Transcript บทที่ 2 การบริหารโครงการสารสนเทศ

บทที่ 2
การบริหารโครงการเทคโนโลยีสารสนเทศ
(Information Technology
Project Management)
การบริหารโครงการเทคโนโลยีสารสนเทศ
• การบริ หารโครงการด้ านเทคโนโลยีสารสนเทศ ใช้ หลักการ
เดียวกับการบริ หารโครงการด้ านอื่นทัว่ ๆ ไป ที่ผ้ จู ดั การ
โครงการนอกจากจะต้ องเข้ าใจและมีความสามารถในการ
บริ หารโครงการ
• ผู้จดั การโครงการยังควรมีความรู้ ความเข้ าใจด้ านการ
บริหารงานทั่วไป เช่น การบริ หารงานบุคคล การวิเคราะห์
ทางการเงิน การตอบสนองความต้ องการของลูกค้ า การ
ควบคุมการดาเนินงาน เป็ นต้ น
การบริหารโครงการเทคโนโลยีสารสนเทศ
• ผู้จดั การโครงการด้ านเทคโนโลยีสารสนเทศจาเป็ นจะต้ องมี
ความรู้ความสามารถด้ านเทคโนโลยีสารสนเทศอย่ าง
เพียงพอด้ วย เนื่องจากโครงการด้ านเทคโนโลยีสารสนเทศจาเป็ น
จะต้ องเกี่ยวข้ องกับอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ (Computer
Hardware) โปรแกรมคอมพิวเตอร์ (Computer
Software) และเทคโนโลยีทางด้ านโทรคมนาคม
(Telecommunications Technology)
การบริหารโครงการเทคโนโลยีสารสนเทศ
• โครงการด้ านเทคโนโลยีสารสนเทศ สามารถมีรูปแบบได้ หลากหลาย
– บางโครงการมีจานวนผู้ที่เกี่ยวข้ องเพียงไม่กี่คน
– บางโครงการจาเป็ นต้ องอาศัยคนจานวนหลายร้ อยคนในการ
ดาเนินงาน
– บางโครงการใช้ เงินทุนเพียงเล็กน้ อยและมีอปุ กรณ์/โปรแกรม
คอมพิวเตอร์ ที่เกี่ยวข้ องไม่มากชิ ้น
– บางโครงการจาเป็ นต้ องอาศัยเงินทุนหลายล้ านบาทเพื่อนาไปซื ้อ
อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ ด้านระบบเครื อข่าย
การบริหารโครงการเทคโนโลยีสารสนเทศ
• บุคคลที่เข้ ามาร่ วมในทีมงานโครงการ
– มักจะมีความรู้ประสบการณ์ด้านเทคโนโลยีสารสนเทศที่หลากหลาย
– บางคนนาความรู้ความสามารถด้ านเทคโนโลยีสารสนเทศที่ได้ รับ
จากประสบการณ์จากการทางานในอดีตมาใช้
• ตาแหน่ งหน้ าที่ในทีมงานโครงการด้ านเทคโนโลยี
สารสนเทศก็มกั จะได้ แก่ นักวิเคราะห์ด้านธุรกิจ ด้ าน
ฐานข้ อมูล และด้ านระบบ นักเขียนโปรแกรม ผู้เชี่ยวชาญ
ทางด้ านคุณภาพ ด้ านระบบเครื อข่ายและระบบรักษาความ
ปลอดภัย วิศวกรคอมพิวเตอร์ และสถาปนิกระบบ เป็ นต้ น
การบริหารโครงการเทคโนโลยีสารสนเทศ
• การติดต่อสื่อสารระหว่างสมาชิกในทีมงานเกิดปั ญหาขึ ้น
ในระหว่างการทางานเป็ นทีม
• เทคโนโลยีท่ นี ามาใช้ ในการดาเนินโครงการมีความ
หลากหลายแตกต่ างกัน โดยที่ผ้ รู ่วมงานแต่ละคนก็จะมี
ความถนัดและคุ้นเคยกับเทคโนโลยีตา่ งๆ ที่ถกู นามาใช้
ในระดับที่แตกต่างกัน
กลุ่มขั้นตอนการบริหารจัดการโครงการ
(Project Management Process Groups)
• ขันตอนการบริ
้
หารจัดการโครงการ ประกอบด้ วยกิจกรรมจานวนหนึง่ ที่
ถูกทาขึ ้นเพื่อวัตถุประสงค์มีขนตอนย่
ั้
อย 5 กลุม่ ด้ วยกัน
1. กลุ่มขัน้ ตอนการเริ่มต้ น (Initiating Process)
2. กลุ่มขัน้ ตอนการวางแผน (Planning Process)
3. กลุ่มขัน้ ตอนการปฏิบัตงิ าน (Executing Process)
4. กลุ่มขัน้ ตอนการควบคุม (Controlling Process)
5. กลุ่มขัน้ ตอนการสิน้ สุด (Closing Process)
กลุ่มขั้นตอนการบริหารจัดการโครงการ
(Project Management Process Groups)
1. กลุ่มขัน้ ตอนการเริ่มต้ น (Initiating Process)
ประกอบด้ วยกิจกรรมต่างๆ ที่ใช้ ในการเริ่ มต้ นโครงการหรื อ
ระยะโครงการ (Phase) ถือเป็ นจุดเริ่ มต้ นของโครงการ
- ต้ องมีการกาหนดความต้ องการและขอบเขตทางธุรกิจ
ให้ กับโครงการ
- บุคคลที่จะมาเป็ นผู้จัดการโครงการ
- ผู้สนับสนุนโครงการ
กลุ่มขั้นตอนการบริหารจัดการโครงการ
(Project Management Process Groups)
1. กลุ่มขัน้ ตอนการเริ่มต้ น (Initiating Process)
(ต่ อ)
- จะเกิดขึ ้นในช่วงเริ่ มต้ นของทุกๆ ระยะของโครงการ
ยกตัวอย่าง เช่น ทีมงานโครงการรวมทังผู
้ ้ จดั การโครงการ
ควรตรวจสอบความต้ องการและขอบเขตทางธุรกิจของ
โครงการในทุกระยะของโครงการ เพื่อที่จะสามารถทราบได้
ทันท่วงทีวา่ โครงการนันๆ
้ เหมาะสมที่จะดาเนินต่อไปหรื อไม่
กลุ่มขั้นตอนการบริหารจัดการโครงการ
(Project Management Process Groups)
2. กลุ่มขัน้ ตอนการวางแผน (Planning Process) เป็ นขันตอน
้
ของการวางแผนและสร้ างแผนที่เป็ นระบบที่มีลาดับขันตอนอย่
้
างเป็ น
ทางการและสามารถทาได้ จริง
- แผนของโครงการที่ดีจะบอกถึงการนาความรู้ที่สาคัญและจาเป็ นในแต่
ละด้ านมาใช้ ร่วมกันตามความเหมาะสมในแต่ละช่วงเวลา
กลุ่มขั้นตอนการบริหารจัดการโครงการ
(Project Management Process Groups)
2. กลุ่มขัน้ ตอนการวางแผน (Planning Process) (ต่อ)
ตัวอย่าง เช่น
• ทีมงานของโครงการจาเป็ นต้ องสร้ างแผนของโครงการที่กาหนด
ขอบเขตของโครงการ ประมาณการต้ นทุน/ค่าใช้ จ่าย เลือก
ทรัพยากรที่จะนามาใช้
• กาหนดตารางการทางานและบุคคลที่จะรับผิดชอบ ฯลฯ
กลุ่มขั้นตอนการบริหารจัดการโครงการ
(Project Management Process Groups)
2. กลุ่มขัน้ ตอนการวางแผน (Planning Process) (ต่อ)
- ทีมงานของโครงการจะต้ องตรวจสอบและทบทวนแผน
ของโครงการเป็ นระยะๆ ในทุกๆ ช่วงของวงจรชีวิตของ
โครงการ (Project life cycle) เพื่อให้ สอดคล้ องกับ
การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ ้นกับโครงการและ/หรื อองค์กร
กลุ่มขั้นตอนการบริหารจัดการโครงการ
(Project Management Process Groups)
3. กลุ่มขัน้ ตอนการปฏิบัตงิ าน (Executing Process) เน้ น
การนาทรัพยากรบุคคลและทรัพยากรด้ านอื่นๆ มาใช้ ร่วมกันเพื่อ
ดาเนินตามแผนของโครงการและได้ มาซึง่ ผลลัพธ์ที่ได้ คาดหวังไว้
กิจกรรมในขันตอนนี
้
้ ได้ แก่
• การให้ ความสาคัญของความเป็ นผู้นา
• การมุง่ เน้ นคุณภาพของโครงการ การเผยแพร่ข้อมูลข่าวสาร
• การสรรหาทรัพยากรที่เหมาะสม
• การส่งมอบงานจริงเมื่อโครงการเสร็จสิ ้นลง
กลุ่มขั้นตอนการบริหารจัดการโครงการ
(Project Management Process Groups)
4. กลุ่มขัน้ ตอนการควบคุม (Controlling Process) มีวตั ถุประสงค์
เพื่อสร้ างความมัน่ ใจว่า ทีมงานของโครงการสามารถดาเนินงานได้ ตาม
วัตถุประสงค์ของโครงการ
• ระหว่างขันตอนนี
้
้ผู้จดั การโครงการและทีมงานจะคอยตรวจตราดูแลและ
เปรี ยบเทียบความก้ าวหน้ าของโครงการที่เกิดขึ ้นจริ งกับแผนของโครงการที่
ได้ วางไว้ เพื่อที่จะสามารถทาการปรับปรุงแก้ ไขในสิง่ ที่จาเป็ นได้ อย่าง
ทันท่วงที
• กิจกรรมที่สาคัญและมักเกิดขึ ้นในระหว่างขันตอนนี
้
้ ได้ แก่
– การตรวจสอบผลการปฏิบตั ิงาน (Performance review) ซึง่ จะแสดงให้
ทราบว่ามีสิ่งใดบ้ างที่จะต้ องทาการปรับเปลี่ยนหรื อแก้ ไข และใครจะเป็ นผู้ที่จะมา
รับผิดชอบในการวิเคราะห์และบริ หารการเปลี่ยนแปลงนันๆ
้
กลุ่มขั้นตอนการบริหารจัดการโครงการ
(Project Management Process Groups)
5. กลุ่มขัน้ ตอนการสิน้ สุด (Closing Process)
ประกอบด้ วยการส่งมอบและการรับมอบโครงการอย่างถูกต้ อง
สมบูรณ์และการปิ ดโครงการอย่างมีประสิทธิผล
กิจกรรมที่สาคัญในขัน้ ตอนนี ้ ได้ แก่
- การจัดเก็บแฟ้มข้ อมูลเกี่ยวกับโครงการ การจัดทาเอกสาร
เกี่ยวกับประสบการณ์และบทเรี ยนที่ได้ รับจากการดาเนิน
โครงการ และการได้ รับเอกสารหลักฐานการรับมอบงานอย่าง
เป็ นทางการจากลูกค้ า
กลุ่มขั้นตอนการบริหารจัดการโครงการ
(Project Management Process Groups)
ขั้นตอน
การปฏิบัตงิ าน
ระดับ
กิจกรรม
ขั้นตอน
การเริ่มต้ น
ขั้นตอน
การวางแผน
ขั้นตอนการจบ
ขั้นตอนการ
ควบคุม
เริ่มต้ นโครงการ
สิ้นสุ ด
โครงการ
เวลา
กลุ่มขั้นตอนการบริหารจัดการโครงการ
(Project Management Process Groups)
• รูปที่ 2.1 แสดงกลุม่ ขันตอนการบริ
้
หารจัดการโครงการและความสัมพันธ์
ระหว่างขันตอนต่
้
างๆ ในรูปของระดับหรื อปริ มาณของกิจกรรมที่เกิดขึ ้น
ระยะเวลาที่ใช้ และการคาบเกี่ยวกันระหว่างขันตอน
้
• ขัน้ ตอนแต่ ละขัน้ ตอนจะเกิดขึน้ คาบเกี่ยวกัน แม้ วา่ จะมีปริ มาณงานหรื อ
กิจกรรมที่ไม่เท่ากัน โครงการแต่ละโครงการโดยทัว่ ไปจะมีระยะเวลาและ
ปริ มาณงานที่จะต้ องทาแตกต่างกันไป โดยกลุ่มขัน้ ตอนการปฏิบัตงิ าน
มักจะใช้ ทรั พยากรและเวลามากที่สุด รองลงมาคือกลุม่ ขันตอนการ
้
วางแผน ขณะที่กลุม่ ขันตอนการเริ
้
่ มต้ นและกลุม่ ขันตอนการสิ
้
้นสุดมักจะมี
ระยะเวลาที่สนที
ั ้ ่สดุ และใช้ ทรัพยากรน้ อยที่สดุ ลักษณะความสัมพันธ์ที่
เกิดขึ ้นดังกล่าว สามารถนาไปใช้ ในการบริ หารจัดการโครงการย่อย
(Phase) ขนาดใหญ่ได้ ด้วย
การบริหารโครงการเทคโนโลยีสารสนเทศเชิงบูรณาการ
(Information Technology Project Integration
Management)
• แนวคิดเกี่ยวกับการบริ หารจัดการที่ทนั สมัยในปั จจุบนั
มักจะเกี่ยวข้ องกับการบริ หารจัดการที่คานึงถึงการนา
วิธีการและปั จจัยที่สาคัญและจาเป็ นในการบริ หารจัดการ
มาใช้ ประกอบไปพร้ อมๆ กัน หรื อที่เรี ยกว่า การบริหาร
จัดการเชิงบูรณาการ
• การบริ หารโครงการเทคโนโลยีสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพ
จึงควรกระทาในเชิงบูรณาการ
การบริหารโครงการเทคโนโลยีสารสนเทศเชิงบูรณาการ
(Information Technology Project Integration
Management)
• การบริหารโครงการด้ านเทคโนโลยีสารสนเทศเชิงบูรณาการ คือ
การนาองค์ความรู้ในทุกๆ ด้ านเกี่ยวกับการบริหารจัดการโครงการ (คือ
ความรู้ทางด้ านขอบเขตงาน เวลา ต้ นทุน คุณภาพ ทรัพยากรบุคคล
การติดต่อสื่อสาร ความเสี่ยง และการจัดหาทรัพยากรภายนอก ) มาใช้
ร่วมกันตลอดวงจรชีวิตของโครงการ
• การบูรณาการในลักษณะนี ้จะมีผลทาให้ สว่ นประกอบของโครงการ
ทังหมดถู
้
กเชื่อมต่อเข้ าด้ วยกันในเวลาที่เหมาะสม เพื่อให้ โครงการเสร็จ
สิ ้นสมบูรณ์
การบริหารโครงการเทคโนโลยีสารสนเทศเชิงบูรณาการ
1. การพัฒนาแผนโครงการ (Project plan development) ซึง่
ได้ แก่ การรวบรวมผลลัพธ์ของขันตอนการวางแผนต่
้
างๆ ที่ผ่านมา แล้ วมา
กาหนดและเขียนเป็ นลายลักษณ์อกั ษรอย่างเป็ นเหตุเป็ นผลและเชื่อถือได้
หรื อที่เรี ยกว่า แผนโครงการ (Project plan)
2. การจัดการแผนโครงการ (Project plan execution)
เกี่ยวข้ องกับการปฏิบตั ิงานตามแผนโครงการผ่านการดาเนินกิจกรรมที่ได้
กาหนดไว้ ตามแผน
3. การควบคุมการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึน้ เชิงบูรณาการ (Integrated
change control) โดยการผสมผสานการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ ้นทัง้
โครงการเข้ าด้ วยกัน
1. การพัฒนาแผนโครงการ
(Project Plan Development)
• ในขัน้ ตอนการพัฒนาแผนโครงการ (Project
plan development)
• ผลผลิตของขันตอน
้
คือ แผนโครงการ (Project
Plan)
1. การพัฒนาแผนโครงการ
(Project Plan Development)
• ส่ วนประกอบแผนโครงการ(Project Plan)
– เป็ นเอกสารที่รวบรวมบรรดาข้ อมูลและเอกสารที่ใช้ ในการวางแผนโครงการ
ทังหมดไว้
้
และถูกนาไปใช้ ในการแนะนาแนวทางการจัดการและการควบคุม
โครงการ
– ประกอบด้ วยข้ อสมมติฐานที่ใช้ ในการวางแผนโครงการ และข้ อมูลเกี่ยวกับการ
ตัดสินใจเกี่ยวกับการเลือกทางเลือก วิธีการติดต่อสื่อสารกับบุคคลที่เกี่ยวข้ อง
การกาหนดเนื ้อหา ขอบเขต และช่วงเวลาในการตรวจสอบการบริหารจัดการ
หลักๆ
– ช่วยกาหนดบรรทัดฐานในการวัดความคืบหน้ าและการควบคุมโครงการ
1. การพัฒนาแผนโครงการ
(Project Plan Development)
• คุณสมบัตทิ ่ สี าคัญของแผนโครงการที่ดี คือ
–จะต้ องเคลื่อนไหวตลอดเวลา ยืดหยุน่ ได้
–สามารถเปลี่ยนแปลงได้ ตามสภาวะแวดล้ อมหรื อการ
เปลี่ยนแปลงของโครงการ
แผนโครงการที่เหมาะสมและมีคณ
ุ ภาพ จะช่วยผู้จดั การ
โครงการนาทีมงานโครงการและประเมินสถานภาพของ
โครงการได้ เป็ นอย่างดี
1. การพัฒนาแผนโครงการ
(Project Plan Development)
• เนื ้อหาและรายละเอียดของแผนโครงการจะมีปริ มาณมากน้ อยเพียงใดขึ ้นอยู่
กับขนาดของโครงการเป็ นหลัก
• โครงการขนาดเล็กที่มีบคุ คลเกี่ยวข้ องเพียงไม่กี่คนและใช้ เวลาเพียงไม่กี่เดือน
ในการดาเนินโครงการ แผนโครงการอาจจะประกอบด้ วยเพียงสัญญา
โครงการ (Project charter) ข้ อกาหนดขอบเขต (Scope
statement) และ Gantt chart
• โครงการขนาดใหญ่ที่ใช้ คนจานวนมากและเวลานานจาเป็ นที่จะต้ องมีแผน
โครงการที่มีรายละเอียดมากกว่ามาก
• ผู้จดั การโครงการ จึงควรให้ ความสาคัญกับการกาหนดแผนโครงการให้
เหมาะสมกับความจาเป็ นของแต่ละโครงการด้ วย
ส่ วนประกอบของแผนโครงการ
1.1 ข้ อมูลพื ้นฐานเกี่ยวกับโครงการ อันประกอบด้ วย
• ชื่อโครงการ: โครงการแต่ละโครงการควรจะมีชื่อที่
เฉพาะเจาะจงเพื่อที่จะช่วยแยกแยะโครงการแต่ละ
โครงการออกจากกัน และหลีกเลี่ยงความสับสนอัน
อาจจะเกิดขึ ้นได้ ระหว่างโครงการที่เกี่ยวข้ องกัน
ส่ วนประกอบของแผนโครงการ
1.1 ข้ อมูลพื ้นฐานเกี่ยวกับโครงการ อันประกอบด้ วย
• คาอธิบายสัน้ ๆ เกี่ยวกับโครงการ รวมถึงความต้ องการและ
ความจาเป็ น: คาอธิบายเหล่านี ้ควรจะแสดงให้ เห็นเป้าหมาย
และเหตุผลของโครงการอย่างชัดเจน ซึง่ ควรจะถูกเขียนด้ วย
ภาษาที่เข้ าใจง่ายสาหรับบุคคลทัว่ ๆ ไป โดยหลีกเลี่ยงภาษา
ทางด้ านเทคนิค และควรจะประกอบด้ วยข้ อมูลด้ านเวลาและ
ต้ นทุน/ค่าใช้ จ่ายของโครงการโดยคร่าวๆ
ส่ วนประกอบของแผนโครงการ
1.1 ข้ อมูลพื ้นฐานเกี่ยวกับโครงการ อันประกอบด้ วย
• ชื่อผู้สนับสนุน: โครงการทุกโครงการจาเป็ นต้ องมีผ้ ใู ห้ การ
สนับสนุน ดังนัน้ จึงควรใส่ข้อมูลเกี่ยวกับผู้ให้ การสนับสนุนด้ วย
เช่น ชื่อ ตาแหน่ง และข้ อมูลสาหรับติดต่อ เป็ นต้ น
ส่ วนประกอบของแผนโครงการ
• 1.1 ข้ อมูลพื ้นฐานเกี่ยวกับโครงการ อันประกอบด้ วย
– ชื่อผู้จัดการโครงการและสมาชิกหลักของทีมงาน: ผู้จดั การโครงการ
ควรจะเป็ นผู้ประสานงาน และผู้ให้ ข้อมูลเกี่ยวกับโครงการกับ
บุคคลภายนอกเสมอ นอกจากนัน้ ในบางกรณีอาจจาเป็ นต้ องใส่ชื่อ
สมาชิกทีมงานคนสาคัญๆ ไปด้ วย ซึง่ ขึ ้นอยูก่ บั ขนาดและธรรมชาติของ
โครงการ
ส่ วนประกอบของแผนโครงการ
• 1.1 ข้ อมูลพื ้นฐานเกี่ยวกับโครงการ อันประกอบด้ วย
– สิ่งที่จะได้ รับจากโครงการ: ส่วนนี ้ควรจะแสดงรายการพร้ อมคาอธิบาย
สันๆ
้ ถึงสิง่ ที่จะส่งมอบให้ เช่น ชุดของโปรแกรม ชิ ้นส่วนอุปกรณ์ รายงาน
ทางเทคนิค และเอกสารประกอบการฝึ กอบรม เป็ นต้ น
ส่ วนประกอบของแผนโครงการ
1.1ข้ อมูลพืน้ ฐานเกี่ยวกับโครงการ อันประกอบด้ วย (ต่อ)
– หลักฐานอ้ างอิงที่สาคัญๆ: หลักฐานอ้ างอิงเหล่านี ้ ได้ แก่ เอกสาร
หรื อรายงานการประชุมสาคัญๆ ในอดีตที่เกี่ยวกับโครงการที่มี
ลักษณะคล้ ายคลึง กัน
ส่ วนประกอบของแผนโครงการ
1.1 ข้ อมูลพืน้ ฐานเกี่ยวกับโครงการ อันประกอบด้ วย (ต่อ)
- คาจากัดความและการอธิบายคาย่ อ (ถ้ ามี): โครงการจานวน
มากโดยเฉพาะโครงการด้ านเทคโนโลยีสารสนเทศ มักจะต้ อง
เกี่ยวข้ องกับคาศัพท์พิเศษๆ ที่ใช้ เฉพาะสาขา ดังนัน้ การให้ คาจากัด
ความและการอธิบายคาย่อจะช่วยหลีกเลี่ยงความสับสนอันอาจจะ
เกิดขึ ้นได้
ส่ วนประกอบของแผนโครงการ
1.2 รายละเอียดการดาเนินโครงการ ซึง่ ประกอบด้ วย
• แผนผังองค์ กร: นอกจากจะจัดให้ มีแผนผังองค์กรของ
หน่วยงานที่สนับสนุนโครงการและหน่วยงานของลูกค้ าแล้ ว
ผู้จดั การโครงการควรจะจัดให้ มีแผนผังองค์กร สาหรับโครงการ
แต่ละโครงการโดยเฉพาะขึ ้นด้ วย เพื่อที่จะได้ แสดงให้ เห็นถึงสาย
อานาจการบังคับบัญชา ความรับผิดชอบ และการติดต่อสื่อสาร
ภายในโครงการ
ส่ วนประกอบของแผนโครงการ
1.2 รายละเอียดการดาเนินโครงการ ซึง่ ประกอบด้ วย
• หน้ าที่ความรับผิดชอบในโครงการ: ส่วนนี ้ของแผนโครงการ
ควรจะอธิบายหลักการทางานและกิจกรรมหลักๆ ของโครงการ
รวมถึงการกาหนดตัวบุคคลที่จะมีหน้ าที่รับผิดชอบในกิจกรรม
ต่างๆ เหล่านัน้
ส่ วนประกอบของแผนโครงการ
1.2 รายละเอียดการดาเนินโครงการ ซึง่ ประกอบด้ วย
• ข้ อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับองค์ กรหรือขัน้ ตอนการดาเนินงาน
ที่เกี่ยวข้ อง: ในบางกรณี (ซึง่ ขึ ้นอยูก่ บั ประเภทของโครงการ)
ผู้จดั การโครงการจาเป็ นต้ องแสดงขันตอนการด
้
าเนินงานหลักๆ
ของโครงการไว้ เป็ นลายลักษณ์อกั ษร
ส่ วนประกอบของแผนโครงการ
1.2 หลักการด้ านเทคนิคและการบริหารจัดการโครงการ
ได้ แก่
• วัตถุประสงค์ ด้านการบริหารจัดการ: สิง่ สาคัญสิ่งหนึง่ ที่
จะต้ องคานึงถึง คือ การทาความเข้ าใจเกี่ยวกับมุมมองของ
ผู้บริหารระดับสูงต่อโครงการ เช่น อะไรคือสิ่งที่สาคัญที่สดุ ใน
โครงการของพวกเขาเหล่านัน้ อะไรคือสมมติฐานหลักที่ถกู ตังไว้
้
หรื อข้ อจากัดที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ เป็ นต้ น
ส่ วนประกอบของแผนโครงการ
1.3 หลักการด้ านเทคนิคและการบริหารจัดการโครงการ
ได้ แก่
• การควบคุมโครงการ: ส่วนนี ้เป็ นส่วนที่อธิบายให้ ทราบถึง
วิธีการติดตามตรวจสอบความคืบหน้ าของโครงการ และการ
รับมือกับความเปลี่ยนแปลงอันอาจจะเกิดขึ ้นได้
ส่ วนประกอบของแผนโครงการ
1.3 หลักการด้ านเทคนิคและการบริหารจัดการโครงการ
ได้ แก่
• การจัดการความเสี่ยง: ส่วนนี ้เป็ นส่วนที่แสดงให้ เห็นถึงวิธีการ
ที่ทีมงานโครงการจะระบุ จัดการ และควบคุมความเสี่ยงที่จะ
เกิดขึ ้นในโครงการอย่างสันๆ
้
ส่ วนประกอบของแผนโครงการ
1.3 หลักการด้ านเทคนิคและการบริหารจัดการโครงการ
ได้ แก่
• การวางแผนด้ านกาลังคนสาหรับโครงการ: ผู้จดั การ
โครงการควรแสดงข้ อมูลเกี่ยวกับจานวนและประเภทของ
บุคลากรที่จาเป็ นต้ องมีในโครงการ
ส่ วนประกอบของแผนโครงการ
1.3 หลักการด้ านเทคนิคและการบริหารจัดการโครงการ
ได้ แก่
• กระบวนการทางด้ านเทคนิค: ส่วนนี ้ควรจะอธิบายเกี่ยวกับ
หลักการและวิธีการที่โครงการจะใช้ และแผนการจัดการบันทึก
ข้ อมูลเป็ นลายลักษณ์อกั ษร
ส่ วนประกอบของแผนโครงการ
1.4 รายละเอียดของกิจกรรมที่จะทาในโครงการ ซึ่งควรจะ
สอดคล้ องกับแผนการบริหารขอบเขตงาน และ
ประกอบด้ วย
• กลุ่มกิจกรรมหลัก: ผู้จดั การโครงการมักจะจัดวางระบบ
กิจกรรมของโครงการในรูปของกลุม่ กิจกรรมหลายๆ กลุม่ โดยใน
ส่วนนี ้ ควรจะมีการสรุปให้ เห็นภาพของกลุม่ กิจกรรมหลักของ
โครงการสันๆ
้
ส่ วนประกอบของแผนโครงการ
1.4 รายละเอียดของกิจกรรมที่จะทาในโครงการ ซึ่งควรจะ
สอดคล้ องกับแผนการบริหารขอบเขตงาน และ
ประกอบด้ วย
• สิ่งสาคัญที่จะได้ รับจากโครงการ: ส่วนนี ้ควรจะแสดงให้ เห็น
ถึงสิง่ สาคัญที่จะได้ รับจากโครงการ ซึง่ รวมถึงความคาดหวังด้ าน
คุณภาพจากสิง่ เหล่านัน้
ส่ วนประกอบของแผนโครงการ
1.4 รายละเอียดของกิจกรรมที่จะทาในโครงการ ซึ่งควรจะ
สอดคล้ องกับแผนการบริหารขอบเขตงาน และ
ประกอบด้ วย
• ข้ อมูลเพิ่มเติมอื่นๆ เกี่ยวกับกิจกรรมในโครงการ: ส่วนนี ้
เป็ นส่วนที่เน้ นให้ เห็นข้ อมูลสาคัญๆ ที่เกี่ยวกับกิจกรรมต่างๆ
ของโครงการ เช่น เครื่ องมือหรื ออุปกรณ์ โปรแกรมสาเร็จรู ปที่จะ
ถูกนามาใช้ ในโครงการ หรื อหลักเกณฑ์และกฎระเบียบที่จะต้ อง
ปฏิบตั ิตาม รวมถึงสมมติฐานสาคัญๆ ที่ได้ ตงไว้
ั ้ เพื่อกาหนด
กิจกรรมต่างๆ ของโครงการ
ส่ วนประกอบของแผนโครงการ
1.5 ตารางเวลา อันได้ แก่
• ตารางเวลาโดยย่ อ: โดยการแสดงสรุปตารางเวลาของโครงการโดยรวมใน
1 หน้ ากระดาษ ซึง่ ขึ ้นอยูก่ บั ขนาดและความซับซ้ อนของโครงการ ในกรณีที่
เป็ นโครงการขนาด อาจจะประกอบด้ วยกิจกรรมทังหมดของโครงการทั
้
ง้
โครงการและวันที่ที่เกี่ยวข้ องในรูปของ Gantt chart
• ตารางเวลาโดยละเอียด: จะให้ ข้อมูลเกี่ยวกับตารางเวลาของโครงการ
ในรายละเอียดที่มากขึ ้น เช่น รายละเอียดเกี่ยวกับความสัมพันธ์ระหว่าง
กิจกรรมต่างๆ ของโครงการที่อาจมีผลกระทบต่อตารางเวลาของโครงการ
โดยรวม
• ข้ อมูลเพิ่มเติมอื่นๆ ที่เกี่ยวข้ องกับตารางเวลา: ควรจะอ้ างถึงสมมติฐาน
หลักๆ ที่ตงขึ
ั ้ ้น และข้ อมูลสาคัญๆ อื่นๆ ที่เกี่ยวข้ องกับตารางเวลาของโครงการ
ส่ วนประกอบของแผนโครงการ
1.6 งบประมาณ ซึ่งประกอบด้ วย
• งบประมาณโดยย่ อ: ส่วนนี ้ควรจะประกอบด้ วยการประมาณการ
โดยรวมของงบประมาณโครงการทังหมด
้
ซึง่ อาจจะรวมถึงงบประมาณ
ของแต่ละเดือนหรื อแต่ละปี โดยการอธิบายตัวเลขที่สาคัญๆ ประกอบด้ วย
• งบประมาณโดยละเอียด: ส่วนนี ้เป็ นการสรุปแผนการจัดการต้ นทุน
พร้ อมการให้ ข้อมูลในรายละเอียดที่มากขึ ้นเกี่ยวกับงบประมาณที่
จาเป็ นต้ องใช้
• ข้ อมูลเพิ่มเติมอื่นๆ ที่เกี่ยวข้ องกับงบประมาณ: ส่วนนี ้ควรจะแสดง
ให้ เห็นถึงสมมติฐานสาคัญๆ และข้ อมูลอื่นๆ ที่สาคัญเกี่ยวกับด้ านการเงิน
ของโครงการ
2. การจัดการแผนโครงการ
(Project Plan Execution)
• ขัน้ ตอนการจัดการแผนโครงการ (Project plan
execution) เป็ นขันตอนที
้
่ใช้ เวลาและเงินทุนมากทีส่ ดุ เพื่อ
บริ หารจัดการและดาเนินกิจกรรมเช่นที่วางไว้ ในแผนโครงการได้
อย่างมีประสิทธิภาพ
• ขันตอนนี
้
้จะประกอบด้ วยการจัดการและการปฏิบัตงิ านตาม
แผนโครงการโดยการนาความรู้ในหลายๆ ด้ านมาประยุกต์ใช้
ร่วมกัน
2. การจัดการแผนโครงการ
(Project Plan Execution)
• สิ่งที่สาคัญการปฏิบตั ิงานตามแผนโครงการที่วางไว้ ก็คือ การ
นาหลักการของการบริ หารจัดการเชิงบูรณาการมาใช้
• การดาเนินการโครงการจะต้ องเป็ นไปตามแผนโครงการที่ได้ วาง
ไว้
• การวางแผนโครงการและการปฏิบตั ิงานตามแผนนันไม่
้ สามารถ
ดาเนินการแยกกันได้
• แผนโครงการที่ดีจะต้ องช่วยให้ ทีมงานโครงการผลิตผลลัพธ์ที่ดี
มีคณ
ุ ภาพ
2. การจัดการแผนโครงการ
(Project Plan Execution)
• แผนโครงการจะเป็ นตัวกาหนดและแสดงให้ เห็นว่า การ
ดาเนินการตามแผนโครงการที่วางไว้ จะส่งผลให้ เกิดสินค้ าหรื อ
บริ การที่ดีอย่างไรบ้ าง
• การปรับปรุงแก้ ไขแผนโครงการระหว่างการดาเนินโครงการจะ
เป็ นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ ้น ถ้ าผู้ดาเนินโครงการ
คานึงถึงและนาประสบการณ์ความรู้และบทเรี ยนที่ได้ รับจาก
โครงการที่ได้ ดาเนินมาแล้ วในอดีต และกิจกรรมที่ได้ ดาเนิน
เสร็จสิ ้นไปแล้ วในโครงการเดียวกันมาใช้ ให้ เป็ นประโยชน์
2. การจัดการแผนโครงการ
(Project Plan Execution)
• “บุคคลที่จะต้ องรั บผิดชอบและปฏิบัตงิ านใดก็ควร
จะเป็ นบุคคลที่วางแผนงานนัน้ ”
• สมาชิกของทีมงานโครงการทุกคน (ไม่วา่ จะมีหน้ าที่
รับผิดชอบและดาเนินงานใดก็ตาม) ควรจะต้ องมี
ความสามารถและความชานาญทังในด้
้ านการวางแผน
และการดาเนินงานตามแผนโครงการที่ได้ วางไว้
2. การจัดการแผนโครงการ
(Project Plan Execution)
• ผู้จดั การโครงการควรเป็ นตัวอย่างที่ดีด้วยการให้ ความสาคัญกับการ
วางแผนโครงการที่มีคณ
ุ ภาพและดาเนินงานตามแผนที่วางไว้ อย่างมี
ประสิทธิภาพ
• ตัวองค์กรก็จะต้ องส่งเสริมและสนับสนุนให้ บคุ ลากรเห็นความสาคัญ
ของการดาเนินงานโครงการตามแผนที่ได้ วางไว้
• เช่น ถ้ าองค์กรมีนโยบายที่จะใช้ แผนโครงการเป็ นแนวทางหลักในการ
ปฏิบตั งิ าน และตรวจสอบความคืบหน้ าของโครงการ วัฒนธรรมใน
องค์กรนี ้ก็จะส่งผลให้ บคุ ลากรทุกคนเห็นความสาคัญของการนาการ
วางแผนโครงการและการปฏิบตั งิ านตามแผนมาใช้ ร่วมกัน
2. การจัดการแผนโครงการ
(Project Plan Execution)
• ผู้จดั การโครงการต้ องความรู้ความสามารถทางด้ านเทคโนโลยี
สารสนเทศ ความรู้เกี่ยวกับบริหารธุรกิจ และความรู้เฉพาะทางที่
เกี่ยวกับโครงการนันโดยตรง
้
• ยกตัวอย่างเช่น ในโครงการด้ านเทคโนโลยีสารสนเทศ ขนาดเล็ก
ผู้จดั การโครงการอาจจาเป็ นต้ องมีสว่ นร่วมหรื อช่วยสมาชิกในทีมงาน
วิเคราะห์และออกแบบระบบหรื อเขียนโปรแกรมด้ วยในบางครัง้ ขณะที่
โครงการด้ านเทคโนโลยีสารสนเทศ ขนาดใหญ่นนผู
ั ้ ้ จดั การโครงการ
มักจะมีหน้ าที่รับผิดชอบหลักในการเป็ นผู้นาของทีมงานและคอย
ประสานงานกับบุคคลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้ อง
3. การควบคุมการเปลีย่ นแปลงทีเ่ กิดขึน้ เชิงบูรณาการ
(Integrated Change Control)
• การควบคุมการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึน้ เชิงบูรณาการ
(Integrated change control) ประกอบด้ วยการระบุการ
เปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ ้น การประเมินผลของการเปลี่ยนแปลงและการ
จัดการการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ ้นตลอดช่วงวงจรชีวิตของโครงการ
• วัตถุประสงค์หลักของการควบคุมการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ ้นเชิงบูรณา
การ มีอยู่ 3 ข้ อ คือ
- เพื่อสร้ างอิทธิพลต่อปั จจัยหลักต่างๆ ที่เป็ นสาเหตุของการเปลี่ยนแปลง
เพื่อให้ มนั่ ใจได้ วา่ การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ ้นนันเป็
้ นการเปลี่ยนแปลงไปในทาง
ที่ดี
3. การควบคุมการเปลีย่ นแปลงทีเ่ กิดขึน้ เชิงบูรณาการ
(Integrated Change Control)
- เพื่อยอมรับว่ามีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ ้นแล้ ว โดยการวิเคราะห์จาก
สถานะภาพของกิจกรรมหลักๆ ในโครงการ และแจ้ งให้ ผ้ บู ริหารระดับสูง
และบุคคลสาคัญๆ ที่เกี่ยวข้ องทราบ
- เพื่อจัดการการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ ้น ซึง่ เป็ นภาระหน้ าที่ของทังผู
้ ้ จดั การ
โครงการและสมาชิกในทีมงานที่จะร่วมกันลดปริมาณการเปลี่ยนแปลง
ให้ ลดน้ อยลงมากที่สดุ
คำถำมท้ ำยบท
• จงอธิ บายถึงกลุ่มขัน้ ตอนการบริ หารจัดการโครงการ (Project
management process groups) ทัง้ 5 กลุ่ม พร้อม
กิ จกรรมทีเ่ กี ย่ วข้องและความสัมพันธ์ ระหว่างกลุ่มต่างๆ
• จงอธิ บายภาพรวมของการบริ หารโครงการเทคโนโลยีสารสนเทศเชิ ง
บูรณาการ
• จงอธิ บายส่วนประกอบของแผนโครงการทีด่ ี โดยเฉพาะแผนโครงการ
ด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ