Transcript Document
Enterprise Resource Planning مدیریت منابع بنگاه طراحی سفارش کاال تولید انبار يك سفارش پس از دريافت به بخش طراحي و سپس توليد هدايت مي گردد .پس از آن به بخش انبار و نهايتا به ارسال كال منجر مي گردد.. سیر تحول ERP نسل اول :سیستم های جزیرهای نسل دوم :سیستم های استخراج اطالعات نسل سوم :سیستم های تسهیل کننده نسل اول :سيستم هاي جزيره اي از دهه 1960ميالدي به بعد ( ارزانتر شدن رايانه و تجهيزات آن) مرحله اول اين سيستم ها بيشتر در مكانهايي مورد استفاده قرار مي گرفتند كه پردازش اطالعات مهم بود ( .امور مالي ← محاسبه حقوق و دستمزد و انبار داري) روند رو به گسترش دهه 70ميالدي ← پا به عرصه گذاشتن رايانه هاي شخص ي (عالوه بر قدرت محاسباتي رايانه ها ،ظرفيت نگهداري اطالعات آنها و سرعت دسترس ي به اين اطالعات نيز مورد توجه قرار گرفت) در اين دوره هر بخش سازمان داراي سيستم هاي رايانه اي بود كه مستقل از هم به كار خود مشغول بودند ،به همين دليل اين سيستم ها را سيستم هاي جزيره اي مي نامند. ويژگي هاي اين سيستم ها : -1عدم رابطه قوي اطالعاتي ميان سيستم هاي مستقل -2نداشتن قابليت انعطاف جهت برآورده ساختن نيازهاي متنوع كاربران -3هركدام از سيستم ها هدف خاص ي را دنبال مي كنند كه مطابق با اهداف كلي شركت نيست. -4هزينه نگهداري و پشتيباني آنها زياد است -5وجود كارهاي تكراري در فعاليت سيستم ها سیر تحول ERP نسل اول :سیستم های جزیره ای نسل دوم :سیستم های استخراج اطالعات نسل سوم :سیستم های تسهیل کننده نسل دوم :سيستم هاي استخراج اطالعات در دهه 90ميالدي با گسترش استفاده از رايانه هاي شخص ي ← استفاده از شبكه هاي محلي در سازمان ها نيز مرسوم شد نبود سيستمي جهت تهيه گزارش از ميان انبوه اطالعات سيستم هاي جزيره اي اين كمبود ها سبب شد سيستمي به نام سيستم هاي اطالعاتي مديريت ) (MISبه وجود آيد MIS .آغازروند تكامل سيستم هاي تجاري نسل دوم بود. سیر تحول ERP نسل اول :سیستم های جزیره ای نسل دوم :سیستم های استخراج اطالعات نسل سوم :سیستم های تسهیل کننده نسل سوم :سيستم هاي تسهيل كننده با پايان دهه 90و آغاز هزاره جديد ميالدي ساده كردن روال كارهاي درون سازماني جلوگيري از انجام كارهاي تكراري جهت بهره وري كامل از نيروي انساني منابع مالي و ديگر منابع مورد استفاده سازمان داليل استفاده از :ERP سال (2000به علت فضاي محدود سيستمهاي اوليه تنها دو رقم سمت راست سال را ذخيره مي كردند ) سیر تحول ERP نسل اول :سیستم های جزیره ای نسل دوم :سیستم های استخراج اطالعات نسل سوم :سیستم های تسهیل کننده يكپارچه سازي اطالعات مالي يكپارچه سازي اطالعات سفارشات مشتريان استاندارد نمودن و سرعت بخشيدن به فرآيند توليد پايين آوردن حجم فعاليتهاي انبار استاندارد نمودن اطالعات منابع انساني با توجه به اين تاريخچه مي بينيم كه ERPدر واقع ادامه راه MISمي باشد سيستم ERPچيست ؟ 8 ERP يك فكر ،فن آوري و سيستم براي مديريت با كارايي بال بر روي منابع مختلف در كل سازمان است. اين نوع مديريت از طريق يكپارچه كردن فعاليت ها ،در جهت بال بردن كارايي و بهره وري سازمان و افزايش رضايت و ارزش مشتري انجام مي گيرد .سيستم ERPتمام مراحل عملياتي فرآيند را در سازمان نمايش مي دهد. اين مراحل تا صدور صورتحساب و محاسبات در آمد در ارتباط با آن سفارش در سيستم ERPثبت و در اختيار تمام بخشهاي مربوط در شركت قرار مي گيرد 9 طراحی سفارش کاال تولید انبار رابطه بین ERPو فرهنگ و فرآیندهاي سازماني 10 شفاف سازي عملكرد افراد در درون سازمان اندازه گیري تاثیر عملكرد افراد در فرآیندها گسترش دیدگاهي فرآیند نگر در سازمان جهت گیري افراد و بخشهاي مختلف سازمان به سمت اهداف سازماني موفقیت در بازارهاي رقابتي امروز تنها در گرو توانایی در تقویت ديدگاه همه جانبه فعاليتهاي بخشهاي مختلف اطالعاتی سازماني 1-5مقايسه ميان ERPبا فن آوری و سيستم های منابع 11 منابع مالي منابع انساني تجهيزات و امكانات سازمان براي برنامه ريزي دقيق در راستاي استفاده بهينه از منابع سازمان نياز به شناسايي تاثير هر فرآيند بر هر يك از 3دسته منابع مي باشد. با استفاده صحيح از ابزار و فناوري اطالعات مي تواند با سرعت و دقت بال و در وسعت كافي به بررس ي تاثير روندها بر كليه منابع سازماني شناسايي ظرفيت آزاد منابع مختلف در هر لحظه شبيه سازي فرآيندها و پيش بيني تاثير آنها بر منابع و برنامه ريزي براي استفاده ي بهينه از منابع سازمان بپردازد سيستم يكپارچه اطالعات ≠SEMسیتم برنامه ریزی منابع بنگاه ERP 12 ERP به دو بخش تقسيم مي شود : -1سيستم برنامه ريزي منابع بنگاه -2سيستم مديريت استراتژيك سازماني SEM ERPاطالعات مهم و گران قيمتي از يك سازمان را تهيه مي كند و SEMاين اطالعات گران قيمت و پر هزينه را به اطالعات مفيد براي تمام سطوح مديريت تبديل مي كند . ERPيك بخش از SEMاست كه فعاليتهاي مهم و اصلي يك سازمان را در بر مي گيردو امكان برنامه ريزي و كنترل روي منابع عمده سازمان را فراهم مي آورد. به طور خالصه SEMقابليتهاي سازمان را در 3حوزه زير افزايش مي دهد SEM مدیریت و بازاریابي تصمیمات سرمایه گذاري بهبود فرآیندها -2تقسيم بندي جهان از ديدگاه توسعه اطالعات 14 بر اساس آمارهاي منتشره كشورهاي مختلف در زمينه فن آوري اطالعات در سال 2004در 5سطح متفاوت به شرح زير قرار داشتند كه در اين آمار كشور ايران مورد مطالعه قرار نگرفت : -1كشورهاي پيشتاز :شامل %13از كشورها مانند :آمريكا – سنگاپور و آملان -2كشورهاي تندرو :شامل %11از كشورها مانند :ايتاليا – مجارستان و كويت -3كشورهاي آينده :شامل %20از كشورها مانند :آفريقاي جنوبي – شيلي و برزيل -4كشورهاي آغازگر :شامل %19از كشورها مانند :چين – مصر و فيليپين -5كشورهاي بازمانده :شامل %37از كشورها مانند :كنيا – عراق و ويتنام دلیل استقبال از :ERP خودكار سازي امور مديريت مواد ،منابع مالي و انساني 15 ساده و موثر كردن فرآيندها و بهبود آنها دستيابي به موقعيت مناسب در عرصه رقابت جهاني ERPدر چین سرمايه گذاري هنگفت در ITدر بخش عمومي و خصوص ي دستخوش تغييرات زيادي گردیده است عوامل عدم توسعه ERPدر چين نبود زير ساخت مناسب خدمات اينترنتي گران بلوغ فن آوري اطالعات پايين تراكم تلفن همچنين زبان چيني سیستم های فرعی ERP 16 حسابداري مالي فروش و بازاریابي برنامه مادر و اصلي مدیریت دارایي حساب پرداخت ها و مطالبات تداركات ERP خرید كنترل كارگاه برنامه ریزي پیش نیاز مواد برنامه ریزي پیش نیاز ظرفیت صورت حساب مواد 17 اجزای تشکیل دهنده ERP برنامه ریزي پشتیباني مدیریت مالي مدیریت موجودي ها پیش بیني هاي تقاضا مدیریت منابع انساني عوامل موثر برپیاده سازي سیستم ERP داخلی سازمانی - 18 ملی – محیطی بلوغ و رشد فن آوری اطالعات اقتصاد و رشد اقتصادي فرهنگ رایانه زیر ساختها اندازه شركت قوانین و مقررات دولتی محیط منطقه اي ویژگی نرم افزار و فروشنده آن تجربه( مهندسي مجدد فرايندها BRP تامين مالي (بودجه) تعهد و التزام مدیریت انواع روشهاي پياده سازي سيستم مديريت منابع بنگاه : انفجاري يا يكباره : 19 در اين روش تمام بخشهاي عملياتي سازمان به يكباره و دفعتا با بسته هاي سيستم مديريت منابع بنگاه ماشيني مي شوند و تمام بخشهاي سازمان تحت تاثير تغييرات ناش ي از استقرار سيستم جديد خواهند بود. راهبرد انتخابي : در اين روش بعض ي از بخشهاي مستقل سيستم كه براي سازمان داراي اهميت بيشتري بوده و داراي داده هاي مشترك هستند به طور انتخابي با سيستم ERPماشيني مي شوند و به مرور ساير بسته هاي مرتبط و مورد استفاده اضافه مي گردد. روشهاي فرآيندي : در اين روش فرآيندهاي شركت از نو طراحي شده و مهندس ي مجدد در مورد آن اعمال مي شود .اين روش اغلب در شركتهاي كوچك تجاري به كار مي رود. فازهاي عملياتي استقرار سيستم مديريت منابع: 20 فاز صدور اجازه نامه : شامل تصميم گيري و تضمين اعتبار و انتخاب سيستم مديريت منابع بنگاه است .در اين مرحله بسته هاي سيستم مديريت منابع بنگاه ،مدير پروژه و بودجه زمان و زمان بندي پروژه اجرا مي شوند. فاز پروژه : شامل فعاليتهايي جهت آماده سازي و منطقي كردن بسته هاي سيستم مديريت منابع بنگاه با نيازهاي سازمان و اجراي واقعي آن .به عبارت ديگر ،انجام تنظيمات مربوط به نرم افزار ،يكپارچه سازي سيستم ،تبديل داده ها و آموزش انجام مي شوند. فازهاي عملياتي استقرار سيستم مديريت منابع بنگاه 21 فاز فرو ريختگي : پس از استقرار سيستم مديريت منابع بنگاه سازمان وارد مرحله ركود كارها مي گردد و تا زماني كه عمليات عادي نگردد ،در اين مرحله باقي مي ماند .در اين فاز خطاها شناسايي شده و بر طرف مي گردد .كارايي سيستم صورت گرفته و آموزش هاي لزم تكرار مي شوندو در صورت لزوم از كاركنان كارآمد به جاي كاركنان غير كارآمد به طور موقت استفاده مي شود. افراد فعال در اين فاز عبارتند از :مدير پروژه ،مديران اجرايي وكاربران نهايي . -4-2فازهاي عملياتي استقرار سيستم مديريت منابع بنگاه 22 فاز حركت به سوي جلو : ادامه حركت تا جايي كه سيستم قديمي با سيستم جديد به طور كامل جايگزين شود كه سرمايه گذاري انجام شده توسط سازمان قابل برگشت خواهد بود. همچنين توسعه كسب و كار و افزايش مهارت و پياده سازي تكميلي انجام مي شوند.افراد فعال در اين فاز عبارتند از :مديران اجرايي ،كاربران نهايي ،كاركنان پشتيبان فناوري و اطالعات و در بعض ي مواقع فروشندگان و مشاوران هستند. مدت زمان اجرا یک پروژه : ERP 23 بعض ی از فرشندگان سیستم ERPاظهار می دارند که راه اندازی سیستم 3تا 6 ماه به طول انجامید .این زمان های کوتاه راه اندازی اغلب در شرایط خاص قابل انجام است( .شرکت کوچک بوده یا پیاده سازی فقط محدود به بخش مالی موسسه است) برای اجرای درست ERPنحوه اجرای کسب و کار و نحوه انجام کار افراد باید تغیير کند و چنين تغیيرات نيز بدون دردسر امکان پذیر نخواهد بود. نکته مهم این که نباید بر مدت زمان راه اندازی تمرکز کرد. هزینه های واقعی و پنهان : ERP 24 تحقیقات اخير ،کل هزینه مالکیت ) (TCOاز زمان نصب نرم افزار تا دو سال پس از آن محاسبه شده است. در واقع دوسال پس از نصب سیستم ،ERPزمانی است که هزینه واقعی نگهداری و به روز آوری و بهینه سازی سیستم ERPآشکار می شود. در کل سیستم ،ERPگران و پر هزینه است( .میانگين کل هزینه مالکیت در این دوره دوساله برای کاربران کم مهارت معادل مبلغ سرسام آور 53320دلر بالغ شده است) هزینه های پنهان ERPشامل موارد زیر است : 25 آموزش آزمایش و یکپارچه سازی سفارش ی سازی تبدیل داده ها تجزیه و تحلیل داده ها مشاوره جایگزینی بهترینها هیچگاه کار تیم پیاده سازی اتمام نمی پذ یرد اثرات پياده سازي سيستم ERP 26اثرات پیاده سازی سیستم ERP حسابداری حسابداری مالی حسابداری -حسابرسی در حوزه حسابداری اثرات پياده سازي سيستم هاي مديريت بنگاه بر قابليت اتكا ومربوط بودن اطالعات حسابداري: افزايش مربوط بودن اطالعات حسابداري كاهش قابليت اتكاي اطالعات حسابداري توسعه پياده سازي سيستم هاي مديريت بنگاه با قابليت اتكا اطالعات حسابداري رابطه معكوس دارد. توسعه پياده سازي سيستم هاي مديريت بنگاه با مربوط بودن اطالعات حسابداري رابطه مستقيم دارد. -5-2 اثر پياده سازي ERPبر حسابداري مالي : در ERPتمامي داده هاي ذخيره شده مستقيما از رويدادهاي كاري منتج شده است. تهيه گزارشات موازي بدون نياز به فهرست حسابهاي از پيش تعيين شده كمرنگ شدن نقش حسابداران و مديران مالي در ثبت رويدادها ،تهيه گزارشات و بستن حسابها در دسترس بودن گزارشات مربوط به بهاي تمام شده به صورت زنده براي مديريت در نتيجه بهتر ضاهر شدن در بازار رقابت ايجاد فرصت بيشتر براي كارهاي تحليلي با حذف وظايف تكراري براي مديريت. ورود داده ها به سيستم فقط يكبار در زمان ايجاد آنها 5-3اثرات پياده سازي سيستم ERPبر حسابداري وحسابرس ی یکپارچه سازی اطالعات 28 داليل اساسي استفاده از :ERP 29 تحقیقات نشان دهنده آنست که 5دلیل اساسی برای استفاده شرکتها از سیستم ERPعبارتند از -1 یکپارچه سازی اطالعات مالی -2 یکپارچه سازی اطالعات و سفارشات -3 استاندارد سازی و سرعت در فرآیندهای تولید -4 کاهش حجم انبار داری -5 استاندارد سازی اطالعات منابع انسانی مزایا استفاده از : ERP 30 کاهش هزینه های انبار داری (نگهداری ،حمل و نقل) ،سفارشات ،تولید وهزينه هاي ناش ی توقف خط تولید ،عملیات حسابداری و ثبت وقایع مالی کاهش حجم تامين مالی مورد نیاز برای سرمایه گذاری در تجهيزات و ماشين آلت ، کارخانه و زمين کاهش هزینه ناش ی از هماهنگی ضعیف بين واحدهای سازمان و ایجاد پل ارتباطی بين شکافهای اطالعاتی سازمان معایب استفاده از سیستم : ERP 31 پیاده سازی آن بسیار گران ومشکل است. پیاده سازی آن زمانبر است و در بهترین حالت حدود 8ماه بعد از پیاده سازی اثرات آن مشهود می گردد. استفاده از سیستم های ERPیک تصمیم راهبردی است و در حقیقت روی سرنوشت سازمان و موفقیت آن شرط بندی میشود. (آمارها نشان داده است که • % 35پروژه های ERPمتوقف می شود. • %55بیشتر از بودجه پیش بینی شده هزینه می کنند. • کمتر از %10طبق زمانبندی قبلی و بودجه اجرا می شوند. • هزینه های پروژه % 178بیشتر از بودجه مصوب است. • حدود %230طولنی تر از برنامه زمانبندی به طول می انجامد.. • کارایی دقیق سیستم در حدود % 40می باشد. طبق آخرین تحقیقاتی که توسط وال استریت جورنال در حوزه ERPانجام گرفته است % 73 ، سازمانهایی که ERPخریداری می نمایند از سیستم خود راض ی نیستند 32 فرآیند انتخاب ERPشامل 5مرحله است : -1ویژگی و الزامات ضروری محصول مورد نظر خود را تعریف کنید -2فهرستی از محصولت که از این پس روی آنها تمرکز خواهید کرد تهیه نمایید. -3نقاط قوت و ضعف فروشندگان را تحلیل نمایید. -4تعیين نمایید کدام راه حل برای شما بهتر است. -5برای بستن قرارداد وارد مذاکره شوید عواملی که باعث شکست ERPمی شوند : 33 مهمترین دلیل شکست پیاده سازی یک ERPآن است که کارکنان در برابر این نرم افزار جدید مقاومت می کنند. عالوه بر این موفقیت یا شکست پیاده سازی یک سیستم ERPجدید به کیفیت نرم افزار و سخت افزار آن بستگی ندارد بلکه به آموزش و تجربه کارکنان آن وابسته است. در يك سيستم ERPتنها مسائل فني مهم نيست بلكه برنامه ريزي و تعيين مسئوليتها مهم است. مهندسي مجدد فرایندهاي كسب كارBPRوسیستم ERP 34 یكي از پیش نیازهاي شروع كاربا BPR،ERPاست. BPRاز طریق تجدید ساختار و سازماندهي مجدد منابع انساني وبخش هاي مختلف سازمان،بهره وري را به حداكثر مي رساند. اصل مرسوم در USA ،BPRمیباشد كه شامل: .1شناخت .2ساده سازي .3خودكار كردن است. یعني شناخت شیوه هاي فعلي ،ساده كردن فرایند ها و خودكار كردن آنها مي باشد.