Transcript บทที่ 1พื้นฐานการบริหารโครงการ

บทที่ 1
ความร้ ู เบือ้ งต้ นเกีย่ วกับ
การบริหารโครงการ
(Introduction to Project
Management)
การบริหารโครงการด้ านเทคโนโลยีสารสนเทศ
(Information Technology
• ใช้ หลักการและวิธีการที่คล้ ายคลึงกับการบริ หาร
โครงการประเภทอื่น ซึง่ ต้ องคานึงถึงปั จจัยหลายๆ
ด้ านเข้ าด้ วยกัน
• การบริหารโครงการที่มีประสิทธิภาพและ
ประสิทธิผลจะต้ องผสมผสานปั จจัยด้ าน
ขอบเขตงาน ด้ านเวลา ด้ านต้ นทุน และด้ าน
คุณภาพเข้ าด้ วยกัน
ความหมายโครงการ (Project)
• โครงการ หมายถึง ความพยายามที่มีจดุ เริ่มต้ นและจุดสิ ้นสุด
เพื่อสร้ างสินค้ าหรื อบริ การที่มีลกั ษณะพิเศษเฉพาะตัว
• โครงการ หมายถึง กลุม่ ของกิจกรรมที่มงุ่ ไปสูเ่ ป้าหมายที่
พิเศษเฉพาะตัวโดยมีกรอบเวลาที่จากัด ไม่สามารถดาเนินไป
อย่างไม่มีกาหนดเวลาสิ ้นสุดได้
• โครงการ หมายถึง ชิ ้นงานที่จาเป็ นต้ องใช้ ทงความช
ั้
านาญ
ความพยายาม และการวางแผนอย่างรอบคอบในช่วงระยะเวลา
ใดเวลาหนึง่
คุณสมบัตขิ องโครงการ
• โครงการโดยทัว่ ๆ ไปจะเกี่ยวข้ องกับบุคคลหลายๆ
ฝ่ าย ที่จาเป็ นต้ องมาดาเนินกิจกรรมที่สมั พันธ์กนั
ร่วมกัน
• บุคคลในโครงการก็มกั จะให้ ความสนใจกับการใช้
ทรัพยากรที่จาเป็ นต่อโครงการเพื่อให้ โครงการ
สามารถแล้ วเสร็จอย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็ว
คุณสมบัตขิ องโครงการ
• โครงการมีวัตถุประสงค์ เฉพาะเจาะจง โครงการทุกโครงการควรจะมี
วัตถุประสงค์ที่ถกู กาหนดไว้ เป็ นอย่างดีและชัดเจน
• โครงการมีลักษณะที่ไม่ ถาวร โครงการทุกโครงการมีจดุ เริ่มต้ นและ
จุดสิ ้นสุดที่แน่นอน
• โครงการจาเป็ นต้ องใช้ ทรัพยากรหลายๆ ด้ าน ทรัพยากรเหล่านัน้
ได้ แก่ คน อุปกรณ์/เครื่ องมือ โปรแกรมคอมพิวเตอร์ หรื อทรัพย์สนิ อื่นๆ
นอกจากนัน้ โครงการจานวนมากจาเป็ นต้ องดาเนินการข้ ามฝ่ าย/แผนก
เช่น แผนกเทคโนโลยีสารสนเทศ แผนกการตลาด แผนกการผลิต แผนก
การเงินและการบัญชี หรื อแผนกบุคคล เป็ นต้ น
คุณสมบัตขิ องโครงการ
• โครงการควรจะมีลูกค้ าหรือผู้สนับสนุนหลัก โครงการส่วน
ใหญ่จะมีบคุ คลที่เข้ ามาเกี่ยวข้ องและให้ ความสนใจจานวนมาก แต่
โครงการแต่ละโครงการควรจะมีบคุ คล/หน่วยงานเพียงคน/หน่วยเดียว
ที่จะมารับบทบาทหลักในการให้ การสนับสนุน โดยจะกาหนดทิศทาง
และสนับสนุนเงินทุนให้ กบั โครงการ
• โครงการมักจะเกี่ยวข้ องกับความไม่ แน่ นอน เนื่องจาก
โครงการแต่ละโครงการจะมีคณ
ุ สมบัตพิ ิเศษเฉพาะตัว บางครัง้ จึงทาให้
เป็ นการยากที่จะกาหนดวัตถุประสงค์ของโครงการได้ อย่างชัดเจน และ
ประมาณการเวลาแล้ วเสร็จของโครงการ หรื อประมาณการต้ นทุนที่จะ
เกิดขึ ้นได้ อย่างถูกต้ องเที่ยงตรง
ปัจจัยหลักของโครงการ
• ผู้จดั การโครงการที่ดีมีความสามารถถือเป็ นสิ่งสาคัญต่อ
ความสาเร็จของโครงการ
• ผู้จดั การโครงการจาเป็ นจะต้ องทางานร่วมกับผู้สนับสนุน
โครงการ ทีมงานโครงการ และบุคคลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้ องกับโครงการ
เพื่อให้ โครงการสามารถดาเนินไปยังเป้าหมายที่ได้ วางไว้
• โครงการทุกโครงการจะถูกจากัดด้ วยเป้าหมายของปั จจัยหลัก
ของโครงการ 4 ประการ ที่สอดคล้ องสัมพันธ์กนั
ปัจจัยหลักของโครงการ
1.
2.
3.
4.
ปั จจัยด้ านขอบเขตงาน (Scope)
ปั จจัยด้ านเวลา (Time)
ปั จจัยด้ านต้ นทุน (Cost)
ปั จจัยด้ านคุณภาพ (Quality)
ปัจจัยหลักของโครงการ
–ปั จจัยด้ านขอบเขตงาน (Scope) แสดงถึงความ
คาดหวังของลูกค้ า (Customer) หรื อผู้ให้ การสนับสนุน
(Sponsor) ที่มีตอ่ สินค้ าหรื อบริ การ รวมถึงเป้าหมาย
ของโครงการ
การบริ หารขอบเขตงานโครงการจึงเกี่ยวข้ องกับการกาหนด
และการจัดการงานทังหมดที
้
่จาเป็ นต้ องทาเพื่อให้ โครงการ
เสร็จสิ ้นลงอย่างครบถ้ วนสมบูรณ์และถูกต้ อง
ปัจจัยหลักของโครงการ
– ปั จจัยด้ านเวลา (Time) แสดงถึงช่วงระยะเวลาที่ใช้ ในการดาเนิน
โครงการให้ แล้ วเสร็จ ซึง่ บางครัง้ จาเป็ นต้ องกาหนดอย่างชัดเจนใน
รายละเอียดถ้ าโครงการนันประกอบด้
้
วยกิจกรรม (Activity) จานวน
มาก
– โดยการบริหารเวลาโครงการจะประกอบด้ วย
• การกะประมาณระยะเวลาที่โครงการจะใช้ ทงหมด
ั้
• การสร้ างตารางเวลาของโครงการที่เป็ นที่ยอมรับของบุคคลที่
เกี่ยวข้ องทุกฝ่ าย
• การจัดการให้ โครงการสามารถแล้ วเสร็จได้ ในเวลาที่เหมาะสมที่สดุ
ปัจจัยหลักของโครงการ
–ปั จจัยด้ านต้ นทุน (Cost) บอกให้ ทราบถึงต้ นทุน/
ค่าใช้ จ่ายที่จาเป็ นต้ องใช้ ระหว่างการดาเนินโครงการ
ดังนัน้ การบริ หารต้ นทุนโครงการจึงเกี่ยวกับการเตรี ยม
และการจัดการงบประมาณสาหรับโครงการ
ปัจจัยหลักของโครงการ
–ปั จจัยด้ านคุณภาพ (Quality) บอกให้ ทราบถึง
ระดับความพึงพอใจของลูกค้ า/ผู้ให้ การสนับสนุนที่
สินค้ าหรื อบริ การสามารถตอบสนองความต้ องการได้
ซึง่ การบริ หารคุณภาพโครงการจะช่วยสร้ างความ
มัน่ ใจได้ วา่ โครงการจะสามารถตอบสนองความ
ต้ องการที่มีอยูไ่ ด้
การบริหารโครงการ (Project Management)
• การบริหารโครงการ (Project management) เป็ นการนา
ความรู้ ประสบการณ์ ทักษะความชานาญ และเครื่ องมือ/เทคนิคมา
ประยุกต์ใช้ กบั กิจกรรมต่างๆ ของโครงการ เพื่อทาให้ โครงการสามารถบรรลุ
ตามเป้าหมายที่วางไว้ ได้
• ผู้จดั การโครงการที่มีประสิทธิภาพจะต้ องคานึงถึงการบริ หารจัดการปั จจัย
หลักทัง้ 4 ประการข้ างต้ นอย่างเหมาะสมระหว่างที่ดาเนินโครงการอย่าง
ต่อเนื่องอยูต่ ลอดเวลา
• ผู้จดั การโครงการจะต้ องคอยควบคุมดูแลให้ การดาเนินโครงการเป็ นไปตาม
ความต้ องการและความคาดหวังของบุคคลต่างๆ ที่เกี่ยวข้ องหรื อบุคคลต่างๆ
ที่มีผลกระทบต่อกิจกรรมของโครงการ
ปัจจัยเสริมการบริหารโครงการ
1. การบริหารทรัพยากรบุคคล (Human Resource
Management) ซึง่ ถือเป็ นกระบวนการใช้ ประโยชน์ของ
บุคคลที่เกี่ยวข้ องกับโครงการอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด
2. การบริหารการติดต่ อสื่อสาร (Communications
Management) ซึง่ มุง่ เน้ นการจัดการข้ อมูลสารสนเทศ
(อันได้ แก่ การผลิต การรวบรวม การเผยแพร่ การเก็บรักษา
และการควบคุมข้ อมูลสารสนเทศ) อย่างเหมาะสมและ
ทันเวลา
ปัจจัยเสริมการบริหารโครงการ
3. การบริหารความเสี่ยง (Risk Management) ประกอบด้ วย
การระบุ การวิเคราะห์ และการตอบรับต่อความเสี่ยงอย่างเหมาะสม
ตลอดช่วงการดาเนินงานของโครงการเพื่อให้ โครงการสาเร็จได้ ตาม
วัตถุประสงค์ที่วางไว้
4. การบริหารการจัดหาทรัพยากรภายนอก (Procurement
Management) หมายถึงกระบวนการจัดหาทรัพยากรที่จาเป็ น
จากภายนอกกิจการ ทังวั
้ สดุและบริการ เพื่อนามาใช้ ในการดาเนิน
โครงการ
ภาพแสดงขอบเขตการบริหารโครงการ
อธิบายภาพขอบเขตการบริหารโครงการ
• รูปที่ 1.1 แสดงความสัมพันธ์ระหว่างการบริหารจัดการปั จจัยหลัก 4
ประการ และหลักการบริหารจัดการปั จจัยเสริม 4 ประการดังที่กล่าว
มาแล้ ว จากรูปจะเห็นได้ วา่ การนาปั จจัยหลักและปั จจัยเสริมทัง้ 8
ประการมาบริหารจัดการร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ
• ผู้จดั การโครงการจะต้ องมีความสามารถในด้ านการจัดการบูรณาการ
งานโครงการ (Project Integration Management) เพื่อ
รวมสิง่ เหล่านันเข้
้ าด้ วยกันในอัตราส่วนที่เหมาะสม จึงจะทาให้ การ
ดาเนินโครงการเป็ นไปอย่างมีประสิทธิภาพและสาเร็จลงตาม
วัตถุประสงค์ที่ได้ ตงไว้
ั้
บุคคลทีเ่ กีย่ วข้ องกับโครงการ
• จะต้ องมีบคุ คลจานวนหนึง่ เข้ ามาเกี่ยวข้ องในการบริ หาร
โครงการประกอบด้ วย
– ผู้ที่คอยให้ ความช่วยเหลือสนับสนุนจากภายนอก
– ผู้ที่เป็ นฝ่ ายดาเนินโครงการภายใน
• ผู้จดั การโครงการที่ประสบความสาเร็จ คือ ผู้จดั การโครงการที่
สามารถสร้ างความสัมพันธ์ที่ดีกบั บุคคลที่เกี่ยวข้ องกับโครงการ
เพื่อให้ สามารถเข้ าใจและตอบสนองความต้ องการและความ
คาดหวังของพวกเขาได้
บุคคลทีเ่ กีย่ วข้ องกับโครงการ
• ผู้จัดการโครงการ (Project Manager) เป็ นผู้
บริ หารงานและรับผิดชอบงานทัว่ ไปเกี่ยวกับโครงการ
และจาเป็ นต้ องทางานร่วมกับบุคคลที่เกี่ยวข้ องใน
โครงการทุกคน เพื่อให้ โครงการสาเร็จลงตามความ
คาดหวังหรื อความต้ องการที่บคุ คลเหล่านันได้
้ ตงไว้
ั้
บุคคลทีเ่ กีย่ วข้ องกับโครงการ
• ผู้สนับสนุนโครงการ (Project Sponsor) เป็ นผู้ที่ให้ การ
สนับสนุนโครงการด้ านการเงิน ซึง่ อาจจะเป็ นลูกค้ าหรื อผู้ใช้ ผลิตภัณฑ์
เมื่อโครงการแล้ วเสร็จก็ได้ ส่วนใหญ่แล้ ว จะมีงบประมาณให้ สาหรับ
เป็ นต้ นทุน/ค่าใช้ จ่ายของโครงการค่อนข้ างจากัด
• ผู้จดั การโครงการควรที่จะประมาณการต้ นทุน/ค่าใช้ จ่ายและเวลาแล้ ว
เสร็จของโครงการให้ ถกู ต้ องเที่ยงตรงมากที่สดุ
• ผู้จดั การโครงการควรจะแนะนาผู้สนับสนุนโครงการเกี่ยวกับกิจกรรม
ของโครงการที่เหมาะสมกับงบประมาณที่ผ้ สู นับสนุนโครงการได้ ตงไว้
ั้
บุคคลทีเ่ กีย่ วข้ องกับโครงการ
• ทีมงานโครงการ (Project Team) มักประกอบด้ วย
บุคคลที่มีความรู้ประสบการณ์ที่เหมาะสมในด้ านต่างๆ ที่จาเป็ น
เพื่อช่วยกันดาเนินโครงการให้ เสร็จสมบูรณ์โดยได้ รับการ
ประสานงานจากผู้จดั การโครงการ
• และควรจะได้ รับข้ อมูลที่ชดั เจนครบถ้ วนถูกต้ องเกี่ยวกับหน้ าที่
ความรับผิดชอบที่พวกเขาจะต้ องทา เช่น งาน/กิจกรรมที่
จะต้ องทา ช่วงเวลาที่จะต้ องทาและเสร็จ วัสดุ/อุปกรณ์ที่จะ
ได้ รับ เป็ นต้ น
บุคคลทีเ่ กีย่ วข้ องกับโครงการ
• พนักงานทั่วไป (Support Staff) หมายถึง บุคคล
อื่นๆ ที่คอยช่วยเหลือดูแลผู้ที่เกี่ยวข้ องกับโครงการ เช่น
นายจ้ าง/หัวหน้ าของผู้สนับสนุนโครงการ เลขานุการของ
ผู้จดั การโครงการ เจ้ าหน้ าที่ฝ่ายการเงินและการตลาด
ของกิจการ เป็ นต้ น
บุคคลทีเ่ กีย่ วข้ องกับโครงการ
• ผู้ขาย (Supplier) คือ ผู้ที่จดั หาวัสดุ/อุปกรณ์
ให้ กบั โครงการ ซึง่ ควรที่จะต้ องทราบอย่างชัดเจน
แน่นอน เกี่ยวกับรายละเอียดของวัสดุ/อุปกรณ์ที่
จาเป็ นที่จะต้ องใช้ ในโครงการ สถานที่และเวลาที่
จะต้ องส่งวัสดุ/อุปกรณ์นนๆ
ั้
บุคคลทีเ่ กีย่ วข้ องกับโครงการ
• ปรปั กษ์ (Opponent) หรือ คู่แข่ งขัน
(Competitor) หมายถึง บุคคลภายนอกที่ได้ รับผลกระทบ
ในทางลบจากโครงการและต้ องการให้ โครงการดังกล่าวยุติลง
(ซึง่ อาจจะมีหรื อไม่มีก็ได้ ) ได้ แก่ คูแ่ ข่งขันที่ต้องการดาเนิน
โครงการที่มีลกั ษณะคล้ ายคลึงกัน และมีความเป็ นไปได้ ที่จะ
แย่งลูกค้ ารายเดียวกับกิจการ หรื อผู้ที่ได้ รับความเดือดร้ อนจาก
การดาเนินโครงการของกิจการ เป็ นต้ น
การบริหารจัดการบุคคลทีเ่ กีย่ วข้ อง
(Stakeholder Management)
• บุคคลที่เกี่ยวข้ องกับโครงการ หรื อ Stakeholder มีทงบุ
ั ้ คคลที่อยูภ่ ายใน
องค์กร มาจากภายนอกองค์กร เกี่ยวข้ องโดยตรงกับโครงการ หรื อเพียงแต่มี
ผลกระทบต่อโครงการเล็กน้ อย รวมถึงผู้บริหารระดับสูง ผู้จดั การแผนก/ฝ่ ายต่างๆ
ในองค์กร
• การดาเนินโครงการแต่ละโครงการ จึงมีผลกระทบต่อบุคคลกลุม่ ต่างๆ ขององค์กร
เมื่อโครงการต่างๆ จาเป็ นต้ องใช้ ทรัพยากรขององค์กรที่มีอยูอ่ ย่างจากัด
• ผู้จัดการโครงการจึงควรจะเห็นความสาคัญและให้ เวลากับการวิเคราะห์
ทาความเข้ าใจ และสร้ างความสัมพันธ์ ท่ ีดีกับบุคคลที่เกี่ยวข้ องกับโครงการ
ทุกคน เพื่อให้ เป็ นไปตามวัตถุประสงค์ของการบริหารโครงการที่จะตอบสนอง
ความต้ องการและสร้ างความพึงพอใจให้ กบั บุคคลเหล่านัน้
การบริหารจัดการบุคคลทีเ่ กีย่ วข้ อง
(Stakeholder Management)
• กลุม่ คนที่เป็ นผู้บริหารระดับสูง ถือเป็ นบุคคลที่สาคัญมากต่อโครงการ
• ปั จจัยที่สาคัญมากอย่างหนึง่ ที่จะช่วยทาให้ ผ้ จู ดั การโครงการสามารถ
บริหารโครงการได้ อย่างประสบความสาเร็จ คือ ระดับของการให้ ความ
ร่วมมือ ช่วยเหลือ และสนับสนุนที่ได้ รับจากผู้บริหารระดับสูง
• บทบาทผู้บริหารระดับสูง
1) ผลักดันให้ ผ้ ใู ช้ (User) ได้ มีสว่ นร่วมในโครงการอย่างเต็มที่
2) เลือกผู้จดั การโครงการที่มีประสบการณ์เพียงพอและเหมาะสม
3) กาหนดวัตถุประสงค์ขององค์กรไว้ อย่างชัดเจน
การได้ รับความร่ วมมือและความช่ วยเหลือ
จากผู้บริหารระดับสู ง
• ผู้จดั การโครงการต้ องใช้ ทรัพยากรที่จาเป็ นต่อโครงการในจานวน
ที่เพียงพอ
• ถ้ าผู้จดั การโครงการได้ รับความร่วมมือและการสนับสนุนจาก
ผู้บริ หารระดับสูง ก็จะทาให้ ปัญหาความขาดแคลนด้ านทรัพยากร
หมดไปและไม่ถกู รบกวนโดยสิ่งที่ไม่จาเป็ น
การได้ รับความร่ วมมือและความช่ วยเหลือ
จากผู้บริหารระดับสู ง
• ผู้จดั การโครงการมักจาเป็ นต้ องขออนุมตั ิในเรื่ องที่เกี่ยวข้ องกับโครงการเป็ นกรณี
พิเศษในเวลาอันกระชันชิ
้ ดอยูเ่ สมอๆ
– ยกตัวอย่าง เช่น ในโครงการด้ านเทคโนโลยีสารสนเทศขนาดใหญ่ ผู้บริ หารระดับสูงจะต้ อง
เข้ าใจและยอบรับว่า ปั ญหาที่ไม่เคยคาดคิดมาก่อน สามารถเกิดขึ ้นได้ กบั โครงการประเภทที่
ซับซ้ อนและจาเป็ นต้ องอาศัยทักษะ ความชานาญเฉพาะด้ านของบุคลากรในทีมงานโครงการ
เช่น ทีมงานอาจจาเป็ นต้ องใช้ อปุ กรณ์ /เครื่ องมือ และโปรแกรมคอมพิวเตอร์ เพิ่มเติมขึ ้นมา
กลางคันระหว่างที่กาลังดาเนินโครงการ เพื่อใช้ ในการทดสอบงานบางอย่างที่จาเป็ น หรื อ
ผู้จดั การโครงการจาเป็ นที่จะต้ องจ่ายค่าตอบแทนและสวัสดิการเพิ่มเติมเป็ นพิเศษ เพื่อชักจูง
ใจและรักษาบุคลากรคนสาคัญๆ ของโครงการไว้
• ถ้ าผู้บริหารระดับสูงให้ ความร่วมมือและการสนับสนุนอย่างจริงจัง ผู้จดั การโครงการ
ก็จะสามารถจัดการกับความจาเป็ นข้ างต้ นได้ ในเวลาอันสัน้
การได้ รับความร่ วมมือและความช่ วยเหลือ
จากผู้บริหารระดับสู ง
• ผู้จดั การโครงการจาเป็ นต้ องทางานร่วมกับบุคคลในส่วนอื่นๆ
ขององค์กร เนื่องจากโครงการด้ านเทคโนโลยีสารสนเทศส่วน
ใหญ่ ครอบคลุมหน่วยงานหลายๆ ฝ่ ายในองค์กร
• ผู้บริ หารระดับสูงจึงมีหน้ าที่ที่จะต้ องช่วยผู้จดั การโครงการต่อสู้
กับปั ญหาด้ านการเมือง ซึง่ มักจะเกิดขึ ้นอยูเ่ ป็ นประจาใน
สถานการณ์ประเภทนี ้
การได้ รับความร่ วมมือและความช่ วยเหลือ
จากผู้บริหารระดับสู ง
• ผู้จดั การโครงการมักจะต้ องการผู้ให้ คาปรึกษาและคาแนะนา
โดยเฉพาะในเรื่ องที่เกี่ยวกับภาวะผู้นา
• ผู้จดั การโครงการด้ านเทคโนโลยีสารสนเทศจานวนมากเคยมี
หน้ าที่รับผิดชอบด้ านเทคนิค และไม่เคยมีประสบการณ์การเป็ น
ผู้จดั การมาก่อน ดังนันผู
้ ้ จดั การอาวุโสควรจะเสียสละเวลา
แนะนาการเป็ นผู้นาและสนับสนุนให้ ผ้ จู ดั การโครงการใหม่ที่ยงั
ไม่คอ่ ยมีประสบการณ์
การได้ รับความร่ วมมือและความช่ วยเหลือ
จากผู้บริหารระดับสู ง
• การทางานในสภาพแวดล้ อมหรือองค์ กรที่ผ้ ูบริหาร
ระดับสูงเห็นความสาคัญของเทคโนโลยีสารสนเทศ
ประโยชน์ของการบริ หารโครงการที่ดีมีประสิทธิภาพ และการ
กาหนดมาตรฐาน/หลักเกณฑ์ที่ชดั เจนในการดาเนินงาน จึง
เป็ นสิ่งจาเป็ น
วงจรชีวติ ของโครงการ (Project Life Cycle)
• การดาเนินโครงการใดๆ ก็ตาม จะต้ องผ่านขันตอนที
้
่หลากหลาย
มากมาย ซึง่ เปรี ยบเสมือนกับว่า เรากาลังทาการผลิตสินค้ าขึ ้นมาสัก
ชิ ้นหนึง่ ที่มีขนาดใหญ่ จาเป็ นต้ องใช้ เงินทุนจานวนมากและเวลา
ยาวนาน นัน่ หมายความว่า เรากาลังเผชิญอยูก่ บั ความเสี่ยงและ
ความไม่แน่นอนในระดับที่สงู
• โครงการขนาดใหญ่ ท่ ตี ้ องใช้ เงินลงทุนสูงและระยะเวลานาน
มักจะถูกแบ่ งย่ อยให้ เป็ นโครงการขนาดเล็กหลายๆ โครงการที่
ต่ อเนื่องกัน เรี ยกว่า ระยะโครงการ หรื อ Phase
วงจรชีวติ ของโครงการ (Project Life Cycle)
• ระยะโครงการจะประกอบไปด้ วย
– ระยะแนวความคิด (Concept)
–ระยะพัฒนาโครงการ (Development)
–ระยะดาเนินโครงการ (Implementation)
–และระยะปิ ดโครงการ (Close-out)
วงจรชีวติ ของโครงการ (Project Life Cycle)
– ในช่วงแรกของโครงการ ซึง่ ประกอบไปด้ วยระยะโครงการ 2 ระยะแรก (ระยะ
แนวความคิดและระยะพัฒนาโครงการ) กิจกรรมส่วนใหญ่จะเกี่ยวข้ องกับงาน
ด้ านการวางแผน ซึง่ อาจเรี ยกรวมๆ กันว่าเป็ นระยะของความเป็ นไปได้ ของ
โครงการ (Project feasibility)
– ขณะที่ช่วงหลังของโครงการที่ประกอบด้ วยระยะโครงการ 2 ระยะหลัง (ระยะ
ดาเนินโครงการและระยะปิ ดโครงการ) มักจะมุง่ เน้ นที่การส่งมอบงานที่ทาจริง
หรื อเรี ยกอีกอย่างหนึง่ ว่า ระยะของการได้ มาซึง่ โครงการ (Project
acquisition)
– ในระหว่างการดาเนินโครงการ กิจกรรมหรื องานในระยะโครงการแต่ละระยะ
จะต้ องถูกทาให้ แล้ วเสร็จก่อนจึงจะทากิจกรรมหรื องานในระยะโครงการถัดไป
ได้
วงจรชีวติ ของโครงการ (Project Life Cycle)
Project Feasibility
Project Acquisition
Concept
Implementation
Development
Close-out
วงจรชีวติ ของโครงการ (Project Life Cycle)
• ระยะแนวความคิด (Concept) ในระยะนี ้ ข้ อมูลเกี่ยวกับโครงการ
จะถูกกาหนดขึ ้นอย่างคร่าวๆ การวางแผนของโครงการก็ยงั เป็ นแบบ
ย่อๆ ที่เพียงแต่อธิบายหลักการและความจาเป็ นที่จะต้ องจัดทาโครงการ
และขันตอนพื
้
้นฐานสาคัญๆ ของโครงการ การประมาณการดังกล่าวจะ
ยังคงมีลกั ษณะคร่าวๆ ขณะที่กิจกรรมหรื องานต่างๆ ทังหมดของ
้
โครงการก็จะมีการกาหนดเฉพาะส่วนหลักๆ โดยยังไม่ระบุรายละเอียดที่
แน่นอน ซึง่ โดยทัว่ ไปแล้ ว กิจกรรมหรื องานตามขอบเขตของโครงการ
เหล่านันจะถู
้ กแสดงไว้ ในรูปของโครงสร้ างกิจกรรมย่ อย (Work
breakdown structure หรื อ WBS)
วงจรชีวติ ของโครงการ (Project Life Cycle)
• ระยะพัฒนาโครงการ (Development) ในระยะที่ 2
ของโครงการนี ้ แผนต่างๆ เกี่ยวกับโครงการจะถูกจัดทาให้ มี
รายละเอียดมากขึ ้น ตัวเลขทางด้ านต้ นทุนและค่าใช้ จ่ายจะถูก
จัดทาในรูปของงบประมาณที่มีความถูกต้ องเที่ยงตรงมากขึ ้น
และโครงสร้ างกิจกรรมย่อยหรื อ WBS จะถูกจัดเตรี ยมใน
รายละเอียดที่มากขึ ้น เช่น มีการกาหนดรายละเอียดของ
กิจกรรมหรื องานของโครงการ
วงจรชีวติ ของโครงการ (Project Life Cycle)
• ระยะดาเนินโครงการ (Implementation) ในระยะ
โครงการนี ้ กิจกรรมหรื องานต่างๆ จะเริ่ มแล้ วเสร็จ ซึง่ จะส่งผล
ให้ คา่ ประมาณการต้ นทุนและค่าใช้ จ่ายมีตวั เลขที่ใกล้ เคียง
ความเป็ นจริ งมาก ความถูกต้ องเที่ยงตรงแม่นยามีมากเพียง
พอที่จะนาข้ อมูลตัวเลขทางการเงินไปใช้ ประกอบ และจัดทา
รายงานผลการปฏิบตั ิงานของโครงการให้ บคุ คลที่เกี่ยวข้ อง
ได้ รับทราบในตอนท้ ายของระยะโครงการนี ้ ส่วนใหญ่แล้ ว
ทีมงานโครงการจะทุม่ เทและหมดเงินทุน/เวลาไปกับโครงการ
ระยะนี ้มาก
วงจรชีวติ ของโครงการ (Project Life Cycle)
• ระยะปิ ดโครงการ (Close-out) ระยะสุดท้ ายของโครงการจะเป็ นช่วงเวลาที่โครงการแล้ ว
เสร็จและถูกปิ ดลง กิจกรรมและงานทังหมดจะเสร็
้
จสิ ้นลงอย่างสมบูรณ์
• ดังนัน้ สิ่งที่จะต้ องคานึงถึงและละเลยไม่ได้ ในระยะโครงการนี ้ คือ
– การส่ งมอบโครงการโดยผู้จัดการโครงการและการรั บมอบ/ยอมรับโครงการที่แล้ ว
เสร็จโดยลูกค้ าหรื อผู้ใช้ อย่างเป็ นลายลักษณ์อกั ษร
– รายงานบทเรียนที่ได้ รับ (Lessons-learned report) ที่เป็ นลายลักษณ์อกั ษร
เกี่ยวกับประสบการณ์และบทเรี ยนที่ได้ รับของทีมงานโครงการจากการดาเนินโครงการที่
เพิ่งแล้ วเสร็จลง ประสบการณ์และบทเรี ยนที่ถกู บันทึกไว้ ไม่จาเป็ นจะต้ องเกี่ยวกับสิ่งที่
เกิดขึ ้นในทางลบเสมอไป แต่เกี่ยวข้ องกับเหตุการณ์ที่ไม่ปกติหรื อแปลกใหม่ และควรจะ
บันทึกไว้ เพื่อให้ บคุ คลอื่นที่มีแผนจะดาเนินโครงการในลักษณะที่คล้ ายคลึงกันได้ รับทราบ
และสามารถเตรี ยมแผนที่จะป้องกันไม่ให้ เหตุการณ์ในทางลบที่เกิดขึ ้นแล้ ว
คำถำมท้ ำยบท
• จงอธิ บายความหมายของคาว่า “โครงการ”
• จงอธิ บายถึงการบริ หารจัดการปั จจัยหลัก และการบริ หารจัดการปั จจัย
เสริ มของโครงการ และความสัมพันธ์ ระหว่างปั จจัยหลักและปั จจัยเสริ ม
• ยกตัวอย่างบุคคลทีเ่ กี ย่ วข้อง (Stakeholders) กับโครงการพร้อม
บทบาทหน้าทีท่ ีเ่ กี ย่ วข้อง
• จงอธิ บายถึงวงจรชีวิตของโครงการ (Project life cycle) มาพอ
สังเขป