Transcript 23312-10

การวางแผน
(Planning)
ผศ. อร่ าม ศิริพนั ธุ์
วัตถุประสงค์ ของการเรียน
เมื่อจบการบรรยายหัวข้ อนี้แล้ ว ท่ านควรสามารถ :1. ให้ความหมาย
2. อธิบายความสาคัญ/ประโยชน์
3. ชี้ถึงข้อจากัดและ หลักการพื้นฐาน
4. วัตถุประสงค์ กับ การวางแผน
ระดับของวัตถุประสงค์ VS ระดับของแผน
เป้ าหมายที่ดี “SMART – C Goals”
5. ประเภทต่างๆของแผน
6. กระบวนการวางแผน
ความหมาย
Stephen P. Robbins (Robbins, 1991, 191) ให้ความเห็นว่า การวางแผนเป็ นการ
วางเป้ าหมายหรื อวัตถุประสงค์ ขององค์การ และสร้ างยทุ ธศาสตร์ โดยรวม
(วิธีการที่เบ็ดเสร็ จสมบูรณ์) ในการที่จะบรรลุเป้ าหมายหรื อวัตถุประสงค์เหล่านั้น
และยังรวมถึงการสร้ างแผนระดับต่ าง ๆ เพื่อที่จะรวมและประสานกิจกรรมต่าง ๆ
เข้าด้วยกัน ดังนั้น ในการวางแผนจะต้องตระหนักทั้งในเรื่ องของเป้ าหมาย (ends)
หรื อสิ่ งที่ตอ้ งทาเท่าๆ กับที่ตอ้ งตระหนักถึงวิธีการ (means) หรื อการทางานให้
ประสบผลสาเร็ จ
ความหมาย (ต่ อ)
Koontz & Weihrich กล่าวว่า การวางแผนมีความเกี่ยวข้องกับการเลือก
ภารกิจและวัตถุประสงค์ ตลอดจนกิจกรรมต่ าง ๆ เพือ่ ให้ บรรลุ
วัตถุประสงค์ นั้น การวางแผนจึงเป็ นเสมือนสะพานเชื่อมจุดทีอ่ งค์ การ
เป็ นอยู่ในปัจจุบัน กับจุดหมายทีอ่ งค์ การควรจะเป็ นในอนาคต
Richard Daft กล่าวว่า การวางแผนเป็ นภารกิจทางการบริ หารที่เกี่ยวข้อง
กับการกาหนดเป้ าหมายในอนาคตขององค์การ แล้วตัดสิ นว่าจะต้องทา
อะไรและต้องใช้ทรัพยากรอะไรบ้าง เพื่อให้ไปถึงเป้ าหมายนั้น
การวางแผนเป็ นการตัดสิ นใจล่วงหน้ าในเรื่อง
•
•
•
•
•
•
ทำอะไร
ใครทำ
ทำทำไม
ทำเมื่อไร
ทำที่ไหน
ทำอย่ ำงไร
( what ) ชื่อโครงงำน +กิจกรรมย่ อยๆ
( who ) บุคคล/หน่ วยที่รับผิดชอบ
( why ) ที่มำและควำมสำคัญ/วัตถุประสงค์
( when ) ช่ วงเวลำในกำรทำ(เริ่ม-สิน้ สุด)
( Where ) สถำนที่ ทำเล
( How ) ขัน้ ตอนและวิธีกำรทำงำน
วัตถุประสงค์
1.
การวางแผนนั้นทาให้เกิดความพยายามที่จะทางานให้ประสานกัน มันให้
เป้ าหมายและทิศทางในการทางานแก่ผบู ้ ริ หารตลอดจนผูป้ ฏิบตั ิในหน้าที่
อื่นๆด้วยเมื่อผูท้ ี่เกี่ยวข้องทั้งหมดทราบถึงจุดหมายที่ หน่วยงานจะก้าวไป
และทราบถึงภารกิจในส่ วนที่ตนเองต้องทาเพื่อช่วยเกื้อหนุนให้งานสาเร็ จ
ตามวัตถุประสงค์แล้วผูท้ ี่มีหน้าที่เกี่ยว ข้องเหล่านั้นก็สามารถที่จะ
เชื่อมโยงกิจกรรมต่างๆเข้าหากันร่ วมใจกันและทางานกันเป็ นทีมหากขาด
การวางแผนก็อาจทาให้เกิดการโยกโย้หรื อพลิกแพลง(zigzag)เหนี่ยวรั้ง
ไม่ให้หน่วยงานก้าวไปถึงเป้ าหมายหรื อวัตถุประสงค์ที่กาหนดไว้อย่างมี
ประสิ ทธิภาพ (ไม่เกิดการประหยัด)
วัตถุประสงค์ (ต่ อ)
2.การวางแผนช่วยลดความไม่แน่นอนอันเกิดจากสภาวการณ์ที่มีการ
เปลี่ยนแปลงแผนจะช่วยในการแสดงถึงขั้นตอนที่ผบู ้ ริ หารต้อง
ดาเนินการไปอย่างชัดเจนการวางแผนบังคับให้ผบู ้ ริ หารต้อง มอง
ไปในอนาคตคาดการณ์ในเรื่ องการเปลี่ยนแปลงที่อาจเกิด ขึ้นได้
ตลอดจนพิจารณาผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงเหล่า นั้นและหา
วิธีการรับมือให้เหมาะสมกับเหตุการณ์เหล่านั้น
วัตถุประสงค์ (ต่ อ)
3. การวางแผนยังช่วยลดกิจกรรมที่ซ้ าซ้อนและสูญเปล่า การ
ประสานงานกันระหว่างหน่วยงานต่างๆก่อนที่จะลง มือทา
กิจกรรมต่างๆกันจริ งๆน่าจะทาให้มองเห็นความสู ญเปล่า
และความซ้ าซ้อนนอกจากนั้นเมื่อมองเห็นวิธีการและ
เป้ าหมายได้ชดั เจนแล้วก็จะมองเห็นจุดที่ไร้ประสิ ทธิภาพ
หรื อมีค่าใช้จ่ายที่ไม่จาเป็ นได้อย่างชัดเจน
วัตถุประสงค์ (ต่ อ)
4. ท้ายที่สุดก็คือการวางแผนช่วยสร้างเป้ าหมายและมาตรฐานที่ช่วย
ให้ง่ายต่อการควบคุมถ้าเราไม่มนั่ ใจว่าเรากาลังพยายามจะทาอะไร
แล้ว เราก็จะไม่สามารถบอกถึงผลสาเร็ จที่ตอ้ งการได้ ในการ
วางแผนเราจะกาหนดวัตถุประสงค์ในกระบวนการควบคุม
เปรี ยบเทียบผลงานที่ทาได้จริ งกับวัตถุประสงค์แล้วหาถึงส่ วน
เบี่ยงเบนหรื อความแตกต่างระหว่างผลงานที่ทาได้กบั วัตถุประ
สงค์ที่กาหนดขึ้นและลงมือแก้ไขให้ถูกต้องตามความจาเป็ นถ้า
ปราศจาก ก ารวางแผนแล้วก็ไม่สามารถที่จะควบคุมอะไรได้
ความสาคัญของการวางแผน
1.แผนเป็ นเครื่ องมือในการประสานการทางานของฝ่ าย และแผนกต่างๆ เข้า
ด้วยกัน (coordination of efforts)
2.แผนเป็ นเครื่ องช่วยให้สามารถรับมือกับความเปลี่ยน แปลงได้
(Preparedness for change)
3.แผนเป็ นเครื่ องช่วยในการเสริ มมาตรฐานการปฏิบตั ิงาน (Development of
Performance standards)
4. แผนช่วยในการพัฒนาการบริ หาร (Management Development)
ความสั มพันธ์ ระหว่ างแผนยุทธศาสตร์ กบั แผนปฏิบตั ิการ
ให้ ข้นั ตอนแก่
แผนการผลิต
แผนยุทธศาสตร์
แผนการเงิน
แผนการตลาด
ช่ วยให้ บรรลุ
แผนทรัพยากร
บุคคล
แผนเฉพาะเรื่องกับแผนทิศทาง
แผนเฉพาะเรื่อง (specific plan)
คุณอยู่ทนี่ ี่
แผนทิศทาง (Directional
plan)
คุณอยู่ทนี่ ี่
ปัจจัยทีเ่ กีย่ วกับการวางแผน
แผนยุทธศาสตร์ (Strategic Plan)
นักบริหารระดับสู ง
แผนทางยุทธวิธี (Tactical Plan)
นักบริหารระดับกลาง
แผนปฏิบัตกิ าร (Operational Plan)
นักบริหารระดับต้ น
ประเภทของแผน (Types of Plans)
จาแนกประเภทตาม
การแผ่กว้ าง –การครอบคลุม
องค์ การ
กรอบเรื่องเวลา
การเจาะจง
ความถี่ในการใช้
ชนิดของแผน
แผนยุทธศาสตร์
แผนปฏิบตั ิการ
แผนระยะสั้น
แผนระยะยาว
แผนเฉพาะเรื่ อง
แผนทิศทาง
แผนที่ใช้ได้ครั้งเดียว
แผนประจา
แผนต่ างๆ และวงจรชีวติ ขององค์ การ
ช่ วงวัยของ
องค์ การ
แรกเริ่ม
เติบโต
เป็ นผู้ใหญ่
เสื่ อมถอย
ประเภทของ
แผน
ทิศทาง
ระยะสั้ น,
เฉพาะทาง
ระยะยาว,
เฉพาะทาง
ระยะสั้ น, ทิศทาง
สูง
ระดับของ
ผลงาน
ต่า
หลักการที่ดใี นการวางแผน
1. เริ่ มต้นการทางานด้วยการวางแผน (primacy of planning)
2. การวางแผนต้องแผ่คลุมทั้งองค์การ (pervasiveness of planning)
3.แผนจะต้องมีความสอดคล้องกับเป้ าหมายและวัตถุประสงค์ขององค์การ
(contribution of planning to purpose and objectives)
4. การวางแผนจะต้องยึดถือหลักประสิ ทธิภาพ (efficiency of plans)
ตัวแบบในการพิจารณาหาวิธีการวางแผนทีเ่ หมาะสม
( Thompson&Tuden Matrix)
สารสนเทศในการ
วางแผน
(Information)
ค่ านิยมในหน่ วยงาน (Values)
ลงรอยกัน (agree)
ไม่ ลงรอยกัน (disagree)
สมบูรณ์
(Perfect)
แผนระยะยาว (long-term plan)
โครงการใหญ่ (Programs)
คณะกรรมการร่ วมพิจารณา
(Bargain)
ไม่ สมบูรณ์
(Non-perfect)
แผนระยะสั้น(Short term Plan)
โครงการเล็ก ๆ หลายโครงการ
(Projects)
Redundancy
นโยบายของฝ่ ายการเมือง
เปิ ดทาง
Charismatic leaders
ลาดับชั้นของวัตถุประสงค์
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
ปณิธาน (Purpose)
ภารกิจ (Mission)
ทัศนภาพ (Vision)
นโยบาย (Policy)
วัตถุประสงค์ (Objectives)
เป้าหมาย (Goals)
เป้า (Targets)
แผน (Plans)
แผนงาน (Programs)
โครงการ (Projects)
ขันตอนการท
้
างาน (Procedures)
กฎข้ อบังคับ (Rules)
เป้ าหมาย VS. แผนงาน
เป้าหมายเชิงยุทธศาสตร์
เป้าหมายระดับฝ่ าย/
เป้าหมายทางยุทธวิธี
เป้าหมายระดับปฏิบตั ิการ
แผนเชิงยุทธศาสตร์
แผนระดับฝ่ าย/
แผนทางยุทธวิธี
แผนปฏิบตั ิการ
แผนระดับต่ างๆ กับการใช้ กลยุทธ์
ระดับชัน้ ของ
องค์การ
สูง•
กลาง•
ชัน
้ ตน
้ •
เป้ าหมาย
ยุทธศาสตร•์
ระดับฝ่าย•
ระดับ•
ปฏิบต
ั ก
ิ าร
แผน
ยุทธศาสตร•์
ระดับฝ่าย•
ระดับ•
ปฏิบต
ั ก
ิ าร
กลยุทธ์
1. ระดับองคการ
์
2. ระดับฝ่าย
3.ระดับหน่วย
ปฏิบตั ิ
SMART – C Goals
Specific
Measurable
Agreeable
Realistic
Time – Frame
Challenging
(ชี้ชดั )
(วัดได้)
(ไม่บีบคอ)
(ขอแต่พอดี)
(มีกรอบเวลา)
(ท้าทายความสามารถ)
S = Exactly what is my objective?
M = What would a good job look like?
A = Is my objective feasible ?
R= Is my objective meaningful ?
T= Is my objective traceable ?
ประเภทของมาตรฐาน
เวลำ
ผลผลิต
ค่ ำใช้ จ่ำย
คุณภำพ
พฤติกรรม
time standard
production standard
cost standard
quality standard
behavioral standard
อุปสรรคต่ างๆ ในการวางแผน
1. การกาหนดเป้ าหมายที่ไม่เหมาะสม
2. ระบบการให้รางวัลไม่เหมาะสม
3. สภาพแวดล้อมที่แปรเปลี่ยนไปตลอดเวลา
4. ความลังเลของผูบ้ ริ หารในการกาหนดเป้ าหมาย
5. การต่อต้านการเปลี่ยนแปลง
Resistance to change
6. การมีขอ้ จากัด
การเอาชนะอุปสรรคต่ างๆ ในการวางแผน
1.การทาความเข้าใจในเหตุผลเบื้องหลังในการทา แผน หรื อ
กาหนดเป้ าหมาย
2. การสื่ อสารและการมีส่วนร่ วม
3.สร้างแผนให้สอดคล้องกันและจะต้องหมัน่ ทบทวนให้แผนมี
ความทันสมัยอยูเ่ สมอ
4. สร้างระบบการให้รางวัลที่มีประสิ ทธิผล
กระบวนการในการวางแผน
กาหนดวัตถุประสงค์
กาหนดขอตกลงต
างๆ
้
่
ที่เป็ นขอบเขตในการ
วางแผน
พิจารณาข้อจากัดต่างๆ
พัฒนาทางเลือก
ที่อาจเกิดขึน้ ในการ
วางแผน
แสวงหาทางเลือก
(พิจารณาความเสี่ยง) ประเมินทางเลือก
• นาแผนสู่การปฏิบตั ิ
จบการบรรยายสาหรับหัวข้อนี้