Transcript Format SOP - WordPress.com

PANDUAN PENYUSUNAN
SOP
UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP
1
Tulisan pada Header
Dibuat oleh:
No. Dokumen
Revisi
Tanggal Berlaku
Halaman
Disetujui oleh:
:
:
:
:
KETERANGAN
LOGO
NAMA PERUSAHAAN/
UNIT KERJA
NAMA PROSEDUR
Kolom “dibuat oleh”
diisi oleh nama yang
membuat dan paraf
Kolom “disetujui oleh”
diisi oleh nama yang
menyetujui dan paraf
Kolom “No Dokumen”
diisi oleh nomor
dokumen
Kolom “Revisi” diisi oleh
jumlah revisi yang telah
dilakukan
Kolom “Tanggal Berlaku”
diisi oleh tanggal
Prosedur dilaksanakan
Kolom “Halaman” diisi
oleh nomor Halaman
UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP
2
KANTOR DINAS X
ADMINISTRASI UMUM
PROSEDUR KEARSIPAN
Dibuat oleh:
No. Dokumen
Revisi
Tanggal
Berlaku
Halaman
Disetujui oleh:
: PAU-7-03
:0
: 1 Februari 2011
: 1 dari 14
3
Halaman pertama
Berisi lembar Pengesahan, disertai kolom
untuk tanda tangan pejabat terkait:
DIBUAT OLEH
Diisi Nama Pembuat
MENYETUJUI
MENGETAHUI
Diisi Nama dan Jabatan
Diisi tanggal
4
LEMBAR PENGESAHAN
PROSEDUR KEARSIPAN
DIBUAT OLEH
MENYETUJUI
MENGETAHUI
Asep Suhada
Hasan Oki Siddik MBA
Kabag Administrasi Umum
19 Januari 2011
Robin Suryanto, SE, MM, MBA
Kepala Dinas
21 Januari 2011
13 Januari 2011
5
Halaman Selanjutnya
Daftar Isi
 Daftar Isi merupakan gambaran dari
unsur-unsur SOP yang dijelaskan nomor
halamannya.
 Melalui Daftar Isi dapat diketahui apa saja
yang dimuat dalam SOP
6
DAFTAR ISI
Lembar Pengesahan ......................................................................................................1
Daftar Isi ..........................................................................................................................2
1. Pendahuluan...............................................................................................................3
2. Maksud dan Tujuan ..................................................................................................3
3. Definisi ........................................................................................................................3
4. Referensi ......................................................................................................................4
5. Prosedur Operasional................................................................................................4
6. Petunjuk Operasional ................................................................................................6
6.1. Uraian Tugas ..................................................................................................... 6
6.2. Penyimpanan Arsip.......................................................................................... 7
6.3. Preservasi Arsip ................................................................................................ 8
6.4. Pemusnahan Arsip ........................................................................................... 9
6.5. Jadwal Retensi Arsip ........................................................................................ 9
7. Daftar Dokumen ......................................................................................................13
8. Daftar dan Alur Distribusi .....................................................................................13
Lampiran
UPM IPDN – Pedoman Penyusunan SOP
7
Halaman lebih lanjut....
Pendahuluan
Pendahuluan berisi tentang latar belakang
mengapa SOP ini disusun
2. Maksud dan Tujuan
Menjelaskan untuk apa dan mengapa SOP
tersebut disusun
3. Definisi
Menjelaskan pengertian-pengertian dari istilah
yang dianggap tida lazim atau tidak dikenali
secara umum. Tujuannya agar semua pihak yang
membaca SOP akan mengetahui artinya
1.
UPM IPDN – Pedoman Penyusunan SOP
8
1. Pendahuluan
Dalam rangka melestarikan rekaman kegiatan perusahaan dan
memenuhi kebutuhan informasi bagi perusahaan, dalam jangka
waktu tertentu maka diperlukan suatu sistem pengelolaan
kearsipan yang sekaligus dapat memenuhi ketentuan hukum yang
berlaku. Kegiatan kearsipan di Kantor Dinas X dilaksanakan
secara desentralisasi menurut masing-masing departemen namun
dikelola menurut standar Kantor Dinas X. Prosedur ini
diharapkan dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi
pengelolaan arsip serta manfaat bagi kelancaran operasi
perusahaan, yang meliputi: penyimpanan, pemeliharaan dan
pemusnahan arsip sesuai dengan hukum yang berlaku. Dalam SOP
ini ditetapkan pula Jadwal Retensi Arsip sehingga seluruh unit
kerja baik di pusat maupun cabang memiliki panduan masa wajib
pemeliharaan dan penyimpanan arsip serta tata cara pemusnahan
arsip.
9
2. Maksud dan Tujuan
a. Menciptakan kesamaan persepsi dalam
menentukan jenis dan macam arsip
(klasifikasi).
b. Mewujudkan kemudahan penyimpanan
dan penemuan kembali arsip yang
tersimpan.
c. Mewujudkan efisiensi tempat dan ruang
penyimpanan.
d. Mewujudkan penyaluran dan pemusnahan
arsip secara berkala dalam program retensi
arsip sesuai dengan hukum yang berlaku.
UPM IPDN – Pedoman Penyusunan SOP
10
3. Definisi
Arsip
Arsip Dinamis
UPM IPDN - Pedoman Penyusunan SOP
:
Informasi yang direkam/terekam, apapun bentuk
mediumnya dibuat, diterima dan dipelihara oleh
suatu badan, institusi, organisasi atau individu
menurut kewajiban hukum atau transaksi
kegiatan.
Ciri-ciri arsip;
 Bermakna
 Akurat
 Otentik, artinya asli secara fisik
 Unik, artinya sulit untuk mendapatkan
gantinya jika arsip tersebut hilang.
:
Arsip yang masih dipergunakan secara langsung
dalam perencanaan, pelaksanaan, dan kegiatan
administrasi.
11
4.
5.
Referensi
Berisi dokumen atau sumber yang
menjadi rujukan dalam penyusunan SOP
Prosedur Operasional
Berisi rangkaian aktivitas dari awal hingga
akhir yang disusun secara tetap
urutannya, karena itu SOP sering pula
disebut PROTAP (Prosedur Tetap).
Biasanya Prosedur operasional
digambarkan dengan Flowchart
UPM IPDN-Pedoman Penyusunan SOP
12
3. Referensi
a. Kitab Undang-undang Hukum Perdata.
b. UU No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuanketentuan Pokok Kearsipan.
c. UU No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen
Perusahaan.
d.PP No. 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara
Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen
Perusahaan.
e. PP No. 88 Tahun 1999 tentang Tata Cara
Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam
Mirofilm atau Dokumen lainnya dan
Legalisasi.
UPM IPDN-Pedoman Penyusunan SOP
13
3. Prosedur Operasional
UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP
14
Petunjuk Operasional
Menguraikan secara kalimat, Flow Chart yang
digambarkan pada Prosedur operasional
7. Daftar Dokumen
Berisi Daftar Terkait dengan Prosedur dimaksud
8. Daftar dan Alur Distribusi
Memuat Nama atau Unit Kerja terkait dengan
SOP yang sedang disusun
9. Lampiran-lampiran
Memuat Dokumen/Formulir terkait SOP yang
sedang disusun
6.
UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP
15
3. Petunjuk Operasional
6.1. Uraian Tugas
Unit Kerja
1.
Menerima/membuat arsip
2.
Menyimpan arsip di follow up file
untuk sementara, selama arsip
tersebut belum ditindaklanjuti.
3.
Dst...
UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP
16
7. Daftar Dokumen
NO
NAMA
DOKUMEN
FUNGSI
1.
Daftar Arsip
Inaktif
Alat kontrol
terhadap arsip
inaktif yang
disimpan di
gudang arsip
2.
Surat Tugas
Pembentukan
Tim Penilaian
dan
Pemusnahan
Arsip
Dasar hukum
pembentukan
tim.
Berita Acara
Pemusnahan
Arsip
Alat bukti
pemusnahan
arsip
3.
UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP
PENANGGUNG
JAWAB
Unit Kerja
PENAND
A
DISTRIBUSI
TANGAN
Unit Kerja Unit terkait
President
Director
(Kantor
Pusat) atau
Branch
Manager
(Kantor
Cabang)
Tim
Penilaian
dan
Pemusnahan
Arsip
President
Director
(Kantor
Pusat) atau
Branch
Manager
(Kantor
Cabang)
Ketua dan
Anggota
Tim




Unit
Terkait
Tim
Unit
Terkait
Tim
17
7. Daftar Alur Distribusi
Seluruh Bagian di Kantor Pusat dan Kantor Cabang
Dapat juga berupa daftar, seperti:
No
1
Departemen/Bagian
Kepala Dinas
Personel
Tanda Tangan
Tanggal
Kepala Kantor
Wakil Kepala Kantor
2
Kepala Bagian
Kepala Bagian Adm Umum
Kepala Bagian Kepegawaian
Kepala Bagian Perlengkapan
Kepala Bagian perijinan
dst
3
Kepala Urusan
Manajer Urusan Kearsipan
dst
4
Staf
Staf Administrasi Umum
dst
UPM IPDN-Pedoman Penyusunan SOP
18
LAMPIRAN
BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP
UNIT KERJA
TANGGAL PEMUSNAHAN
TEMPAT PEMUSNAHAN
DAFTAR ARSIP
NO
:
:
:
:
JENIS ARSIP/DOKUMEN
UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP
TAHUN
JUMLAH *)
KETERANGAN
19
Making “The Leap” is where you do it every
single night.
It’s expected of you, and you do it
Not one game, not two games. It’s consistent
Michael Jordan
UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP
20