Transcript sistem-otomasi-kearsipan-mustafa-univ-maranatha-23-24-01-2014

Otomasi Kearsipan
di Perguruan Tinggi
B. Mustafa
[email protected] dan [email protected]
Kepala Kantor Arsip IPB Bogor
Bandung, 23-24 Januari 2014
Apa Makna Filosofis Gambar Ini?
ARSIP HARUS .....
• DAPAT DITEMUKAN DENGAN CEPAT,
• TEPAT,
• AKURAT, DAN
• TERPERCAYA
Siapa bilang arsiparis tidak semangat?
Sistem otomasi kearsipan adalah ...
Sistem otomasi yang digunakan untuk
melaksanakan kegiatan rutin di suatu
instansi dalam mengelola arsip
Ciri utamanya :
menggunakan komputer
Apakah kalau menggunakan
komputer selalu dapat disebut
otomasi?
Jawabannya: Tentu tidak selalu!
Sistem otomasi kearsipan adalah
sistem yang memanfaatkan
teknologi informasi (TI) terutama
penggunaan komputer untuk
melaksanakan kegiatan yang rutin
sehari-hari dilakukan di unit
kearsipan/lembaga kearsipan
secara terpadu
“Automation is not, never has been,
and should never be, an end. …...
An automated system is only
one of the tools
which is available to us to perform
our jobs. … Sometime It is worth,
sometime not.”
BOISSONNAS, Christian N
”Sistem otomasi, bukan, tidak
pernah, dan tidak akan pernah
menjadi tujuan. …...
Sistem otomasi hanyalah salah satu
cara atau alat yang tersedia bagi
kita untuk melaksanakan tugas kita
… Ada kalanya berhasil,
ada kalanya tidak.”
BOISSONNAS, Christian N
Kearsipan Digital
Layanan Kearsipan Prima
Dukungan
lembag
a induk
Khasan
ah
Arsip
dan
Sarana
H/W,
S/W,
dan
N/W
Panduan dan
SOP
Pengolahan
dan
Layanan
Advoka
si dan
Kegiatan
Partisipasi
Masyarakat
dan
Stakeholder
Kebijakan, Regulasi dan Standar
SDM dan Anggaran
Manajemen dan Organisasi
Visi/Misi Lembaga Induk dan Kelembagaan
Contoh Struktur Organisasi Kearsipan
di Perguruan Tinggi
(Kini di IPB lembaga kearsipan sudah berdiri sendiri)
Apakah itu kegiatan rutin seharihari dalam bidang kearsipan?
Semua peserta seminar/workshop
sudah paham dan bahkan sudah
mengerjakannya
Kegiatan rutin kearsipan antara lain:
Penciptaan/Penerimaan arsip;
Seleksi arsip;
Pemberkasan arsip;
Penataan arsip;
Pencarian dan pelayanan arsip;
Penyusutan arsip;
Preservasi arsip;
dan kegiatan lainnya.
Kegiatan Rutin Kearsipan di IPB:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
Menyusun program kearsipan;
Mengkoordinir kegiatan;
Evaluasi program kearsipan;
Penciptaan arsip;
Penerimaan arsip;
Akuisisi arsip;
Seleksi arsip;
Pemberkasan arsip;
Input data arsip;
Penataan arsip;
Alih media arsip;
Pencarian arsip;
Pelayanan arsip;
Penyusutan dan pemusnahan arsip;
Preservasi dan konservasi arsip;
Kegiatan Rutin Kearsipan di IPB:
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
Reproduksi arsip;
Sosialisasi dan bimbingan kearsipan;
Pembinaan unit kerja;
Pembinaan arsiparis
Ikut pelatihan;
Ikut seminar/workshop/magang;
Menjadi petugas pameran kearsipan;
Mengajar pelatihan kearsipan;
Membuat tulisan kearsipan;
Melakukan penelitian kearsipan;
dan kegiatan lainnya.
Jenis Arsip Yang Dikelola di IPB:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
Surat (Dinamis dan Statis);
Surat Penting (arsip vita misalnya sertifikat, surat
aset);
MoU;
SK;
Kartografi;
Laporan Penelitian;
Tugas Akhir Mahasiswa (S1, S2, S3) berumur lebih
dari 5 (lima) tahun;
Ijazah dan Transkrip Mahasiswa;
Orasi Guru Besar;
Buku Wisuda;
Personal File Pensiunan;
Foto;
Video;
Dan arsip lainnya.
Arsip ....
ASLI ....
BUKAN FOTOCOPYNYA !!!
Otomasi Kearsipan
Beberapa kelebihannya*
Lebih cepat;
Lebih tepat;
Lebih lengkap;
Lebih mudah;
Lebih luas;
Lebih menyenangkan.
*) Syarat dan
ketentuan berlaku
Syarat dan Ketentuannya:
infrastruktur mendukung;
data akurat;
SDM handal;
manajemen profesional;
dana pemeliharaan/pengembangan
kontinyu.
Sehingga akhirnya layanan
kepada pengguna arsip
seharusnya/memang:
lebih cepat;
lebih tepat;
lebih mudah;
lebh lengkap;
Lebih luas; dan
lebih menyenangkan.
Pertanyaannya:
Apakah unit kearsipan
dan/atau lembaga
kearsipan dapat
begitu?
Tentu saja dapat!
Jika arsiparis/pengelola arsip/pejabat
mempersiapkan diri secara baik dalam
memanfaatkan TI!
Unit Kearsipan
Vs
Lembaga Kearsipan
Unit Kearsipan :
Institusi yang menciptakan atau
menerima dan mengelola arsip
dinamis, tetapi tidak harus
menyimpan dan mengelola arsip
statis
Lembaga Kearsipan:
adalah lembaga yang memiliki fungsi,
tugas, dan tanggung jawab di bidang
pengelolaan arsip statis dan pembinaan
kearsipan. (pasal 1, ayat 12, UU No.43/2009
Tentang Kearsipan)
Ada empat institusi lembaga kearsipan
yaitu: ANRI, Badan Arsip di tingkat provinsi,
Kantor Arsip di tingkat kab/kota dan
Perguruan Tinggi (Pasal 16)
Untuk memperlancar
implementasi sistem otomasi
kearsipan, sistem kearsipan
manual harus teratur dan
standar lebih dahulu!
Salah satu cara praktis untuk
mengukur apakah sistem kearsipan
manual kita sudah teratur dan
standar adalah menggunakan Kisikisi Instrumen Akreditasi
Lembaga/Unit Kearsipan dari ANRI
Kisi-kisi instrumen akreditasi
lembaga dan unit kearsipan yang
dikembangkan oleh ANRI
Kisi-kisi Akreditasi Lembaga/Unit Kearsipan
•
•
•
•
•
•
•
•
Kelembagaan;
Program Kerja;
Pengelolaan Arsip Dinamis;
Penyusutan Arsip;
Pengelolaan Arsip Statis (akuisisi, pengelolaan,
perawatan dan layanan serta alihmedia arsip statis);
Sarana dan Prasarana;
SDM; dan
Pembinaan kearsipan.
Perlu Dipersiapkan untuk Otomasi
Kearsipan
• Jenis arsip yang akan dikelola;
• Sifat/karakteristik arsip yang akan dikelola;
• Klasifikasi arsip yang digunakan;
• Level akses terhadap arsip;
• Daftar Unit Kerja dan Pejabatnya;
• Jadwal Retensi Arsip (JRA);
• Administrator;
• Operator;
• Pengguna arsip.
Jenis arsip apakah yang mungkin dikelola di
Pergurua Tinggi ?
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
Surat (Dinamis dan Statis);
Surat Penting (arsip vital misalnya sertifikat, surat aset);
MoU;
SK;
Kartografi;
Laporan Penelitian;
Tugas Akhir Mahasiswa (S1, S2, S3) berumur lebih dari 5 (lima) tahun;
Ijazah dan Transkrip Mahasiswa;
Orasi Guru Besar;
Buku Wisuda;
Personal File Pensiunan;
Foto;
Video;
Master buku tertentu yang diterbitkan;
Dan arsip lainnya.
Sifat/karakteristik arsip yang akan
dikelola :
• Rahasia;
• Semi rahasia;
• Terbuka;
• Terjaga;
Klasifikasi arsip yang digunakan :
• Alfabetik;
• Numerik;
• Alfanumerik
Level akses terhadap arsip :
• Pengaturan siapa yang berhak mengakses arsip
apa;
• Di SIKD digunakan angka 1-99 untuk
menunjukkan level akses arsip;
• Angka lebih tinggi dapat mengakses arsip yang
dimiliki unit kerja yang angka level aksesnya
lebih rendah;
• Angka level akses yang sama tidak bisa saling
mengakses arsip masing-masing.
Daftar Unit Kerja dan Pejabatnya
• Daftar unit kerja dan nama pejabat di unit kerja
sebagai pencipta dan penerima arsip perlu
didaftarkan sebelumnya (tentu selalu perlu
diupdate jika ada perubahan).
Jadwal Retensi Arsip (JRA)
• JRA yang sudah diperiksa (diverifikasi) oleh
ANRI dan sudah disahkan oleh pejabat tertinggi
(rektor) digunakan untuk mengatur masa
pemanfatan arsip (daur hidup arsip).
Administrator Sistem
• Administrator sistem yang akan memelihara
keberlangsungan pemanfaatan sistem (SIKD).
Operator Sistem
• Operator Sistem adalah petugas yang sehari-
hari akan melakukan input data arsip ke dalam
sistem
Pengguna Arsip
• Pengguna arsip adalah semua warga institusi
yang berpotensi dan boleh mengakses arsip
berdasarkan aturan atau level akses yang
sudah ditentukan;
• Warga Indonesia pada umumnya yang berhak
mengakses arsip statis yang dinyatakan boleh
diakses (arsip terbuka).
Prinsip Mengembangkan Sistem
Otomasi Kearsipan
Sistem harus
Murah atau gratis;
mudah digunakan;
mudah dipelihara;
mempunyai modul dan fitur yang
sesuai dengan kebutuhan utama;
dapat digunakan berkesinambungan
dan mudah dikembangkan.
Pengadaan Software
• membangun sendiri,
• membeli sistem jadi,
• modifikasi
sistem yang
sudah jadi
(open source
software),
gratis atau berbayar
Kini di Indonesia sudah banyak
tersedia software aplikasi otomasi
kearsipan:
• ada aplikasi yang gratis ada pula yang
berbayar;
• ada aplikasi buatan luar negeri ada pula
buatan dalam negeri;
• ada aplikasi berbasis desktop dan ada pula
yang berbasis web.
Fitur Sistem OPAAC
(Online Public Access
Archives Catalog)
multi titik akses
(masalah, judul, kata-kunci,
pencipta arsip dll);
pilihan titik akses khusus;
mudah navigasi;
ada online help (bantuan kontekstual);
keterangan tentang status dokumen,
JRA;
antar muka multi bahasa;
Fitur sistem OPAAC Kearsipan
keterangan tentang status disposisi
arsip;
antar muka multi bahasa;
link dengan fulltext arsip.
Elemen yang diperlukan untuk
otomasi kearsipan
• brainware
• hardware
• software
• dataware
• netware
• “Danaware”
• khasanah arsip
• aturan/sop
• sarana
penyimpanan
“Komitmen pimpinan”
SDM UNTUK OTOMASI
KEARSIPAN
• harus akrab dengan TI (Pemanfaatan internet
misalnya sudah menjadi A MUST)
• tidak boleh gagap TI
• harus selalu belajar terus
• perlu selalu kreatif mencoba sesuatu yang
baru (bereksperimen)
• perlu mengerti bahasa Inggris
Contoh aplikasi
Otomasi Kearsipan
Aplikasi Buatan ANRI
• SIKD (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis)
• SIKS (Sistem Infromasi Kearsipan Statis)
Sebelumnya beberapa aplikasi
pernah dikembangkan oleh ANRI
atau staf ANRI
Aplikasi Otomasi Kearsipan Buatan ANRI
SIKS
(Sistem Informasi Kearsipan Statis)
SIKD
(Sistem Informasi Kearsipan Dinamis)
Sistem informasi arsip IPB (sederhana)
WINISIS
(Gratis, Luar Negeri, Berbasis Desktop)
Database Personal File PNS IPB
(Aplikasi Winisis)
Fulltext
ISISONLINE
(Dalam Negeri, Gratis, Berbasis Web, Open Source)
ISISONLINE
(Tampilan dengan abstrak)
Aplikasi Pengelolaan Arsip
Aplikasi Otomasi Arsip Buatan ANRI 2009
Tampilan Modifikasi GREENSTONE
Aplikasi Sistem Informasi Arsip
fairuzazkia (Delphi 7, MySQL)
Sistem Informasi Kearsipan
Instansi PNS
DAS (Dokumentasi Arsip Surat)
DAS-Tambah Arsip Surat Masuk
DAS-Tambah Arsip Surat Keluar
DAS-Cari Arsip Surat Masuk
DAS-Cari Arsip Rapat
http://e-arsip.creativegamastudio.com/
Berbasis web, harga Rp. 2.500.000,-
http://e-arsip.creativegamastudio.com/home.php
Klasifikasi Arsip
Contoh Sistem Informasi Arsip
Statis yang canggih banget!
http://digitalvaults.org
http://digitalvaults.org/#
Arsiparis Sejati
Interaksi Arsiparis dengan TI
Asal jangan sampai arsiparis
terbebani seperti ini!!
Selamat Berkarya
di Bidang Kearsipan
Bidang yang Baru Berkembang
di Indonesia
Penuh Tantangan
Terima Kasih