Transcript ARSIP INAKTIF

Penyusutan dan Pemusnahan
Arsip
Disampaikan Dalam Kegiatan Diklat Kearsipan,
di Unit Arsip IPB Darmaga Bogor Selasa, 04
November 2014
SILVIA
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Bogor
Materi yang akan kita bahas :
 Pengertian Arsip
 Jenis-Jenis Arsip
 Proses dan Prinsip Pengelolaan
 Pengertian Arsip Inaktif
 Penyimpanan Arsip Inaktif
 Sarana Penemuan Kembali
 Pelayanan dan Peminjaman
 Penyusutan
DASAR DASAR HUKUM KEARSIPAN
 Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan.
 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012
tentang Pelaksanaan Undang-Uandang Nomor 43
Tahun 2009 tentang Kearsipan.
 Surat Edaran Ketua BEPEKA Nomor 1.1263 / ED / 11
/ 1971 Jo SE BEPEKA Nomor 321/5/4/1974, tanggal
14 April 1971, tentang Pemusnahan Dokumendokumen Tata Keuangan Negara.
 Keputusan Bersama Kepala ANRI dengan Kepala
BKN Nomor 01/2000 dan 22/2000, tanggal 10 Mei
2000, tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian
Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara.
 Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat Nomor 18
Tahun 2011 tentang Penyelenggaraan Kearsipan.
Lanjutan ......
Lanjutan.......
 Peraturan Gubernur Jawa Barat Nomor 39
Tahun 2013 tentang Petunjuk Pelaksanaan
Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat
Nomor
18
Tahun
2011
tentang
Penyelenggaraan Kearsipan.
 Peraturan Daerah Kota Bogor Nomor 7
Tahun 2012 tentang Penyelenggaraan
Kearsipan Di Lingkungan Pemerintah Kota
Bogor.
Pengertian Arsip adalah Rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga
Negara, Pemerintah Daerah, Lembaga Pendidikan,
Perusahaan,
Organisasi
Politik,
Organisasi
Kemasyarakatan, dan Perorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Arsip terbagi dalam beberapa jenis :
 Arsip Dinamis;
Arsip Vital;
Arsip Aktif;
Arsip In Aktif;
Arsip Statis;
Arsip Terjaga; dan
Arsip Umum
Pengertian :
Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara
langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan
selama jangka waktu tertentu.
Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya
merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan
operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui,
dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
Arsip
Aktif
adalah
Arsip
yang
frekuensi
penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
Arsip In Aktif adalah Arsip
penggunaannya telah menurun.
yang
frekuensi
Pengertian :
Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh
pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan,
telah
habis
retensinya,
dan
berketerangan
dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara
langsung maupun tidak langsung oleh ANRI dan/atau
lembaga kearsipan;
Arsip Terjaga adalah Arsip Negara yang berkaitan
dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa
dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan,
dan keselamatannya; dan
Arsip Umum adalah Arsip yang tidak masuk dalam
kategori arsip terjaga.
PROSES PENGELOLAAN
ARSIP
Arsip yang frekuensi
penggunaannya tinggi
dan/atau terus menerus
untuk pelaksanaan
TUPOKSI organisasi
( ARSIP AKTIF )
ARSIP
DINAMIS
Arsip yang
memiliki Nilai Guna
Kesejarahan, telah
habis retensinya, telah
diverifikasi oleh
ANRI/Lembaga
Kearsipan
Arsip yang frekuensi
penggunaannya telah
menurun
( ARSIP INAKTIF )
Sebagian arsip
dimusnahkan
karena sudah
tidak bernilai guna
ARSIP STATIS
Pengelolaan Arsip Dinamis meliputi :
 Arsip Vital;
 Arsip Aktif; dan
 Arsip In Aktif.
Pengelolaan Arsip Dinamis menjadi tanggung jawab
Pencipta Arsip
Pengelolaan Arsip Statis menjadi tanggung jawab
Lembaga Kearsipan.
Pencipta Arsip adalah Pihak yang mempunyai
kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi,
tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip
dinamis
Lembaga Kearsipan adalah Lembaga yang memiliki
fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang
pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.
Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berasaskan :
 Kepastian Hukum;
 Keautentikan dan Keterpercayaan;
 Keutuhan;
 Asal Usul (Principle of Provenance);
 Aturan Asli (Principle of Original Order);
 Keamanan dan Keselamatan;
 Keprofesionalan;
 Keresponsifan;
 Keantisipatifan;
 Kepartisipatifan;
 Akuntabilitas;
 Kemanfaatan;
 Aksesibilitas; dan
 Kepentingan Umum.
PENGERTIAN ARSIP INAKTIF
• Arsip Inaktif adalah arsip dinamis yang
frekwensi penggunaannya untuk
penyelenggaraan administrasi sudah
menurun (Peraturan Pemerintah Nomor
28 Tahun 2012 tentang Kearsipan)
• (Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan.)
PRINSIP PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF
1. Prinsip asal-usul (provenance) adalah
ketentuan dasar pengaturan dan
penataan arsip yang harus
memperhatikan lembaga pencipta
arsip sebagai provenance.
Penerapan prinsip provenance berarti
tidak mencampuradukkan antara
arsip yang berasal dari unit/lembaga
pencipta yang satu dengan lainnya.
2.
Prinsip Aturan Asli (original order) adalah
ketentuan dasar pengaturan dan penataan arsip
yang harus sesuai dengan sistem penataan ketika
arsip masih aktif atau ketika arsip masih dalam
proses pelaksanaan administrasi.
Sarana dan Prasarana Kearsipan :
1. Gedung Depo / Ruang Simpan
2. Roll Opek
3. Rak Arsip
4. Boks Arsip
5. Fielling Cabinet
6. Fielling Kartu
MENENTUKAN FASILITAS RUANG PENYIMPANAN
Pilihan Utamanya
 Menggunakan ruangan yang ada di dalam gedung kantor yang
sesuai untuk ruang penyimpanan arsip. Ruang seperti ini cocok
untuk organisasi yang memiliki kuantitas volume arsip yang
relatif tidak banyak; dapat juga digunakan untuk untuk ruang
penyimpanan sementara arsip semi-aktif yang tidak sering
diakses tetapi perlu disimpan di gedung yang sama untuk temu
balik secara cepat
 Menyewa fasilitas ruang penyimpanan arsip dalam ruang gudang
tersendiri yang lebih murah daripada disimpan di gedung
kantor. Fasilitas ruang penyimpanan tersebut sering disebut
sebagai pusat arsip inaktif (records centre). Pusat arsip inaktif
seperti itu dapat menyimpan volume arsip yang besar dengan
staf yang bekerja penuh setiap hari, menyediakan ruang
penyimpanan, layanan temu balik dengan staf yang terlatih,
serta menyediakan fasilitas bagi organisasi yang akan mengurus
arsipnya sendiri
Sasaran Utama Pusat Arsip Inaktif (Records Centre)

Mengurangi volume arsip dinamis yang disimpan di unit-unit kerja

Melakukan kontrol terhadap pemindahan arsip aktif yang sudah
memasuki masa inaktif
Menghemat tempat dan biaya penyimpanan arsip aktif


Mewujudkan sistem yang efisien untuk penemuan kembali arsip
inaktif apabila diperlukan untuk pengambilan keputusan

Menentukan program pemikrofilman arsip inaktif (apabila diperlukan)

Memelihara keamanan secara menyeluruh bagi arsip dinamis yang
ada dalam suatu organisasi
Informasi yang perlu Dikumpulkan

Berapa volume arsip yang akan disimpan dan bagaimana
pertumbuhannya? Memperkirakan pertumbuhan sangat sulit –
beberapa organisasi berkembang dan pada tingkat yang
mengkhawatirkan akan mengalami merger, diambil alih dan
mengalami perubahan pasar

Jenis arsip apa yang akan disimpan? Kertas, microfilm, media
komputer, slides, foto, rancangan?
Kondisi lingkungan yang bagaimana (misalnya suhu dan tingkat
kelembaban) yang diperlukan untuk jenis arsip yang berbeda



Seberapa sering arsip diperlukan? Berapa rata-rata perkiraan
temu balik?
Seberapa cepat arsip ditemukan kembali baik dalam situasi rutin
maupun situasi penting?

Seberapa sering pengguna mencari berbagai arsip/informasi atau
dapatkah mereka menemukan berkas atau magnetic tape atau
item lain secara tepat?

Tingkat keamanan yang seperti apa yang diperlukan
arsip?Apakah ada perbedaan tingkatan kerahasiaan arsip?

Tingkat layanan seperti apa yang diperlukan? Apakah ruang
penyimpanan arsip yang sederhana dan layanan temu balik yang
sesuai atau apakah organisasi memerlukan layanan lain juga,
misalnya temu balik arsip atau informasi tertentu dari arsip

Berapa lama arsip perlu disimpan? Bagaimana perbandingan arsip
yang bernilaiguna panjang
oleh

Rak Bergerak (Mobile Shelving)
Rak bergerak merupakan pilihan yang baik untuk menyimpan arsip
inaktif dengan volume yang kecil

Tangga
Tangga harus memenuhi standar keamanan.
Tangga sebaiknya mudah dipindahkan dan masuk
ke lorong. Juga, sebaiknya tangga mempunyai
tempat di atasnya untuk menempatkan dan
memilih boks

Boks
Boks arsip harus sesuai dengan standar yang telah
dikeluarkan oleh ANRI dalam Keputusan Kepala
ANRI No. 11 Tahun 2000 tentang Standar Boks
Arsip
Ukuran
Panjang (cm)
Lebar (cm)
Tinggi (cm)
Boks arsip kecil
37
9
27
Boks arsip besar
37
19
27
Bok berisi arsip yang siap dipindahkan
PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP INAKTIF
1) Persiapan Penataan
2) Penerimaan
Penataan arsip inaktif mencakup kegiatan
mengolah dan menata informasi serta fisik
arsip inaktif melalui proses identifikasi,
pemilahan, pendeskripsian isi informasi
arsip, penyusunan skema pengaturan arsip,
pemberkasan/pengelompokan arsip
3) Pemberkasan
Pemberkasan ulang arsip dilaksanakan jika pada waktu
arsip inaktif dalam kondisi tidak teratur
4) Pendeskripsian Arsip
Pendeskripsian arsip dilakukan setiap jenis/series arsip,
oleh karena itu sebelum dilakukan pendeskripsian terlebih
dahulu dilaksanakan pemberkasan arsip
Catatan:
Pendeskripsian terhadap setiap lembaran arsip hanya dilakukan
terhadap arsip yang benar-benar sudah terpisah dan tidak dapat
dikelompokkan menjadi file atau jenis/series arsip
• Pendeskripsian
arsip
merupakan
kegiatan
perekaman atau mencatat informasi tertentu pada
arsip ke dalam kartu deskripsi ukuran 15 x 10 cm,
minimal meliputi unsur-unsur:
a) bentuk redaksi
b) isi ringkas
c) tahun
d) tingkat perkembangan
e) jumlah arsip
f) keterangan
Contoh kartu deskripsi
A.1
Laporan (a) Hasil Briefing staf (b)
2005-2010 (c)
Asli (d)
1 sampul (e)
n.b. kertas kuning (f)
5) Pembuatan skema pengaturan/penataan
arsip  merupakan kerangka yang dipergunakan
sebagai pedoman pengelompokkan kartu deskripsi arsip
secara sistematis dan logis berdasarkan data arsipnya
(berdasarkan fungsi organisasi atau klasifikasi arsip).
Pengelompokan kartu sesuai skema dan diberi nomor
definitif/tetap dilanjutkan dengan menyatukan fisik arsip
dalam satu folder/map dan diberi nomor tetap sesuai pada
kartu deskripsi.
6) Memasukkan arsip ke dalam boks dan
pelabelan
Pembuatan Daftar Arsip
• Kegiatan menuangkan hasil deskripsi arsip ke
dalam Daftar Arsip (DA).
DA memuat nomor berkas, deskripsi
(seri/jenis arsip), tahun, jumlah, tingkat
perkembangan, nomor boks dan
keterangan/status
PENATAAN ARSIP
Pemeliharaan Arsip Inaktif
Dalam melakukan penyimpanan arsip, Pusat Arsip juga harus
melakukan pemeliharaan arsip dan pengamanan arsip.
Pemeliharaan arsip meliputi:
• Melengkapi alat deteksi panas, asap & pemadam api di ruang
Pusat Arsip serta water hydrant di luar gedung Pusat Arsip
• Menjaga sirkulasi & kelembaban udara di ruang simpan
• Menghindari sinar langsung ultra violet/cahaya matahari
• Menaburkan kapur barus pada rak-rak arsip
• Membersihkan arsip & rak-rak arsip dari debu/kotoran lain
secara berkala
• Melakukan termite / rodent control secara berkala
• Dilarang merokok, makan & minum di Pusat Arsip
Sarana Penemuan Kembali:
-
Daftar Arsip Inaktif
• Pelayanan dan Penggunaan
Kewenangan Penggunaan Arsip Inaktif
1) Arsip inaktif hanya digunakan untuk kepentingan dinas
2) Kewenangan penggunaan arsip inaktif didasarkan atas
rendahnya jabatan dan atau tugas dan fungsi
tinggi
PROSEDUR PEMINJAMAN DAN PENGGUNAAN
ARSIP INAKTIF
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
Permintaan
Pencarian
Penggunaan tanda keluar (out indicator)
Pencatatan
Pengambilan/pengantaran
Pengendalian  berapa lama arsip dipinjam
Penyimpanan kembali
• Sesuai dengan Undang-Undang No. 43
Tahun 2009 dan PP No. 28 Tahun 2012
Penyusutan Arsip adalah merupakan
kegiatan pengurangan jumlah arsip
dengan cara:
a) Pemindahan arsip inaktif dari Unit
Pengolah ke Unit Kearsipan;
b) Pemusnahan arsip yang tidak memiliki
nilai guna;
c) Penyerahkan arsip statis kepada lembaga
kearsipan.
Prosedur Pemindahan Arsip Inaktif
1)
2)
3)
4)
Inaktif
Pengelompokkan
Pendaftaran , pembuatan Daftar Arsip
Penataan, sesuai dengan Daftar Arsip
dimasukkan ke dalam boks
5) Pemeriksaan, sesuai dengan JRA kapan
menjadi
Pembuatan
Berita
Acara
Pemindahan
6) Pelaksanaan pemindahan arsip
Pengepakan dan Pemindahan Arsip ke Ruang Penyimpanan

Pemindahan arsip ke ruang penyimpanan harus
dilakukan secara teratur sesuai dengan Jadwal
Retensi Arsip (JRA). Instruksi yang jelas perlu
diberikan untuk pengepakan arsip ke dalam boks,
seperti: pemindahan arsip dari pembungkus yang
keras ke lunak, pemberian label untuk arsip yang
akan dimusnahkan di luar boks, pembuatan
daftar isi boks dengan nomor berkas dan boks,
pembuatan indeks, pastikan ada sedikit ruang di
dalam boks (jangan terlalu padat)

Menurut PP Nomor 43 Tahun 2011 tentang
Penanganan Arsip Inaktif sebagai Pelaksanaan
Ketentuan Peralihan PP tentang Penyusutan Arsip,
pemindahan arsip perlu dibuatkan: daftar arsip
inaktif, daftar pertelaan arsip yang akan
dimusnahkan/ diserahkan, dan daftar waktu
penyimpanan arsip
Daftar Pertelaan Arsip In Aktif yang Dipindahkan
Instansi:
Alamat :
Telepon :
Nomor
Jenis Arsip
Tahun
Jumlah
No. Boks
1
2
3
4
5
Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif
Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif
No. ………………………………………
Pada hari ini … tanggal … bulan… tahun … dilaksanakan pemindahan arsip
Inaktif dari unit pengolah …
1. Nama
:…
NIP
:…
Jabatan : …
Dalam hal ini bertindak atas nama Pimpinan unit pengolah … yang selanjutnya
disebut sebagai PIHAK PERTAMA
2. Nama
:…
NIP
:…
Jabatan : …
Dalam hal ini bertindak atas nama Pimpinan unit kearsipan yang selanjutnya
disebut sebagai PIHAK KEDUA
Menyatakan
telah
mengadakan
serah
terima
arsip
inaktif
yang
dipindahkanseperti tercantum pada Daftar Pertelaan terlampir
Bogor, …………..
Pihak Kedua
ttd
nama terang
NIP
Mengetahui
Kepala Unit Pengolah
ttd
nama terang
NIP
Pihak Pertama
ttd
nama terang
NIP
Prosedur Pemusnahan Arsip
1) Pemeriksaan  JRA
2) Pendaftaran
memisahkan
arsip-arsip
pada
tempat
tersendiri kemudian dicatat dalam daftar
arsip usul musnah (DAUM) rangkap dua.
satu untuk Unit Pengolah, satu untuk Unit
Kearsipan
3) Pembentukan Panitia Pemusnahan
Dibentuk panitia untuk pemusnahan arsip dengan
retensi > 10 tahun.
Untuk arsip < 10 tahun cukup dilakukan oleh unit
yang secara fungsional bertanggungjawab dalam
pengelolaan arsip
4) Penilaian dan Persetujuan
Retensi > 10 tahun perlu penilaian dan persetujuan
dari Kepala ANRI, Pimpinan Lembaga Kearsipan
Propinsi, dan/atau Pimpinan Lembaga Kearsipan
Kabupaten/Kota
• Khusus untuk arsip keuangan perlu pertimbangan
dari Kepala BPK
• Khusus
untuk
arsip
kepegawaian
perlu
pertimbangan dari Kepala BKN
5) Pembuatan Berita Acara
6) Pelaksanaan pemusnahan :
- dicacah
- dibakar
- menggunakan bahan kimia
- di daur ulang
Catatan:
• Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga
tidak dapat dikenal baik isi maupun bentuknya,
serta disaksikan oleh dua orang pejabat dari bidang
hukum/ perundang-undangan dan atau bidang
pengawasan dari Lembaga-lembaga Negara/Badanbadan Pemerintahan yang bersangkutan
Ketentuan Pemusnahan Arsip:
• Telah melewati ketentuan wajib simpan sesuai
pedoman Jadwal Retensi Arsip
• Tidak mempunyai nilaiguna bagi kepentingan
organisasi
• Tidak mempunyai nilaiguna bagi kepentingan nasional
• Tidak ada perundang-undangan yang melarang
• Tidak
terdapat
kaitan
dengan
perkara
pidana/perdata yang masih dalam proses
• Pelaksanaan pemusnahan arsip dilakukan dengan cara
dicacah, dibakar habis atau dilebur secara total
sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi maupun
bentuknya.
Nilaiguna Arsip
• Nilaiguna Primer : Nilaiguna yang
didasarkan pada kegunaan arsip bagi
penciptanya yang meliputi nilaiguna
adm, hukum, keuangan, ilmiah &
teknologi.
• Nilaiguna Sekunder : Nilaiguna yang
didasarkan pada kegunaan arsip bagi
kepentingan lembaga/ instansi lain & /
atau kepentingan umum sebagai bahan
bukti dan bahan pertanggungjawaban
nasional,
yang
meliputi
nilaiguna
kebuktian dan informasional.
Daftar Arsip yang Dimusnahkan
Instansi:
Alamat :
Telepon :
Nomor
Jenis Arsip
Tahun
Jumlah
No. Boks
1
2
3
4
5
Berita Acara Pemusnahan Arsip
BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP
No. …………………………..
Pada hari ini … tanggal … bulan … tahun …, kami yang bertanda tangan
di bawah ini telah melakukan pemusnahan arsip yang tercantum dalam Daftar
Pertelaan Arsip terlampir.
Dengan cara:
a. Pembakaran
b. Pencacahan
c. Peleburan secara kimia
Saksi-saksi:
1. Jabatan
ttd
nama terang
NIP
2. Jabatan
ttd
nama terang
NIP
Pimpinan unit kearsipan
ttd
nama terang
NIP
Prosedur Penyerahan Arsip Statis
1). Pemeriksaan
memeriksa arsip statis (yang memiliki nasib akhir permanen di
kolom keterangan JRA)
2) Pendaftaran
memisahkan arsip statis tersebut pada tempat tersendiri dan
didaftar dalam Daftar Arsip Usul Serah, rangkap 2
3) Penilaian dan Persetujuan
4) Pembuatan Berita Acara Serah Terima Arsip Statis
5) Pelaksanaan Penyerahan
Berita Acara Penyerahan Arsip Statis
BERITA ACARA PENYERAHAN ARSIP STATIS
No. …………………………….
Pada hari ini … tanggal … bulan … tahun …, bertempat di … kami yang
bertandatangan di bawah ini:
1. Nama : …
NIP
:…
Jabatan : …
Dalam hal ini bertindak atas nama Pimpinan instansi … yang selanjutnya
disebut sebagai PIHAK PERTAMA.
2. Nama : …
NIP
:…
Jabatan : …
Dalam hal ini bertindak atas nama Pimpinan ANRI yang selanjutnya disebut
sebagai PIHAK KEDUA.
Menyatakan telah mengadakan serah terima arsip instansi … yang memiliki
nilaiguna nasional seperti yang tercantum dalam Daftar Pertelaan Arsip
terlampir untuk disimpan di ANRI.
Bogor ……………
Pihak Kedua
Kepala ANRI
ttd
nama terang
NIP
Pihak Pertama
Kepala KAPD
ttd
nama terang
NIP