BAMBANG UTOMO Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved. KORESPONDENSI Communication by exchange of letters, letters that passed between correspondents ( Webster) TEKNIK BERKOMUNIKASI ANTARA.
Download ReportTranscript BAMBANG UTOMO Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved. KORESPONDENSI Communication by exchange of letters, letters that passed between correspondents ( Webster) TEKNIK BERKOMUNIKASI ANTARA.
BAMBANG UTOMO Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved. KORESPONDENSI Communication by exchange of letters, letters that passed between correspondents ( Webster) TEKNIK BERKOMUNIKASI ANTARA DUA PIHAK ATAU LEBIH DENGAN MENGGUNAKAN SURAT MENYURAT TUJUAN : - Mengirimkan pesan - Sampai, dimengerti, dipahami - Penerima mengambil langkah/respon yang dikehendaki Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved. PROSES KOMUNIKASI PENGIRIM PESAN MEDIA PESAN PESAN PENERIMA PESAN -INDERA -BERPIKIR MENGKODEKAN PESAN -SELAIN INDERA UMPAN BALIK UMPAN BALIK Komunikasi yg efektif: 3. Lengkap 1. Persiapkan dgn baik 4. Sopan 2. Kata yg dimengerti 5. Waktu -MEMAHAMI -MENTERJEMAHKAN 6. Mengembangkan umpan balik HAMBATAN KOMUNIKASI Bahasa dan pengertian Kultur Psychologis Isi FUNGSI SURAT Pengganti pertemuan Wakil/duta organisasi Alat pengingat Pedoman kerja Alat bukti (historis, yuridis dan administratif) Copyright @ BMBANG UTOMO. Allright reserved. SYARAT SURAT YANG BAIK JELAS TEGAS RINGKAS LENGKAP TEPAT SOPAN MENARIK TAPI WAJAR UNTUK SURAT DINAS : FORMAL, CIRI-CIRI KEDINASAN KESERAGAMAN BENTUK Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved. Kepala Surat Tanggal Surat Nomor Surat Lampiran Sifat Hal/ Perihal Alamat Dalam Salam Pembuka Isi Surat Salam Penutup Penutup Surat Initial/Tanda tangan Tembusan BAGIAN-BAGIAN SURAT Copyright @ BABANG UTOMO. Allright reserved. BENTUK SURAT RESMI ( KEPMENPAN 71/1993 ) ( KEPMENDIKBUD NO. 091/1993 ) SYARAT DASAR MENULIS SURAT Penguasaan materi yang akan dikomunikasikan Pengusaan bahasa (bhs.Tulisan) Penguasaan pikiran dan perasaan Pengetahuan posisi dalam hubungan kerja (penulis dan pembaca) Pengetahuan teknik korespondensi Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved. TEKNIK MENULIS SURAT Adanya tujuan pokok penulisan Pengumpulan data/informasi Perkiraan tentang pembaca Penyusunan draf atau konsep Penyelesaian Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved. BENTUK BENTUK SURAT BENTUK BLOK PENUH (FULL BLOCK STYLE) BENTUK SETENGAH BLOK (SEMI B.S.) BENTUK INDEN/LEKUK (INDENTED STYLE) BENTUK PARAGRAF GANTUNG (HANGING PARAGRAF) Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved. KOP SURAT Kepala Surat Pembuka Surat Alamat dalam Salam pembuka Isi Surat Salam penutup Penutup Surat KOP SURAT Kepala Surat Pembuka Surat Alamat dalam Salam pembuka Isi Surat Salam penutup Penutup Surat KOP SURAT Kepala Surat Pembuka Surat Alamat dalam Salam pembuka Isi Surat Salam penutup Penutup Surat KOP SURAT Kepala Surat Pembuka Surat Alamat dalam Salam pembuka Isi Surat Salam penutup Penutup Surat Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved. JENIS-JENIS SURAT DINAS 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. Surat Dinas Nota Dinas Memo Surat Pengantar (biasa & kolom) Surat Kawat Surat Keputusan Surat Edaran Surat / Kartu Undangan Surat Tugas (biasa & kolom) Surat Kuasa Pengumuman Surat Pernyataan Surat Keterangan Berita Acara SURAT DINAS DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL Nomor Lampiran Hal : : : 4 April 2001 Yth……………. ………………….. Tembusan nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved. NOTA DINAS DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL NOTA DINAS Nomor: Yth………...…………. Dari ………………….. Hal ………….………… Tembusan tanggal surat nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved. MEMO DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL MEMO Dari ………………….. Hal ………….………… tanggal surat nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved. SURAT PENGANTAR DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL SURAT PENGANTAR Nomor: Yth……………. ………………….. No. Isi Surat/Barang Jumlah Keterangan Tembusan tanggal surat nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved. SURAT EDARAN DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL SURAT EDARAN Nomor: Lampiran : hal : Yth……………. ………………….. ………… Tembusan tanggal surat nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved. SURAT UNDANGAN DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL Nomor : Lampiran : Hal : Undangan 4 April 2001 Yth……………. ………………….. Hari & Tgl. :……………….. Waktu :……………….. Tempat :……………….. Acara :……………….. Tembusan nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved. SURAT TUGAS DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL SURAT TUGAS Nomor: Yth……………. ………………….. Kepala Pusdiklat memberikan tugas kepada: No. Nama/NIP Pangkat/Gol. Jabatan untuk ………………………………….. Tanggal ……………………………….. Di …………………………………….. Setelah melaksanakan tugas, harap Saudara menyampaikan laporan tertulis. Tembusan tanggal surat nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP BAGAIMANA SURAT MODERN ? KODE SURAT 127/J01/KM/2005 NO. Urut Kode Unit Kerja Universitas Kode peihal Kemaasiswaan Tahun pembuatan PENGURUSAN SURAT ( MAIL HANDLING ) SURAT KELUAR SURAT MASUK •Draf/Konsep/Final •Pengiriman •Pencatatan Sarana Pencatatan : • Buku Agenda • Kartu Kendali CAP DERAJAT SURAT AMAT SEGERA SEGERA CAP SIFAT SURAT SANGAT RAHASIA RAHASIA TERBATAS KILAT Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved. p. hp PENGERTIAN ARSIP Arsip Arche (Yunani) Ta arche Archion Archivum (Latin) * Permulaan * Jabatan * Fungsi * Kuasa Hukum * Dokumen atau * Catatan – catatan * Balai Kota, Gd.Pemerintah Tempat penyimpanan dokumen pemerintah Archives (Inggris) * Tempat Dokumen Archief (Belanda) * Semua kata yang tertulis Arsip(Indonesia) * Semua warkat yang telah disimpan PENGERTIAN ARSIP ODELL dan STRONG Fakta – fakta tertulis Mengenai peristiwa – peristiwa dan kegiatan Warkat dapat berwujud dalam surat – surat, data, barang – barang cetakan, kata – kata, lembaran – lembaran atau buku – buku yang menyebutkan tentang fakta – fakta tersebut. PENGERTIAN ARSIP SCHELLENBERG Arsip dapat diartikan sebagai warkat/naskah dari suatu badan Pemerintahan atau Swasta yang diputuskan sebagai bahan berharga untuk diawetkan secara tetap, guna keperluan mencari keterangan dan penelitian dan disimpan atau telah dipilih untuk disimpan pada suatu badan kearsipan. PENGERTIAN ARSIP MULER dan Kawan – kawan Keseluruhan dokumen tertulis, tulisan – tulisan dan barang–barang cetakan yang secara resmi diterima atau dihasilkan oleh suatu Badan Pemerintah atau salah seorang dari pejabat – pejabat sepanjang dokumen – dokumen itu dimaksudkan untuk berada di bawah pemeliharaan dari badan itu atau pejabat tersebut. PENGERTIAN ARSIP DALAM SEMINAR DOKUMENTASI KEARSIPAN KEMENTRIAN RI 23 FEBRUARI – 2 MARET 1957 1. 2. Arsip adalah kumpulan daripada surat menyurat yang terjadi oleh karena pekerjaan, aksi, transaksi, tindak –tanduk dokumen yang disimpan sehingga pada setiap saat dibutuhkan dapat dipersiapkan, untuk melaksanakan tindakan – tindakan selanjutnya. Arsip adalah suatu badan, dimana diadakan pencatatan, penyimpanan, serta pengolahan tentang segala surat, baik dalam pemerintahan maupun dalam soal umum, baik kedalam maupun keluar, dengan suatu sistem tertentu yang dapat dipertanggung jawabkan. PENGERTIAN ARSIP PERATURAN PRESIDEN No.61 TH 1961 TENTANG POKOK – POKOK KEARSIPAN 1. 2. Pada umumnya wujud tulisan dan bentuk corak teknis bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok, maupun dalam kesatuan bentuk dan fungsi dari pada usaha perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya. Kumpulan surat – surat atau bahan – bahan penolong lainnya dengan fungsi memastikan suatu ingatan dalam administrasi negara dibuat secara physis dengan perkembangan organisasi, yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan. PENGERTIAN ARSIP UNDANG – UNDANG NO. 7 TAHUN 1971 TENTANG KETENTUAN – KETENTUAN POKOK KEARSIPAN Pasal 1 ayat a : - Naskah – naskah yang dibuat dan diterima. - oleh lembaga – lembaga Negara dan Badan – badan pemerintahan; - dalam bentuk corak apapun. - baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok - dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahaan. Lanjutan UU No.7 tahun 1971 Pasal 1 ayat b - Naskah – naskah yang dibuat dan diterima - oleh badan – badan swasta, dan / atau perorangan - dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok. - dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. PENGERTIAN FILING/PENGARSIPAN a.Ialah segala tindakan atau kegiatan yang dengan tepat dilakukan dalam rangka suatu proses manajemen yang berhubungan dengan pengumpulan, penyimpanan, klasifikasi, penempatan, pemeliharaan dan distribusi surat-surat, catatan- catatan, perhitungan perhitungan,grafik, data, ataupun informasi lainnya serta cara penemuannya kembali apabila sewaktu –waktu diperlukan b. Filing dikatakan sebagai proses mengklasifikasi, mengatur, dan menyimpan agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada saat dibutuhkan. c. Arsip (ps. 1, uu. No. 7 tahun 1977),adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-2 negara dan badan-badan pemerintah, swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok, yang digunakan utk kegiatan administrasi sehari-hari FUNGSI ARSIP 1. Pasal 2 UU No.7/1971 Fungsi ARSIP 2. ARSIP DINAMIS Arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan admisistrasi negara. a. Arsip aktif : arsip yang sedang atau masih digunakan bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan satuan kerja pada suatu organisasi. b. Arsip semi aktif : arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai berkurang; sewaktu – waktu informasinya masih diperlukan. c. Arsip inaktif : tidak digunakan secara terus menurus. ARSIP STATIS Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kebangsaan pada umumnya, maupun pada penyelenggaraan administrasi sehari – hari. Arsip statis ini terutama berguna untuk penelitian ilmiah FUNGSI ARSIP 1. Mendukung proses pengambilan keputusan. 2. Menunjang proses perencanaan. Fungsi / kegunaan ARSIP sebagai Sumber informasi 3. Mendukung pengawasan. 4. Sebagai alat pembuktian. 5. Memori perusahaan. 6. Arsip untuk kepentingan politik dan ekonomi. TUJUAN KEARSIPAN PASAL 3 UU NO. 7 TAHUN 1971 TUJUAN KEARSIPAN Untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi pemerintah. Memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip dan mampu menyediakan informasi dengan tepat, lengkap,akurat,relevan,dan tepat waktu secara efisien ARSIP NILAI GUNA ARSIP Administrative Value Legal Value ALFRED ? Fiscal Value Research Value Educational Value Documentary Value SISTEM KEARSIPAN Kebijaksanaan pengendalian surat dengan menggunakan kartu kendali Sistem Kearsipan Pola Baru Kebijaksanaan penataan berkas dengan menggunakan metode pemberkasan. Kebijaksanaan penggunaan arsip dengan melaksanakan penyusutan JENIS ARSIP JENIS ARSIP BERDASARKAN MEDIANYA : 1. 2. 3. 4. Arsip Arsip Arsip Arsip berbasis kertas. pandang dengar (Audio Visual Record). kartografik dan arsitektual elektronik (Mechine readable) MANAJEMEN ARSIP DINAMIS TERRY D.LUNDGREN dan CAROL LUNDGREN Manajemen arsip dinamis pada dasarnya mengelola seluruh daur hidup arsip (Life Cycle Of A Record). MARY ROBEK, GERALD BROWN dan WILMERO MEDKO Manajemen arsip dinamis merupakan aplikasi kontrol yang sistematis dan ilmiah terhadap informasi terekam yang dibutuhkan. IRA A.PENN Manajemen arsip dinamis sebagai pendekatan praktis dan logis terhadap penciptaan, pemeliharaan, penggunaan, dan penyusutan arsip TUJUAN MANAJEMEN ARSIP DINAMIS 1. 2. 3. Mengendalikan penciptaan arsip, sehingga arsip yang disimpan hanya arsip yang penting saja. Terciptanya efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip. Terciptanya penyusutan arsip secara tepat. ASAS PENGORGANISASIAN ARSIP 1. Azas Sentralisasi Asas Pengorganisasian Arsip Dinamis 2. Asas Desentralisasi 3. Asas Gabungan Sentralisasi dan desentralisasi MODERN FILING & RECORD RETENTION 1. 2. 3. 4. 5. 6. Pengertian Dasar-dasar pokok penyelenggaraan filing Peralatan-peralatan filing Perkembangannya Record retention schedule Klasifikasi record PENGERTIAN FILING/PENGARSIPAN a.Ialah segala tindakan atau kegiatan yang dengan tepat dilakukan dalam rangka suatu proses manajemen yang berhubungan dengan pengumpulan, penyimpanan, klasifikasi, penempatan, pemeliharaan dan distribusi surat-surat, catatan- catatan, perhitunganperhitungan,grafik, data, ataupun informasi lainnya serta cara penemuannya kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan b. Filing dikatakan sebagai proses mengklasifikasi, mengatur, dan menyimpan agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada saat dibutuhkan. c. Arsip (ps. 1, uu. No. 7 tahun 1977),adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-2 negara dan badan-badan pemerintah, swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok, yang digunakan utk kegiatan administrasi sehari-hari KESIMPULAN Secara lebih sederhana, arsip dapat diartikan sebagai segala sesuatu yang mengandung berbagai macam informasi/fakta yang relevan bagi organisasi yang diputuskan utk disimpan karena kemungkinan ada kegunaan pada masa yang akan datang. TUJUAN PENYIMPANAN ARSIP Sebagai referensi, bila diperlukan suatu keterangan tertentu. Memberikan data/informasi kepada pimpinan/manajer untuk mengambil keputusan. Memberi keterangan-keterangan vital, sebagai bukti sesuai dengan ketentuan hukum YANG DIMAKSUD “PAPERS” 1. Surat penyerahan barang 2. Program pembangunan 3. Petunjuk-petunjuk pemesanan 4. Surat-surat perejanjian 5. Surat-surat utang piutang 6. Surat-surat asuransi 7. Surat-surat pembelian 8. Surat-surat penjualan 9. Surat-surat pengiriman 10. Surat-surat pesanan 11. Nota-nota pernyataan 12. Surat-surat kepegawaian 13. Indeks harga-harga 14. Kutipan-kutipan/petikanpetikan surat 15. Grafik, data, skema-skema 16. Laporan-laporan 17. Formulir-pormulir 18. Surat-surat tuntutan 19. Surat-surat permohonan 20. Surat-surat pajak 21. Surat-surat keputusan 22. Surat-surat rutin lainnya 5 DASAR POKOK SISTEM MENYELENGGARAKAN FILING Menurut abjad (alphabetical) Menurut subyek (by subject) Menurut nomor (numerical) Menurut daerah (geographical) Menurut urutan (chronological) 1. MENURUT ABJAD (ALPHABETICAL) Dinamakan sistem abjad karena dasar pengaturan arsip berdasarkan urutan abjad. Arsip diklasifikasikan berdasarkan : - - Nama perusahaan, Nama orang, Nama instansi, Nama tempat atau nama barang 2. MENURUT SUBYEK (BY SUBJECT) Sistem ini merupakan modifikasi dari penyusunan menurut abjad. Penyusunan lebih didasarkan : - Subyek surat Pembidangan Perihal dari pokok surat 3. MENURUT NOMOR (NUMERICAL) Penyusunan file ini dengan cara membubuhkan Nomor urut pada item dari masing-masing file dan menempatkan (menyusunnya) menurut nomor urut. Filing cara ini dipakai untuk papers seperti : - Surat-surat cek, daftar pembelian, Surat-surat mobil, dsbnya Misalnya untuk bidang politik, diberi nomor kode “12” bidang politik ini dibagi; politik luar negeri, dalam negeri, dan penerangan. Maka nomor-nomor serinya disusun sbb : a. Pol. Luar negeri 12 - 01 b. Pol. Dalam ngeri 12 - 02 c. Penerangan 12 - 03 PERALATAN FILING Filing kabinet/almari Guide Folder Map PERKEMBANGAN Sesuai dengan kemajuan zaman serta perkembangan iptek, maka bidang filing ini selain dikenal adanya cara-cara konvensional, dipergunakan juga mesin-mesin electronic data processing : 1. Dengan micro film 2. Tape 3. Hard disc 4. Compact Disc RECORDS RETENTION SCHEDULE Disamping filing, salah satu masalah urgen lainnya yg dihadapi oleh setiap Instansi, kantor, ataupun organisasi ialah tentang penentuan-penentuan jangka waktu berapa lama surat-surat, dokumen, warkat, atau Records yang manakah yang harus dimusnahkan karena tidak diperlukan lagi. JADWAL RETENSI 1. Penentuan jangka waktu lamanya penyimpanan records 2. Penentuan kapan jenis-jenis record tertentu dimusnahkan KLASIFIKASI RECORDS Records yang tidak penting (non esensial) Records yang dapat dimanfaatkan (helpful) Records yang penting (important) Records yang sangat penting (vital) FUNGSI ARSIP Pasal 2 UU No.7/1971 Fungsi ARSIP ARSIP DINAMIS Arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan admisistrasi negara. a. Arsip aktif : arsip yang sedang atau masih digunakan bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan satuan kerja pada suatu organisasi. b. Arsip semi aktif : arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai berkurang; sewaktu – waktu informasinya masih diperlukan. c. Arsip inaktif : tidak digunakan secara terus menurus. ARSIP STATIS Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kebangsaan pada umumnya, maupun pada penyelenggaraan administrasi sehari – hari. Arsip statis ini terutama berguna untuk penelitian ilmiah PENYUSUTAN ARSIP Setelah suatu periode kegiatan kantor, arsip sudah semakin menumpuk ditempat penyimpanan. Jika hal ini terus berlangsung, tempat penyimpanan menjadi semakin penuh sesak, sehingga jika sekretaris ingin mencari arsip tertentu akan mengalami kesulitan. Oleh karena itu, seorang sekretaris perlu dengan apa yang disebut proses “pemindahan arsip” DASAR PEMINDAHAN ARSIP Pemindahan arsip dilakukan setelah arsip dinyatakan “inaktif”, biasanya setelah suatu priode tertentu, misalnya 1 tahun, dimana arsip sudah/jarang sekali digunakan. DASAR PEMINDAHAN ARSIP Berapa lama tepatnya suatu arsip dinyatakan “aktif” atau “inaktif”, tergantung pada kebijakan masing-masing instasi. Biasanya suatu instansi menyusun jadwal retensi arsip (jra). Arsip yang sudah inaktif kemudian disimpan pada tempat penyimpanan khusus, seperti filing kabinet, tempat untuk penyimpanan arsip (Unit Arsip)