บันทึกโดยย่อข้อเท็จจริงเกี่ยวกับเรื่องที่เกิดขึน้
และประเภทงานที่เกี่ยวข้อง
41
บทลงโทษกรณี ไม่ทาตามนโยบาย
สนง.
•
•
ให้พิจารณาข้อเท็จจริง สถานการณ์แวดล้อม
มาตรฐานวิชาชีพ และข้อกฎหมายที่เกี่ยวข้อง
กาหนดแนวทางและวิธีการสอบข้อเท็จจริง
รวมทัง้ พิจารณาว่าได้มีการปฏิบตั ิ ตามนโยบาย
และวิธีปฏิบตั ิ ในการควบคุมคุณภาพของ
สานักงานหรือไม่
42
บทลงโทษกรณี ไม่ทาตามนโยบาย
สนง.
•
•
•
พิจารณาว่านโยบายและแนวทางปฏิบตั ิ ของสนง.
เหมาะกับเรื่องที่กาลังสอบข้อเท็จจริงหรือไม่
จัดทารายงานข้อบกพร่องต่างๆ ที่พบจาก
การสอบข้อเท็จจริง
เสนอแนวทางการลงโทษตามนโยบายของ
สานักงาน เพื่อให้ผม้ ู ีอานาจตัดสินใจดาเนินการ
ในขัน้ สุดท้ายตามขัน้ ตอนของสานักงานต่อไป
43
บทลงโทษกรณี ไม่ทาตามนโยบาย
สนง.
•
•
•
พิจารณาว่านโยบายและแนวทางปฏิบตั ิ ของสนง.
เหมาะกับเรื่องที่กาลังสอบข้อเท็จจริงหรือไม่
จัดทารายงานข้อบกพร่องต่างๆ ที่พบจากการ
สอบข้อเท็จจริง
เสนอแนวทางการลงโทษตามนโยบายของ
สานักงาน เพื่อให้ผม้ ู ีอานาจตัดสินใจดาเนินการ
ในขัน้ สุดท้ายตามขัน้ ตอนของสานักงานต่อไป
44
ตัวอย่างประเภทการติดตาม
•
องค์กรและการควบคุม (หน้ า 9)
•
กระบวนการทางเทคโนโลยีสารสนเทศและ
ความปลอดภัยของสารสนเทศ (หน้ า 10)
•
ทรัพยากรบุคคล (หน้ า 10)
•
การควบคุมการทางานและการตรวจสอบ/
สอบทานงาน (หน้ า 11)
45
ตัวอย่างประเภทการติดตาม
•
กระดาษทาการและการบันทึกข้อมูล (หน้ า 12)
•
ข้อร้องเรียนจากลูกค้า (หน้ า 13)
•
การสอบทานการปฏิบตั ิ ตามนโยบายและวิธี
ปฏิบตั ิ การควบคุมคุณภาพของสานักงาน
(หน้ า 13)
46