Transcript Teknik Pengelolaan Arsip

Manajemen Arsip Perguruan Tinggi
Anon Mirmani
Kepala Kantor Arsip UI
Disampaikan pada Diklat Pemberkasan Arsip
Unit Arsip IPB
Oktober, 2014
PENGERTIAN DAN ISTILAH
Rekod…. Informasi terekam, dalam segala bentuk, termasuk data
dalam sistem komputer, diciptakan atau diterima atau dipelihara
oleh organisasi atau orang dalam transaksi bisnis atau menjalankan
kegiatan dan disimpan sebagai bukti kegiatan tersebut.
Arsip adalah Rekod yang bernilai dan memiliki nilai guna
berkelanjutan karena mereka telah memenuhi nilai administratif,
hukum atau sejarah.
Definisi menurut UU No 43 tahun 2009
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara
Peran rekod/arsip dalam organisasi
Sumber informasi penting organisasi
 Menyediakan bukti kegiatan dan pelaksanaan organisasi
 Accountabilitas organisasi
 Mahal dalam penciptaan dan pemeliharaan.
Rekod/arsip adalah
mission-critical business resource –harus dan perlu dikelola—manajemen
rekod
Karakteristik rekod
Records are statik; they provide evidence of a particular action in time.
Records have authority; bahan bukti formal
Records are unique; unik mempunyai arti yang berhubungan kegiatan dan
transaksi tertentu
Records are authentic; penciptaan dan penggunaannya dapat diverifikasi.
Sekilas manajemen rekod/arsip
perguruan tinggi / universitas
Fungsi perguruan tinggi :
1. Pendidikan dan pengajaran
2. Penelitian
3. Pengabdian pada masyarakat
Helen Samuels: confer credentials, convey knowledge, promote socialization,
conduct research, sustain themselves, provide public service and promote culture.
Fungsi University Archives
Memori kolektif Universitas
Memberikan bukti semua kegiatan yang telah dilakukan
‘proses penjaminan mutu akademik’, termasuk akreditasi
perguruan tinggi
Rekod/dokumen universitas
•Adalah rekod/dokumen yang mempunyai nilai guna pada pekerjaan
universitas. Artinya, rekod yang akan diperlukan atau digunakan oleh lainnya,
selain pencipta dokumen, dan berhubungan di beberapa kegiatan universitas.
•Contoh : komunikasi formal antara staf dan atau staf dengan
mahasiswa,perubahan yang berbeda dalam kebijakan atau prosedur atau
pengembangan prosedur.
•dsb
Rekod vital universitas
Adalah rekod, apabila hilang atau rusak maka universitas tidak
dapat menjalankan fungsinya.
Contoh: Legal aggrements and contarcts including research
agreements, grants; data mahasiswa misal transkrip akademik, ijasah
dll.
Masalah kegiatan dokumentasi di
perguruan tinggi
adalah yang berhubungan dengan jumlah, duplikasi, multi
format dan tersebar serta sementara.
Akibatnya setiap unit menyimpan dan mengelola dengan
menggunakan sistem sendiri.
Diperlukan kontrol yang konsisten dan sistematis terhadap
penciptaan arsip di lingkungan Universitas.
ARSIP????
DAUR HIDUP DAN KONTROL REKOD/ARSIP
Central file
Unit kerja
KIRIM
PENCIPTAAN
CAPTURE
(Ambil)
TERIMA
DIGUNAKAN
Berkas
(Aktif)
Ruang ???
Seleksi dan
penilaian
In-akitf
DIKIRIM KE ARSIP
Pindah
Dinilai ulang
Pindah
INVENTORI ARSIP
Musnah
Arsip Universitas –
Gedung Arsip 2
Unit Kearsipan
JRA
Paradigma daur hidup arsip
Arsip dinamis : arsip yang digunakan secara
langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Arsip aktif: arsip yang frekuensi penggunaan-nya tinggi dan/atau
terus menerus.
Arsip inaktif: arsip yang frekuensi penggunaan nya telah menurun
Lanjutan.....
Arsip statis adalah : arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip
karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya,
dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik
secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional
Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan
Penyelenggaraan kearsipan (UU No 43 tahun 2009)
Adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan,
pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam
suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh
sumber daya manusia, prasarana dan sarana serta
sumber daya lainnya
Prinsip manajemen kearsipan......
pengelolaan arsip aktif- arsip in-aktif dan
permanen (statis)
Adalah
Arsip aktif : unit kerja
Arsip in-aktif : unit kearsipan
Statis : Arsip Universitas (Kantor Arsip)
Arsip dinamis
Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian
arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis
meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan,
serta penyusutan arsip. (Pasal 9 UU No 43 tahun 2009)
= Unit kerja = unit pengolah = pencipta arsip
Cakupan pengelolaan arsip dinamis
Pasal 9 UU No 43 tahun 2009
Pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi:
a. arsip vital;
b. arsip aktif;
c. arsip inaktif.
Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip.
 Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip
dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi
penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta
penyusutan arsip.
UU No 43
Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan
otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di
bidang pengelolaan arsip dinamis.
Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang
mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang
berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya
RUANG LINGKUP
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
1) Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan
arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja
dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan:
a. andal;
b. sistematis;
c. utuh;
d. menyeluruh; dan
e. sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria.
(2) Pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9
ayat (2) meliputi:
a. penciptaan arsip;
b. penggunaan dan pemeliharaan arsip; dan
c. penyusutan arsip
Instrumen (NSPK)
UU No 43, pasal 40 (4)
Skema klasifikasi untuk pemberkas-an dokumen
Tata persuratan = tata naskah dinas
Jadwal retensi arsip
Sistem keamanan arsip dan arsip vital
Unit Kerja=Unit Pengolah
Tata persuratan (Korespondensi) sebagai awal dari
terciptanya arsip.
Diletakkan atau disimpan?
Akumulasi akan menjadi berkas—isi—konteks—dan
strukturnya akan memberikan gambaran sebuah
kegiatan organisasi
Unit Kearsipan (pasal 17)
•Unit kearsipan pada pencipta arsip memiliki fungsi:
a. pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di
lingkungannya;
b. pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi;
c. pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya;
d. penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip
kepada lembaga kearsipan; dan
e. pembinaan dan pengevaluasian dalam rangka
penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya.
Mekanisme pengelolaan arsip
secara sistematis
Registrasi: menyediakan bukti bahwa arsip sudah diciptakan atau diterima
Klasifikasi: menandakan arsip pada fisik yang tepat dan penempatan
intelektual dalam sistem kearsipan
Indeksing: memberikan nama arsip agar dapat dicari dan diketemukan
kembali
Tracking: mencatat pemindahan fisik arsip sehingga lokasi arsip selalu
diketahui setiap saat
Penilaian dan penyusutan: pengambilan keputusan segera pada arsip
yang harus dipindahkan menjadi arsip inaktif atau dimusnahkan
Registrasi
Registrasi : proses pencatatan informasi standar
Unsur-unsur registrasi : tanda pengenal unik, tanggal pencatatan,
nama dokumen, isi dokumen, pencipta, pengirim, penerima,
bentuk fisik, transmisi, hubungan dengan rekod/arsip lain
Contoh registrasi nomor surat keluar
Penyusunan SOP Tata Persuratan
 Prosedur surat masuk
Penerimaan surat
Identifikasi surat
Pengarahan surat
Registrasi
 Prosedur surat keluar
Proses tanggapan atau Penciptaan
Registrasi
Pengiriman
Penerapan klasifikasi dan filing sistem
Klasifikasi dan kategori rekod
 Rekod Administrasi : dokumen-dokumen prosedur, formulir
dan koresponden.
 Rekod acoounting : laporan-laporan, formulir koresponden
yang saling berhubungan. Misal : invoice, rekod bank account,
laporan billing customer.
 Rekod project : koresponden, catatan, dokumen-dokumen
hasil pengembangan produk proyek khusus.
 Berkas
kasus: rekod client, rekod personnel, asuransi,
kontrak dan berkas hukum
Fungsi Organisasi = pembentukan klasifikasi
1. Fungsi Substantif : fungsi utama : sangat tergantung pada
visi, misi dan tujuan institusi: yang membedakan institusi
yang satu ke institusi lainnya.
2. Fungsi Fasilitatif : fungsi pendukung : fungsi yang
mendukung operasional institusi : keuangan, sumber daya
manusia, humas, peralatan dsb.
JENIS ARSIP BERDASARKAN FUNGSI
PERGURUAN TINGGI
Berkas Arsip Mahasiswa
Arsip Administrasi
Arsip Pendidikan Dan Pengajaran
Arsip Pengabdian Masyarakat
Arsip Penelitian
Arsip Karya Ilmiah Staf Pengajar/Mahasiswa
Arsip Properti
Arsip Hukum Dan Kebijakan Khusus Perguruan Tinggi
Contoh Skema Klasifikasi Arsip
Fungsi : Pendidikan dan
Pengajaran
PDP 00 Penerimaan
00.00 Seleksi Mhs
00.01 Registrasi
00.02 Alih Kredit
PDP 01 Perkuliahan
01.00 Daftar hadir Mhs
01.01 Kalender
Akademik
Fungsi : Sumber Daya Manusia
SDM 00 Pengadaan
Pegawai
00.00Perencanaan
Kebutuhan
00.01 Penerimaan
00.02 Pengangkatan
Fungsi : Logistik
Log. 01 Pengadaan
01.00 barang bergerak
01.01 barang tdk bergerak
Sistem pemberkasan arsip
 Analisis isi dan konteks arsip
untuk menentukan perihal/subyek atau indeks dan kode sesuai
dengan pedoman klasifikasi organisasi.
 Pemberian kode dan indeks
 Berikan kode dan indeks klasifikasi pada sisi kanan surat dengan
menggunakan pensil.
 Menata sekat dalam folder/odner
Contoh sekat
 Memberikan label dalam folder/odner
Label odner berisi kode dan indeks yang menunjukan kesamaan
isi/masalah.
 Membuat daftar inventori Arsip
Daftar pencarian arsip
Daftar inventori arsip yang terdiri atas field-field atau
metadata pada lembar kerja Microsoft Excel, daftar
inventori berfungsi sebagai wakil ringkas jenis dan jumlah
dokumen yang dimiliki oleh seluruh unit kerja atau central
file.
 Daftar inventori arsip mencatat dan memuat informasi:
fungsi, nomor urut, lokasi penyimpanan, kode, indeks,
deskripsi series arsip, nomor surat, kurun waktu, jumlah
arsip, tingkat perkembangan dan rekomendasi.

Contoh Inventaris Arsip
Penyusunan folder dengan kode arsip
Folder digunakan sebagai tempat penyimpanan rekod di
unit kerja, satu folder digunakan untuk menyimpan satu
berkas masalah/subyek, diberi label kode, indeks,
kurun waktu, jadwal retensi arsip, dan nama unit kerja.
… beri label pada berkas anda (elektronik dan hard
copy) dengan informai tentang masa retensinya.
Auditor, WA State
2008-09
(no retention)
Correspondence,
Incoming 2008-09
(4 yrs, archival 6/14)
Label/cover title arsip dalam odner
Appraisal dan Penyusutan Rekod
Pasal 40 Ayat 2 (c) cakupan dari pengelolaan arsip dinamis adalah
penyusutan arsip.
Pasal 47 penyusutan arsip dilaksanakan oleh pencipta arsip
Pasal 48 wajib memiliki JRA
Penilaian Arsip
Merupakan satu proses untuk menentukan nilai guna dokumenrekod dan kemudian menentukan musnah atau permanen
berdasarkan pertimbangan nilaiguna administrasi, hukum, dan
kegunaan fiskal;nilaiguna informasional dan hubungannya dengan
arsip lainnya.
KRITERIA PENILAIAN
A.
B.
Nilai guna Primer (Primary values) : Arsip yang penilaiannya didasarkan
pada kegunaan dan kepentingan instansi pencipta arsip. Dasar penilaian
tidak saja kegunaan dan kepentingan dalam menunjang pelaksanaan
kegiatan organisasi yang sedang berlangsung dan kepentingan masa yang
akan datang.
Nilai guna Sekunder (Secondary values) : Arsip yang penilaiannya
didasarkan pada kepentingan organisasi lain atau kepentingan umum
sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional.
NILAI GUNA PRIMER
Nilai guna administrasi
2. Nilai guna keuangan/fiskal
3.
Nilai guna hukum
4. Nilai guna ilmiah dan teknologi
1.
NILAI GUNA SEKUNDER
A. Nilai guna kebuktian
B. Nilai guna informasional
Alat Penilaian Arsip
 Survey arsip
 Jadwal retensi arsip
 Appraisal check list
PENYUSUTAN ARSIP
Tujuan penyusutan arsip adalah untuk meningkatkan kegunaan
arsip aktif, efisiensi kerja, sarana, biaya, dan tenaga serta upaya
menghindari penumpukan arsip yang selalu bertambah sejalan
dengan perkembangan fungsi organisasi.
Jadwal Retensi Arsip
Adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu
penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi
rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai
kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman
penyusutan dan penyelamatan arsip
Contoh Jadwal retensi Arsip
RETENSI
KODE
KEU 01.00
KEU 01.01
KEU 01.02
DESKRIPSI SERIES REKOD
NILAI GUNA
KETERANGAN
AKTIF
INAKTIF
Administrasi
Keuangan
1 tahun setelah
mahasiswa lulus
1 tahun
Musnah
BIAYA KULIAH
Dokumen yang berkaitan dengan slip pembayaran uang
sumbangan
pembinaan
pendidikan
(SPP)/biaya
operasional pendidikan (BOP), dana kesejahteraan dan
fasilitas mahasiswa (DKFM), dana peningkatan kualitas
pendidikan (DPKP), keringanan biaya kuliah, penundaan
pembayaran dan kembalian uang kuliah mahasiswa.
Keuangan
1 tahun setelah
mahasiswa lulus
1 tahun
Musnah
BIAYA WISUDA
Dokumen yang berkaitan dengan slip bukti pembayaran
wisuda.
Keuangan
1 tahun setelah wisuda
1 tahun
Musnah
PENDAFTARAN MAHASISWA/REGISTRASI
Dokumen yang berhubungan dengan registrasi
(pendaftaran mahasiswa baru dan pendaftaran ulang
bagi mahasiswa lama), mulai dari surat permohonan,
pelaksanaan sampai pelaporannya.
MEKANISME PENYUSUTAN :
Pasal 49
a.
b.
c.
Pemindahan arsip in-aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan
Pemusnahan arsip yang telah habis masa retensi dan yang tidak
memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan
Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga
kearsipan
Prosedur Pemindahan/Penyerahan
Arsip
Membuat daftar pertelaan dokumen yang diserahkan
rangkap 2
Membuat berita acara penyerahan dokumen yang
ditandatangani oleh pimpinan yang berwenang.
Dokumen yang diserahkan dalam keadaan teratur.
Prosedur Pemusnahan Arsip
 Membentuk Tim Pemusnahan yang melibatkan instansi terkait.
 Membuat Daftar Pertelaan Dokumen (DPA) yang diusulkan untuk
dimusnahkan sebanyak 2 (dua) rangkap.
 Membuat Berita Acara (BA) pemusnahan yang ditandatangani oleh
pimpinan yang berwenang.
 Pemusnahan dokumen dapat dilaksanakan dengan jalan:
Penghancuran/peracikan
Pembakaran
Peleburan secara kimiawi
KEBIJAKAN DAN PROSEDUR
 Strategi manajemen rekod berdasarkan pada adopsi dan pengembangan
kebijakan-kebijakan, prosedur dan praktek serta merancang dan
mengimplementasikan sistem dengan cara untuk memenuhi kebutuhan
operasional organisasi dan sesuai dengan lingkungan peraturannya.
 Strategi diadopsi oleh organisasi untuk pendokumentasian kegiatan bisnis harus
menentukan rekod/arsip apa yang dibutuhkan dan kapan, bagaimana dan
dimana harus diperoleh (‘capture’) dalam sistem rekod.
 Memiliki kebijakan, pedoman dan prosedur dianggap telah memenuhi
persyaratan ‘good corporate governance’. Sehingga menjadi ciri acuan bahwa
telah tercapai luaran manajemen rekod yang memadai :
Lanjutan….
 Rekod resmi telah tercipta (created)
 Rekod resmi telah diperoleh (captured)
 Rekod resmi telah dimusnahkan (disposed) secara sistematis
 Akses ke rekod resmi telah dikelola
 Rekod resmi dapat ditemukan
 Rekod resmi dapat diandalkan
Penyusunan order
Contoh penyusunan boks
Landasan Hukum
 Undang-undang
nomor 43 tahun 2009 tentang ketentuanketentuan Pokok Kearsipan.
 Peraturan-pemerintah RI, nomor 28 Tahun 2012, tentang
pelaksanaan undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang
kearsipan
 ISO/TR
15489-2. Information and Documentation-Records
Management 2001.
 Kennedy, Jay. 1998. Records Management : a guide to corporate record
keeping. 2nd.ed. Melbourne :AddisonWesley Longman.