Transcript Banten_Program-Arsip

ARSIP VITAL
Pengertian
Vital : Sangat penting (KBBI, Jakarta, 1988)
Arsip : Didefinisikan Pasal 1 UU No.43 Tahun 2009
 Arsip Vital
Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar
bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak
dapat diperbaharui dan tidak tergantikan apabila rusak
atau hilang.
 Program Arsip Vital
Metode yang sistematis dalam hal perlindungan dan
penyediaan arsip dalam keadaan darurat yang meliputi
perencanaan, pengelolaan & perlindungan jika terjadi
bencana.
Unsur Arsip Vital
o Harus ada demi kelanjutan operational organisasi
o Harus dijaga kelestariannya dari bahaya
o Harus ada demi menjamin keabsahan hak &
kewajiban lembaga
o Tetap diperlukan untuk peninjauan status
hukum/keuangan organisasi.
o Harus ada kebutuhan rekonstruksi organisasi.
Identifikasi
1.
Analisa organisasi / institusional
 Menyeleksi fungsi-fungsi vital organisasi (dalam bentuk bagan – terlihat
fungsi vital organisasi)
 Aspek operasional instansi, hukum, pemerintahan
2. Analisa untung rugi
 Berapa waktu dan biaya yang dibutuhkan untuk membangun kembali
informasi/arsip
 Berapa banyak penyusutan nasabah
3. Analisa ciri-ciri arsip vital
 Bila salah pemanfaatan – kegiatan lambat, tidak lancar
 Bila salah pengelolaan – kegiatan macet
 Bila rusak/hilang – organisasi menghentikan kegiatannya, tidak dapat
diganti
 Arsip vital selalu berhubungan dengan kebijaksanaan yang menentukan
Klasifikasi Arsip menurut esensinya
1.
Arsip Vital




Harus ada bagi kelanjutan hidup organisasi
Bila hilang tidak bisa diganti
Biasa disebut arsip kelas satu
Contoh :
Setifikat tanah, polis asuransi,
personal file, hak paten, daftar
pemegang saham, anggaran
rumah tangga, formula suatu obat,
medical record dll.
2.
Arsip Penting
 Perlu ada bagi kelanjutan hidup organisasi
 Bila hilang bisa diganti dengan biaya mahal
 Biasa disebut arsip kelas dua
 Contoh : bukti-bukti pembayaran, laporan keuangan,
surat perintah, data bank pada komputer.
3.
Arsip Berguna
 Diperlukan bagi kelanjutan operasional
 Bersifat sementara dan jika hilang bisa diganti
 Biasa disebut arsip kelas tiga
 Contoh : Pesanan-pesanan, rekening bank,
korespondensi
4.
Arsip Tidak Berguna

Berguna untuk kepentingan sesaat

Segera musnah setelah ada tindak lanjut

Biasa disebut arsip kelas empat

Contoh : Undangan, ucapan terima kasih, iklan,
brosur
Perencanaan Program Arsip Vital
 Jaminan & dukungan pimpinan tertinggi – perhatian
dana / anggaran
 SDM masing-masing unit kerja – identifikasi arsip vital
 Penentuan lokasi penyimpanan :
 Didalam organisasi
 Diluar organisasi
 Penentuan metode perekaman data
Pengelolaan
Metode – metode perlindungan
a. Penduplikasian
b. Penyebaran/pemecaran (dispersal)
c. Pemindahan (Vital Records Centre)
d. Penyimpanan data pada tempat khusus :


Lemari besi tahan api
Ruang Khusus bawah tanah anti api, anti gempa
Metode Perlindungan Terhadap Bahaya
Alam dan Manusia
Jenis Bahaya
1. Pencurian
2. Kebocoran
Keamanan
3. Kesalahan dalam
penempatan
4. Air
5. Jamur
Perlindungan yang Disarankan
1. Sistem pengamanan perlu ditingkatkan
2. Pengawasan terhadap penggunaan “jalan masuk”
3.Batasi penggunaan arsip asli dan pisahkan antara arsip asli dan
duplikasinya
4. Jangan menyimpan air dilantai dasar
5.Lakukan pengecekan terhadap latai, dinding dan langit-langit
Mengontrol temperatur & kelembaban yang ideal (22-24 C),(40 –
50%)
6. Serangga/binatang 6. Pengadaan sarana pembasmi dan lakukan pembasmian secara
rutin
pengerat
7. Gunakan alat pembersih udara untuk mengurangi jumlah debu yang
7. Debu
menempel pada arsip
8. Batasi jumlah pintu dan jendela di ruang penyimpanan arsip vital
8. Cahaya
Gunakan Kaca jendela yang berwarna gelap untuk menyerap cahaya
matahari yang mengandung sinar ultra violet
9.Gunakan duplikasinya saja bila arsip tersebut akan digunakan
9.Bahan Kimia
sebagai bahan kerja yang berhubungan dengan bahan kimia