Banten_Program-Arsip
Download
Report
Transcript Banten_Program-Arsip
ARSIP VITAL
Pengertian
Vital : Sangat penting (KBBI, Jakarta, 1988)
Arsip : Didefinisikan Pasal 1 UU No.43 Tahun 2009
Arsip Vital
Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar
bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak
dapat diperbaharui dan tidak tergantikan apabila rusak
atau hilang.
Program Arsip Vital
Metode yang sistematis dalam hal perlindungan dan
penyediaan arsip dalam keadaan darurat yang meliputi
perencanaan, pengelolaan & perlindungan jika terjadi
bencana.
Unsur Arsip Vital
o Harus ada demi kelanjutan operational organisasi
o Harus dijaga kelestariannya dari bahaya
o Harus ada demi menjamin keabsahan hak &
kewajiban lembaga
o Tetap diperlukan untuk peninjauan status
hukum/keuangan organisasi.
o Harus ada kebutuhan rekonstruksi organisasi.
Identifikasi
1.
Analisa organisasi / institusional
Menyeleksi fungsi-fungsi vital organisasi (dalam bentuk bagan – terlihat
fungsi vital organisasi)
Aspek operasional instansi, hukum, pemerintahan
2. Analisa untung rugi
Berapa waktu dan biaya yang dibutuhkan untuk membangun kembali
informasi/arsip
Berapa banyak penyusutan nasabah
3. Analisa ciri-ciri arsip vital
Bila salah pemanfaatan – kegiatan lambat, tidak lancar
Bila salah pengelolaan – kegiatan macet
Bila rusak/hilang – organisasi menghentikan kegiatannya, tidak dapat
diganti
Arsip vital selalu berhubungan dengan kebijaksanaan yang menentukan
Klasifikasi Arsip menurut esensinya
1.
Arsip Vital
Harus ada bagi kelanjutan hidup organisasi
Bila hilang tidak bisa diganti
Biasa disebut arsip kelas satu
Contoh :
Setifikat tanah, polis asuransi,
personal file, hak paten, daftar
pemegang saham, anggaran
rumah tangga, formula suatu obat,
medical record dll.
2.
Arsip Penting
Perlu ada bagi kelanjutan hidup organisasi
Bila hilang bisa diganti dengan biaya mahal
Biasa disebut arsip kelas dua
Contoh : bukti-bukti pembayaran, laporan keuangan,
surat perintah, data bank pada komputer.
3.
Arsip Berguna
Diperlukan bagi kelanjutan operasional
Bersifat sementara dan jika hilang bisa diganti
Biasa disebut arsip kelas tiga
Contoh : Pesanan-pesanan, rekening bank,
korespondensi
4.
Arsip Tidak Berguna
Berguna untuk kepentingan sesaat
Segera musnah setelah ada tindak lanjut
Biasa disebut arsip kelas empat
Contoh : Undangan, ucapan terima kasih, iklan,
brosur
Perencanaan Program Arsip Vital
Jaminan & dukungan pimpinan tertinggi – perhatian
dana / anggaran
SDM masing-masing unit kerja – identifikasi arsip vital
Penentuan lokasi penyimpanan :
Didalam organisasi
Diluar organisasi
Penentuan metode perekaman data
Pengelolaan
Metode – metode perlindungan
a. Penduplikasian
b. Penyebaran/pemecaran (dispersal)
c. Pemindahan (Vital Records Centre)
d. Penyimpanan data pada tempat khusus :
Lemari besi tahan api
Ruang Khusus bawah tanah anti api, anti gempa
Metode Perlindungan Terhadap Bahaya
Alam dan Manusia
Jenis Bahaya
1. Pencurian
2. Kebocoran
Keamanan
3. Kesalahan dalam
penempatan
4. Air
5. Jamur
Perlindungan yang Disarankan
1. Sistem pengamanan perlu ditingkatkan
2. Pengawasan terhadap penggunaan “jalan masuk”
3.Batasi penggunaan arsip asli dan pisahkan antara arsip asli dan
duplikasinya
4. Jangan menyimpan air dilantai dasar
5.Lakukan pengecekan terhadap latai, dinding dan langit-langit
Mengontrol temperatur & kelembaban yang ideal (22-24 C),(40 –
50%)
6. Serangga/binatang 6. Pengadaan sarana pembasmi dan lakukan pembasmian secara
rutin
pengerat
7. Gunakan alat pembersih udara untuk mengurangi jumlah debu yang
7. Debu
menempel pada arsip
8. Batasi jumlah pintu dan jendela di ruang penyimpanan arsip vital
8. Cahaya
Gunakan Kaca jendela yang berwarna gelap untuk menyerap cahaya
matahari yang mengandung sinar ultra violet
9.Gunakan duplikasinya saja bila arsip tersebut akan digunakan
9.Bahan Kimia
sebagai bahan kerja yang berhubungan dengan bahan kimia