Transcript SISTEM PEMBERKASAN DAN KLASIFIKASI

PELATIHAN PEMBERKASAN DAN
KLASIFIKASI ARSIP
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
SELASA, 21 OKTOBER 2014
TUMINI SUJOKO, M.HUM.
FAKULTAS ILMU PENGETAHUAN BUDAYA UI
Kondisi Penyimpanan Arsip di Unit Kerja
SURAT
MASUK
2012
SURAT
KELUAR
Th. 2013
ORDNER
ORDNER
SURAT
MASUK
2014
ORDNER
Kondisi Penyimpanan Arsip di Unit Kearsipan (Record Center)
Permasalahan organisasi
Arsip aktif dan inaktif masih bercampur
Belum memiliki pedoman klasifikasi
Penumpukan arsip
ARSIP
Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk
dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh :
- lembaga negara
- pemerintahan daerah
- lembaga pendidikan
- perusahaan
- orpol dan ormas
- perseorangan
dalam rangka kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
berbegara
(UNDANG UNDANG NO. 43 TAHUN 2009)
ARSIP
ARSIP DINAMIS
Arsip yang digunakan
secara langsung dalam
kegiatan organisasi dan
disimpan selama jangka
waktu tertentu
ARSIP STATIS
Arsip yang dihasilkan
oleh organisasi karena
memiliki nilai guna
kesejarahan, yang telah
diverifikasi secara
langsung maupun tidak
langsung oleh ANRI
ARSIP DINAMIS
ARSIP AKTIF
Arsip yang frequensi
penggunaannya tinggi
dan/atau terus menerus
digunakan secara langsung
dalam kegiatan organisasi
- ada di masing2 unit
kerja/bagian-bagian
ARSIP INAKTIF
Arsip yang frequensi
penggunaannya telah
menurun
- sebagian masih ada di
unit kerja
- sebagian lagi ada di
PUSAT ARSIP /Record
Center/Unit Kearsipan
PENGORGANISASIAN ARSIP AKTIF
Pimpinan
Ka.bag
Kabid
Kabid
Kabag TU
Record Centre
(Pusat Arsip)
PIHAK LUAR
Arsip disimpan atau diletakkan?
• Kendali dan kontrol dokumen sejak awal : kantor
• Rancang bangun sistem :
Klasifikasi
Jadwal retensi
Temu kembali
Administrasi kantor
Sistem Pemberkasan
(Filing System)
•
•
•
•
•
•
•
Menurut abjad nama
Geografis
Abjad Subjek
Numerik
Alfanumerik
Kronologis
Klasifikasi
Sistem Abjad
• Sistem ini merupakan sistem atas dasar
abjad, yaitu dengan menggunakan urutan
abjad nama orang, organisasi, nama subyek,
atau nama lokasi geografi.
INDEKS NAMA ORANG
a. Nama keluarga sebagai kata tangkap
Contoh :
R.Soroto Sosroatmodjo
Sosroatmodjo, R. Suroto
b. Apabila terdapat gelar akademis, pangkat atau jabatan dari nama
orang, tidak perlu dimasukkan dalam indeks. Tetapi untuk
memperjelas dapat disertakan dalam indeks dan ditempatkan
dalam kurung dibelakang indeks.
contoh :
Presiden Soeharto diindeks Soeharto, (Pres)
Drs. R.S Dipobaroto diindeks Dipobaroto, R.S., (Drs)
INDEKS NAMA ORGANISASI
a. Jika menggunakan nama orang, nama itu sebagai kata
tangkap diikuti badan atau organisasinya diikuti
kedudukan hukun di dalam kurung bila ada.
contoh :
- RS Fatmawati -- -- Fatmawati, RS
- P.T. Bank Central Asia --- Central Asia, Bank (PT)
- Rumah Sakit Dr. Cipto Mangunkusumo --Mangunkusumo, Cipto (Dr), Rumah Sakit
b. Jika nama badan menggunakan nama asing yang sudah
umum, nama badan di tempatkan di bagian depan
diikuti nama organisasinya.
contoh :
- Sudarpo Corporation – Sudarpo Corporation
PENULISAN
INDEKS NAMA ORANG
. Straigth order
. Indexing order
STRAIGTH ORDER
Nama Asli
Dr Achmad Sagalana
Ir. Rahayu Effendi
Prof. Dr. Ali Hardi
Sandra Lintang
Sylvester Stallone
PT. Angin Ribut
CV. Sama Suka
Indeks
Achmad Sagalana,Dr.
Rahayu Effendi, Ir.
Ali Hardi, Prof., Dr.
Sandra Lintang
Sylvester Stallone
Angin Ribut, PT.
Sama Suka, CV.
INDEXING ORDER
Nama Asli
Drs. Achmad Sagalana
Ir. Rahayu Effendi
Prof. Dr. Ali Hardi
Sandra Lintang
Sylvester Stallone
PT. Angin Ribut
CV. Sama Suka
Indeks
Sagalana, Achmad, Drs.
Effendi, Rahayu, Ir.
Hardi, Ali, Prof., Dr.
Lintang, Sandra
Stallone, Sylvester
Ribut, Angin, PT.
Suka, Sama, CV.
Menurut Geografi
Digunakan untuk:
• Perusahaan yang memiliki cabang
diberbagai tempat seperti bank
Jenis Pemberkasan Menurut Geografis
• Langsung menurut abjad
• Tidak langsung menurut abjad
Keunggulan
Langsung ke nama tempat; semua keunggulan
Sistem Numerik
Sistem ini menggunakan nomor, atas dasar urutan
angka/nomor, biasanya dari angka terkecil ke angka terbesar.
Pemberkasan urut angka merupakan sistem yang paling
sederhana. Rekod diatur berdasarkan urutan angka seperto
01, 02, 03, 04 dan seterusnya
sistem terminal – digit (angka terakhir) , middle – digit (angka
tengah) dan urutan tanggal.
Numerik
• Berurutan disebut pula serial
Berurutan (serial)
Digunakan untuk:
• Perusahaan asuransi, kesejahteraan sosial,
kontraktor, arsitek, dll
• Keunggulan:
Alfa numerik biasa dikaitkan dg abjad
Kelemahan Numerik
• Memerlukan indeks abjad
• Kesalahan karena tulisan sulit dibaca
• Subjek yang sama akan tersebertidak
mungkin menurut subjekperlu dibikin
indeks
Terminal Digit
• Terminal (terakhir) (disebut terminal
karena dibaca dari belakang)
• Nomor dibaca dari belaka
Middle - Digit
• Terminal (tengah) (disebut terminal
karena dibaca dari tengah)
• Nomor dibaca dari tengah
•
•
•
•
•
•
•
•
817507345
830638754
98960156
638880081
464156758
665638560
648445584
124012529
Terminal
• 345 – 507 – 817
• 754 – 638 – 83
• 156 – 960 – 98
• 081 – 880 – 638
• 758 – 156 - 464
• 560 – 638 – 665
• 584 – 445 – 648
• 529 – 012 - 124
Serial x
• 817-507-345
• 830-638-754
• 989-601-56
• 638-880-081
• 464-156-758
• 665-638-560
• 648-445-584
• 124-012-529
Middle Digit
• 507 – 817- 345
• 638 – 830- 754
• 960 – 98 - 156
• 880- 638 - 081
• 156 - 464- 758
• 638 – 665 - 560
• 445 – 648 - 584
• 012 – 124 - 529
serial
• 04423840
• 100711793
• 125235778
• 150647747
• 533491825
• 545792964
• 703813857
• 906279493
• Untuk penambahan selalu
pada zona tersier.
Sistem klasifikasi
Analisis fungsi bisnis
 Menjelaskan fungsi organisasi dan unit2nya
 Menjelaskan proses
Sistem yang bervariasi
 Sistem hirarkis
 Berbasiskan pada struktur organisasi
 Sistem berabjad
ANALISIS FUNGSI BISNIS
Proses menganalisa/mengkaji apa yang tengah berlangsung
dalam unit terpilih untuk mengenali fungsi dan kegiatan, serta
menyajikannya dalam skema menyeluruh yang logis.
Analisis fungsi akan menghasilkan :
1. Pernyataan luas fungsi dan tujuan unitnya
2. Kegiatan yang menggambarkan fungsi tersebut
3. Kegiatan berulang atau transaksi yang menjelaskan
kegiatan turun ke hal yang paling kecil dan tindakan
yang dapat dibedakan.
Fungsi Organisasi
1. Fungsi Substantif : fungsi utama : sangat tergantung pada
visi, misi dan tujuan institusi: yang membedakan institusi
yang satu ke institusi lainnya. Pendidikan dan Pengajaran,
Penelitian, Pengabdian Pada Masyarakat.
2. Fungsi Fasilitatif : fungsi pendukung : fungsi yang
mendukung operasional institusi : keuangan, sumber daya
manusia, umum/perlengkapan, dan sekretariat dsb.
Identifikasi dokumen
• Fungsi
• Kegiatan : proses nya
• Jenis dokumen
Contoh pembentukan skema klasifikasi berdasarkan fungsi dan kegiatan
Fungsi (1)
Kegiatan (2)
Kepegawaian
Penerimaan Pegawai
Jenis dokumen (3)
Pengumuman, Surat lamaran,
Panggilan tes, pelaksanaan ujian,
materi test, hasil test sampai hasil akhir
Skema klasifikasi harus berdasarkan atas kegiatan dan fungsi bisnis. Fungsi
adalah sesuatu yang harus dikerjakan oleh organisasi untuk mencapai tujuan dan
strategi. Kegiatan adalah sesuatu yang harus dikerjakan dalam melaksanakan
fungsi tersebut.
Berdasarkan contoh dapat dilihat sebagai berikut :
Level 1 : menunjukkan fungsi organisasi
Level 2: menunjukkan kegiatan yang membuat fungsi
Level 3 : pembagian lebih jauh dari kegiatan dan mengidentifikasi transaksi
spesifik atau individu
Kode klasifikasi merupakan kode sederhana untuk pembagian kategori
klasifikasi.
Kode dan klasifikasi
• Klasifikasi proses mengidentifikasi dan pengaturan dokumen dan
arsip dalam kategori tertentu yang sesuai dengan perturan struktur
secara logis, peraturan dan cara yang disajikan dalam sistem
klasifikasi.
• Sistem pengkodean penyajian dari skema klasifikasi dalam abjad
dan/atau numerik dan dalam rangka dengan peraturan di
kembangkan.
• Pengindeksan proses pengembangan dan penerapan istilah sebagai
titik pencarian dokumen.
Classification and Coding Scheme:
Operational Files
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
2100
2110
2120
2130
2140
2150
2150.00
2150.01
2150.02
2150.03
2150.04
LIVESTOCK – PLANNING
LIVESTOCK - STATISTICS
LIVESTOCK – SUBSIDIES
LIVESTOCK – CATTLE
LIVESTOCK – HORSES
LIVESTOCK – POULTRY
Policy
Domestic fowls
Ducks
Geese
Turkeys
Classification and Coding Scheme:
Administrative Files
•
•
•
•
•
•
•
•
•
500
505
515
530
535
540
550
555
575
BUILDINGS – REQUIREMENTS
BUILDINGS – CHARGES AND INVOICES
BUILDINGS – REPORTS AND STATISTICS
BUILDINGS – ACQUISITIONS
BUILDINGS – ALTERATIONS AND REPAIRS
BUILDINGS – CONSTRUCTION
BUILDINGS – DAMAGE
BUILDINGS – DISPOSAL
BUILDINGS – MAINTENANCE
•
•
•
•
•
575.00
575.01
575.02
575.03
575.30
Policy and procedures
Repairs and renovations
Janitorial services
Painting
Inspection reports
Contoh Skema Klasifikasi arsip
Perguruan Tinggi
Fungsi Substantif
PDP Pendidikan dan Pengajaran
PDP 0001 Seleksi Mahasiswa
Berkas pendaftaran
Kartu peserta ujian
Daftar hadir peserta
Soal-soal ujian
Berita acara
Nilai ujian seleksi
Hasil pengumuman.
PDP 0002 Registrasi Mahasiswa
Persyaratan Registrasi (akademik dan administrasi
Daftar ulang mahasiswa (lama/baru)
Formulir IRS/FRS/
Lanjut…
Fungsi fasilitatif
KEU . Keuangan
100
200
Belanja Pegawai
Bukti pengeluaran gaji
Berkas insentif pegawai
Berkas tunjangan jabatan/resiko
Berkas tunjangan hari raya dst
Pemeliharaan gedung/ruang
 Berkas permohonan/persetujuan/penolakan
Berkas anggaran yang dipergunakan
Laporan pemeliharaab dst.
Skema klasifikasi arsip
•
•
•
Pengelompokan arsip menurut urusan atau
masalah secara logis, kronologis dan sistematis
Berdasarkan fungsi dan kegiatan organisasi
pencipta
Suatu proses dimana arsip organisasi dapat
dikelompokkan untuk memudahkan
penemuan kembali
SYARAT KLASIFIKASI
• Hendaknya logis, sistematis dan kronologis;
• Sebaiknya maksimal tiga tingkat sampai ke
masalah tersier;
• Rincian harus bersumber pada fungsi dan
kegiatan organisasi;
• Sederhana dan fleksibel;
• Berlaku umum dalam organisasi
Contoh : Sarana Pemberkasan
(Skema Klasifikasi)
Penjajaran ordner arsip
HKP.02.04
KEPUTUSAN
DEKAN
SDM.03.00.00
IZIN PEGAWAI
2014
2014
Departemen Ilmu
Perpustakaan
Departemen Ilmu
Perpustakaan
PDP.01.04
TRANSKRIP
Program Studi
Ilmu Perpustakaan
S1 Angkatan 2000
Departemen Ilmu
Perpustakaan
FOLDER
8 cm
2 cm
35,5 cm
24 cm
Folder dengan tab di atas
TAB
ARSIP DI UNIT KERJA (setelah ditata)
JENJANG MASALAH
FOLDER
Berkas/surat
TERTIER
Sub-sub
masalah
SEKUNDER
Sub-masalah
PRIMER
Pokok masalah
JENJANG MASALAH
• Pokok Masalah
• Sub-masalah
• Sub-sub Masalah
• Berkas/surat
-
Sekat primer
Sekat skunder
Sekat tertier
Folder
-
sekat primer
sekat sekunder
sekat tertier
folder
= kode,pokok masalah
= kode, sub-masalah
= kode, sub-sub masalah
= kode, indeks berkas
PDP.01.05.00
Semilikti, Sri Rahayu
PDP 01.05
Status Mahasiswa
PDP
PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN
PDP 01.05.00
Cuti Mahasiswa
PDP 03.00.01
EDOM
PDP 03.00
SILABUS
PDP 03
PENGEMBANGAN KURIKULUM
PDP
PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN
HKP 00.00 PP
HKP 00.01 PP
HKP 00 UU
HKP-HUKUM DAN PENGAWASAN
Daftar Pencarian Arsip
• Daftar Pencarian Arsip adalah daftar berisi
arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan
baik yang telah diverifikasi secara langsung
maupun tidak langsung oleh lembaga
kearsipan dan dicari oleh lembaga kearsipan
serta diumumkan kepada publik.
Contoh Daftar Pencarian Arsip
Penyimpanan Arsip
Contoh: Penyusunan Boks Arsip
Landasan Hukum
 Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang ketentuanketentuan Pokok Kearsipan.
 Peraturan-pemerintah RI, nomor 28 Tahun 2012, tentang
pelaksanaan undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang
kearsipan
 ISO/TR 15489-2. Information and Documentation-Records
Management 2001.
 Kennedy, Jay. 1998. Records Management : a guide to corporate
record keeping. 2nd.ed. Melbourne :Addison Wesley Longman.
SIMULASI PRAKTIK SISTEM PEMBERKASAN
TENTUKAN FUNGSI, INDEKS, DAN KODE KLASIFIKASI SURAT/BERKAS BERIKUT:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
Berkas mahasiswa yang cuti tahun 2009
Tim panitia penyusutan aset IPB 2011
Beasiswa mahasiswa a.n. Bayu Setiawan Program xx
Mahasiswa Drop-out tahun 2009
Daftar penyusutan aset IPB 2011
Berkas pengeluaran pengadaan pembelian kendaraan roda dua 2014
Formulir pajak penghasilan pegawai
Surat Keterangan Masih Kuliah a.n. Edy Junaedi
Beasiswa mahasiswa a.nDevi Permatasari program XX
Mahasiswa Drop-out tahun 2010
Berkas pajak penghasilan pengajar 2013
Berkas mahasiswa yang cuti tahun 2010
Surat penawaran kendaraan roda dua PT XXXX 2014
Surat Keterangan Masih Kuliah a.n. Anita Rahman
Berita acara penyusutan aset IPB 2011