Transcript 02-Pengarsipan - Al Mitra Bulukumba

Pengarsipan Dokumen
YPP Al Mitra Bulukumba (By Agus Halid)
ARSIP ?
• UU No. 43 tahun 2009 (“Records + Archives”):
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara.
• ISO 15489 / SNI 19-6962.1-2003 (“Records”):
Informasi yang diciptakan, diterima, dan dipelihara oleh
organisasi atau perorangan sebagai bukti dan informasi untuk
memenuhi kewajiban hukum atau transaksi kerjanya.
Pengertian lain yang terkait
• UU No. 8 tahun 1997: Dokumen Perusahaan :
Data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau
diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan
kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain
maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat
dilihat, dibaca, atau didengar.
Pengertian lain yang terkait
• UU No. 11 tahun 2008: Informasi dan Transaksi Elektronik – ITE
INFORMASI ELEKTRONIK
Satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak
terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto,
electronic data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail),
telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode
Akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti
atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.
• DOKUMEN ELEKTRONIK
Setiap Informasi Elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan,
diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital,
elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat,
ditampilkan, dan/atau didengar melalui Komputer atau Sistem
Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara,
gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka,
Kode Akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti
atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya
ARSIP DINAMIS
Arsip diciptakan &
digunakan langsung untuk
Pelaksanaan TUPOKSI organisasi
(frekuensi penggunaannya tinggi
dan/atau terus menerus)
( ARSIP AKTIF )
Sebagian kecil arsip disimpan
sebagai bahan pertanggungjawaban
nasional & memori kolektif
Arsip disimpan untuk
referensi dan memori lembaga
(frekuensi penggunaannya
telah menurun)
(memiliki nilai guna kesejarahan,
telah habis retensinya, dan
berketerangan dipermanenkan)
( ARSIP INAKTIF )
ARSIP STATIS
Sebagian besar arsip
dimusnahkan
karena sudah
tidak digunakan
ARSIP DINAMIS
ARSIP AKTIF
oleh
UNIT PENGOLAH
di
PUSAT ARSIP
(CENTRAL FILE)
ARSIP INAKTIF
ARSIP STATIS
oleh
UNIT KEARSIPAN
di
PUSAT ARSIP
(RECORDS CENTER)
oleh
LEMBAGA KEARSIPAN
di
“DEPOT ARSIP”
(ARCHIVES)
Sebagian besar arsip
dimusnahkan
karena sudah
tidak digunakan
PENGELOLAAN ARSIP
MANUAL /
TRADISIONAL
Arsip
Non-elektronik
BERBASIS TIK
Arsip
Non-elektronik
Arsip Elektronik
PROSES KEGIATAN
dilakukan
secara
MANUAL &
ELEKTRONIK
MANUAL
ELEKTRONIK
menghasilkan
ARSIP
NON-ELEKTRONIK
ARSIP ELEKTRONIK
SISTEM PENGELOLAAN ARSIP
MANUAL
SISTEM PENGELOLAAN
ARSIP ELEKTRONIK
(berbasis TIK)
OTOMASI
PENGELOLAAN
ARSIP
(berbasis TIK)
SISTEM PENGELOLAAN ARSIP
“HIBRIDA”
(berbasis TIK)
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
AKTIF
INAKTIF
PENGELOLAAN ARSIP STATIS
STATIS
Norma,
Standar,
Prosedur,
Kriteria
Arsip
(Fisik)
Sistem
Informasi
Pencipta /
Lembaga
Kearsipan
Sistem
Informasi
Nasional
SISTEM INFORMASI
KEARSIPAN DINAMIS
( SIKD )
SISTEM
INFORMASI
KEARSIPAN
STATIS
( SIKS )
SISTEM INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL ( SIKN )
JARINGAN INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL ( JIKN )
Norma,
Standar,
Prosedur,
Kriteria
Norma,
Standar,
Prosedur,
Kriteria
Caraka / Pos
(masuk)
“PENGOLAH
ARSIP”
Penyimpanan
Arsip Non-elektronik
komunikasi
kedinasan
elektronik
Digitasi
Kontrol Operasi
Registrasi
PEMINDAHAN
ARSIP INAKTIF
Penyimpanan
Arsip Elektronik
PUSAT
BERKAS
(CENTRAL
FILE)
Caraka / Pos
(keluar)
APLIKASI
KEARSIPA
N
INTERNET
Surat
elektronik
(e-mail)
“PENGOLAH
ARSIP”
Penyimpanan Arsip
Non-elektronik
PENGGUNA
PEMINDAHAN
ARSIP INAKTIF
PUSAT
BERKAS
(CENTRAL
FILE)
Digitasi untuk
preservasi/
akses
APLIKASI
KEARSIPA
N
PENYERAHA
N ARSIP
STATIS
PEMUSNAHA
NARSIP
kontrol
PUSAT
PENGGUNA
ARSIP
(RECORDS
CENTER)
ARSIP DI SALAH SATU KANTOR
(Karena Tidak Melakukan Penyusutan Arsip)
Arsip yang ditata dengan baik,
penyusutan arsipnya akan jauh lebih mudah
…….
Arsip di salah satu kantor
setelah penyusutan arsip
Pengarsipan dengan Google
• Membuat account google
• Menginstal google drive PC
• Mengupload dan sinkronisasi
berkas di google drive
Google drive pada PC
Google drive pada PC
Google drive pada PC
Google drive pada PC
Google drive pada PC
Pengarsipan dengan Google
• Membuat account google
• Menginstal google drive
• Mengupload dan sinkronisasi
berkas di google drive
Pengarsipan dengan Dropbox
• Membuat account dropbox
https://www.dropbox.com/
• Menginstal dropbox PC
• Mengupload dan sinkronisasi
berkas di dropbox
Sumber :
• https://www.dropbox.com/
• https://www.google.com
• http://intraweb.datascrip.co.id/dsd2013/download.php?f=Materi%202%20%20Presentasi_Arsip_Datascrip-140613.ppt
Tugas Perorangan
• Buatlah sebuah drive di internet dengan menggunakan
dropbox !
Cara membuat :
• silahkan buka email yang digunakan pada tugas pertama;
• Ikuti instruksi pada email tersebut untuk membuat dan
mengaktifkan dropbox anda;
• Buat sebuah folder dengan nama : 2014namaPKBM (contoh
penulisan PKBM “Asal Mula” ditulis “2014Asal_Mula”)