Transcript manajemen record

Retensi Arsip: pemindahan
dan pemusnahan arsip
Week 7
Jenis-jenis arsip
• Arsip dinamis  masih digunakan untuk
•
mengambil keputusan dalam sebuah lembaga
Arsip statis:
– Dokumen yang disimpan permanen karena alasan
historis, administratif, hukum dan ilmu pengetahuan
namun tidak digunakan dalam kegiatan sehari-hari
– Arsip yang tidak digunakan secara langsung untuk
perencanaan, peyelenggaraan kehidupan
kebangasaan pada umumnya dan untuk
peyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara
Siklus hidup dokumen
• Penciptaan dan penerimaan (korespondensi,
•
•
•
•
formulir, laporan, gambar, salinan, dll)
Penyebaran internal dan eksternal
Penggunaan (untuk pengambilan keputusan,
dokumentasi, respon, rujukan, persyratan
hukum)
Peyimpanan berkas, temu kembali, transfer
Penempatan, peyimpanan, pemusnahan arsip
dinamis yang bisa menghasilkan informasi baru
yang dituangkan dalam arsip dinamis
See three ages
..\Kearsipan\three ages_pengertian.xls
• Jumlah arsip di unit kerja selalu
berkembang semakin tinggi kegiatan
suatu kantor semakin cepat pertumbuhan
jumlah arsip
• Solusi: perlu pemindahan dan
pemusnahan arsip
• Pemindahan dari file aktif ke file inaktif
dan dari file inaktif suatu kantor ke arsip
nasional untuk disimpan abadi sebagai
arsip statis
Maka perlu kegiatan penyusutan arsip
Keuntungan pemindahan dan
pemusnahan arsip
• Penghematan penggunaan ruangan kantor
• Penghematan pemakaian peralatan dan
perlengkapan kearsipan
• Tempat arsip yang agak longgar akan
memudahkan petugas bekerja dengan
arsip
Penilaian arsip
• Penilaian terhadap arsip untuk menentukan berapa lama
•
•
•
•
arsip disimpan di file aktif dan file inaktif, jenis arsip
yang harus dimusnahkan atau dikirim untuk menjadi
arsip statis
Ada tim pembuat jadwal retensi
Tim menentukan nilai guna dari berbagai jenis arsip
yang ada di kantornya, misal kuitansi
Kriteria yang digunakan tergantung pada kantor masingmasing
Kriteria penilaian yang biasa digunakan: ALFRED:
Administrative value legal value, financial value, research
value, educational value, documentary value
Empat golongan arsip:
1. Arsip vital (persentase 90-100)  Penting bagi
kehidupan kantor dan tidak bisa diganti lagi bila
dimusnahkan. Arsip ini tidak bisa dimusnahkan dan
disimpan selamanya, contoh: akta pendirian
perusahaan.
2. Arsip penting (50-89): melengkapi bisnis rutin dan
dapat diganti dengan biaya tinggi dan lama. Disimpn di
file aktif selama 5 tahun dan di-file inaktif 25 th.
Contoh: arsip bukti keuangan
3. Arsip berguna (10-49): arsip jenis ini berguna
sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah.
Disimpan di file aktif selama 2 th di file inaktif 10 th.
Misal: surat pesanan
4. Arsip tidak berguna (0-9): dapat dimusnahkan sesudah
dpakai sementara. Paling lama disimpan di file aktif 3
bulan. Contoh: undangan rapat.
Jadwal retensi:
• Jadwal retensi adalah jadwal pemindahan dan
pemusnahan arsip sesuai dengan lama masingmasing jenis arsip disimpan pada file aktif, file
inaktif dan kemudian dimusnahkan
• Sebaiknya hanya mencantumkan jenis atau
macam arsip, misal: kuitansi, surat pesanan,
surat keputusan, dll.
• Patokan: berdasarkan jenis arsip (vital, penting,
berguna dan tidak berguna)
• Waktu retensi: sesuai dengan kebijakan institusi
(sebaiknya dalam bentuk peraturan/ sk)
• Kebanyakan lembaga mempunyai tim utuk
menyusun pedoman jadwal retensi
Golongan
Arsip
Arsip
VITAL
•
PENTING
•
•
•
•
•
Umur arsip
inaktif
Akte pendirian
perusahaan
Akta tanah
Surat Keputusan
Abadi /
dimusnahkan
Abadi
Abadi
Abadi
SPJ
Surat Perjanjian
Cek Bekas
•5 th
•Sesuai
•25 th
•Sesuai
•Dimusnahkan
•Dimusnahkan
•Dimusnahkan
•
Laporan tahunan
Neraca
•2 th
•2 th
•10 th
•10 th
•Dimusnahkan
•Dimusnahkan
•
•
undangan
pengumuman
1 bulan
1 bulan
---
•Dimusnahkan
•Dimusnahkan
Berguna •
Tidak
Berguna
Umur arsip
Aktif
keperluan
•5 th
keperluan
•25 th
Contoh
Jadwal Retensi Arsip
Jangka waktu simpan
NO
Jenis/seri arsip
I. HUKUM
1.
Produk hukum
a. Peraturan Perundangan
yang mengatur instansi
b. Produk hukum internal
2.
Dokumentasi hukum
3.
Kontrak/ perjanjian
Aktif
Sampai dengan
diperbaharui
sampai dengan tidak
berlaku
sampai dengan
tidak berlaku
Inaktif Keteranga
n
4 tahun
-
9 tahun
Permanen
Musnah
Dinilai
kembali
See jadwal retensi di Record Managament
Archive McGill University
PEMINDAHAN ARSIP
Biasanya kombinasi sentralisasi-desentralisasi SO
• selama masih aktif maka arsip dikelola dan
disimpan pada unit kerja masing-masing
• arsip inaktif dikelola dan disimpan pada unit
arsip sentral
• selalu ada perpindahan (transfer) dari file aktif
ke file inaktif yang dilakukan berdasarkan jadwal
retensi
Proses Transfer
1. seleksi arsip-arsip yang akan dikeluarkan:
2. Jika ada jadwal retensi: petugas memilih
3.
4.
berdasarkan umur-umur sesuai yang
ditentukan: umur arsip berdasarkan nilai guna
Jika tidak punya jadwal arsip: perkirakan arsip
yang sudah tidak aktif digunakan
Arsip yang disusun secara kronologis: mudah
dalam mengeluarkan arsip, tentukan sampai
tahun berapa yg akan ditransfer
Proses…
5. Arsip di file campuran: harus dipilih lebih teliti
(biasanya sedikit)
6. Jika kantor tidak punya unit sentral arsip: arsip
inaktif dipisahkan letaknya dari arsip aktif
7. Untuk kantor yang memiliki unit sentral arsip: arsip
inaktif dipindah ke unit sentral arsip dengan
membuat berita acara dan daftar jenis arsip yang
diserahkan
8. Arsip inaktif: masih merupakan arsip dinamis yagn
sewaktu-waktu bisa digunakan SO harus disimpan
dengan system yang benar
Teknik pemindahan arsip inaktif
Jadwal Retensi Arsip
Lihat kolom aktif
UNIT PENGOLAH
melakukan
PEMERIKSAAN
PENDAFTARAN
PENATAAN FISIK
UNIT KEARSIPAN
PEMINDAHAN
melakukan
PEMERIKSAAN
BA dan Daftar
PENERIMAAN
PENYIMPANAN
See prosedur transfer dokumen;
..\Kearsipan\records_transfer_mcgill.PDF
Pemusnahan dokumen
• Pada masanya arsip inaktif akan dimusnahkan
• Arsip inaktif yang mempunyai nilai nasional tidak
•
•
dimusnahkan
Arsip inaktif yang akan dimusnahkan bisa
dibuatkan bentuk mikronya dulu terutama untuk
arsip-arsip penting (jika punya biaya)
Penyimpanan arsip inaktif sebaiknya dengan
arsip aktif
Prosedur pemusnahan
• Seleksi
• Pembuatan daftar jenis arsip yang
•
•
•
dimusnahkanberisi jenis arsip yang
dimusnahkan, jumlah lembarnya dan periode
tahun dari arsip yang dimusnahkan
Pembuatan berita acara pemusnahan
Pelaksanaaan pemusnahan oleh penanggung
jawab dengan saksi-saksi (2 orang)
Pemusnahan dilakukan dengan cara, :
pembakaran penghancurn dengan mesin
penghancur kertas atu proses kimiawi
Pemusnahan Arsip di Unit Pengolah
Jadwal Retensi Arsip
lihat kolom keterangan
Pemeriksaan
Pendaftaran
Pengaturan fisik
Persetujuan
Kepala Unit Kearsipan
Pengesahan
Pelaksanaan
1. Dilaksanakan
secara total
2. Disaksikan pejabat dr:
a. unit pencipta arsip
b. bidang hukum
c. Pengawasan
d. Unit Kearsipan
3. Berita acara
4. Daftar arsip
Pemusnahan Arsip di Unit Kearsipan
Jadwal Retensi Arsip
lihat kolom keterangan
Pemeriksaan
Pendaftaran
Pengaturan fisik
Persetujuan Ka ANRI
untuk arsip 10 tahun ke atas
Pengesahan
Pelaksanaan
1. Dilaksanakan
secara total
2. Disaksikan pejabat dr:
a. unit pencipta arsip
b. bidang hukum
c. Pengawasan
d. Unit Kearsipan
3. Berita acara
4. Daftar arsip
Teknik Penyerahan arsip
Jadwal Retensi Arsip
lihat kolom keterangan
Pemeriksaan
Pendaftaran
Penataan fisik
Pemberitahuan ke ANRI
Penilaian ANRI
Pelaksanaan
Daftar arsip
Berita acara