Transcript 9. Arsip - WordPress.com

 Moekijat : proses penyusunan &
penyimpanan warkat shg warkat tsb dpt
diketemukan kembali apbl diperlukan
 Komaruddin : proses penyusunan &
penyimpanan warkat asli/copy shgdgn cara
itu warkat dpt ditemukan dgn mdh jk
diperlukan
 Segala dokumen yang mempunyai manfaat
bagi organisasi sehingga perlu untuk
disimpan
4/10/2015
meirinawati
1
1. Jenis arsip menurut subjek/isinya :
- arsip keuangan
- arsip kepegawaian
- arsip pemasaran
- arsip pendidikan
 2. jenis arsip menurut bentuk/wujud :
- surat
- disket - mikrofilm
- pita rekaman
- compact disk

4/10/2015
meirinawati
2

3. Jenis arsip menurut nilai/kegunaan :
- Nilai Informasi (pengumuman)
- Nilai Adm (SK,prosedur kerja)
- Nilai Hukum
- Nilai Sejarah (lap tahunan)
- Nilai Ilmiah (hsl penelt)
- Nilai Keuangan (bon penjualan,
kuitansi)
- Nilai Pendidikan (satpel,karya ilmiah)
4/10/2015
meirinawati
3

4. Jenis arsip menurut sifat kepentingan
- arsip esensial (memo,srt undangan)
- arsip berguna (srt permohonan cuti, srt
pesanan brg)
- arsip penting (SK, daftar riwayat hdp, lap
keuangan, buku kas)
- arsip vital (akte pendirian, buku induk
pegawai)
4/10/2015
meirinawati
4

5. Jenis arsip menurut fungsi :
- arsip dinamis
yang msh dipergunakan scr langsung
dlm kegt perkantoran sehari-hari
- arsip statis
yang sdh tdk dipergunakan scr
langsung dlm kegt perkantoran
sehari-hari
4/10/2015
meirinawati
5
6. Jenis arsip menurut tempat/tingkat
pengelolaan
- arsip pusat
- arsip unit
 7. Jenis arsip menurut keasliannya
- arsip asli
- arsip tembusan
- arsip salinan
- arsip petikan

4/10/2015
meirinawati
6

1. Pengarsipan berdasar beberapa aspek :
a. Penyimpanan scr alfabet : arsip
disimpan mnrt abjad nama
orang/orgs dengan
berpedoman
pada peraturan indeks
4/10/2015
meirinawati
7
Nama biasa, yi tdk termasuk gol
nama keluarga/marga/baptis, mk
diindeks sebagaimana nama itu
ditulis
Contoh:
Sifa Fatmawati
Ria Kusuma
4/10/2015
diindeks S
diindeks R
meirinawati
8
Nama perseorangan yg memakai
nama keluarga, mk unit pertama adl
nama keluarga
Contoh:
George R. Terry
John Kennedy
David Beckham
4/10/2015
diindeks T
diindeks K
diindeks B
meirinawati
9
 Nama
perseorangan memakai nama
marga mk unit pertama adl nama
marga
 Contoh:
Paolo Maldini
Haris Nasution
4/10/2015
diindeks M
diindeks N
meirinawati
10
• Nama perseorangan yg memakai nama baptis, mk
yang dipakai adl nama aslinya
• Contoh :
Franciscus Suherman
Antonius Sunomo
Cecilia Yuliana
4/10/2015
diindeks S
diindeks S
diindeks Y
meirinawati
11
 Nama
perseorangan yang disingkat
maka yg dipakai nama jelasnya
 Contoh:
Sambas A.M.
I. Rudianti
4/10/2015
diindeks S
diindeks R
meirinawati
12
 Nama
wanita yg diikuti nama suaminya
maka yg digunakan adl nama suaminya
 Contoh:
Ny. Ike Sugondo
diindeks S
Ny. Nanik Herlambang
diindeks H
Ny. Tien Soeharto
diindeks S
4/10/2015
meirinawati
13
 Nama perseorangan yg memakai gelar
(gelar adat, keagamaan,kesarjanaan,
kepangkatan) mk gelat tdk diperhatikan
dan nama diindeks sesuai aturan dgn
peraturan mengindeks
 Contoh:
Raden Mas Bambang Sudarman
diindeks B
Ir. Yanuar Budiman
diindeks Y
4/10/2015
meirinawati
14
 Nama
instansi pemerintahan yang
diutamakan adl kata pengenal yang
terpenting dr nama instansi,sedangkan
bentuk orgs dijadikan sbg unit terakhir
 Contoh:
Lembaga Administrasi Negara
diindeks A
Departemen Pendidikan nasional
diindeks P
4/10/2015
meirinawati
15
 Pada
bbrp instansi pemerintahan atau
nama/wilayah yg diutamakan adl nama
tempat/daerah
 Contoh:
Kota Surabaya
Kabupaten Magetan
Kota Bandung
4/10/2015
meirinawati
diindeks S
diindeks M
dioindeks B
16
 Nama
kantor/orgs yg sering disingkat &
sudah populer dgn nama singkatnya tdk
perlu dipanjangkan dan diindeks dr nama
singkatnya
 Contoh:
Pertamina
MPR
Telkom
4/10/2015
diindeks P
diindeks M
diindeks T
meirinawati
17
Nama perusahaan dan yayasan yg
menggunakan nama orang sbg salah
satu unit dr nama itu, mk yg
dijadikan unit pertama adl nama
orangnya dan nama org tsb diindeks
sesuai dgn peraturan mengindeks
Contoh:
Rumah Sakit Dr. Sutomo
diindeks S
Rumah Sakit Hasan Sadikin
diindeks H
4/10/2015
meirinawati
18
 Nama
perusahaan yg dijadikan unit
pertama adl kata-kata pengenal yg
terpenting dr nama perusahaan tsb dan
bentuk perusahaannya dipakai sbg unit
terakhir
 Contoh:
Hotel Panghegar
diindeks P
Bank BNI 46
diindeks B
4/10/2015
meirinawati
19
Nama organisasi, badan sosial dan
sejenisnya yg dijadikan unit pertama
adl kata pengenal yg terpenting dr
nama orgs tsb dan bentuk orgsnya
dijadikan sbg unit terakhir
Contoh:
Persatuan Wartawan
Indonesia
diindeks W
Ikatan Dokter Indonesia
diindeks D
4/10/2015
meirinawati
20
b. Penyimpanan mnrt pokok soal :
arsip disimpan mnrt pokok soal
yang menjadi isi arsip kemudian
diurut scr alfabet
misal : Alat kantor
Asuransi bangunan
Cuti
4/10/2015
meirinawati
21
c. Penyimpanan mnrt wilyh geografis :
arsip disimpan mnrt urutan abjad
nama tempat/wilayah tertentu
d. Penyimpanan mnrt nomor : arsip
disimpan mnrt urutan nomor dr yang
terkecil hingga yang terbesar
Sistem nomor persepuluhan/sistem
klasifikasi persepuluhan Dewey
e. Penyimpana scr kronologis : arsip
disimpan mnrt urutan tanggal yang
tercantum dlm surat
4/10/2015
meirinawati
22
Data penting perihal srt msk dan srt
keluar dicatat dlm suatu buku dan
diberi nomor urut
Satu buku agenda digunakan 1 thn
Bk agenda dilengkapi kartu agenda
yi lembaran kartu yang memuat srt
msk/srt keluar
4/10/2015
meirinawati
23



Buku Agenda Tunggal
mencatat srt msk dan srt keluar sekaligus
dgn nomor berurutan
Buku Agenda Berpasangan
mencatat srt msk di hal kiri dan srt keluar
pd hal kanan dgn nomor urut sendiri
Buku Agenda Kembar
2 buku msg-msg khusus srt msk atau srt
keluar saja
meirinawati
24
4/10/2015
• Semua surat perlu diklasifikasikan sebagai
surat biasa/rutin, surat penting dan surat
rahasia
4/10/2015
meirinawati
25
Manfaat Kartu Kendali
 Krn dibuat rangkap 3 mk dpt mengurngi
pencatatan berulang2x dan berbeda2
 Dpt membedakan srt biasa,srt penting dan srt
rahasia
 Mempermdh tt cara penyusutan arsip yang ada
pd unit pengolah,mempermdh pelaks
inventarisasi arsip,penataan arsip dan
penilaian arsip u/ keperluan pemusnahan
 Berbentuk lembaran mk lbh mdh diatur cra
penyimpanannya
4/10/2015
meirinawati
26
1.
Map, yaitu lipatan karton dengan helai-helai penutup
pada ketiga sisinya, biasanya digunakan untuk
menyimpan arsip.
Macam map:
a. Map biasa disebut stopmap/stofmap dikenal
stopmap folio.
b. Stopmap tali disebut stopmap portapel yang
memakai tali pengikat sebagai alat merapatkannya
c. Map jepitan disebut snelhecter, adalah map yang
dilengkapi dengan penjepit arsip dari logam
d. Briefordner atau ordner map tebal dilengkapi
penjepit logam melengkung shg bisa memuat byk arsip
4/10/2015
meirinawati
27
2. Folder (dgn tab) : lipatan karton u/ menyimpan
arsip biasanya dilengkapi tab yaitu sisi folder
yang menonjol u/ menempatkan kode
3. Guide : lembaran berfungsi pembatas folder
sekaligus pedoman klasifikasi arsip dlm laci
arsip
4. Lemari arsip :lemari yang terbuat dari kayu
atau dari baja/besi yang berfungsi untuk
menyimpan berbagai macam bentuk arsip.
4/10/2015
meirinawati
28



4/10/2015
Filing Cabinet disebut juga file cabinet,
adalah lemari arsip yang terdiri dari lacilaci besar untuk menyimpan arsip secara
vertikal
Berkas Kotak (Box File), adalah kotak
yang dipergunakan untuk menyimpan
berbagai warkat, kartu indeks, kartu
peminjaman arsip dan sebagainya
Rak Arsip, adalah sejenis lemari tetapi
tidak berpintu, yang merupakan rakitan
dari berbagai keping papan,
meirinawati
29


4/10/2015
Baki Surat (Letter tray), adalah
semacam baki yang terbuat dari plastik
atau metal yang berguna untuk
meletakkan atau menyimpan surat yang
biasanya disimpan di atas meja
Rotary Filing, adalah peralatan yang
berbentuk bundar serta dapat berputar
yang dipergunakan untuk menyimpan
warkat-warkat atau arsip (terutama
berupa kartu)
meirinawati
30
4/10/2015
meirinawati
31
• Usaha penjagaan arsip agar kondisi fisiknya
tdk rusak selama masih mempunyai nilai
guna
• Penyebab kerusakan arsip :
- faktor intrinsik : penyebab kerusakan yg
berasal dr benda arsip sendiri
- faktor ekstrinsik : penyebab kerusakan yg
berasal dr luar benda arsip yakni :
* lingkungan fisik
* organisme perusak
* kelalaian manusia
4/10/2015
meirinawati
32
 Usaha Pencegahan Kerusakan :
- Faktor intrinsik : bahan bermutu baik agar
awet
- Faktor ekstrinsik : ruangan penyimpanan
arsip
hrs dibangun dan diatur sebaik
mungkin :
a. lokasi ruang/gedung arsip
b. konstruksi bangunan tdk menggunakan
kayu yg langsung menyentuh tanah
c. ruangan dgn temperatur dan penerangan
baik
d. ruangan hrs bersih dr debu, sisa makanan,
4/10/2015
meirinawati
33
• Ialah :
usaha penjagaan agar benda arsip
yang telah mengalami kerusakan
tidak bertambah parah
4/10/2015
meirinawati
34

Usaha penjagaan agar benda arsip tdk hilang dan agar
isi/informasinya tdk sampai diketahui oleh orang yg tdk
berhak

Usaha pengamanan dgn cara :
* petugas arsip betul2 org yg dpt meyimpan rahasia
* hrs dilakukan pengendalian dalam
peminjaman arsip
* diberlakukan larangan bg semua org selain
petugas arsip u/ mengambil arsip dr tempatnya
* arsip diletakkan pd tempat yg aman dr pencuri
4/10/2015
meirinawati
35

Tindakan membuang arsip yang tidak
berguna / penghapusan arsip
penentuan retensi (jadwal retensi) yaitu
suatu daftar yang memuat kebijakan ttg
seberapa jauh/seberapa lama arsip dapat
disimpan/dimusnahkan
4/10/2015
meirinawati
36
Penilaian arsip :
1. Arsip Vital (persentase nilai 90 – 100)
Arsip tergolong arsip statis sehingga tidak
bisa dimusnahkan dan disimpan
selamanya.
2. Arsip penting (persentase nilai 50 – 89)
Arsip ini disimpan pada arsip aktif selama
lima tahun dan pada arsip in-aktif selama
25 tahun
4/10/2015
meirinawati
37
3. Arsip berguna (persentase nilai 10 –
49)
Arsip ini disimpan pada arsip aktif
selama dua tahun dan pada arsip inaktif selama sepuluh tahun
4. Arsip tidak berguna (persentase
nilai 0 – 9)
Arsip ini disimpan paling lama tiga
bulan pada arsip aktif.
4/10/2015
meirinawati
38
 Metode
Horisontal
suatu metode kearsipan dimana dokumen
ditaruh yg satu diatas yg lain dlm laci.
 Metode
Vertikal
suatu metode kearsipan dimana dokumen
ditaruh yg satu dibelakang yg lain menurut
urutan klasifikasi yg diambil
4/10/2015
meirinawati
39
Arsip Terpusat
derajat kedalaman
• Semua/sebagian besar arsip tetap dikelola
departemen, ttp arsip diawasi oleh dan
mempunyai staf dr sentral (pusat)
• Semua arsip u/ kepentingan umum disimpan
terpusat, sdgkan yg murni kepentingan
depart disimpan o/ depart ybs.
• Semua arsip (tampa kecuali) disimpan dlm
satu tepmat (pusat)
4/10/2015
meirinawati
40
 Ukuran
bernilai/tidak suatu arsip
dapat dinyatakan dgn patokan angka
pemakaian
Persentase = jumlah permintaan srt x 100 %
pemakaian
4/10/2015
jumlah srt dlm arsip
meirinawati
41
 Apabila
ratio < 5 %, maka arsip
termasuk dalam kategori arsip inaktif.
 Rasio arsip aktif sekitar 15 – 20 %.
Dalam arti arsip dikatakan baik
apabila persentase angka pemakaian
arsip tinggi (minimum 15 %), masih
mempunyai nilai guna, masih
membantu jalannya instansi atau
perusahaan.
4/10/2015
meirinawati
42
Angka
= jml arsip yg tdk ditemukan x 100 %
Kecermatan jml arsip yg dpt ditemukan
Semakin tinggi angka kecermatan, berarti
semakin buruk penyelenggaraan arsipnya.
4/10/2015
meirinawati
43
Untuk sistem penyimpanan yang
sempurna, rasio kecermatan tidak
lebih dari 0,5 %.
Angka 3 % merupakan patokan
umum untuk menentukan baik
tidaknya penyelenggaraan arsip
4/10/2015
meirinawati
44

Kegiatan memindahkan arsip dari arsip
aktif kepada arsip tak aktif (inaktif) karena
tdk atau jarang sekali dipergunakan dlm
kegt sehari-hari

Kegiatan memindahkan arsip yg telah
mencapai jangka waktu atau umur ttt ke
tempat lain (gudang arsip)
4/10/2015
meirinawati
45