Transcript PENATAAN BERKAS - Informasi Publik Pemda DIY

PENATAAN BERKAS
(TATA CARA PENGARSIPAN
INFORMASI PUBLIK)
Burhanudin DR
Nama
Tempat, tgl lahir
: BURHANUDIN DR
: Bantul, 7 Mei 1964, malam Jum’at Kliwon
Agama
Pendidikan
Jabatan
Instansi
:
:
:
:
Rumah
Istri
Anak
Hobby
Motto
Riwayat Pekerjaan
Islam
Sarjana sastra (sejarah) UGM
Arsiparis Madya, IV/b
BPAD Provinsi DIY
Jl. Tentara Rakyat Mataram
No. 1 Telp. 566170
: Jetis RT 02 Sumberagung,
Jetis,
Bantul
: Titis Nur Widiningsih
: Nisrina Ainun Nisa
Abida Ainun Nuha
Salsabila Ainun Nida
: Membaca dan olahraga.
: Hidup ini main-main (tapi tidak untuk main-main)
: Biro Umum (1990)
KAD/ BPAD (1994- Sekarang)
D3 Kearsipan FIB/ Sekolah Vokasi UGM (1995sekarang))
2
Dasar
Undangundang No :
14 Tahun 2008
ttg KIP
Undangundang No :
11 Tahun 2008
ttg ITE
Layanan
Informarmasi
Kearsipan
Undangundang No :
43 tahun 2009
ttg Kearsipan
Layanan
Kewajiban Menyediakan
Pencipta arsip wajib
menyediakan arsip dinamis
bagi kepentingan
pengguna yang berhak
UU No : 43/ 2009 Ps 42 (1)
Sanksi Layanan
Menyediakan arsip dinamis
kepada yang tidak berhak
diancam pidana paling lama
3 tahun penjara atau denda
paling banyak 125 juta rupiah.
(UU No 43/ 2009 Ps 82)
Tidak menyediakan informasi
publik sehingga
menimbulkan kerugian
diancam hukuman palingg
lama 1 tahun dan/ atau denda
paling banyak 5 juta rupiah.
(UU No 14/ 2008 Ps 52)
Arsip yang Dilayankan
 Semua arsip pada prinsipnya bersifat terbuka
kecuali yang dinyatakan tertutup
 Jenis
: Tekstual, audiovisual, kartografi
dan gambar teknik, elektronik,
dan softcopy
 Sifat
: Terbuka, kecuali dengan ijin bagi
arsip yang tidak terbuka
Arsip Tidak Terbuka
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Suku, Agama, Ras, Adat
Privasi (individu maupun lembaga)
Pertanahan
Merugikan kepentingan Daerah/Nasional
Keamanan Negara
Tidak ada jalan masuknya
Arsip rusak
Masih dalam pengolahan
Yang dapat mengganggu proses hukum
Yang dapat menimbulkan kerugian bagi usaha dan persaingan
tidak sehat
Dinyatakan tertutup oleh penciptanya
Menurut perundangn-undangan dinyatakan tertutup
PENETAPAN KETERBUKAAN
Terhadap arsip yang dinyatakan tertutup sebelum 25 tahun dengan pertimbangtan :
a.
Tidak menghambat proses penegakan hukum;
b.
Tidak mengganggu kepentingan perlindungan hak atas kekayaan intelektual dan
perlindungan dari persaingan usaha tidak sehat;
c.
Tidak membahayakan pertahanan dan keamanan negara;
d.
Tidak mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang masuk dalam kategtori
dilindungi kerahasiaannya;
e.
Tidak merugikan ketahanan ekonomi nasional;
f.
Tidak merugikan kepentinganb politik dan hubungan luar negeri;
g.
Tidak mngungkapkan isi akta otentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir
ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara hukum;
h.
Tidak mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan
i.
Tidak mengungkapkan memorandum atau surat-surat yang menurut sifatnya perlu
dirahasiakan.
Pengertian
Tekstual
(1) Rekaman kegiatan
atau peristiwa dalam
berbagai (2) bentuk dan
media sesuai
perkembangan teknologi
informasi dan
komunikasi yang (3)
dibuat dan diterima oleh
lembaga negara,
pemerintah daerah,
lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi
politik, organisasi
kemasyarakatan, dan
perorangan (4) dalam
pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat,
berbangsa, dan
bernegara (Ps 1 angka 2)
Kartografi, Gb
Teknik
Kearsitekturan
Audio Visual
Machine
Readable
•Medianya kertas
•Berbentuk naskah
•Peta, topografi, chart, dan sebagainya
•Desain bangunan, desain mesin, koreografi
•Audio (kasetr, DVD, CD, dsb)
•Visual (foto, dan sebagainya)
•Audio-Visual (Film, VCD, dsb)
•Optical Disk
•Mikro Film
•E-Arsip
•SMS
Produk Teknologi •Facebook
•dsb
Informasi
SECARA FUNGSIONAL
ARSIP DINAMIS
AKTIF  INAKTIF
Masih tumbuh;
Digunakan untuk
berkas kerja;
Penggunaan terkait
dengan tugas dan
fungsi pencipta
BERNILAI GUNA
 STATIS
 DINILAI
TIDAK
BERNILAI GUNA
Mengalami penyusutan;
Frekuensi penggunaan
mnurun;
Penggunaan terkait
dengan tugas dan fungsi
pencipta
MUSNAH
Jadwal Retensi
Arsip
(JRA)
Arsip yang tidak tumbuh dan mengalami
perubahan lagi;
Arsip yang tidak boleh dimusnahkan selamanya;
Memiliki nilai sejarah (nilai informasional);
Memiliki nilai kebuktian;
Pengunaan di luar penciptanya.
Keterbukaan Informasi Publik
Ketersediaan Informasi
Transparan
Tuntutan
Cepat
Tepat
Tertib Arsip
Manajemen KearsipanSistem
Lengkap
Tujuan Tata Kearsipan
SARANA
SISTEM
SDM
HANDAL
TERTIB ARSIP
USE and
MAINTENANCE
* Pengurusan Surat
* Sistem Pemberkasan dan Temu Balik
* Manajemen Arsip aktif
* Manajemen Arsip Inaktif
* Program arsip Vital
* Disaster prevention & recovery plan
* Program Perawatan
DISPOSAL
*Survai/Inventarisasi arsip
* Penilaian arsip
* Jadwal retensi
* Pemindahan arsip inaktif
* Pemusnahan
* Penyerahan arsip Statis
CREATING
* Disain & Manajemen Formulir
* Manajemen Korespondensi & Tata
Naskah
* Manajemen Laporan
* Manajemen Produk Statuter
(Hukum)
Hakekat Tata Kearsipan
EFISIENSI DAN
EFEKTIFITAS
PENCIPTAAN
PENYUSUTAN
PENGGUNAAN
DAN
PEMELIHARAAN
Arti Penting Arsip
Hidup butuh arsip
Urat nadi instansi
Data otentik
Bukti Kinerja
Tujuan Penataan Berkas
Penyimpanan secara logis dan
sistematis
Penemuan kembali secara
cepat, tepat, dan lengkap
Penyusutan arsip yang berdaya
guna dan berhasil guna
PERALATAN
PADA DASARNYA PERALATAN YANG DIGUNAKAN DALAM PENATAAN BERKAS HARUS
MEMENUHI KAIDAH KEAMANAN , KEUTUHAN ARSIP SERTA MENUNJANG KEMUDAHAN
DALAM PENYIMPANAN DAN PENEMUAN KEMBALI
Macamnya anatara lain :
1. Guide
- guide huruf
- guide khusus
- Out guide
2. Folder
- Folder khusus
- Folder individual
- Folder miscelleoneus
3. Tickler File
4. Kartu File
5. Formulir peminjaman
6. Lemari penyimpanan sesuai dengan format arsipnya.
Kode sub-sub masalah
C. PERALATAN
SEKAT
 Petunjuk dan pemisah
urusan satu dg yang lain
 Memperlihatkan hub antara
masalah, sub masalah dan
sub-sub masalah
 Untuk membedakan
tingkat urusan
 Untuk memudahkan dalam
menelusuri berkas-berkas
 Untuk membedakan berkas
satu dengan yg lain
100
140
141
Kode sub
masalah
Kode pokok
masalah
FOLDER
 Untuk menyimpan
arsip sehingga arsip
dapat dihimpun dalam
satu wadah,
berdasarkan kesamaan
urusan, masalah atau
kesamaan jenis.
 Pada folder terdapat
tab untuk mencantumkan judul dan atau
kode klasifikasi
Kode klasifikasi atau
judul berkas
FILING KABINET
 Merupakan tempat
untuk menyimpan arsip
dinamis aktif,
penggunaannya
menurut susunan
vertikal laci-laci filing
kabinet dari atas ke
bawah
ALMARI ARSIP
KODE KLASIFIKASI
Kode klasifikasi merupakan alat dalam
penyusunan dan urutan berkas sehingga
memudahkan dalam penemuan kembali serta
memudahkan dalam menandai kesatuan
identitas dan lokasi fisik setiap berkas.
Contoh
000 Umum
040 Perpustakaan, dokumen, arsip, sandi
045 Kearsipan
PENGGUNAAN
 Kode klasifikasi bukan sekedar menjadi identitas
surat tetapi juga menjadi alat untuk melakukan
pemberkasan ataupun penataan berkas, serta
temu balik;
 Penggunaan kode klasifikasi mesti harus
mempertimbangkan isi surat kaitannya dengan
fungsi organisasi penciptanya;
INDEKS
 Adalah tanda pengenal berkas, ciri khusus, kata
tangkap atau caption yang diperlukan untuk
penataan berkas dan temu balik.
 Merupakan kunci untuk membuka atau temu
balik berkas.
 Syarat mengindeks :
 - singkat
 - jelas dan mudah untuk diingat
 - merupakan kata benda atau kata yang
memberikan arti kebendaan
TUNJUK SILANG
1. Disebut juga cross refference
2. Memiliki fungsi :
- menghubungkan 2 berkas atau lebih yang
saling
terkait;
- memberikan petunjuk untuk satu berkas
yang dapat disimpan di
beberapa
tempat;
- memberikan petunjuk untuk berkas yang
indeksnya mengalami perubahan ejaan.
APA misal TJIPTO
(identitas)
LIHAT KE
KE MANA mis : T
Langkah 1
 Membentuk Berkas
-
Dokumen surat
menyurat
Personal file
Peraturan
perundaangundangan
Dokumen
keuangan
Dokumen lain yang
terkait dengan
tanggal
Dokumen lain-lain
 Bentuk Berkas
-
-
Berdasarkan
kesamaan
kegiatan
Berdasarkan
kesamaan masalah/
perihal
Jenis
Prosedur
administrasi
Menyesuaikan dengan
bentuk dan
penggunaan
Berkas Surat Menyurat
 Dibentuk berdasarkan
Kesamaan Kegiatan
- Untuk arsip yang
tercipta dari kegiatan
yang terkait dengan
tugas dan fungsi
instansi yang
bersangkutan)
 Dibentuk Berdasarkan
Kesamaan masalah/
perihal
1. untuk arsip yang
tercipta dari instansi
lain;
2. arsip yang secara
rutin tumbuh di
instansi yang
bersangkutan (ijin
sakit, usul kenaikan
pangkat, usul kenaikan
gaji berkala, dsb).
PemberkasanBerdasarkan Kegiatan
Laporan, dsb.
Persyaratan
Notulen
Undangan
Ijin Dispensasi
Pedoman
Dispensasi
Panitia
Pengumuman
Pegawai,, PENERIMAAN
422
Berdasar Kesamaan Perihal
Und Lain-lain
Und MalamRenungan
Und Senam Massal
Und Upacara
Und Syawalan
Und Rapat
UNDANGAN
005
Penataan Berkas
 Tiap berkas ditentukan indeks berkasnya,
baik berdasarkan nama kegiatan atau nama
permasalahan;
 Tentukan kode klasifikasi dari indeks
tersebut;
 Buat guide/ penyekat sesuai kode
klasifikasinya dari pokok masalah, sub
masalah, dan sub-sub masalah.
 Ditata di dalam filing cabinet.
SUB-SUB MASALAH
SUB MASALAH
INDEKS
REHAB GEDUNG
POKOK MASALAH
010
011
027
HUT RI
003
000
000
Personal File
1. Di lingkungan instansi pemerintah biasanya
berupa berkas pegawai. Arsip ini disusun
secara urut sesuai perkembangan karier
pegawai yang bersangkutan.
2. Selain berkas pegawai, arsip kepegawaian
juga terdiri dari dokumen surat-menyurat
kepegawaian. Arsip ini diberkaskan sebagai
dokumen hasil surat menyurat.
BERKAS PEGAWAI
DIKLAT BENDAHARA
SK KENAIKAN PANGKAT
SK PNS III/a
SERTIFIKAT PRAJAB
SK CPNS
BURHAN
Cun Cun
Ciptopawiro
Cica Kuswoyo
A
Chairul Saleh
Buwan g, SH
Burhanudin, Drs
Bagus Sugiyarto
Awik Sunarni
Agusman, Ign
Achmadi, Ir
Abunawas, RM
Abbas, M, Drs
Aan Kunaefi
Aan Badiyanto
PENATAAN BERKAS SISTEM ABJAD
Penataan Berdiri
C
* Kecuali di BKD/ BKN ditata berdasarkan NIP
** Selain sistem abjad dapat juga ditata brdasarkan Daftar urut
Kepangkatan
PENATAAN LAIN
Penataan dalam Filing Cabinet
Chairul
C
Burhan
B
Bagus S
Abbas
Aan
A
Pemberkasan Berdasar Jenis
71/2009
53/2009
23/2009
2/2009
1/2009
MENDIKNAS, Per
Kecuali di Biro Hukum ditata sesuai
ketentuan yang berlaku / SJDI
Pemberkasan Berdasar Jenis
71/2009
53/2009
23/2009
2/2009
1/2009
PRESIDEN, Per
Kecuali di Biro Hukum ditata sesuai
ketentuan yang berlaku
Pemberkasan Berdasar Jenis
71/2009
53/2009
23/2009
2/2009
1/2009
UNDANG-UNDANG
Kecuali di Biro Hukum ditata sesuai
ketentuan yang berlaku
PERMEN 2
PERMEN
PERPRES
UNDANG2
PERUNDANG
027
PERMEN 1
PERPRES 1
IUU DIKNAS
BERKAS KEUANGAN
Laporan Perjalanan
Surat Perintah Tugas
SPPD
Bend 35
Bend 24
Bend 26
Perjalanan Dinas
PENATAAN BERKAS KEUANGAN
Penataan Folder
Sidang
Rehab Gedung
Perjalanan Dinas
SPJ
CRONOLOGICAL FILING SYSTEMS
URUT TANGGAL
CONTOH
4 OKTOBER 1995 - 041095
DESEMBER
NOVEMBER
OKTOBER
SEPTEMBER
AGUSTUS
JULI
JUNII
MEI
APRIL
MARET
FEBRUARI
JANUARI
1995
UNTUK ARSIP
• LAPORAN
• PERIJINAN
• ARSIP YANG TERKAIT DENGAN WAKTU
Arsip Bentuk Khusus
>
Adalah arsip yang
memiliki bentuk,
media, dan
karakter khusus;

Merupakan sumber
informasi yang
memiliki
keterkaitan dengan
arsip lain;

Perlu dikelola
secara khusus;

Perlu dibuat
deskripsi sesuai
dengan isi dan
bentuknya.
 Berupa foto, kaset, peta, gambar, film,
komponen TI, dan sebagainya;
 Misalnya foto, harus dideskripsi per
lembar dengan menguraikan informasi
dalam foto tersebut sedetail-detailnya,
termasuk kegiatannya, nama tokohtokohnya, situasinya, tanggalnya dsb.
Kemudian ditata sesuai dengan
kegiatnnya.
 Untuk arsip film selain dideskripsikan
kondisi fisiknya juga dibuat sinopsisnya;
 Penyimpanan di ruang khusus dengan
suhu antara 10-16 derajat Celsius.
SEMOGA BERMANFAAT
terima kasih
matur nuwun
thank you
syukron
Santen toya kelapa
Cekap semanten atur kula
wonten lepat nyuwun pangaksama
Gus Bur