Transcript Mustafa_Sistem Informasi Kearsipan

SEMINAR NASIONAL & WORKSHOP
Konsep dan Strategi
Perguruan Tinggi dalam
Pengelolaan Arsip Universitas
Universitas Kristen Maranatha
Bandung, 23-24 Januari 2014
SISTEM OTOMASI KEARSIPAN:
SISTEM INFORMASI KEARSIPAN DINAMIS
(SIKD)
dan
SISTEM INFORMASI KEARSIPAN STATIS
(SIKS)
B. Mustafa
Kantor Arsip IPB Bogor
[email protected] dan [email protected]
Sudah banyak aplikasi otomasi
pengelolaan arsip (dinamis dan
statis) yang tersedia, baik
gratis maupun berbayar, dari
dalam dan luar negeri, jenis
desktop maupun berbasis web.
SISTEM INFORMASI
KEARSIPAN STATIS
(SIKS)
Buatan ANRI
*
*
*
*
*
*
Berbasis Windows;
Script program Microsoft ASP.NET 2008
Database MYSQL 5.0.45;
Server : IIS 6;
Pendukung : .Net Framework 3.5;
Browser : IE .
Modul Admin
Dan
Modul Layanan
Modul SIKS
Modul Pengolahan
Modul Penyimpanan
SIKS
Modul Preservasi
Modul Akses
Modul SIKS
1. Antarmuka Pengelolaan Arsip Statis (backoffice)
 Pengolahan
 Penyimpanan
 Preservasi
 Restorasi
 Reproduksi
2. Antarmuka Layanan Publik (frontoffice)
 Pendaftaran pengguna
 Pencarian informasi arsip statis
 Pemesanan arsip
 Galeri Arsip
 Pameran Virtual
Pengaturan Sebelum SIKS Digunakan
1.
Menu untuk pengaturan Pengguna
Berfungsi untuk melakukan penambahan dan perubahan pengguna, Kata Sandi secara
standar diberikan sesuai dengan nama pengguna, untuk selanjutnya dapat diubah
oleh pengguna itu sendiri.
2.
Menu untuk pengaturan Jabatan
Berfungsi untuk membuat jabatan baru atau perubahan detail dari jabatan, misalnya:
Petugas Depo, Petugas Restorasi, dan lain-lain.
3.
Menu untuk perubahan Sandi
Berfungsi untuk mengubah password.
4.
Menu untuk pengisian Identitas Lembaga
Berfungsi untuk mengisi informasi identitas lembaga pengelola baru atau mengubah
informasi yang telah ada.
Struktur Penataan Arsip berdasarkan ISAD (G)
FOND
SUB-FOND
SUB-FOND
BERKAS
BERKAS
ITEM
ITEM
SERI
SERI
SERI
SERI
SERI
SUB-SERI
SUB-SERI
SUB-SERI
SUB-SERI
BERKAS
BERKAS
BERKAS
BERKAS
ITEM
14
1. Membuat Rancangan Inventaris
• Membuat Level deskripsi level fond, sub fond, seri, sub seri, berkas,
item hingga input kopi digital.
• Menyusun deskripsi arsip statis untuk tiap tingkat deskripsi
2. Melihat Daftar Rancangan Inventaris
3. Mengedit Rancangan Inventaris
4. Menetapkan Rancangan Inventaris menjadi Inventaris
15
Fungsi untuk melakukan pengolahan (pendenskripsian) arsip statis
termasuk upload kopi digital arsip (jika tersedia) hingga terbentuk
inventaris arsip mengenai khasanah arsip statis tertentu.
16
SERVER
PENGOLAHAN
PENGGUNA
PENYIMPANAN
PETUGAS RUANG
BACA
PRESERVASI
PETUGAS DEPO
ARSIP
17
1
2
Petugas
Transit
Arsiparis
Pengolahan
Arsip
Pencarian/
Pemesanan
Petugas
Depo
5
Penyimpanan
6
Petugas preservasi
(Restorasi/Reproduksi)
Petugas
Ruang
Baca
3
manual
4
Petugas
Depo
Pengguna
di Ruang Baca
18