Transcript Teknik dan Penyusutan Arsip Perguruan Tinggi

LOGO
PROSEDUR DAN TEKNIK PENYUSUTAN
ARSIP PERGURUAN TINGGI
Disampaikan oleh Lolytasari
Lolytasari
Langsa, 20 Agustus 1971
Staf Perpustakaan FKIK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
Pendidikan :
- S1 IAIN Sunan Kalijaga Yogyakarta
- S1 Ganda Ilmu Perpustakaan YARSI
- Mahasiswa S2 Ilmu Perpustakaan UI,
Peminatan Manajemen Arsip
E-mail
:
[email protected]
HP
:
081808964819
 Arsip merupakan rekaman kegiatan organisasi. Sebagai
rekaman maka volumenya akan selalu bertambah
seiring dengan perkembangan organisasi. Maka
penanganan arsip tercipta membutuhkan pengelolaan
arsip, baik dalam hal ruang penyimpanan, sistem,
tenaga, pemeliharaan, perawatan dan penemuan
kembali arsip.
 Upaya untuk mengatasi meluapnya arsip, maka
dibutuhkan program penyusutan arsip. Maksudnya
adalah melakukan tindakan pengurangan arsip dengan
cara penilaian, pemindahan, pemusnahan dan
penyerahan arsip secara kontinyu.
Penyusutan Arsip
Menurut UU No. 43 tahun 2009
Adalah kegiatan pengurangan arsip melalui:
a. Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah
ke unit kearsipan;
b. Pemusnahan arsip yang telah habis retensi
dan yang tidak memiliki nilai guna
dilaksanakan sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan; dan
c. Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip
kepada lembaga kearsipan.
Pemusnahan arsip dilakukan terhadap
arsip yang:
a. tidak memiliki nilai guna;
b. telah habis retensinya dan berketerangan
dimusnahkan berdasarkan JRA;
c. tidak ada peraturan perundang-undangan
yang melarang; dan
d. tidak berkaitan dengan penyelesaian
proses suatu perkara.
Pemusnahan arsip :
(1) wajib dilaksanakan sesuai dengan
prosedur yang benar.
(2) merupakan tanggung jawab pimpinan
pencipta arsip yang bersangkutan.
Teknik Penyusutan
BERDASARKAN
JRA
UU No.
43/2009
PP 34/ 79
SE 01/81
SE 02/83
BERDASARKAN
NON JRA
Jadwal Retensi Arsip
 Jadwal Retensi Arsip menurut UU No. 43 tahun 2009, adalah daftar
yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau
retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang
penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau
dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan
dan penyelamatan arsip.
 Manfaat Jadwal Retensi Arsip menurut Ira dkk adalah: (1)
Pengurangan rekod, menghemat waktu dalam penelusuran
informasi rekod, (2) Meghindari masalah hukum, (3) Melakukan
efisiensi dalam menetapkan rekod yang sangat penting, (4)
Menghemat tempat, dengan memindahkan rekod yang tidak
digunakan saat ini, (5) Mengidentifikasi rekod yang memiliki nilai
permanen.
Contoh Bentuk Jadwal Retensi Arsip
No
Jenis Arsip
Retensi
Aktif
Penetapan
Inaktif
1
Program Kegiatan pendidikan dan Pengajaran
1 tahun
1 tahun
Permanen
2
Perumusan Kurikulum (GBPP)
1 tahun
1 tahun
Permanen
3
Pengembangan Penyempurnaan Kurikulum
1 tahun
2 tahun
Permanen
4
Beasiswa Dalam Negeri/Luar Negeri
1 tahun
3 tahun
Musnah
5
Bantuan Tenaga Edukatif Luar Negeri
1 tahun
3 tahun
Musnah
6
Bantuan Sarana Edukatif Luar Negeri
1 tahun
3 tahun
7
Bantuan Sarana kepada Lembaga Pendidikan 1 tahun
Agama Swasta
3 tahun
Permanen
(Barang
tidak bergerak)
Musnah
Daftar Pertelaan Arsip
No.
Masalah
Pokok
Yang Menyerahkan,
Nama Petugas
Uraian
Masalah
Tahun
Jumlah
No.
Boks
Ket.
Yang Menerima,
Nama Petugas
PETUNJUK PENGISIAN
DPA
 Nomor: Nomor Urut Jenis Arsip;
 Masalah Pokok: Masalah Utama Yang Terkandung
Dalam Arsip;
 Uraian Masalah: Rincian dari masalah pokok;
 Tahun : Tahun terciptanya arsip;
 Jumlah : Jumlah arsip (Berkas, Folder, Box);
 No. Box : No. Urut Box dan No.Jenis Arsip yang
tersimpan dalam box;
 Keterangan : Keterangan arsip Rapuh, Berkas Tidak
Lengkap
Prosedur Pemusnahan Arsip
Prinsip pemusnahan arsip dilakukan oleh unit kearsipan:
1. Memusnahkan duplikasi dan non arsip;
2. Meneliti arsip inaktif yang habis masa simpannya di unit kearsipan
berdasar JRA;
3. Penyiangan arsip yang telah diteliti dari tempat penyimpanan arsip
lainnya;
4. Arsip yang akan dimusnahkan dicatat dalam DPA usul musnah
rangkap 2;
5. Harus diberitahukan kepada pimpinan unit kearsipan dan disetujui oleh
pimpinan unit kearsipan.;
6. Dibuatkan berita acara pemusnahan rangkap 2;
7. Pemusnahan dilakukan secara total baik fisik maupun informasinya;
8. Pemusnahan disaksikan oleh pejabat bidang hukum dan pengawasan
intern;
9. Berita Acara ditandatangani oleh pimpinan unit kearsipan dan 2 orang
saksi;
10. Berita Acara dan DPA masing-masing disimpan di unit kearsipan dan
u.p
11. Pemusnahan dilakukan secara periodik (akhir atau awal tahun)
Pemusnahan Arsip
 pemusnahan dilakukan terhadap rekod yang
tidak mempunyai nilaiguna;
 pemusnahan dilakukan setelah dilakukan
penilaian;
 pemusnahan dilakukan dengan beberapa
cara:
* dibakar;
* dicacah dengan mesin pencacah;
* didaur ulang dengan dijual pada
pabrik pulp (bubur kertas)
Penyerahan Arsip Statis
ke Arsip Perguruan Tinggi
 Melakukan penilaian terhadap arsip yang layak
sebagai arsip statis;
 Penyerahan dilakukan Kepada Arsip Perguruan
Tinggi;
 Ada kriteria arsip yang disimpan pada Arsip
Perguruan Tinggi
Jenis Arsip yang
Dipertimbangkan Permanen
1.
2.
3.
4.
Arsip tentang kebuktian keberadaan suatu
organisasi
Arsip hasil penelitian atau prestasi kerja
Arsip tentang hak cipta, hak paten, formula,
resep
Arsip tentang tokoh atau perorangan yang
melekat dengan suatu peristiwa
ROLL O’PACK
ROLL O’PACK
BOX ARSIP