Transcript บทที่ 2 การจัดหาทรัพยากรคอมพิวเตอร์

บทที่ 2
การบริหารการจัดหาทรัพยากร
(Project Procurement Management)
การบริหารการจัดหาทรัพยากร
• เป็ นกระบวนการในการจัดหาสินค้ าและบริการจากภายนอกกิจการเพือ่
นามาใช้ ในการดาเนินโครงการ ด้ วยเหตุผลหลายๆ ประการ ได้ แก่
– ลดต้ นทุนคงที่และต้ นทุนที่เกิดขึน้ บ่ อยๆ เนื่องจากผู้จาหน่าย
ภายนอกมักจะสามารถประหยัดต้ นทุนได้ มากกว่า เมื่อสามารถผลิตหรื อ
จาหน่ายได้ คราวละปริมาณมากๆ
– เปิ ดโอกาสให้ องค์ กรผู้ซือ้ ได้ มีเวลาให้ กบั ภารกิจหลักที่มีผลต่อความสาเร็จ
ขององค์กร
การบริหารการจัดหาทรัพยากร
– ได้ รับประโยชน์ จากทักษะ ความชานาญ เช่น โครงการบาง
โครงการจาเป็ นต้ องอาศัยผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้ าน หรื อใช้ อปุ กรณ์ หรื อ
โปรแกรมสาเร็จรูปราคาแพงเพียงช่วงระยะเวลาสันๆ
้
– ก่ อให้ เกิดความคล่ องตัว เช่น การได้ รับกาลังคนเพิ่มจากภายนอก
องค์กรในช่วงเวลาที่องค์กรต้ องการกาลังคนจานวนมากกว่าปกติ
– ทาให้ เกิดความรับผิดชอบที่มากขึน้ เพื่อให้ ทงสองฝ่
ั้
ายมีภาระผูกพัน
ที่จะปฏิบตั ิตามสัญญาหรื อข้ อตกลงนันๆ
้
การบริหารการจัดหาทรัพยากรภายนอกเพือ่ โครงการ
กระบวนการนี ้มักจะประกอบด้ วยขันตอนหลั
้
กๆ 6 ขันตอน
้
คือ
1. การวางแผนจัดหาทรัพยากรภายนอก (Procurement planning)
2. การวางแผนเชิญชวน (Solicitation planning)
3. การเชิญชวน (Solicitation)
4. การเลือกทางเลือกในการจัดซื ้อ (Source selection)
5. การบริ หารจัดการสัญญาซื ้อขาย (Contract administration)
6. การปิ ดสัญญา (Contract close-out)
1. การวางแผนจัดหาทรัพยากรภายนอก
(Procurement Planning)
• เป็ นกระบวนการพิจารณาว่าทรัพยากร ใดบ้ างมาจากภายนอก
– เริ่มตังแต่
้ การตัดสินใจว่าจะจัดหามาจากภายนอกหรื อไม่
– ถ้ าจาเป็ นต้ องจัดหามาจากภายนอกจะจัดหาอะไรบ้ าง เท่าใด ด้ วยวิธีการใด
และเมื่อใดจึงจะเป็ นเวลาที่เหมาะสมที่จะจัดหามา
– ข้ อมูลที่จาเป็ นต้ องนามาใช้ ประกอบในการตัดสินใจได้ แก่ คาชี ้แจงเกี่ยวกับ
ขอบเขตงานโครงการ (Project scope statement) รายละเอียด
สินค้ า สภาวการณ์ตลาด ข้ อจากัด และข้ อสมมติฐาน
1. การวางแผนจัดหาทรัพยากรภายนอก
(Procurement Planning)
• ยกตัวอย่าง เช่น ถ้ าบริ ษัทพัฒนาระบบคอมพิวเตอร์ แห่งหนึ่ง มีพนักงานขาย
อยู่ 10 คน ที่ต้องเดินทางต่างจังหวัดอยูเ่ ป็ นประจา เพื่อทาการตลาดให้ กบั
บริ ษัท และจาเป็ นต้ องมีเครื่ องคอมพิวเตอร์ ชนิดพกพาประจาตัวคนละ 1
เครื่ อง พร้ อมการบริ การดูแลบารุงรักษา การฝึ กอบรมการใช้ งาน และการให้
คาแนะนาแก่ผ้ ใู ช้ งาน
– ในการวิเคราะห์นนั ้ บริ ษัทจะประมาณต้ นทุนทังหมดที
้
่จะเกิดขึ ้น ภายในบริ ษัทก่อน
– ขณะที่มกี ิจการขายเครื่ องคอมพิวเตอร์ แห่งหนึง่ เสนอราคาค่าเครื่ องคอมพิวเตอร์
พร้ อมค่าบริ การต่างๆในราคาที่ต่ากว่าที่บริ ษัทฯ ได้ ประมาณการไว้ บริ ษัทฯ ควรจะ
พิจารณารับข้ อเสนอจากกิจการภายนอก
• กิจการหลายๆ แห่ง ได้ นาการวิเคราะห์ Make-or-buy มาใช้ ในการ
ตัดสินใจเลือกระหว่างการซื ้อหรื อการเช่าซื ้อ
1. การวางแผนจัดหาทรัพยากรภายนอก
(Procurement Planning)
• การปรึกษาผู้เชี่ยวชาญทังภายในและภายนอกองค์
้
กร เพราะสามารถให้
ข้ อมูลเชิงลึกกับกิจการได้ ทาให้ การวางแผนจัดหาทรัพยากรภายนอก
เป็ นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ ้น
2. การวางแผนเชิญชวน (Solicitation Planning)
• เป็ นการจัดเตรี ยมเอกสารความต้ องการที่จะจัดซื ้อสินค้ าและบริการ
หลักเกณฑ์การประเมินแหล่งที่เป็ นทางเลือกในการจัดซื ้อ โดยทัว่ ไปมี
อยู่ 2 ประเภท คือ
1. คาขอข้ อเสนอทางเทคนิค (Request for Proposal - RFP)
เป็ นเอกสารที่ใช้ ในการเปิ ดรับข้ อเสนอจากผู้ที่สนใจจะขาย โดยผู้ขายสามารถ
ยื่นข้ อเสนอเกี่ยวกับสินค้ าหรื อบริการ ที่หลากหลายให้ ผ้ ซู ื ้อได้ พิจารณา เช่น
รุ่นของสินค้ าพร้ อมคุณสมบัติโดยละเอียด และราคา
ตัวอย่างโครงรางค
าขอขอเสนอทาง
่
้
เทคนิค
โครงรางค
าขอขอเสนอทางเทคนิ
ค (Request for Proposal - RFP)
่
้
1วัตถุประสงคของค
าขอขอเสนอทางเทคนิ
ค (Purpose of RFP)
์
้
2ขอมู
้ ฐานเกีย
่ วกับองคกรของผู
ซื
้ (Organization’s Background)
้ ลพืน
์
้ อ
3สิ่ งทีต
่ องการหลั
ก/ความตองการหลั
ก (Basic Requirements)
้
้
4ความสั มพันธระหว
าง
Hardware และ Software ทีต
่ องการ
์
่
้
(Hardware and Software Environment)
5ลักษณะขัน
้ ตอนของคาขอขอเสนอทางเทคนิ
ค (Description of RFP
้
Process)
6คาชีแ
้ จงเกีย
่ วกับงานทีจ
่ ะตองท
าและตารางเวลาทางาน (Statement of
้
Work and Schedule Information)
7ภาคผนวก (Possible Appendices)
ก.ภาพรวมของระบบปัจจุบน
ั (Current System Overview)
ข.ความตองการด
านระบบ
(System Requirements)
้
้
ค.ขอมู
านวนและขนาด (Volume and Size Data)
้ ลดานจ
้
ง.ขอมู
ผ
่ ขายควรจะเสนอมา
ู้
(Required
้ ล/เนื้อหาของขอเสนอที
้
Contents of Vendor’s Response to RFP)
2. การวางแผนเชิญชวน (Solicitation Planning)
• 2. คาขอข้ อเสนอด้ านราคา (Request for Quotes RFQ) เป็ นเอกสารที่ใช้ ในการเปิ ดรับการเสนอราคาหรื อการประมูล
จากผู้ที่สนใจจะขาย ซึง่ มักจะใช้ กบั การจัดซื ้อสินค้ าหรือบริการที่มี
คุณสมบัตแิ ละรายละเอียดเฉพาะระบุชดั เจน วิธีนี ้ จึงเหมาะกับผู้ซื ้อที่
ทราบรุ่นหรื อลักษณะที่แน่นอนของสินค้ าหรื อบริการ ต้ องการทราบ
ราคาจากผู้ขาย และข้ อเสนออื่น ๆ เช่น การรับประกันหลังการขายและ
การจัดส่ง เป็ นต้ น
•
2. การวางแผนเชิญชวน (Solicitation Planning)
• ก่อนที่จะประกาศหรื อแจ้ ง RFP หรื อ RFQ อย่างเป็ นทางการ คือ การกาหนดหลักเกณฑ์
ในการประเมินแหล่งที่เป็ นทางเลือกในการจัดซื ้อ เพื่อที่จะนามาใช้ ในการให้ คะแนน
– คุณสมบัตเิ ฉพาะที่สาคัญของผู้ขาย เช่น ชื่อเสียงและผลการดาเนินงานในอดีต (ด้ านคุณภาพ
ความตรงต่อเวลา ความซื่อสัตย์ สถานภาพทางการเงิน จรรยาบรรณ ฯลฯ)
– ความรู้เกี่ยวกับอุตสาหกรรมเทคโนโลยีสารสนเทศโดยรวม
– ความสัมพันธ์ทางการค้ าเชิงกลยุทธ์กบั ผู้ซื ้อ และความสามารถที่จะตอบสนองความต้ องการของผู้
ซื ้อได้ ครบถ้ วน
• หลักเกณฑ์ดงั กล่าวบางหลักเกณฑ์จะประเมินได้ งา่ ยขึ ้น ถ้ าผู้ซื ้อกาหนดไว้ ในข้ อเสนอให้ ผ้ ทู ี่
สนใจจะขายแนบข้ อมูลมาด้ วยพร้ อมกับข้ อเสนอที่จะยื่นเข้ ามาอย่างเป็ นทางการ เช่น ข้ อมูล
รายชื่อโครงการอื่นที่เคยทามาแล้ วและโครงการที่มีลกั ษณะคล้ ายคลึงกับโครงการที่กาลังตก
ลงกันอยู่ พร้ อมรายชื่อลูกค้ าอ้ างอิงของโครงการนันๆ
้ ความสามารถในการบริ หารจัดการ
ทางการเงินและทางเทคนิค และการบริ หารจัดการโครงการโดยรวม เป็ นต้ น
3. การเชิญชวน (Solicitation)
• เป็ นขันตอนของการรวบรวมข้
้
อมูลเกี่ยวกับการเสนอราคา การประมูล
ราคา หรื อข้ อเสนออย่างเป็ นทางการหรื ออย่างไม่เป็ นทางการ
• ผู้ซื ้อโฆษณาเชิญชวนการจัดซื ้อ นัดประชุมชี ้แจงรายละเอียดและตอบ
ข้ อซักถามของผู้ที่สนใจเกี่ยวกับการจัดซื ้อ และคอยรับข้ อเสนอหรื อ
เอกสารประกอบการประมูลราคา
การเลือกทางเลือกในการจัดซื้อ (Source Selection)
• เป็ นการตัดสินใจเลือกซื ้อสินค้ าและบริการจากบรรดาผู้ทสี่ นใจจะขายที่
เหมาะสม โดยผ่านขันตอนของการประเมิ
้
นข้ อเสนอของผู้ที่คาดว่าจะ
ขายสินค้ าและบริการให้ การเลือกข้ อเสนอที่ดีที่สดุ
• หลังจากนันก็
้ จะเป็ นขันตอนของการเจรจาต่
้
อรองข้ อตกลง แล้ วจบลงที่
การตกลงทาสัญญาซื ้อขายกัน
• โครงการขนาดใหญ่จาเป็ นต้ องใช้ ทีมงานหลายทีม การตัดสินใจก็จะช้ า
ไปด้ วย
4. การเลือกทางเลือกในการจัดซื้อ (Source Selection)
ตารางการประเมินผลข้ อเสนอ
ข้ อเสนอที่ 1
หลักเกณฑ์
ค่าถ่วงน ้าหนัก
ด้ านเทคนิค
ด้ านการจัดการ
ด้ านต้ นทุน
25%
25%
25%
ผลการปฏิบตั งิ านในอดีต
15%
ราคา
10%
100%
คะแนนรวม
คะแนน
ที่ให้
คะแนน
ที่ได้
ข้ อเสนอที่ 2
คะแนน
ที่ให้
คะแนน
ที่ได้
ข้ อเสนอที่ 3
คะแนน
ที่ให้
คะแนน
ที่ได้
4. การเลือกทางเลือกในการจัดซื้อ (Source Selection)
ตารางการประเมินผลข้ อเสนอ
คะแนน
หลักเกณฑ์
เต็ม
ผู้เสนอขาย
คนที่ 1
ผู้เสนอขาย
คนที่ 2
ผู้เสนอขาย
คนที่ 3
ประวัตกิ ารศึกษาและประสบการณ์ของผู้จดั การ
โครงการ
10
8
6
9
ความเชี่ยวชาญเฉพาะด้ านของผู้จดั การโครงการ
5
5
0
5
การนาเสนอข้ อมูลด้ านการจัดการ
5
4
3
5
นโยบายและวิธีการบริหารโครงการของกิจการผู้เสนอ
ขาย
10
7
4
9
30
24
13
28
คะแนนรวม
4. การเลือกทางเลือกในการจัดซื้อ (Source Selection)
• ในบางโครงการที่เกี่ยวข้ องกับเงินทุนจานวนมาก อาจจะมีการเจรจา
ต่อรองเกี่ยวกับการซื ้อขายไปเลยในระหว่างขันตอนการเลื
้
อกทางเลือก
ในการจัดซื ้อ
5. การบริหารจัดการสั ญญาซื้อขาย
(Contract Administration)
• เป็ นขันตอนที
้
่ถกู ดาเนินการเพื่อให้ มนั่ ใจว่า ผลการ
ดาเนินงานของผู้ขายเป็ นไปตามข้ อตกลงในสัญญาทีไ่ ด้
ทาร่วมกันไว้
5. การบริหารจัดการสั ญญาซื้อขาย
(Contract Administration)
• สมาชิกของทีมงานโครงการ จะต้ องพยายามทาความเข้ าใจกับสัญญา
ซื ้อขายให้ ดี เพื่อป้องกันไม่ให้ เกิดปั ญหาด้ านกฎหมายตามมาใน
ภายหลัง
• โครงการทางด้ านเทคโนโลยีสารสนเทศมักจะเผชิญกับการเปลี่ยนแปลง
(Change) ระหว่างการดาเนินโครงการ การเปลี่ยนแปลงที่มี
ผลกระทบต่อข้ อตกลงในสัญญาซื ้อขาย
5. การบริหารจัดการสั ญญาซื้อขาย
(Contract Administration)
• หลักการควบคุมการเปลี่ยนแปลงของโครงการ
– การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ ้นในทุกๆ ด้ านของโครงการ จาเป็ นจะต้ องได้ รับการ
ตรวจสอบ อนุมตั ิ และบันทึกไว้ เป็ นลายลักษณ์อกั ษรโดยบุคคลเดิมทุกครัง้
ด้ วยวิธีเดียวกับที่สว่ นของแผนงานได้ รับการอนุมตั ิไว้ ตงแต่
ั ้ แรก
– การประเมินผลการเปลี่ยนแปลง จะต้ องมีการวิเคราะห์ผลกระทบของการ
เปลี่ยนแปลงต่อขอบเขต เวลา ต้ นทุน และคุณภาพของสินค้ าหรื อบริการที่
จัดหามาจากภายนอก โดยการกาหนดบรรทัดฐานเพื่อใช้ ในการทาความ
เข้ าใจและวิเคราะห์การเปลี่ยนแปลง
– การเปลี่ยนแปลงจะต้ องถูกบันทึกไว้ เป็ นลายลักษณ์อกั ษร รวมไปถึงการ
ประชุมที่สาคัญๆ ทุกครัง้ และข้ อมูลที่ได้ มีการพูดคุยกันทางโทรศัพท์
6. การปิ ดสั ญญา (Contract Close-out)
• เป็ นการสรุปเพื่อปิ ดสัญญาที่ได้ ตกลงกันไว้ เมื่อผู้ขายสินค้ าและบริ การได้
ดาเนินการจัดส่งสินค้ าและบริ การให้ ครบถ้ วนแล้ วตามสัญญา ซึง่ มักจะ
ประกอบด้ วย
– การตรวจเช็คสินค้ าหรื อบริ การว่า สินค้ าหรื อบริ การทังหมดที
้
่ได้ ตกลงกันไว้ ตาม
สัญญา
– การบันทึกข้ อมูลทีค่ รบถ้ วน เพื่อนากลับมาใช้ ประโยชน์ได้ อีกในภายหลัง
– การตรวจสอบการจัดซื ้อ (Procurement audit)
• ผู้จดั การโครงการได้ รวบรวมข้ อมูลเกี่ยวกับสัญญาทังหมดไว้
้
ด้วยกัน ได้
ยอมรับสินค้ าหรื อบริ การอย่างเป็ นทางการ และปิ ดงานทังหมดที
้
เ่ กี่ยวข้ องกับ
สัญญาข้ อตกลงนัน้ โดยผู้จดั การโครงการควรจะจัดทาหนังสือเป็ นลาย
ลักษณ์อกั ษรแจ้ งให้ ผ้ ขู ายทราบว่า สัญญาได้ จบสิ ้นลงแล้ ว
คำถำมท้ ำยบท
• จงอธิ บายถึงความสาคัญของการบริ หารการจัดหาทรัพยากรภายนอกเพือ่
โครงการและการใช้ทรัพยากรจากภายนอกสาหรับโครงการด้านเทคโนโลยี
สารสนเทศ
• จงอธิ บายขัน้ ตอนการวางแผนการจัดหาทรัพยากรภายนอก เทคนิ คในการ
วางแผนการจัดหาทรัพยากรภายนอก และประเภทของสัญญาซื ้อขายทีเ่ ป็ น
ทีน่ ิ ยม
• จงอธิ บายเกี ่ยวกับการวางแผนเชิ ญชวน และความแตกต่างระหว่างคาขอ
ข้อเสนอทางเทคนิ ค (Request for Proposal - RFP) และคาขอ
ข้อเสนอด้านราคา (Request for Quotes - RFQ)
• จงอธิ บายขัน้ ตอนการเลือกทางเลือกในการจัดซื ้อและวิ ธีการต่างๆ ทีจ่ ะใช้ใน
การประเมิ นข้อเสนอหรื อการตัดสิ นใจเลือกผูข้ าย