Transcript 2. ระบบจัดทำรายงานสำหรับการจัดการ

บทที่ 2
ระบบย่ อยของ
ระบบสารสนเทศเพือ่ การจัดการ
โครงสร้ างองค์ กร
โครงสร้างองค์กรตามหน้าที่การทางาน (Functional structure)
โครงสร้ างองค์ กร
โครงสร้างตามฝ่ าย (Division structure)
โครงสร้างองค์กรที่จดั ตามฝ่ ายที่เน้นกลุ่มสินค้า
โครงสร้ างองค์ กร
โครงสร้างตามฝ่ าย (Division structure)
โครงสร้างตามฝ่ ายที่เน้นพื้นที่การขาย
โครงสร้ างองค์ กร
โครงสร้างตามโครงการ (Project structure)
โครงสร้ างองค์ กร
โครงสร้างองค์กรแบบเมทริกซ์ (Matrix structure)
ระบบย่ อยของระบบสารสนเทศเพือ่ การจัดการ
แบ่งออกเป็ น 4 ระบบ
1. ระบบปฏิบตั ิการทางธุรกิจ (transaction processing system)
2. ระบบจัดทารายงานสาหรับการจัดการ (management reporting
system)
3. ระบบสารสนเทศสานักงาน (office information system :OIS)
4. ระบบสนับสนุนการตัดสิ นใจ (decision supporting system)
ระบบย่ อยของระบบสารสนเทศเพือ่ การจัดการ
ระบบสารสนเทศที่เกีย่ วกับการดาเนินงาน
ภายในองค์การ สนับสนุนการดาเนินงานในแต่
ละวันขององค์การให้ เรียบร้ อย
ระบบปฏิบตั ิการทางธุรกิจ
ระบบที่รวบรวม ประมวลผล และจัดทารายงาน
หรือเอกสารสาหรับใช้ ในการบริหาร
(Transaction
Processing
System : TPS)
ระบบจัดทารายงานสาหรับการ
จัดการ (Management
Reporting System
: MRS)
ระบบสนับสนุนการตัดสิ นใจ
(Decision Support
System)
ระบบสารสนเทศสานักงาน
(Office Information
System : OIS)
ระบบย่อย MIS
ระบบที่จดั เตรียมข้ อมูลสาหรับผู้บริหารเพือ่ ช่ วย
ในการตัดสินใจ
ระบบที่ช่วยในการทางานในสานักงานให้ มี
ประสิทธิภาพ OIS จะประกอบด้ วยเทคโนโลยี
สารสนเทศ และเทคโนโลยีเครื่องใช้ สานักงาน
1.ระบบปฏิบัตกิ ารทางธุรกิจ
(transaction processing system:TPS)
• ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นเพื่อให้ทางาน
เกี่ยวข้องกับการดาเนินงานภายในองค์การ
• ใช้เครื่ องมือทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยเฉพาะคอมพิวเตอร์เข้ามา
เป็ นอุปกรณ์หลัก
• สนับสนุนการดาเนินงานในแต่ละวันขององค์กร
TPS
มีหน้าที่หลักอยู่ 3 ประการ
1. การทาบัญชี (bookkeeping) ทาหน้าที่ในการเก็บบันทึกการ
ปฏิบตั ิงานหรื อเหตุการณ์ทางการบัญชีที่เกิดขึ้นในแต่ละวันของ
องค์การ โดยการปฎิบตั ิงานที่เกิดขึ้นมักจะเกี่ยวข้องกับบุคคล 2
กลุ่มคือ ลูกค้า และ ผูข้ ายวัตถุดิบ
2. การออกเอกสาร (document issuance) ทาหน้าที่เกี่ยวกับการ
ออกเอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบตั ิงานในแต่ละวันของ
องค์การ
TPS
3. การทารายงานควบคุม (control reporting) ทาหน้าที่เกี่ยวกับ
การออกเอกสารต่างๆ ที่มีผลมาจากการดาเนินงานขององค์การ
โดยมีวตั ถุประสงค์เพื่อตรวจสอบและควบคุมการดาเนินงาน
ขององค์การ
TPS
การทาบัญชี
(Bookeeping)
การออกเอกสาร
(Document
Issuances)
การทารายงานควบคุม
(Control
Report)
เกีย่ วข้ องกับลูกค้ า → การ
บันทึกรายการสิ นค้ าแต่ ละวัน
ขาย
การออกใบรับส่ งสิ นค้ า
(Invoice)
การออกเช็คเงินเดือน
เกีย่ วข้ องกับผู้ขายวัตถุดบิ
(Supplier) → การ
บันทึกรายการสั่ งซื้อสิ นค้ าเข้ า
ร้ าน
การออกเช็ค
รายงานสิ่ งทีเ่ กิดขึน้ ใน
แต่ ละวัน
ใบเสร็จรับเงิน
ใบสั่ งสิ นค้ า
ประโยชน์ ของเทคโนโลยีสารสนเทศต่ องานทางธุรกิจ
• ความผิดพลาดทีเ่ กิดจากความสะเพร่ า โดยทัว่ ไปการดาเนินงาน
โดยใช้แรงงานมนุษย์อาจเกิดการผิดพลาดได้ง่าย
• ใช้ แรงงานมาก การบันทึกลงในระบบข้อมูลหลายประเภท อาจ
ทาให้เกิดการทางานที่ซ้ าๆ กัน
• การสู ญหายของข้ อมูล อาจเกิดจากการเก็บแฟ้ มเอกสารผิดพลาด
ทาให้ไม่สามารถค้นหาข้อมูลได้เมื่อผูใ้ ช้เกิดความต้องการ
• การตอบสนองทีล่ ่ าช้ า การทางานโดยใช้คอมพิวเตอร์เป็ น
อุปกรณ์สนับสนุนทาให้การตอบสนองต่อสถานการณ์รวดเร็ ว
ตลอดจนช่วยให้การพัฒนาผลิตภัณฑ์หรื อการให้บริ การมี
ประสิ ทธิภาพสู งขึ้น
วงจรการทางานของระบบปฏิบัตงิ านทางธุรกิจ
1) การป้ อนข้อมูล (data entry)ซึ่ง เป็ นส่ วนแรกหรื อจุดเริ่ มต้น
ของวงจรการปฏิบตั ิงานทางธุรกิจ โดยข้อมูลส่ วนมากจะ
เป็ นข้อมูลที่ได้มาจากเอกสารที่เกิดจากการดาเนินงานของ
ธุรกิจในแต่ละวัน เช่นใบสัง่ ซื้อสิ นค้า ใบส่ งสิ นค้า เป็ นต้น
2) การประมวลผลหรื อการปฏิบตั ิงานกับข้อมูล (transaction
processing) ซึ่งทาหลังจากป้ อนข้อมูลเสร็ จซึ่ งมี 2 แบบ
- batch processing เป็ นการรวบรวมข้อมูลไว้ระยะหนึ่ง เพื่อ
รอให้มีปริ มาณข้อมูลเพียงพอแล้วจึงทาการประมวลผล
เพื่อให้ได้สารสนเทศสาหรับการใช้งานการประมวลผลแบบ
ครั้งต่อครั้ง
วงจรการทางานของระบบปฏิบัตงิ านทางธุรกิจ
- real time processing เป็ นการประมวลผลที่เกิดขึ้นทันทีที่
ข้อมูลถูกป้ อนเข้าเครื่ องคอมพิวเตอร์ จะเป็ นสารสนเทศที่
เป็ นไปตามสถานการณ์ การประมวลผลแบบนี้เหมาะ
สาหรับธุรกิจที่ตอ้ งตอบสนองกับสิ่ งแวดล้อมอย่างรวดเร็ ว
3) การปรับปรุ งฐานข้อมูล (file/database updating) ผลลัพธ์ที่
ได้จากการประมวลผล จะถูกนาไปปรับปรุ งและจัดเก็บอย่าง
เป็ นระบบในฐานข้อมูล การปรับปรุ งจะทาเป็ นระยะ เช่น
รายวัน รายสัปดาห์ หรื อรายเดือน
4) การผลิตรายงานและเอกสาร (document and report generation)
- เอกสารที่เกี่ยวกับสารสนเทศ (information document) เป็ น
เอกสารแสดงให้เห็นรายละเอียดของการทางานในแต่ละ
กระบวนการที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน เช่น ใบเสร็ จรับเงิน ใบ
รายงานการสัง่ ซื้ อสิ นค้า
- เอกสารการปฏิบตั ิการ (action document) เป็ นเอกสารที่
ก่อให้เกิดการปฏิบตั ิงานของผูร้ ับเอกสาร เช่น ใบสัง่ ซื้ อสิ นค้า
- เอกสารหมุนเวียน (circulating document) เป็ นเอกสารที่ถูก
ส่ งออกไปแล้วจะมีการหมุนเวียนไปยังผูเ้ กี่ยวข้องต่างๆ ทั้ง
ภายในและภายนอกองค์การ เช่น ใบเรี ยกเก็บเงินลูกค้า
5) การให้บริ การสอบถาม (inquiring processing) เช่นลูกค้าต้องการ
อยากทราบถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจก็จะทาการสอบถาม
เช่น ยอดบัญชีคา้ งชาระ หรื อยอดเงินฝากในบัญชีธนาคาร
วงจรการทางานของระบบปฏิบัตงิ านทางธุรกิจ
2. การประมวลผล
(Transaction
Processing)
3. การปรับปรุง
ฐานข้ อมูล
(File/Database
Update)
(Document and Report
Generation)
• เอกสารเกีย่ วกับสารสนเทศ
(Information Document)
• แบบครั้งต่ อครั้ง (Batch)
• แบบตามเวลาทีเ่ กิดขึน้ จริง
• เอกสารการปฏิบตั ิการ (Action
Document)
• เอกสารหมุนเวียน
(Real Time)
1. การป้ อนข้ อมูล
(Data Entry)
4.การผลิตรายงานและเอกสาร
วงจรการทางาน
ของ
ระบบปฏิบัตกิ า
รทางธุรกิจ
(Circulating Document)
5. การให้ บริการ
สอบถาม (Inquiry
Processing)
ระบบย่ อยของระบบปฏิบัตกิ ารทางธุรกิจ
1.
2.
3.
4.
5.
ระบบจ่ ายเงินเดือน (Payroll Processing System)
ระบบบันทึกคาสั่ งซื้อ (Order Entry System)
ระบบสิ นค้ าคงคลัง (Inventory System)
ระบบใบกากับสิ นค้า (Invoicing System)
ระบบส่ งสิ นค้ า (Shipping System)
ระบบย่ อยของระบบปฏิบัตกิ ารทางธุรกิจ
6. ระบบบัญชีลูกหนี้ (Accounts Receivable System)
7. ระบบสั่ งซื้อสิ นค้ า (Purchasing System)
8. ระบบรับสิ นค้ า (Receiving System)
9. ระบบบัญชีเจ้ าหนี้ (Account Payable)
10.ระบบบัญชีแยกประเภททัว่ ไป (General Ledger System)
ระบบย่ อยของระบบปฏิบัตกิ ารทางธุรกิจ
1 ระบบจ่ ายเงินเดือน (Payroll Processing System)
• ควบคุมการจ่ ายเงินเดือน
• การคานวณหักภาษี ณ ทีจ่ ่ าย
• ซึ่งแต่ ละทีจ่ ะมีการบริหารจัดการเงินเดือนที่หลากหลาย
2 ระบบบันทึกคาสั่ งซื้อ (Order Entry System)
• เพือ่ บันทึกการสั่ งซื้อสิ นค้ าจากลูกค้ า
• ให้ สามารถตอบสนองความต้ องการของลูกค้ าไม่
บกพร่ อง
ระบบย่ อยของระบบปฏิบัตกิ ารทางธุรกิจ
3 ระบบสิ นค้ าคงคลัง (Inventory System)
• ดูแลให้ สินค้ าแต่ ละชนิดมีปริมาณและสภาพทีเ่ หมาะสมต่ อการ
ดาเนินงานธุรกิจ
• ไม่ ให้ เกิดค่ าใช้ จ่ายในการเก็บรักษา หรือค่ าเสี ยโอกาสทางการ
ค้ ามากเกินไป
4 ระบบใบกากับสิ นค้ า (Invoicing System)
• เพือ่ ออก Packing Slip และใบกากับสิ นค้ าส่ งไปยังลูกค้ า
• เพื่อสะดวกในการอ้ างอิง ตรวจสอบการจัดส่ ง และตรวจรั บ
สิ นค้ า
ระบบย่ อยของระบบปฏิบัตกิ ารทางธุรกิจ
5 ระบบส่ งสิ นค้ า (Shipping System)
• ควบคุมการจัดส่ งตามวิธีการทีก่ าหนด เช่ น ทางอากาศ ทางเรือ
ทางบก
• ตรวจสอบสภาพสิ นค้ าในตาแหน่ งต่ างๆ เปรียบเทียบกันได้
6 ระบบบัญชีลูกหนี้ (Accounts Receivable System)
• ดูแลการสั่ งซื้อสิ นค้ า การชาระเงิน ยอดงบดุลของลูกค้ าแต่ ละ
คน
• เพื่อทราบสถานะของลูกค้ า เพื่อประกอบการตัดสิ นใจในการ
ขายและให้ สินเชื่ออย่ างมีประสิ ทธิภาพ
ระบบย่ อยของระบบปฏิบัตกิ ารทางธุรกิจ
7 ระบบสั่ งซื้อสิ นค้ า (Purchasing System)
• เพือ่ จัดซื้อสิ นค้ าตามความต้ องการในการดาเนินธุรกิจ
• ปัจจุบันสามารถเชื่อมต่ อระบบสั่ งซื้อสิ นค้ า ทั้งผู้ขายวัตุดบิ
และลูกค้ า เพือ่ ให้ การซื้อ ขาย และจัดส่ ง มีประสิ ทธิภาพ
8 ระบบรับสิ นค้ า (Receiving System)
• อยู่ในแผนกตรวจรับสิ นค้ า เพือ่ อานวยความสะดวกแก่ ผ้ ูใช้ ใน
การตรวจรับสิ นค้ าทีส่ ่ งมาจากผู้ขายวัตถุดบิ
• โดยตรวจสอบคุณภาพของสิ นค้ าก่ อนทีไ่ ด้ รับ หรือทาการ
ปฏิเสธสิ นค้ าที่จะรับ หากสิ นค้ าไม่ ตรงกับความต้ องการ
ระบบย่ อยของระบบปฏิบัตกิ ารทางธุรกิจ
9 ระบบบัญชีเจ้าหนี้ (Account Payable)
• ช่วยให้ผใู้ ช้ดูแลการจ่ายเงินให้แก่ผขู้ ายวัตถุดิบ ตามใบกากับ
สิ นค้าที่ส่งมาพร้อมสิ นค้า รวมถึงการจ่ายเช็คเพื่อออกเงิน และ
กาหนดเวลาการจ่ายหนี้ที่เหมาะสม
10 ระบบบัญชีแยกประเภททัว่ ไป (General Ledger System)
• รวบรวมข้อมูลทางการบัญชีจากระบบย่อยอื่นๆ โดยจะ
ประมวลผลข้อมูลทางการบัญชี การวางแผนงบประมาณทาง
ธุรกิจ
• เป็ นแหล่งข้อมูลในการจัดทาสารสนเทศสาหรับการบริ หาร
2. ระบบจัดทารายงานสาหรับการจัดการ
(management reporting system:MRS)
• เพื่อรวบรวมข้อมูล ประมวลผลข้อมูล จัดระบบและจัดทา
รายงานหรื อเอกสาร
• ช่วยในการตัดสิ นใจที่เกี่ยวข้องกับการบริ หาร
• ถูกใช้สาหรับการวางแผน การตรวจสอบ และการควบคุมการ
จัดการ
คุณสมบัตขิ อง MRS
1. สามารถที่จะสนับสนุนการตัดสิ นใจทั้งที่เป็ นแบบโครงสร้าง
และกึ่งโครงสร้างอย่างประสิ ทธิภาพเนื่องจากปัญหาของ
ผูบ้ ริ หารจะมีความหลากหลายและไม่มีรูปแบบที่แน่นอน
ดังนั้นจึงต้องยืดหยุน่ ในการจัดการสารสนเทศให้เหมาะสม
(ประเภทการตัดสิ นใจ)
2. ผลิตเอกสารหรื อรายงานตามตารางที่กาหนด และนาเสนอให้
ผูจ้ ดั การหรื อผูใ้ ช้เพื่อทาการตรวจสอบ แก้ไข
3. ถูกผลิตออกมาในรู ปแบบที่คงที่หรื อถูกกาหนดไว้ เพื่อให้ผใู้ ช้
สามารถนาไปใช้งานตามความต้องการ ตลอด
คุณสมบัตขิ อง MRS
4. สารสนเทศที่อยูใ่ นรู ปรายงานหรื อเอกสาร มักเป็ นสารสนเทศที่
เกิดขึ้นในอดีต MRS จะรวบรวมและประมวลผลข้อมูลที่
เกิดขึ้นแล้วเสนอต่อผูจ้ ดั การเพื่อทาการศึกษา วิเคราะห์ และ
ตัดสิ นใจ
5. เอกสารส่ วนใหญ่ผลิตในรู ปแบบของกระดาษ ซึ่งจะใช้กบั
ผูจ้ ดั การที่ไม่คุน้ เคยกับเทคโนโลยีสารสนเทศที่ไม่ใช้กระดาษ
ประเภทของรายงาน (report)
1. รายงานทีอ่ อกตามตาราง (schedule report)
- เป็ นรายงานที่จดั ทาขึ้นตามระยะเวลาที่กาหนดแน่นอน เช่น
ประจาวัน ประจาสัปดาห์ หรื อประจาเดือน
- จะสรุ ปผลการดาเนินงานในแต่ละช่วงที่ผา่ นมา
2. รายงานทีอ่ อกในกรณีพเิ ศษ (exception report)
- เป็ นรายงานที่จดั ทาขึ้นเมื่อมีสิ่งผิดปกติหรื อปัญหาเฉพาะหน้า
เกิดขึ้น ซึ่งต้องให้ผบู้ ริ หารรับทราบ
- เช่น รายชื่อลูกคค้าที่คา้ งชาระ
ประเภทของรายงาน (report)
3. รายงานทีอ่ อกตามความต้ องการ (demand report)
- เป็ นรายงานที่จดั ทาขึ้นตามความต้องการของผูบ้ ริ หาร เพื่อให้
ผูบ้ ริ หารเกิดความเข้าใจปั ญหาและสามารถตัดสิ นใจอย่าง
เหมาะสม
4. รายงานทีอ่ อกเพือ่ พยากรณ์ (predictive report)
- เป็ นรายงานที่ให้ขอ้ สารสนเทศที่ช่วยในการตัดสิ นใจของ
ผูบ้ ริ หาร
- ช่วยให้ผบู ้ ริ หารสามารถมีแนวทางในการเลือกตัดสิ นใจ
คุณสมบัตขิ องสารสนเทศในระบบการจัดทารายงาน
1. ตรงประเด็น (relevance) รายงานที่ออกควรจะบรรจุดว้ ย
สารสนเทศที่เป็ นประโยชน์ต่อผูบ้ ริ หาร
2. ความถูกต้ อง (accuracy) รายงานต้องมีสารสนเทศที่ถูกต้อง
ไม่มีขอ้ ผิดพลาด และเป็ นที่เชื่อถือ
3. ถูกเวลา (timeliness) จะต้องเป็ นสารสนเทศที่ทนั สมัยและ
ทันเวลา
4. สามารถพิสูจน์ ได้ (verifiability) สามารถตรวจสอบแหล่งที่มา
ได้ และเป็ นที่น่าเชื่อถือเพียงใด
คุณสมบัตขิ องสารสนเทศในระบบการจัดทารายงาน
ตรงประเด็น
Relevance
สามารถพิสูจน์ ได้
Verifiability
คุณสมบัติ
ถูกเวลา
Timeliness
ถูกต้ อง
Accuracy
3.ระบบสารสนเทศสานักงาน
(office information system:OIS)
• ประกอบขึ้นจากเทคโนโลยีสารสนเทศและเทคโนโลยีเครื่ องใช้
สานักงานที่ถูกออกแบบให้ปฏิบตั ิงานร่ วมกัน
• เพื่อช่วยให้การทางานในสานักงานมีประสิ ทธิภาพ
• เพื่อที่จะอานวยความสะดวกในการติดต่อสื่ อสารระหว่าง
พนักงานภายในองค์การเดียวกัน
ประเภทของงานใน office
1. การตัดสิ นใจ (Decision
Making)
• รวบรวมและจัดรู ปแบบสารสนเทศให้ ง่ายต่ อผู้บริหารในการศึกษา วิเคราะห์ และทา
การตัดสิ นใจ2. การจัดการเอกสาร
(Document Handling)
• การจัดทา ตรวจสอบ และรับผิดชอบในการเก็บรักษาและจัดระบบให้ เรียบร้ อย
3. การเก็บรักษา (Storage)
• การจัดระบบ รวบรวม และรักษาประวัติ บันทึกข้ อมูลต่ างๆ ไว้ อย่ างถูกต้ องและ
ปลอดภัย 4. การเตรียมข้ อมูล (Data
Manipulation)
• การเตรียมข้5.
อมูการติ
ลสาหรัดบต่การใช้
งาน
อสื่ อสาร
(Communication)
• การติดต่ อสื่ อสารและแลกเปลีย่ นข้ อมูลของบุคลากรในสานักงาน
ประเภทของระบบสารสนเทศสานักงาน
ระบบจัดการเอกสาร
ระบบสารสนเทศสาหรับ
สานักงาน
ระบบควบคุมและส่ งผ่ านข่ าวสาร
ระบบประชุ มทางไกล
ระบบสนับสนุนการดาเนินงานใน
สานักงาน
1. ระบบจัดการเอกสาร (document management system) ถูก
พัฒนาขึ้นให้มีหน้าที่ดูแลเกี่ยวกับการจัดทา กระจาย และเก็บ
รักษาเอกสารต่างๆ ภายในองค์การ ประกอบไปด้วยเครื่ องมือ
สาคัญต่อไปนี้
- การประมวลคา (word processing) เช่น การจัดรู ปแบบงาน
พิมพ์ การทาตาราง การจัดเรี ยงหน้า การจัดทาสารบัญ และการ
ตรวจสอบคาผิด
- การผลิตเอกสารหลายชุด (repropaphics) เป็ นการผลิตเอกสาร
แบบเดียวกันหลายๆชุด เพื่อที่จะเผยแพร่ ท้ งั ภายในและภายนอก
สานักงาน
- การออกแบบเอกสาร (desktop publishing) เป็ นชุดคาสัง่ ที่ช่วยให้
ผูใ้ ช้สามารถผลิตเอกสารและสิ่ งพิมพ์ให้มีคุณภาพ ออกแบบและ
จัดรู ป เช่น สามารถใส่ ตวั หนังสื อ รู ปภาพ หรื อลวดลายต่างๆ ลง
บนหน้ากระดาษ
- การประมวลรู ปภาพ (image processing) นารู ปภาพจากเอกสาร
ต่างๆ มาเก็บไว้ในฐานข้อมูล และสามารถเรี ยกกลับมาทาการ
ดัดแปลงเพื่อใช้งานได้
- การเก็บรักษา (archival storage) เป็ นการเก็บรักษาข้อมูลใน
หน่วยความจาสารอง เช่น เทปแม่เหล็ก ไมโครฟิ ลม์ (microfilm)
แผ่นจานแม่เหล็กหรื อแผ่น CD เป็ นต้นโดยเฉพาะ
2. ระบบควบคุมและส่ งผ่ านข่ าวสาร (message–handling
system) เป็ นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อควบคุมการ
กระจายและการใช้งานข่าวสารในสานักงาน ประกอบด้วย
- โทรสาร (facsimile) หรื อที่เรี ยกว่า เครื่ องแฟกซ์ (FAX)
- ไปรษณีย์อเิ ล็กทรอนิกส์ (electronic mail) หรื อที่เรี ยกว่า email
- ไปรษณีย์เสี ยง (voice mail) เป็ นการส่ งผ่านข่าวสารที่เป็ น
เสี ยงจากที่หนึ่งไปสู่อีกทีหนึ่งโดยผ่านระบบโทรศัพท์
3. ระบบประชุมทางไกล (teleconferencing) เป็ นระบบเชื่อมโยง
บุคคลตั้งแต่ 2 คนซึ่ งอยูก่ นั คนละที่ให้สามารถประชุมหรื อ
โต้ตอบกันได้ แบ่งออกได้เป็ น 5 ประเภท
- การประชุมทางไกลทีใ่ ช้ ท้งั ภาพและเสี ยง (video
teleconferencing) เป็ นระบบที่สนับสนุนให้ค่สู นทนาสามารถ
มองเห็นและได้ยนิ เสี ยงซึ่งกันและกันได้ โดยรวมเอาเทคโนโลยี
ทางด้านเสี ยงและภาพโทรทัศน์เข้าด้วยกัน
- การประชุมทางไกลใช้ เฉพาะเสี ยง (audio teleconferencing)
เป็ นระบบที่สนับสนุนให้คู่สนทนาสามารถได้ยนิ เสี ยงและ
โต้ตอบกันอย่างมีประสิ ทธิภาพ
- การประชุมโดยใช้ คอมพิวเตอร์ (computer conferencing) เป็ น
ระบบที่ใช้ส่งข่าวสารหรื อช่วยให้คู่สนทนาสามารถโต้ตอบและ
แลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกันโดยผ่านระบบเครื อข่าย
คอมพิวเตอร์
- โทรทัศน์ ภายใน (in-house television) การสร้างห้องส่ งและ
ออกอากาศรายการโทรทัศน์ภายในองค์การ โดยอาจเป็ นการ
ถ่ายทอดสดหรื อการบันทึกเทปและนามาออกอากาศหมุนเวียน
กันเพื่อให้สมาชิกภายในองค์การได้รับทราบและแลกเปลีย่ น
ข้อมูลระหว่างกัน
- การปฏิบัติงานผ่ านระบบสื่ อสารทางไกล (telecommuting)
โดยต่อเชื่อมคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์การทางานเข้ากับระบบ
เครื อข่ายของสานักงาน ซึ่ งจะช่วยให้บุคคลสามารถทางานอย่าง
เต็มที่โดยไม่เสี ยเวลาให้กบั การเดินทาง
4 ระบบสนับสนุนการดาเนินงานในสานักงาน (office support
system) เป็ นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อช่วยให้พนักงานใน
สานักงานเดียวกันใช้เทคโนโลยีที่มีอยูใ่ นสานักงานให้เกิดประโยชน์
ในการทางานร่ วมกันอย่างเต็มที่ โดยแบ่งได้เป็ นหลายระบบ
ดังต่อไปนี้
- ชุดคาสั่ งสาหรับกลุ่ม (group ware) เพื่อที่จะสนับสนุนให้
พนักงานสามารถใช้บริ การของอุปกรณ์หรื อชุดคาสั่งที่ช่วยอานวย
ความสะดวกในองค์การร่ วมกัน เช่น E-mail, Word Processing, Fax,
และ Voice Mail เป็ นต้น
- ระบบจัดระเบียบงาน (desktop organizers) เป็ นระบบที่ที่ช่วย
ให้ผใู้ ช้สามารถจัดการกับตารางเวลา จดบันทึก และรายชื่อ ตลอดจน
เลขหมายโทรศัพท์ของบุคคลที่เกี่ยวข้องอย่างมีประสิ ทธิ ภาพ
- คอมพิวเตอร์ ช่วยในการออกแบบ (computer aide design :
CAD) เป็ นการทางานที่นาคอมพิวเตอร์มาช่วยในการออกแบบ โดย
ผูใ้ ช้สามารถออกแบบ ดูภาพเสมือน และทดสอบผลงานบนหน้าจอ
- การนาเสนอประกอบภาพ (presentation graphics) ช่วยให้การ
จัดเตรี ยมและการนาเสนองานมีประสิ ทธิภาพ โดยผูใ้ ช้สามารถ
วางแผน จัดขั้นตอนการนาเสนอข้อมูลและรู ปภาพอย่าง
สอดคล้องกัน
- กระดาษข่ าวสารในสานักงาน (in-house electronic bulletin
board) เป็ นระบบการเผยแพร่ ข่าวสารทางอิเล็กทรอนิกส์ภายใน
สานักงานผ่านระบบเครื อข่ายคอมพิวเตอร์ เพื่อกระจายและ
แลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารภายในหน่วยงานโดยไม่เสี ยเวลาและ
ทรัพยากร
ประเภทการตัดสิ นใจ
1. การตัดสิ นใจแบบโครงสร้ าง( Structure) บางครั้งเรี ยกว่าแบบ
กาหนดไว้ล่วงหน้าแล้ว( programmed) เป็ นการตัดสิ นใจ
เกี่ยวกับปั ญหาที่เกิดขึ้นเป็ นประจา จึงมีมาตรฐานในการ
ตัดสิ นใจเพื่อแก้ปัญหาอยูแ่ ล้ว โดยวิธีการในการแก้ปัญหาที่ดี
ที่สุดจะถูกกาหนดไว้อย่างชัดเจน ตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้
- เช่น การตัดสิ นใจเกี่ยวกับระดับสิ นค้าคงคลัง จะต้องสัง่ ของเข้า(
Order Entry) ครั้งละเท่าไร เมื่อใด
ประเภทการตัดสิ นใจ
2. การตัดสิ นใจแบบไม่ เป็ นโครงสร้ าง ( Unstructure) บางครั้ง
เรี ยกว่า แบบไม่เคยกาหนดล่วงหน้ามาก่อน (
Nonprogrammed) เป็ นการตัดสิ นใจเกี่ยวกับปั ญหาซึ่ งมีรูปแบบ
ไม่ชดั เจนหรื อมีความซับซ้อน จึงไม่มีแนวทางในการแก้ปัญหา
แน่นอน เป็ นปัญหาที่ไม่มีการระบุวธิ ีแก้ไว้อย่างชัดเจนว่าต้อง
ทาอะไรบ้าง การตัดสิ นใจกับปัญหาลักษณะนี้ จะไม่มีเครื่ องมือ
อะไรมาช่วย มักเป็ นปัญหาของผูบ้ ริ หารระดับสู ง ต้องใช้
สัญชาตญาณ ประสบการณ์ และความรู้ของผูบ้ ริ หารในการ
ตัดสิ นใจ เช่น การวางแผนการบริ การใหม่ , การว่าจ้าง
ผูบ้ ริ หารใหม่เพิ่ม หรื อการเลือกกลุ่มของโครงงานวิจยั และ
ประเภทการตัดสิ นใจ
3. การตัดสิ นใจแบบกึง่ โครงสร้ าง ( Semistructure ) เป็ นการตัดสิ นใจแบบ
ผสมระหว่างแบบโครงสร้างและแบบไม่เป็ นโครงสร้าง คือบางส่ วน
สามารถตัดสิ นใจแบบโครงสร้างได้ แต่บางส่ วนไม่สามารถทาได้ โดย
ปัญหาแบบกึ่งโครงสร้างนี้ จะใช้วิธีแก้ปัญหาแบบมาตรฐานและการ
พิจารณาโดยมนุษย์รวมเข้าไว้ดว้ ยกัน คือมีลกั ษณะเป็ นกึ่งโครงสร้าง
แต่มีความซับซ้อนมากขึ้น ขั้นตอนจึงไม่ชดั เจนว่า จะมีข้ นั ตอนอย่างไร
ปัญหาบางส่ วนเขียนเป็ นแบบจาลองทางคณิ ตศาสตร์ได้ แต่ปัญหา
บางส่ วนไม่สามารถเขียนออกมาในรู ปของแบบจาลองได้
- ตัวอย่างการตัดสิ นใจแบบกึ่งโครงสร้าง เช่น การทาสัญญาทางการค้า ,
การกาหนดงบประมาณทางการตลาดสาหรับผลิตภัณฑ์
BACK