Transcript Penilaian dan penyusutan arsip perguruan tinggi

LOGO
PENILAIAN DAN PENYUSUTAN
ARSIP PERGURUAN TINGGI
STUDI KASUS DI FITK
UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA
Disampaikan oleh Lolytasari
NPM: 0906587224
 Perguruan tinggi sebagai organisasi menghasilkan
arsip. Dalam mengelola arsip dibutuhkan manajemen
arsip. Salah satu kegiatan dalam manajemen arsip
adalah penilaian dan penyusutan.
 Penilaian dan penyusutan arsip mempertimbangkan
rekod yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan
operasional, persyaratan hukum dan akuntabilitas
keuangan. Penyusutan arsip adalah penghapusan rekod
dari suatu sistem kearsipan, baik manual maupun
elektronik.
Latar Belakang
Penelitian tentang evaluasi pengelolaan arsip,
dilakukan oleh Agus et.al., di UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta menggambarkan bahwa penilaian dan
penyusutan hanya mencapai level 23%.
Penilaian dan penyusutan arsip dilakukan berdasarkan
subjektifitas pengelola arsip, dan tidak berdasarkan
kebijakan yang dibuat UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
Tahun 2006, Departemen Agama sebagai induk
organisasi UIN telah membuat JRA untuk
lingkungan Departemen Agama.
Arsip yang teretensi dalam JRA DEPAG tsb tidak
memenuhi substansi fungsi dan tugas pokok
organisasi di lingkungan UIN
Untuk itu, UIN harus membuat JRA spesifik untuk
diterapkan di lingkungan UIN
Rumusan Masalah
Bagaimanakah pelaksanaan
penyusutan arsip di FITK UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta?
Tujuan Penelitian
Penelitian ini bertujuan untuk memahami
proses pelaksanaan penilaian dan
penyusutan arsip di FITK UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta yang berpedoman pada
Jadwal Retensi Arsip Departemen Agama,
sebagai dasar untuk merancang Jadwal
Retensi Arsip spesifik pada FITK UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta
Manfaat Penelitian
Manfaat
Akademis
Manfaat
Praktis
Secara akademis, penelitian ini diharapkan
dapat lebih dikembangkan dengan melakukan
penelitian lebih lanjut mengenai pengelolaan
arsip perguruan tinggi, khususnya penilaian dan
penyusutan arsip perguruan tinggi
a.
b.
Penelitian ini diharapkan dapat memberikan
pemahaman bagi petugas pengelola arsip tentang
penyusutan arsip perguruan tinggi khususnya di
FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan
manfaat bagi FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
dan lingkungan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
dalam menjamin penyusutan arsip sesuai dengan
prosedur yang berlaku
Kerangka Berpikir
Staf mengetahui
in-konsistensi dalam
penilaian
a. Tempat terbatas,
hanya 60-70% arsip
disimpan
b. Masih tercampurnya
arsip aktif dan inaktif
c. Bulk
d. Temu balik arsip
sulit ditemukan di unit
kearsipan
JRA Depag
a. KEPMEN No. 111
tahun 2009
b. Tupoksi organisasi
yang berkaitan
pengelolaan arsip
c. Buku Indeks dan
Klasifikasi Surat Dinas
UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta
Penilaian arsip
berpedoman pada
JRA Depag dan
Tupoksi Organisasi
Spesifik Penilaian
Arsip FITK UIN
Syarif Hidayatullah
Jakarta
JRA Spesifik FITK UIN
Syarif Hidayatullah Jakarta
Tinjauan Literatur
 Pengertian arsip dalam penelitian ini termasuk juga rekod
 Rekod adalah informasi terekam, dalam berbagai bentuk, termasuk
data dalam sistem komputer, diciptakan atau diterima dan
dipelihara oleh organisasi atau perorangan dalam suatu transaksi
bisnis atau dibentuk dan dijaga sebagai bukti dari suatu aktivitas
(Kennedy dan Schauder)
 Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi
dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara
(UU No. 43 tahun 2009)
Jenis Arsip Perguruan Tinggi
Jenis arsip yang ada di Perguruan Tinggi
menurut Maher, arsip terbitan lembaga
dan berkaitan dengan operasional
lembaga dan juga biografi seseorang yang
telah memberikan kontribusi terhadap
lembaga.
Pengertian Penilaian
 Penilaian menurut Maher merupakan proses penilaian arsip dalam
memilih arsip mana yang akan di simpan dan dimusnahkan. Inti dari
penilaian adalah keputusan untuk menilai dokumen.
 Ada 2 pendekatan dalam menilai arsip :
(1) Macro-appraisal merupakan pendekatan top-down yakni
menilai rekod pada level organisasi-pemerintah, bisnis,
departemen atau unit dibandingkan pada file individu dokumen
level. Pendekatan strateginya dengan menganalisis fungsi
organisasi dan mengidentifikasi rekod yang mendukung fungsi
organisasi akan disimpan, sedangkan rekod yang tidak
mempunyai fungsi organisasi akan musnah (Williams).
(2) Analisis dasar rekod (record-based analysis): pendekatan bottom-up,
penilaian berdasarkan kriteria nilai guna rekod. Konsep ini didasari
.
pemikiran dari Theodore R. Schellenberg
Administrasi
Pembuktian
Hukum
Nilai Guna
Primer
Nilai Guna
Arsip
Nilai Guna
Sekunder
Informasional
Keuangan
Pengertian Penyusutan
 Penyusutan merupakan proses mengkaji aktifitas
organisasi untuk menentukan rekod apa yang harus
disimpan dan berapa lama rekod harus disimpan untuk
memenuhi kebutuhan organisasi, persyaratan
akuntabilitas dan harapan masyarakat (Australia Standar
AS 4390–1996 dalam Kennedy dan Schauder).
 Penyusutan arsip menurut UU no. 43 tahun 2009 adalah
kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara
pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit
kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai
guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga
kearsipan.
Cara Penyusutan
Penyusutan arsip di instansi ada 2 cara, yakni:
(1). mengacu pada Jadwal Retensi Arsip yang
telah ditetapkan oleh organisasi,
(2) mengacu pada Surat Edaran nomor 1 tahun
1981 yang dikeluarkan oleh ANRI, bagi instansi
yang belum memiliki Jadwal Retensi Arsip.
( Keputusan ANRI No. 9 tahun 2000)
2 Jenis Penyusutan
1. Jadwal penyusutan umum (general disposal schedules)
Berkaitan dengan rekod kantor public, misalnya kantor pemerintahan,
akunting, layanan buildings, transoprtasi, rekod personal, rekod sekolah,
rekod rumah sakit). Jadwal penyusutan rekod khusus. Contoh general
disposal schedules dibuat oleh The Queensland State Archive, the Archives
Authority of New South Wales, the Public Record Office Victoria, the State
Archives of Western Australia merupakan pengembangan dari jadwal
penyusutan pemerintahan daerah.
2. Jadwal penyusutan rekod khusus (schedules specific to the records of a
particular office).
Merupakan rekod specialias yang terdapat pada fungsi unit bisnis
organisasi. Rekod yang tercipta, diantaranya:
a. Rekod keuangan dan akunting
b. Akomodasi, property dan rekod administrative
c. Rekod tender dan kontrak
Rekod yang berhubungan dengan fungsi organisasi (Kennedy dan
Schauder, 1998:82-89)
Jadwal Retensi Arsip
 Jadwal Retensi Arsip menurut UU No. 43 tahun 2009, adalah daftar
yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau
retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang
penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau
dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan
dan penyelamatan arsip.
 Manfaat Jadwal Retensi Arsip menurut Ira dkk adalah: (1)
Pengurangan rekod, menghemat waktu dalam penelusuran
informasi rekod, (2) Meghindari masalah hukum, (3) Melakukan
efisiensi dalam menetapkan rekod yang sangat penting, (4)
Menghemat tempat, dengan memindahkan rekod yang tidak
digunakan saat ini, (5) Mengidentifikasi rekod yang memiliki nilai
permanen.
Pedoman Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Departemen Agama
 Ditetapkan berdasarkan
Keputusan Menteri Agama
Republik Indonesia nomor 111
tahun 1999 tertanggal 28 April
1999.
 Penyusunan JRA dilakukan
dengan menginventarisasi arsip
kegiatan-kegiatan kerja di
lingkungan Departemen Agama,
kemudian menuangkannya ke
dalam suatu daftar yang
dilengkapi dengan umur
penyimpanannya.
 Penyusunan materi disesuaikan
dengan pengelompokkan fasilitatif
dan substantif .
Pedoman Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Departemen Agama
 Ditetapkan berdasarkan Keputusan Menteri Agama
Republik Indonesia nomor 111 tahun 1999 tertanggal 28
April 1999.
 Penyusunan JRA dilakukan dengan menginventarisasi
arsip kegiatan-kegiatan kerja di lingkungan Departemen
Agama, kemudian menuangkannya ke dalam suatu
daftar yang dilengkapi dengan umur penyimpanannya.
 Penyusunan materi disesuaikan dengan
pengelompokkan fasilitatif dan substantif .
Jadwal Retensi Arsip yang dikeluarkan
oleh Departemen Agama
1. Jadwal Retensi Arsip bidang administrasi umum, meliputi:
a. Sub Bidang Organisasi
b. Sub Bidang Perencanaan
c. Sub Bidang Perlengkapan
d. Sub Bidang Ketatausahaan
e. Sub Bidang Hukum
f.
Sub Bidang Perkawinan
g. Sub Bidang Hubungan Masyarakat
h. Sub Bidang Pendidikan dan Pengajaran
i.
Sub Bidang Pendidikan dan Pelatihan Pegawai
j.
Sub Bidang Bimbingan dan Penyuluhan
k. Sub Bidang Haji
l.
Sub Bidang Pengawasan
m. Sub Bidang Penelitian
Jadwal Retensi Arsip yang dikeluarkan
oleh Departemen Agama
2. Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian, meliputi:
a. Sub Bidang Pengadaan
b. Sub Bidang Mutasi
c. Sub Bidang Dispilin Pegawai Negeri Sipil
d. Sub Bidang Penilaian Pegawai Negeri Sipil
e. Sub Bidang Cuti
f. Sub Bidang Pendidikan dan Pelatihan
g. Sub Bidang Kesejahteraan Pegawai Negeri Sipil
h. Sub Bidang Pemberhentian/Pensiun Pegawai Negeri Sipil
i. Sub Bidang Registrasi
j. Sub Bidang Berkas Perorangan
Jadwal Retensi Arsip yang dikeluarkan
oleh Departemen Agama
3. Jadwal Retensi Arsip Bidang Keuangan meliputi :
a. Sub Bidang Penyusunan Anggaran
(1) Anggaran rutin
(2) Anggaran pembangunan
b. Sub Bidang Pelaksanaan Anggaran
(1) Anggaran rutin
(2) Anggaran pembangunan
(3) Bantuan Luar Negeri (BLN)
(4) Anggaran non budgeter
(5) Dokumen pengurusan barang bukan bendaharawan
(6) Tuntutan Pembendaharaan dan Tututan Ganti Rugi (TPTGB)
c. Sub Bidang Pengawasan
d. Sub Bidang Perhitungan Anggaran (PA)
Contoh Bentuk Jadwal Retensi Arsip
Departemen Agama
Sub Bidang Pendidikan dan Pengajaran
Diambil dari Buku JRA di Lingkungan Departemen Agama
No
Jenis Arsip
Retensi
Aktif
Penetapan
Inaktif
1
Program Kegiatan pendidikan dan Pengajaran
1 tahun
1 tahun
Permanen
2
Perumusan Kurikulum (GBPP)
1 tahun
1 tahun
Permanen
3
Pengembangan Penyempurnaan Kurikulum
1 tahun
2 tahun
Permanen
4
Beasiswa Dalam Negeri/Luar Negeri
1 tahun
3 tahun
Musnah
5
Bantuan Tenaga Edukatif Luar Negeri
1 tahun
3 tahun
Musnah
6
Bantuan Sarana Edukatif Luar Negeri
1 tahun
3 tahun
7
Bantuan Sarana kepada Lembaga Pendidikan 1 tahun
Agama Swasta
3 tahun
Permanen
(Barang
tidak bergerak)
Musnah
Metode Penelitian
 Pendekatan yang digunakan dalam penelitian ini adalah
kualitatif
 Metode yang digunakan adalah studi kasus
 Informan: (1) Kepala Biro Administrasi Umum dan
Keuangan, (2) Dekan FITK, (3) PUDEK Bidang
Administrasi dan Umum, (4) petugas pengelola arsip di
bagian Umum, (5) staf pengelola arsip bagian keuangan,
(6) staf pengelola arsip bagian kepegawaian dan (7)
arsiparis
 Pengumpulan Data: (1) Observasi, (2) Wawancara, (3) Dokumen,
dan (4) materi audio dan visual
 Analisa dan Penyajian Data:
1. Mengolah dan mempersiapkan data untuk di analisis yang
bersumber dari hasil transkripsi wawancara, kemudian memilahmilah dan menyusun data tersebut ke dalam jenis-jenis yang
berbeda tergantung dra sumber informasi
2. Membaca keseluruhan dan mencatat data yang diperoleh
3. Menganalisis dengan memberi kode dengan deskripsi singkat
untuk mempermudah peneliti dalam memberi gambaran tentang
penilaian dan penyusutan arsip
4. Melakukan penarikan kesimpulan awal untuk memperdalam
wawancara atau observasi
5. Mengkaji literatur pada saat analisa data
6. Yang terakhir adalah membuat kesimpulan terakhir, saat data
dilapangan sudah mencapai titik jenuh
Lokasi Penelitian
Lokasi :
Misi
Visi
:
:
Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan (FITK) UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta, di Kampus 1 Jl. Ir. H. Juanda No. 95 Ciputat
15412
a.Menyeleggarakan pendidikan dan pengajaran berwawasan riset.
b.Melaksanakan penelitian dan pengembangan keilmuan untuk
menghasilkan satu karya inovatif di bidang pendidikan.
c. Mengembangkan pengabdian kepada masyarakat melalui pembinaan
pemberdayaan madrasah/sekolah.
d. Mengembangkan komitmen dan budaya akademik bagi para sivitas
akademika.
e. Mengembangkan layanan berbasis teknologi informatika/ICT.
f. Mengembangkan jenjang dan kemitraan dengan berbagai lembaga
nasional maupun internasional.
g. Melaksanakan evaluasi kinerja kelembagaan secara berkelanjutan.
Menjadikan FITK sebagai LPTK (Lembaga Pendidikan Tenaga
Kependidikan) yang unggul, kompetitif, professional dengan
mengintegrasikan keilmuan, keislaman, kemanusiaan dan
keindonesiaan
ISO 9001:2008
17 September 2009-16
September 2012
ISO 9001:2008
4.2.4 Pengendalian Rekaman
Rekaman sebagai bukti kesesuaian persyaratan dan pengoperasian
sistem manajemen mutu yang efektif harus dikendalikan.
Organisasi harus menetapkan prosedur terdokumentasi untuk
menetapkan kendali yang diperlukan untuk
 identifikasi,
 penyimpanan,
 perlindungan,
 pengambilan,
 masa simpan, dan
 pembuangan rekaman.
Rekaman harus mudah dibaca, siap ditunjukkan dan diakses jika
diperlukan.
Struktur Organisasi FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
Penciptaan Rekod di Bagian Umum FITK
Pertanyaan
 Apakah organisasi mempunyai program penyusutan?
 Apakah organisasi merencanakan program penyusutan?
 Apakah ada organisasi mempunyai standarisasi dalam
merencanakan program penyusutan?
 Apakah rekod yang tercipta sudah mendukung kegiatan
organisasi? Kalau iya, apakah organisasi memanage
rekod yang tercipta? Berapa lama rekod yang
mendukung bisnis organisasi akan disimpan?