Transcript Surat dinas

PERSURATAN DAN
KEARSIPAN
DASAR HUKUM
1.UU No. 7 Thn 1971
2.PP No. 34 Thn 1979
3.Permen Diknas No. 42 Thn 2006
4.Permen Diknas No. 37 Thn 2006
5.Permen Diknas No. 26 Thn 2006
6.Kepmen Diknas No. 145/U/2004
PERSURATAN
Pengertian :
Surat : Alat komunikasi tertulis dari satu pihak yang ditujukan
kepada pihak lain untuk menyampaikan warta.
Fungsi Surat :
1. Wakil dari pengirim/penulis
2. Alat pengingat
3. Pedoman kerja
4. Bukti tertulis hitam di atas putih
Syarat-syarat surat yang baik :
1. Sistematis susunan isi surat
2. Singkat, tidak bertele-tele
3. Jelas
4. Format menarik (wujud fisik yang menarik)
PROSEDUR PENGURUSAN SURAT
Surat Masuk
No.
Urutan Tindakan
1
Surat masuk untuk pimpinan
(Rektor, Wakil Rektor, Dir, dan
Kepala Kantor diterima Sekretariat
Eksekutif
2
Surat untuk Fakultas dan Pusatpusat, langsung dikirim ke Unit
Kerja yang bersangkutan
3
Surat masuk untuk Pimpinan
diagenda di Sekrt Eksekutif
4
surat masuk diarahkan sesuai
dengan isi surat
Mitra
Kerja
Unit
Kerja
Rektor Sekr.
/WR Eks
Rektor
SURAT KELUAR
No.
Urutan Tindakan
1
Surat dinas dibuat oleh masingmasing unit kerja pengolah dan
setelah ditanda tangani oleh
pimpinan unit kerja
2
Surat dinas diberi nomor tanggal
dan cap, sesuai dengan kode
klasifikasi surat (Permen Diknas
No. 42 Tahun 2006 )
3
Surat dikirim sesuai alamat yang
dituju (melalui kantor pos atau
diantar langsung)
4
Arsip
Rektor/
WR
Dir/Ka
Kantor
Sekr.
Eks
Rektor
Mitra
Kerja
Alamat
yang
dituju
KOMPONEN PENGELOLAAN SURAT
1.
Penerima surat atau pengirim surat, petugas yang
menerima surat masuk atau mengirim surat keluar
2.
Pencatat surat, petugas yang mencatat keterangan
yang terdapat pada surat
3.
Pengarah surat, pimpinan atau petugasnya ditunjuk
untuk mengalihkan surat sesuai dengan masalahnya
4.
Pengolah, petugas yang mengolah atau menyelesaikan
isi surat
5.
Penata arsip, petugas yang melaksanakan penataan
arsip
PENGELOMPOKAN SURAT MASUK :
a. Surat biasa
b. Surat penting dan
c. Surat rahasia
Cara penanganan hampir sama hanya untuk surat penting
pencatatanya menggunakan kartu kendali dan untuk
surat rahasia pencatatannya dalam keadaan tertutup
Suatu surat diidentifikasi sebagai surat penting apabila :
1. Surat yang bersangkutan terlambat pada unit pengolah
sehingga dapat berakibat terganggunya kelancaran
pekerjaan
2. Surat tersebut memerlukan tindak lanjut
3. Surat itu hilang atau terlambat sampai pada unit
pengolah dapat menimbulkan kerugian yang berarti
JENIS SURAT :
1.
Surat Dinas;
2.
Nota Dinas;
3.
Memo;
4.
Surat Pengantar;
5.
Surat Kawat;
6.
Surat Keputusan;
7.
Surat Edaran;
JENIS SURAT :
8. Surat Undangan;
9. Surat Tugas;
10. Surat Kuasa;
11. Surat Pengumuman;
12. Surat Pernyataan;
13. Surat Keterangan;
14. Berita Acara.
1. Surat Dinas merupakan surat yang berisi hal penting
berkenaan
dengan
administrasi
pemerintahan
pembangunan yang dibuat oleh lembaga pemerintahan.
2. Bagian-bagian dari surat dinas :
a. kepala surat dinas;
b. pembuka surat dinas;
c. isi surat dinas; dan
d. penutup surat dinas.
dan
Contoh Surat Dinas
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Kampus IPB Darmaga Bogor
Telp. (0251) 622642
15 ketukan
……………
1 ½ inci Nomor
Lampiran
Hal
:
:
:
10 ketukan
tanggal surat………
1 inci
Yth. ____________
________________
______
______________________________________
______________________________________
____________________
______________________________________
______________________________________
______________________________________
______________________________________
____________________
______________________________________
____________________
nama jabatan
tanda tangan
Tembusan :
215 mm
nama pejabat
NIP
KODE JABATAN, KODE UNIT KERJA DAN KODE PERIHAL
1.
Kode jabatan merupakan tanda jabatan dari pejabat
yang menandatangani surat.
2.
Kode unit merupakan tanda dari unit kerja yang
membuat/mengeluarkan surat.
3.
Kode perihal merupakan tanda dari perihal atau subjek
surat.
KODE SURAT DI LINGKUNGAN IPB
I. KODE INSTITUT PERTANIAN BOGOR………………………………………………………
II. KODE UNIT KERJA/KODE JABATAN
I3
1. Rektor, Wakil Rektor I, II, III, IV………………………………………………………………………. I3
2. Pimpinan Majelis Wali Amanah (Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris) …………………. I3.MWA
3. Ketua Senat Akademik………………………………………………………………………………………… I3.SA
4. Ketua Dewan Audit…………………………………………………………………………………………… I3.DA
5. Ketua Dewan Guru Besar ………………………………………………………………………………….. I3.DGB
6. Dekan, Wakil Dekan Faperta……………………………………………………………………………
I3.1
7. Dekan, Wakil Dekan FKH………………………………………………………………………………
I3.2
8. Dekan, Wakil Dekan FPIK………………………………………………………………………………
I3.3
9. Dekan, Wakil Dekan Fapet………………………………………………………………………………
I3.4
10.Dekan, Wakil Dekan Fahutan…………………………………………………………………………… I3.5
11.Dekan, Wakil Dekan Fateta……………………………………………………………………………..
I3.6
12.Dekan, Wakil Dekan FMIPA……………………………………………………………………………
I3.7
13.Dekan, Wakil Dekan FEM……………………………………………………………………………..
I3.8
14.Dekan, Wakil Dekan Fakultas Ekologi Manusia ……………………………………………
I3.9
15.Dekan, Wakil Dekan Sekolah Pasca Sarjana………………………………………………….
I3.10
16.Kepala Lembaga Penelitian dan Pemberdayaan Masyarakat…………………………
I3.11
17.Kepala Kantor Persiapan Implementasi Otonomi ………………………………………..
I3.12
18.Kepala Kantor Audit ……………………………………………………………………………………..
I3.13
19. dst…
KODE PERIHAL SURAT
1. Hubungan Masyarakat……
HM
2. Kerjasama Luar Negeri…… LN
3. Organisasi dan Tata Kerja… OT
4. Perlengkapan……………… LK
5. Perencanaan…………… …. PR
6. Ketatausahaan……………… TU
7. Kepegawaian………………
KP
8. Keuangan………………… KU
9. Hukum…………………… HK
10.Pengawasan……………… WS
11.dst
Frase pembuka sebuah surat resmi :
 Dengan ini kami beritahukan bahwa………….
 Bersama ini kami kirimkan ……..
 Dalam rangka………
 Diberitahukan dengan hormat ………
 Menyusul surat kami tanggal……..
 Membahas surat Anda no…….. perihal…..
 Sehubungan dengan………
 Sehubungan dengan surat saudara tanggal……
 Menunjuk surat pemberitahuan dari……..
bahwa……. maka…..
Dalam kalimat pembuka ada beberapa
uangkapan yang dianjurkan untuk dipakai,
antara lain :
 Sesuai dengan surat perjajian……….
 Seperti Saudara ketahui………
 Berikut ini kami sampaikan……..
 Sehubungan dengan hasil rapat…….
 Kami sangat bergembira atas
kepercayaan Saudara…..
Kalimat Penutup yang baik :
 Atas perhatian dan bantuan Saudara
kami sampaikan terima kasih
 Kami mengharap bantuan Saudara
 Kami menunggu kabar dari Saudara
 Besar harapan kami akan
Dalam kalimat penutup dianjurkan
menggunakan ungkapan yang baku , antara
lain :
 Mudah-mudahan pertimbangan yang
kami kemukakan bermanfaat bagi
Saudara
 Kami harapkan agar Saudara
meneruskan pengumuman ini kepada
staf/pegawai di lingkungan unit kerja
Saudara
 Kami ucapkan terima kasih atas
perhatian dan kerja sama Saudara
NOTA DINAS
1.
Surat yang isinya merupakan catatan singkat tentang
pokok-pokok persoalan
2.
Sifatnya minta penjelasan dan keputusan
3.
Biasanya digunakan oleh atasan kepada bawahan atau
dari bawahan kepada atasan dalam lingkungan perguruan
tinggi yang bersangkutan.
Nota Dinas
MEMORANDUM (MEMO)
1. Isinya sama dengan nota dinas
2. Digunakan oleh antar pejabat yang setingkat atau oleh atasan
kepada bawahan
3. Sifat penyampaiannya tidak resmi (lugas) dapat ditulis tangan
atau diketik.
Memorandum
SURAT EDARAN
 Surat
yang
digunakan
untuk
pemberitahuan
tertulis
ditujukan kepada pejabat tertentu
 Tidak memuat kebijakan pokok
 Penjelasan atau petunjuk tentang pelaksanaan peraturan
yang telah ada
Surat Edaran
SURAT TUGAS
1.
Surat Tugas adalah surat yang berisi penugasan dari
pejabat
yang
berwenang
kepada
seseorang
untuk
melaksanakan suatu kegiatan.
2.
Surat Tugas dapat berbentuk narasi dan berbentuk kolom
atau tabel.
3.
Surat Tugas terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut :
a. kepala surat tugas;
b. pembuka surat tugas;
c. isi surat tugas; dan
d. penutup surat tugas.
Surat Tugas
SURAT UNDANGAN
1.
Surat Undangan merupakan surat pemberitahuan kepada
seseorang untuk menghadiri suatu acara pada waktu dan
tempat yang telah ditentukan.
2.
Surat undangan dapat berbentuk lembaran (surat) atau
kartu.
Surat Undangan
Surat Undangan
SURAT KETERANGAN
1.
Surat Keterangan adalah surat yang berisi keterangan
mengenai suatu hal agar tidak menimbulkan keraguan.
2.
Surat keterangan terdiri atas bagian-bagian sebagai
berikut :
a. kepala surat keterangan;
b. pembuka surat keterangan;
c. isi surat keterangan; dan
d. penutup surat keterangan.
Surat Keterangan
SURAT PENGANTAR
 Surat yang digunakan untuk mengantarkan sesuatu
 Bentuknya dapat berupa surat dinas biasa atau lembar
formulir
 Surat
pengantar
yang
berbentuk
surat
biasa
berlaku
ketentuan-ketentuan seperti yang berlaku untuk surat dinas
Surat Pengantar
WEWENANG PENANDATANGANAN SURAT
1. Penandatanganan surat keluar dari lingkungan IPB
kepada Instansi di luar Depdiknas
• Ditandatangani sendiri oleh Rektor;
• Dapat ditanda tangani oleh Wakil Rektor, Dekan
Fakultas, Direktur/Kepala kantor, ketua lembaga,
menurut pembidangan permasalahan atas nama
Rektor. kecuali jenis dan sifat surat-surat tertentu
menurut kualifikasi pejabat yang bersangkutan,
perlu ditandatangani oleh Rektor.
2. Surat keluar yang ditujukan kepada Menteri ditanda
tangani oleh Rektor
3. Penandatangan surat keluar dari lingkungan
kepada Instansi dalam lingkungan Depdiknas.
IPB
a. Dapat ditandatangani oleh Wakil Rektor, Direktur,
Kepala Kantor, Dekan Fakultas, Ketua lembaga menurut
pembidangan
permasalahan
dan
ruang
lingkup
tugasnya. Kecuali menurut jenis dan sifatnya surat
tertentu menurut kualifikasi pejabat yang bersangkutan
perlu ditandatangani oleh Rektor
b. Dapat ditandatangani oleh Wakil Dekan Fakultas,
Sekretaris
Lembaga
menurut
pembidangan
permasalahan
dengan
atas
nama
Dekan/ketua
Lembaga
c. Dapat ditandatangani oleh Pejabat Eselon III di
lingkungan IPB, apabila Pejabat Eselon II berhalangan
dengan sebutan untuk beliau (u.b).
Penggunaan Singkatan untuk Pendelegasian Wewenang
a. a.n. dipergunakan hanya jika yang berwenang
mendantangani
surat
mendelegasikan
penandatanganan surat kepada pejabat setingkat dibawahnya;
b. u.b. dipergunakan jika pejabat yang diberi kuasa
menandatangani surat memberikan kuasa lagi kepada
pejabat setingkat dibawahnya;
c. a.p. dipergunakan jika pejabat yang berwenang
menandatangani surat memberikan kuasa kepada
bawahannya;
Penggunaan Singkatan untuk Pendelegasian Wewenang
d. plh. dipergunakan jika pejabat yang berwenang
menadantangani surat berhalangan untuk waktu
tertentu
karena
tugas
dinas,
menguasakan
penandatanganan surat kepada pejabat setingkat
dibawahnya selama pejabat tersebut tidak berada di
tempat;
e. wks. dipergunakan jika seorang pejabat yang belum
ditunjuk penggantinya atau berhalangan karena tugas,
untuk sementara penandatanganan surat dilakukan
oleh pejabat yang setingkat dengan eselonnya;
f.
u.p. dipergunakan atau ditujukan kepada seseorang
atau pejabat teknis yang menangani suatu kegiatan
atau suatu pekerjaan tanpa memerlukan kebijakan
langsung dari pimpinan pejabat yang bersangkutan.
KEARSIPAN DI
LINGKUNGAN IPB
Bidang
Pengelolaan dan
Pengembangan Arsip
IPB
(Arsip Universitas)
STRUKTUR ORGANISASI BPPA IPB
Kepala
Perpustakaan
Kepala Bidang
Kepala Seksi
Pengelolaan Arsip
Kepala Seksi
Pengembangan Arsip
Kelompok Pustakawan
danArsiparis IPB
TUPOKSI
Mengelola dan mengembangkan Arsip
IPB yang meliputi pengelolaan arsip
dinamis inaktif dan arsip statis,
mengembangkan sistem teknologi
informasi kearsipan dan
mempersiapkan terbentuknya
kelembagaan Arsip IPB (Arsip
Universitas)
Asas Pengelolaan Arsip di IPB
(Bab I Pasal 2 Tata Kearsipan Depdiknas)
Kombinasi
Desentralisasi
dan
Sentralisasi
SENTRALISASI
Bidang kebijakan, standar dan
pedoman, serta pengelolaan
arsip inaktif yang memiliki
jangka simpan 5 (lima) tahun
atau lebih dilaksanakan oleh
Arsip Unievrsitas IPB (Bidang
PPA IPB)
DESENTRALISASI
bidang pengurusan naskah
dinas, pengelolaan arsip aktif
dan inaktif yang memiliki
jangka simpan kurang dari 5
(lima) tahun dilaksanakan oleh
masing-masing unit kerja di
lingkungan IPB
JENIS ARSIP YANG AKAN DIKELOLA ARSIP
UNIVERSITAS
(BIDANG PPA IPB)
1
•Arsip
inaktif
2
•Arsip
statis
PENGERTIAN ISTILAH
Arsip
inaktif
Arsip
statis
• Arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk
penyelenggaraan administrasi sudah menurun (UU No.
7 tahun 1971 Pasal Ayat 3)
• Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung
untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya maupun untuk
penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara
(UU No. 7 tahun 1971 Pasal 2 )
PENANGANAN ARSIP
Pengertian Arsip :
 Kumpulan surat-surat penting
 Suatu bukti dari suatu kejadian
Unsur-unsur Arsip :
• Informasi terekam
• Bentuk media
• Memiliki fungsi/kegunaan
SISTEM PENATAAN DAN PENYIMPANAN ARSIP
1. Sistem Masalah
2. Sistem Abjad/Angka
3. Sistem Tanggal
4. Sistem Wilayah
Penyimpanan berdasarkan masalah, arsip dikelompokan
berdasarkan klasifikasi masalah serta harus terus
dipertahankan keutuhan kelompoknya.
Penataan/penyimpanan berdasarkan abjad, penyimpanan
yang disusun berdasarkan abjad (abjad nama orang, nama
badan, nama tempat dan nama organisasi
Penataan/ penyimpanan arsip berdasarkan tanggal, arsip
disimpan/ditata berdasarkan tanggal yang tertera pada
setiap arsip
Penataan/penyimpanan arsip berdasarkan nomor, arsip
disimpan/ditata berdasarkan nomor urut / angka
Penataan/penyimpanan
arsip
berdasarkan
wilayah,
penyimpanan arsip berdasarkan wilayah asal surat yang
dapat dilakukan menurut daerah.
PENATAAN ARSIP
Penataan Arsip merupakan kegiatan pengaturan informasi dan
fisik arsip untuk kepentingan temu balik arsip, dimulai
dari kegiatan identifikasi sampai dengan penyusunan
Daftar Pertelaan Arsip (Sementara)
Tujuan
1.
Menyatukan informasi arsip;
2.
Mengamankan informasi dan fisik arsip;
3.
Memudahkan pelaksanaan penilaian arsip.
PROSEDUR PENATAAN ARSIP
a. Meneliti arsip yang akan disimpan
b. Mengelompokan arsip surat masuk dan surat keluar
c. meneliti lampiran
d. Mengidentifikasi dengan cara memberi ciri khas
e. Menyusun arsip
PENYUSUTAN ARSIP
Penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan
arsip, dengan cara :
a. Memindahkan arsip in aktif dari unit pengolah ke unit
kearsipan
b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang
berlaku
c. Menyerahkan arsip statis ke Diknas (Karena IPB sudah
mempunyai Arsip Universitas maka diberi wewenang
untuk menyimpan arsip statis)
Penyusutan arsip ini harus berdasarkan JRA - Jadwal
Retensi Arsip (berapa lama suatu arsip dapat disimpan
dlam file aktif, file in aktif dan kapan bisa dimusnahkan
PEMELIHARAAN ARSIP
1. Tempat
penyimpanan
memenuhi
kearsipan ANRI)
2. Peralatan
3. Memperbaiki arsip yang rusak
4. Mengatur temperatur
syarat
(standar
INFORMASI ARSIPARIS DI LINGKUNGAN IPB
1. Pengangkatan pertama sebagai fungsional arsiparis
2. Kenaikan pangkat jabatan fungsional arsiparis
3. Tunjangan jabatan arsiparis
4. Masa pensiun jabatan fungsional arsiparis