Transcript MANAJEMEN ARSIP STATIS

•1
•2
Pengertian
 Arsip statis (archives/non current records having
secondary/ historical value)
Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
penyelenggaraan administrasi/kegiatan organisasi dan
mempunyai nilaiguna kesejarahan
 Arsip yang sudah tidak operasional di instansi penciptanya, khusus
sebagai bahan pertanggungjawaban nasional/warisan budaya
bernilai guna permanen dan disimpan di Arsip Nasional Republik
Indonesia (ANRI) atau di Badan atau Kantor Kearsipan Pemerintah
Daerah dan Arsip Perguruan Tinggi
•3
Kegunaan Arsip
 Sebagai sumber utama untuk pengambilan keputusan,






penelitian, dll
Sebagai bukti akuntabilitas kinerja organisasi dan
aparatur
Sebagai bukti sah di pengadilan
Sebagai memori organisasi
Sebagai aset penting organisasi
Sebagai identitas organisasi
Sebagai bukti sejarah
•4
Kelembagaan Arsip Statis
 Pusat
 Arsip Nasional Republik Indonesia
 Daerah
 Badan Arsip Daerah di provinsi
 Kantor Arsip Daerah di kabupaten/kota
 Perguruan Tinggi
 Arsip Perguruan Tinggi
•5
Manajemen Arsip Statis
 Pengelolaan arsip statis yang meliputi kegiatan penilaian dan
akuisisi, preservasi, penataan dan deskripsi, layanan informasi
serta publikasi kepada masyarakat untuk mencapai tujuan
kearsipan.
•6
Model / Concept
Records Continuum
Akuisisi
Penyusutan
Pengolahan
•7
Penataan dan Penyimpanan Arsip
Statis
Pengaturan informasi dan fisik arsip untuk
kepentingan temu balik arsip sehingga
pengendalian arsip baik fisik maupun informasinya
dapat dilakukan secara optimal
•8
Yang Perlu Diperhatikan Dalam
Penataan dan Penyimpanan
Arsip Statis
 Identifikasi arsip
 Rekontruksi arsip
 Pendeskripsian arsip
 Pengelompokan fiches
 Penomoran definitif
 Penataan arsip
 Penyusunan Daftar Arsip Statis
•9
Pengelolaan Arsip Statis
 Arsip harus dipisahkan dari materi non arsip seperti paper-clip,
amplop, steples, dsb
 Arsiparis harus mengumpulkan sebanyak mungkin informasi
mengenai organisasi atau individu yang menciptakan arsip
 Pemilahan arsip dan non arsip
 Pengelompokan arsip
 Khasanah arsip (unit fisik yang besar)
 Seri dan Sub Seri (kelompok kearsipan yang disusun menurut
fungsinya)
 Item (unit fisik yang terkecil)
 Peace atau lembar (lembaran)
 File (unit yang teratur dari arsip yang dikelompokan berkas per berkas)
•10
Model hierarki deskripsi
Fonds
Subfonds
Series
Subfonds
Series
Files
Series
Files
Item
Series
Subseries
Item
File
Item
Model hierarki deskripsi
Sekretariat
Fonds
Adminitrasi Umum
Sub Fonds
Kepegawaian
Penerimaan Pegawai
Lamaran
Mutasi
Penempatan
Pengangkatan
Lamaran A
file
Item
series
Pemindahan
Pengelolaan Arsip Statis
 Pembuatan inventarisasi arsip
 Deskripsi yang sistematis dari suatu khasanah arsip yang
berupa suatu buku petunjuk tentang isi khasanah arsip secara
lengkap
 Merupakan suatu petunjuk jalan ke arsip yang harus dapat
menggairahkan serta memancing minat peneliti untuk
melihat dan membaca arsipnya sendiri
 Merupakan suatu pekerjaan pencatatan dari suatu khasanah
arsip yang ada dengan tujuan pengontrolan, sehingga dapat
ditemukan kembali
•13
Pengelolaan Arsip Statis
 Pembuatan inventarisasi arsip
 Prinsip-prinsip kearsipan;
 Sistem penataan yang berlaku di lembaga yang bersangkutan;
 Informasi mengenai organisasi/lembaga/individu yang
bersangkutan, sejarahnya, asal usulnya, perkembangan,
struktur organisasi, tugas dan fungsinya
•14
Prinsip – prinsip Yang Dipergunakan Dalam
Inventarisasi Arsip
 Prinsip Asal Usul (principle of provenance) – prinsip
yang mengkaitkan arsip ke sumber asalnya;
 Prinsip Aturan Asli (principle of original order) – arsip
harus diatur sesuai dengan aturan yang dipergunakan
semasa dinamisnya;
 Prinsip Kegunaan (bestemming beginsel) –
pengembalian arsip yang tercecer ke tempat asalnya
atau sesuai kelompoknya;
•15
Prinsip – prinsip Yang Dipergunakan Dalam
Inventarisasi Arsip
 Prinsip Restorasi (restoratie beginsel) – pengaturan arsip
didasarkan pada masa dinamisnya dengan perbaikan sesuai
kebutuhan;
 Prinsip Fungsional (functioneel beginsel) – pengaturan arsip
didasarkan pada tugas-tugas organisasi pencipta arsip;
 Prinsip Organisasi (organisatie beginsel) – pengaturan arsip
didasarkan pada struktur organisasi;
 Prinsip Masalah (pertinent beginsel) – pengaturan arsip didasarkan
pada masalah.
•16
Sistematika kerja
 Pembuatan deskripsi sementara
 Pembuatan skema pengaturan arsip
 Penomoran definitif dilakukan setelah pembuatan
deskripsi sementara, dikumpulkan berdasarkan masalah
yang sama
 Peraturan arsip secara sistematik, menurut sistematik
deskripsi
 Membuat jalan masuk penunjang seperti indeks, lampiran
dan tunjuk silang
•17
Deskripsi Arsip
 Proses Pembuatan alat pengendali secara intelektual
melalui penanganan persiapan jalan masuk;
 Rincian informasi yang terkandung dalam arsip yang
dimaksudkan sebagai sarana penemuan;
 Ditulis dengan menggunakan kartu fiches
•18
Unsur – unsur Dalam Pekerjaan Inventarisasi
Arsip
 Deskripsi Arsip
 Ukuran kertas 10 x 15 cm
 Dimulai dengan arsip-arsip jenis seri



Seri resolusi
Seri akte
Seri surat keputusan
 Mengerjakan berkas yang lepas
 Penyusunan kartu-kartu fiches
•19
Fungsi Inventaris
 Sebagai pengontrolan sehingga dapat ditemukan
arsip
 Buku petunjuk yang di dalam pelayanan referensi,
fungsinya seperti buku katalog dalam
perpustakaan
•20
Unsur – unsur Pokok Dalam Pembuatan
Deskripsi Arsip
 Bentuk Redaksi
 Isi Informasi
 Tingkat Perkembangan
 Tanggal
 Bentuk Luar
•21
Bentuk Redaksi
 Menyatakan jenis, berkas dan bahasa yang
dipergunakan dalam berkas tersebut seperti nota
dinas, laporan, teks, surat, dsb;
 Contoh
Nomor Urut
Surat dari Gubernur DKI, Sutiyoso kepada para Camat dan
Lurah se-Jakarta tentang Ulang Tahun Jakarta yang ke-430,
tanggal 15 Juni 2001
NB : Kertas Baik
Asli
2 lembar
•22
Isi Informasi
 Apa yang terkandung dalam arsip tersebut
ditulis secara ringkas dan padat.
 Contoh
Nomor Urut
Surat dari Gubernur DKI, Sutiyoso kepada para Camat dan
Lurah se-Jakarta tentang Ulang Tahun Jakarta yang ke-430,
tanggal 15 Juni 2001
NB : Kertas Baik
Asli
2 lembar
•23
Tingkat Perkembangan
 Menyatakan identitas serta asal sumber arsip,
misalnya : asli, konsep, tembusan, tindasan, copy,
salinan, dsb.
 Contoh
Nomor Urut
Surat dari Gubernur DKI, Sutiyoso kepada para Camat dan
Lurah se-Jakarta tentang Ulang Tahun Jakarta yang ke-430,
tanggal 15 Juni 2001
NB : Kertas Baik
Asli
2 lembar
•24
Tanggal
 Penulisan tanggal , bulan dan tahun dalam deskripsi mutlak
diperlukan, terutama untuk menggabungkan beberapa surat
menjadi satu berkas dalam urutan yang kronologis.
 Contoh
Nomor Urut
Surat dari Gubernur DKI, Sutiyoso kepada para Camat dan
Lurah se-Jakarta tentang Ulang Tahun Jakarta yang ke-430,
tanggal 15 Juni 2001
NB : Kertas Baik
Asli
2 lembar
•25
Bentuk Luar
 Pada akhir deskripsi perlu diberi penjelasan mengenai
bentuk luar yang menyatakan jumlah arsip, misalnya
lembar, berkas, sampul, folder, dsb.
 Contoh
Nomor Urut
Surat dari Gubernur DKI, Sutiyoso kepada para Camat dan
Lurah se-Jakarta tentang Ulang Tahun Jakarta yang ke-430,
tanggal 15 Juni 2001
NB : Kertas Baik
Asli
2 lembar
•26
Penjelasan Khusus
 Keterangan untuk mencatat kekhususan-kekhususan yang
terdapat arsip, misalnya, arsip berbahasa Belanda, kertas
rusak, lampiran hilang, dsb.
 Contoh
Nomor Urut
Surat dari Gubernur DKI, Sutiyoso kepada para Camat dan
Lurah se-Jakarta tentang Ulang Tahun Jakarta yang ke-430,
tanggal 15 Juni 2001
NB : Kertas Baik
Asli
2 lembar
•27
Pendeskripsian Arsip Media Baru
5/DA*
Film **Pembukaan Penyetaraan Arsiparis*** 10 Agustus 2000*****
Ukuran 35 mm, 120 feet, 15 menit
Kondisi/ket :
Baik
Realesed****
1 reel******
Keterangan :
*
Kode pendeskripsian arsip (Datuk) dan nomor pendeskripsian
**
Bentuk redaksi
***
Isi ringkas informasi arsip
****
Tingkat perkembangan
******
Tanggal/kurun waktu arsip
*******
Bentuk luar
•28
Penyusunan Fiches
 Sesuai dengan skema / bagan inventaris;
 Nomor definitif diberikan pada fiches dan arsipnya;
 Pemindahan deskripsi dari fiches ke dalam inventaris
secara menyeluruh.
•29
Unsur-unsur Dalam Inventarisasi
 Judul (periode arsip, pembuatan inventaris dan
kapan inventaris dibuat)
 Daftar Isi (diambil dari skema/bagan
inventaris)
 Pendahuluan
 Inventaris : deskripsi yang dipindahkan dari
fiches
•30
Unsur-unsur Dalam Inventarisasi
 Lampiran-lampiran
1. Struktur organisasi
2. Daftar Arsip Musnah
3. Daftar singkatan
4. Daftar penjelasan istilah asing
5. Daftar pejabat/fungsionaris
 Indek nama
•31
Pembuatan Pendahuluan
 Asal usul atau sejarah singkat instansi pemilik arsip
dan untuk arsip pribadi harus ada riwayat hidup dari
pemilik arsip tersebut
 Sejarah arsip termasuk prosedur administrasi arsip
dari tahap penciptaan sampai diserahkan ke
ANRI/BAD/KAD
 Pertanggungjawaban dalam pelaksanaan
inventararisasi umum, terutama apabila ada
perubahan/perbaikan dalam inventarisasi
•32
Penataan dan Penyimpanan Arsip
Statis
Pengaturan informasi dan fisik arsip untuk
kepentingan temu balik arsip sehingga
pengendalian arsip baik fisik maupun informasinya
dapat dilakukan secara optimal
•33
Tahapan Penataan Arsip Statis
CONTOH LABEL
PADA SAMPUL
ARSIP
PELABELAN
CONTOH LABEL
BOKS
Arsip Nasional Republik Indonesia
Arsip Nasional Republik Indonesia
ARSIP
MUHAMMAD HATTA
1945-1967
ARSIP
MUHAMMAD HATTA
1945-1967
Nomor Arsip : 55 - 96
Nomor Arsip : 55
Pemeliharaan dan Perawatan
Arsip Statis
Memeliharan dan merawat arsip dengan seksama
agar terhindar dari gangguan jamur, binatang dan
manusia
•35
Faktor Terpenting Dalam Pemeliharaan dan
Perawatan Arsip Statis
 Gedung arsip
 Penggunaan sistem pendingin ruangan
 Fumigasi
 Penghilangan asam
 Merestorasi arsip
 Mentranfer arsip ke dalam mikrofilm
•36