Transcript sistem pengarsipan manual

SISTEM PENGARSIPAN DOKUMEN
SECARA MANUAL
Materi kuliah dapat didownload di :
http://tugasku2014.wordpress.com/

DEFINISI ARSIP
Naskah informasi yang dibuat dan diterima
lembaga negara / swasta dalam bentuk
tunggal / kelompok untuk kegiatan
administrasi

DEFINISI SISTEM PENGARSIPAN
adalah cara pengaturan atau penyimpanan
arsip secara logis dan sistematis dengan
memakai abdjad, numerik/nomor, huruf
maupun kombinasi huruf dan nomor sebagai
identitas arsip yang terkait
TUJUAN ARSIP
1. Sebagai referensi
2. Memberikan data / informasi
pada pimpinan untuk
pengambilan keputusan
3. Memberi Keterangan Vital,
misal bukti hukum
MACAM
ARSIP
MACAM
ARSIP
ARSIP STATIS
ARSIP DINAMIS
Tidak dipergunakan secara
langsung dlm penyelenggaraan
Administrasi
Langsung dipergunakan
dlm penyelenggaraan
Administrasi
Arsip InAktif
Arsip Aktif
Frekuensi penggunaannya
mulai menurun
Dipergunakan langsung
dan terus menerus
Untuk arsip dinamis, dokumen harus memenuhi syarat yang
ditentukan yaitu lengkap, cukup berrnakna, komprehensif
dan tidak melanggar hukum. Dokumen sendiri dapat dibagi
menjadi beberapa kategori sebagai berikut.
 Dokumen adrninistrasi, meliputi :dokumentasi prosedur dan
korespondensi.
 Dokumen akutansi, meliputi: laporan, formulir, korespondensi terkait.
Contohnya laporan tagihan dan rekening bank.
 Dokumen proyek,meliputi: nota.dokumentasipengembangan produk,
dan dokumen lain yang berkaitan dengan proyek tertentu.
 Berkas kasus, meliputi : dokumen nasabah, asuransi, kontrak, dan
berkas tuntutan hukum.
NILAI GUNA ARSIP (ALFRED)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Administrative Value
KTP, Paspor, STNK, SIM, Kartu ASKES, Kartu Keluarga
Legal Value
Akte Notaris, A. Kelahiran,
SK Pangkat, SK Jabatan, BPKB
Fiscal Value
Buku Tabungan Bank, Kartu ATM,
Akte Tanah, BPKB, Slip Tagihan
Research Value
Buku Orasi Ilmiah, Skripsi, Makalah, Modul Diklat
Educational Value
Ijazah, Sertifikat Training
Documentary Value
Foto Perkawinan, Foto Wisuda, Foto Kejuaraan, VCD
SIKLUS ARSIP
1.
2.
3.
4.
5.
Tahap penciptaan
a. Sebagai media informasi untuk perencanaan,
pengorganisasian, pengambilan keputusan
b. Arsip Eksternal (surat, laporan) diluar kendali organisasi
c. Arsip Internal ( terkendali )
Tahap pemanfaatan
a. Arsip dinamis aktif
frekuensi penggunaannya
tinggi
b. Arsip dnamis inaktif
frekuansi jarang
Tahap penyimpanan
To file and to find
Tahap pemindahan
Pemindahan dari dinamis aktif ke dinamis inaktif
Tahap pemusnahan
a. Dibuang ke tempat sampah
b. Menggunakan mesin
GEJALA SISTEM KEARSIPAN KURANG EFEKTIF
a.
b.
c.
d.
Sulit mencari arsip yg diperlukan
Hilangnya arsip penting
Kondisi “Banjir Arsip”
Ruang Kantor Tersita untuk
menyimpan arsip
DEFINISI PENGARSIPAN (FILING)
Proses klasifikasi, mengatur dan
menyimpan arsip agar mudah ditemukan jika
dibutuhkan
5 Sistem Filling
1.
2.
3.
4.
5.
Sistem Abdjad/ Sistem Alphabetis
a. Arsip bedasarkan abjad ( a,b,c .. ) misal : surat, formulir,
laporan
b. Diklasifikasikan berdasar nama perusahaan, orang,
instansi, tempat, barang
Sistem filing subjek
Masalah² dikelompokan jadi satu subjek.
misal : kepegawaian ( cuti, kenaikan pangkat/kuangan/gaji )
Sistem nomor
Arsip berdasarkan kode nomor dengan sebagai pengganti
nama orang / instansi
Sistem geografis
Arsip berdasarkan daerah wilayah / geografis
Sistem kronologis
a. Arsip disusun menurut tanggal masuk dan keluar
b. Surat masuk yang terakhir ditempatkan paling depan
PERALATAN FILING
Filing cabinet ( Almari arsip )
a. Daya tampung 5.000 kertas disusun vertikal
berderet kebelakang
b. Perlu ruangan untuk memindahkan keluar
masuknya arsip surat
2. Guide
Sebagai petunjuk dan pemisah antara folder-folder.
Bisa berupa karton tebal segi empat berukuran sama
dengan folder.
3. Folder
a. Tempat untuk menempatkan arsip dalam file
b. Berwujud lembaran berlipat tanpa daun penutup
1.
PENYIMPANAN (FILING) ARSIP
Pemeriksaan arsip
a.
b.
Diperiksa apakah sudah ada instruksi untuk disimpan
Surat yang masih dalam proses jangan disimpan.
1. Mengindeks
a.
b.
Menentukan nama apa / subjek apa surat disimpan
Sistem abjad
nama pengirim
Sistem numerik
angka, dsb
3. Memberi tanda
a.
b.
Pengkodean dengan memberi tanda garis dengan warna
pada kata lengkap
Surat mudah disortir
4. Mensortir Arsip
Mengelompokan surat untuk disimpan
5. Menyimpan arsip di filing cabinet
PENEMUAN ARSIP (RETRIEVAL)
1.
2.
3.
4.
Peminjam Mengisi Formulir:
- nama peminjam
- nomor arsip
- tanggal harus kembali
- pengesahan petugas
Menaruh Kartu Subsitusi (Out Guide / Out Folder)
a. Identifikasi arsip sedang dipinjam
b. Penyimpanan mudah
Sekretaris tanggung jawab terhadap arsip, berwenang
simpan + ambil arsip
Tindak lanjut
menagih + mengingatkan pada
peminjam
Rasio Penemuan
= Jumlah arsip ditemukan
x 100%
Jumlah arsip
Arsip dicari
Arsip ditemukan
Ratio penemuan
a. > 99,5 %
b. 97 % - 99,5%
c. < 97 %
= 60
= 56
= 97,7 %
= arsip disimpan baik
= arsip kondisi memuaskan
= arsip perlu dibenahi
Modern Office Administration
PENYUSUTAN ARSIP
1. Dasar Pemindahan Arsip
Dilakukan setelah arsip inaktif (1 tahun arsip jarang
dipakai). Ada Jadwal Retensi/penyimpanan Arsip
2. Cara Pemindahan:
a. Pemindahan Kontinue
Selesai digunakan, arsip dipindahkan jadi arsip
inaktif. Mis : kantor pengacara, arsitek, proyek
b. Pemindahan Periodik
Arsip dipindahkan setelah 1 periode tertentu
Pemusnahan Arsip
3.
Pemusnahan Arsip diperhatikan =
a. Arsip tidak penting
Setelah selesai + tidak berguna bagi pimpinan
sebaiknya dimusnahkan
mis : pengumuman, undangan
b. Arsip Yang Membantu
Berguna untuk kelancaran kegiatan organisasi,
misal: bukti pembayaran, disimpan s/d 1 tahun.
c. Arsip Penting
Berguna untuk kelangsungan usaha
misal: data laporan keuangan
d. Arsip Vital
Menentukan exsistensi organisasi, tidak dapat
dimusnahkan
misal : SK ttg struktur organisasi, laporan keuangan, hak
cipta, rekam medik (arsip pasien), berkas, peserta,
mahasiswa, murid
Contoh Jadwal Retensi/penyimpanan Arsip
GOL.
ARSIP
Vital
JENIS ARSIP
KET.
AKTIF
INAKTIF
1. Akte Pendirian Perusahaan
-
-
abadi
2. Daftar Saham
-
-
abadi
3. Akta Tanah
-
-
abadi
4. SK. Pengangkatan
-
-
abadi
5 th
25 th
musnah
5 th
25 th
musnah
3. Surat Perjanjian
Sesuai
keperluan
Sesuai
keperluan
musnah
1. Laporan tahunan
2 th
10 th
musnah
2. Neraca
2 th
10 th
musnah
1 bulan
-
musnah
1 bulan
-
musnah
Penting 1.Pertanggungjawaban Keuangan
2. Cek Bekas
Membantu
UMUR ARSIP
Tidak
1. Pengumuman
Penting 2. Undangan