Transcript กองทัพอากาศ Royal Thai Air Force “ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์” (e-Admin) วัตถุประสงค์ของโครงการ ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ พัฒนาสมบูรณ์แบบตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี โดยมุ่งเน้น เพิ่มประสิทธิภาพการทางาน และลดต้นทุนในด้านการบริหารงานเอกสาร :  ช่วยบันทึกความจา ด้านทะเบียนเอกสารรับเข้า-ส่งออก ระหว่างหน่วยงาน เพื่อประสานงานทั้งภายในกองทัพอากาศ /ภายนอก  สามารถติดตามผลการดาเนินงาน ตามที่สั ่งการได้อย่างสะดวกมีประสิทธิภาพ  สามารถสั ่งการ /อนุมตั ทิ.

กองทัพอากาศ
Royal Thai Air Force
“ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์”
(e-Admin)
1
วัตถุประสงค์ของโครงการ
ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ พัฒนาสมบูรณ์แบบตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี
โดยมุ่งเน้น เพิ่มประสิทธิภาพการทางาน และลดต้นทุนในด้านการบริหารงานเอกสาร :
 ช่วยบันทึกความจา ด้านทะเบียนเอกสารรับเข้า-ส่งออก ระหว่างหน่วยงาน
เพื่อประสานงานทั้งภายในกองทัพอากาศ /ภายนอก
 สามารถติดตามผลการดาเนินงาน ตามที่สั ่งการได้อย่างสะดวกมีประสิทธิภาพ
 สามารถสั ่งการ /อนุมตั ทิ างระบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ /สามารถแนบไฟล์เอกสาร
ด้วยการ Scan
 สามารถจัดส่งไฟล์เอกสาร (Attach) ให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องได้หลายๆ
หน่วยพร้อมกันเพื่อความสะดวกรวดเร็วในการสั ่งการ การเวียนเอกสาร และ
ดาเนินงาน
2
วัตถุประสงค์ของโครงการ
ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ พัฒนาสมบูรณ์แบบตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี
โดยมุ่งเน้น เพิ่มประสิทธิภาพการทางาน และลดต้นทุนในด้านการบริหารงานเอกสาร :
 ลดการใช้งานกระดาษ (ไม่ได้เลิกใช้) เพื่อประหยัดงบประมาณ / ลดการใช้
ต้นไม้เพื่อผลิตกระดาษ และถือเป็ นการอนุรกั ษ์สิ่งแวดล้อม พร้อมช่วยลด
ภาวะโลกร้อน
 ลดการรอ เพื่อขอเข้าพบผูบ้ ริหาร
 เพื่อสร้างระเบียบการจัดการเอกสาร อย่างเป็ นระบบ และเป็ นมาตรฐาน
เดียวกัน
 การนาเทคโนโลยีสารสนเทศ มาช่วยสนับสนุนการตัดสินใจผูบ้ ริหาร และการ
ปฏิบตั งิ านของเจ้าหน้าที่ พร้อมเสริมสร้างภาพลักษณ์ใหม่ ที่ทนั สมัยให้องค์กร
3
หลักการทางานของระบบงานสารบรรณฯ
LAN
* ป้อนเรื่องเข้าสูร่ ะบบ พร้อมบันทึกงาน, สั ่งการ และแนบเอกสาร
* รับเรื่องมาพิจารณา ดูประวัตกิ ารดาเนินการมาก่อนหน้า ไม่ตอ้ งทาสาเนาเอกสาร
* สั ่งการ และส่งต่อไปยังผูท้ ี่เกี่ยวข้องต่อไป พร้อมทั้งกาหนดระยะเวลางาน
แล้วเสร็จได้ รวมทั้งแนบเอกสารเพิ่มเติมได้
* ติดตามงาน และค้นหา เพื่อดูสถานะการทางานได้ดว้ ยตนเอง
4
ตัวอย่างโปรแกรม :
ตัวอย่าง
หน้าจอโปรแกรม
ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
http://e-admin.is.rtaf.mi.th
หรือ
http://10.107.1.110
5
หน้าจอเข้าสูร่ ะบบ (Login)
6
รายการคาสั ่งหลัก (Main Menu)
รายการคาสั ่งหลัก (Main Menu)
7
การออกเลขที่หนังสือส่งออกภายใน
8
การออกเลขที่หนังสือส่งออกภายนอก
9
การแนบไฟล์เอกสารเข้าสูร่ ะบบ
 แนบไฟล์เอกสาร(สั ่งการ) ด้วยการ Scan หรือ
 แนบไฟล์สาเร็จรูปไปพร้อมกับเรื่อง (Flow)
10
ประเภทของหนังสือที่ปฏิบตั ใิ นระบบงาน
 หนังสือเวียน / หนังสือเพื่อทราบ
ส่งเรื่องผ่านระบบ พร้อมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ไม่ส่งต้นฉบับ
(Hard Copy) / ปิ ดประกาศผ่านระบบหนังสือเวียนอิเล็กทรอนิกส์ของทอ.
 หนังสือเพื่อดาเนินการ / หนังสือเพื่ออนุมตั ิ
ส่งเรื่องผ่านระบบ พร้อมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือ
เดินเรื่องควบคู่กบั เอกสารต้นฉบับ
 หนังสือลับ
ไม่นาเรื่องหนังสือลับเข้าสู่ระบบ และไม่ส่งเป็ นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
ให้เดินเรื่องด้วยเอกสารต้นฉบับ (ปิ ดผนึก) เหมือนเดิม
11
โครงสร้างหน่วยงานที่ใช้ระบบใน ทอ.
(การ Online สาหรับการส่งหนังสือ)
12
การติดตามงานของหนังสือ
13
รายละเอียดการบันทึกการปฏิบตั งิ าน
14
การค้นหาเอกสาร (Search)
15
การดูภาพเอกสาร (View)
16
การพิมพ์รายงาน (Report)
17
การติดตั้งระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
ผ่านระบบเครือข่าย
Web Server/Database Server
- MS Windows 2003 Server
- MS SQL Server 2000
- IIS
- ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
(INFOMA: WebFlow)
- ฐานข้ อมูลสารบรรณ
Scan Station
Viewer /Display Stations
Network Line
Scan Station
Scanner Fujistu
fi-5220c
Viewer /Display Stations
18
การเชื่อมต่อกับระบบงานอื่น ๆ
- เข้าระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ด้วยรหัสหนึ่งเดียว
(Single Sign On) ผ่านการลงทะเบียนของระบบ e-Mail
- รองรับการยืนยันตัวตน สาหรับขั้นตอนการสั ่งการต่างๆ
โดยทางานผ่านระบบ PKI (CA) ของกองทัพอากาศ
- ส่งข้อมูลผ่านระบบ e-Mail ของกองทัพอากาศ
- ส่งข้อมูลให้กบั ระบบหนังสือเวียนอิเล็กทรอนิกส์ ของทอ.
ด้วยเทคโนโลยี RSS Feed
19
การเชื่อมโยงข้อมูลในอนาคต
 นาระบบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (Digital Signature)
 ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Certificate Authority-CA)
 ใช้ระบบการอ่านลายนิ้วมือ เพื่อยืนยันความเป็ นเจ้าของ
 ลายเซ็นดิจติ อล เพื่อลงนาม หรือสั ่งการ ไว้กบั เอกสารแนบ
 รับ-ส่งหนังสือระหว่างหน่วยงานภาครัฐ ตามมาตรฐาน ICT:TH e-GIF
20
ตัวอย่างการประมาณมูลค่าของการใช้งาน
กระดาษในองค์กร
ยกตัวอย่าง
กรณี เอกสารเวียน 1 เรื่อง/วัน ในเรื่องมี 3 หน้า
ต้องเวียนเพื่อทราบตามหน่วยงาน (200 หน่วยงาน) ต่อวันใช้ =
ต่อเดือนใช้ (600 X 22 วัน)
ต่อปี (13,200 X 12 เดือน)
กระดาษ/แผ่นราคา
คิดเป็ นเงินต่อปี
กรณีมี 5 เรื่อง /วัน คิดเป็ นเงินต่อปี
600
แผ่น
= 13,200 แผ่น
= 158,400 แผ่น
=
0.23 บาท
= 36,432 บาท
= 182,160 บาท
หมายเหตุ เอกสารเวียนในระบบคิดเป็ น 10% โดยประมาณจากเอกสารทั้งหมด เท่านั้น
ยังไม่รวมเอกสารประเภทอื่นๆ ที่ตอ้ งสาเนาเพิ่มเติมไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
และค่าใช้จา่ ยอื่น ๆ เช่น ค่าส่งแฟกซ์, ค่าโทรศัพท์, ค่ายานพาหนะ ฯ เป็ นต้น
21
ประโยชน์ที่ได้รบั
 เก็บรวบรวม บันทึกข้อมูล/ เตือนความจา /ค้นหาเอกสารและติดตามงานได้รวดเร็ว
 ลดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร / ลดการใช้กระดาษ/แก้ปัญหาการสาเนาเอกสาร
ซ้าซ้อน
 ลดการใช้ ยานพาหนะ, แฟกซ์, โทรศัพท์
 เอกสารไม่สูญหาย / ชารุด
 ลดขั้นตอนการทางานที่ไม่จาเป็ นออก
 เพิ่มประสิทธิภาพของกาลังพล และ พัฒนาระบบสารสนเทศในองค์กร
 ใช้เทคโนโลยี เพื่อสร้างเสริมภาพพจน์ขององค์กร
 ลดการรอ หรือ เข้าพบผูบ้ ริหาร
 ประหยัดงบประมาณ ค่าใช้จา่ ย
 สนับสนุนกิจกรรม 5 ส
 ถือเป็ นการบูรณาการด้านบริหารงานเอกสารสานักงาน (e-Office GOV)
22
รายชื่อหน่วยงานที่ใช้ระบบ INFOMA (บางส่วน)
23
รายชื่อหน่วยงานที่ใช้ระบบ INFOMA (บางส่วน)
May be You?
24
เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการใช้งาน ต้องได้รบั การสนับสนุน ดังนี้
# การวางระบบแนวปฏิบตั กิ ารทางาน สาหรับผูป้ ฏิบตั งิ าน (ผูใ้ ช้งาน)
- กำหนดแนวทำงกำรปฏิบตั ิงำนให้เป็ นรูปแบบเดียวกันทั้งองค์กร
- พิจำรณำตำมควำมสำคัญของเอกสำรว่ำต้องสำเนำหรือไม่ เพื่อลดกำรใช้กระดำษ
- กำรกำหนดดัชนี มำตรฐำนให้กบั หนังสือแต่ละประเภทในทอ.
# ความร่วมมือในการใช้งานระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
- ผูบ้ ริหำรให้กำรสนับสนุ น พร้อมกำหนดนโยบำยแนวทำงในกำรปฏิบตั ิงำน
- ผูป้ ฏิบตั ิ ยอมรับและปฏิบตั ิตำมนโยบำยพร้อมพัฒนำศักยภำพสู่เทคโนโลยีสำรสนเทศ
- กำหนดคณะทำงำน ซึ่งเป็ นตัวแทนจำกธุรกำรของแต่ละกรม/สำนัก และแผนกต่ำงๆ
# จัดฝึ กอบรมและให้คาแนะนาการใช้งาน
- จัดอบรมสำหรับ ผูใ้ ช้งำนทัว่ ไป, ผูใ้ ช้งำนหลัก, ผูบ้ ริหำร และผูด้ แู ลระบบ
- กำรใช้งำนจริง และยกเลิกกำรใช้สมุดทะเบียนรับ-ส่งเอกสำร, ลดกำรพิมพ์เอกสำร
- สร้ำงวัฒนธรรมใหม่ ในกำรสัง่ กำรและติดตำมงำน, วัดผลกำรทำงำน ผ่ำนระบบ
สำรสนเทศ
25
 ถาม-ตอบ
26