Transcript Slaids 1 - Latvijas Valsts Arhīvu sistēma

Konsultatīvā diskusija par
Latvijas Nacionālā arhīva
izveidošanu
Valsts kanceleja
04.08.2010.
Valsts arhīvu sistēma
•
17 iestādes (uz 04.08.2010.)
Valsts arhīvu ģenerāldirekcija, Latvijas Valsts vēstures arhīvs, Latvijas Valsts arhīvs, Latvijas
Valsts kinofotofonodokumentu arhīvs, Personāla dokumentu valsts arhīvs, Centrālā
mikrofotokopēšanas un dokumentu restaurācijas laboratorija, 11 zonālie valsts arhīvi (+15
konsultāciju punkti Latvijas reģionos)
•
Telpas- 102.2 tūkst . m² :
–
–
94.5 tūkst. m² tiek reāli apsaimniekotas un izmantotas
3.7 tūkst m² tiek nomātas (vidēji 8.55 Ls/ m² gadā )
–
(īstenojot vienas pieturas aģentūras principu 15 teritoriālajos centros 300 m² un 3400 m² vēsturiski veidojušās
arhīvu dokumentu glabātavas, kuru optimizācijai pieprasīti finanšu līdzekļi 2011.gadā)
–
2008. - 2009.g. esam atteikušies no trim ēkām kopplatībā 2700 m²,
optimizējot un pārvietojot dokumentus uz arhīva īpašumiem
2010.gada 1.pusgadā pārvietoti dokumenti no īrētām glabātavām
Jūrmalā un Rīgā uz renovētām telpām Rīgā Šampētera ielā, atbrīvojot
325 m² telpas
Ja būs līdzekļi, veiksim dokumentu pārvietošanu no īrētām telpām Cēsīs
uz Valmieru, no Jēkabpils uz Rēzekni utt.
Telpu uzturēšanas vidējās izmaksas ir 10 Ls/ m² gadā (gan nomātās
telpas, gan valsts, neieskaitot uzturēšanā iesaistīto darbinieku atlīdzību )
–
–
–
Valsts arhīvu sistēma
• uz 01.01.2010. glabā 19,6 milj. glabājamās vienības (169,7 tūkst.
plauktu metri)
• 2010. g. kopā plānots pieņemt 300 tūkst lietas no likvidētajām
institūcijām, ņemot vērā Komerclikuma un Maksātnespējas likuma normas,
Administratīvi teritoriālās reformas, valsts pārvaldes institūciju optimizāciju
(medicīna, izglītība u.c.)
• Izvērtē dokumentus un atļauj institūcijām iznīcināt 2 milj. lietas gadā
• Ik gadu izsniedz vidēji 35 000 izziņas
- maksas pakalpojums saskaņā ar MK apstiprinātu cenrādi
- no 2013.gada 1.janvāra izziņu izsniegšana - valsts nodevas objekts
• Ik gadu vidēji 83 tūkst. apmeklējumu klātienē, 211 tūkst.
apmeklējumi tiešsaistes uzziņu sistēmai un virtuālajai lasītavai
(tiešsaistē pieejami 2.5 milj. digitālie dokumentu attēli)
• Arhīvos strādājošo darbs ir plānots saskaņā ar vienotā laika un
izstrādes normām (vairāk par 40 darba veidiem).
Valsts kancelejas funkciju audita ieteikumi un paveiktais
2009. g. ieteiktie risinājumi
Paveiktais 2009.- 2010. g.
Izveidot vienu valsts pārvaldes iestādiLatvijas Nacionālo arhīvu
Pieņemts Arhīvu likums, saskaņā ar kuru ir uzsākta arhīvu
sistēmas reorganizācija un atbalsta funkciju (IT, finanses,
personāls) centralizācija. No 2011.gada 1.janvāra- viena pārvaldes
iestāde- Latvijas Nacionālais arhīvs
Nodot Latvijas nacionālo arhīvu Tieslietu
ministra padotībā
-Latvijas Nacionālais arhīvs ir kultūras ministra pārraudzībā esoša
tiešās pārvaldes iestāde, kuras struktūra veidota tā, lai šī iestāde
darbotos pēc funkcionālā un teritoriālā principa un nodrošinātu
savu administratīvo darbu (Arhīvu likuma 20. panta pirmā daļa).
-Konkrēts struktūrvienību skaits tiks noteikts saskaņā ar Ministru
kabineta rīkojumu par valsts arhīvu sistēmas reorganizāciju.
Jautājums saistīts ar pieejamiem finanšu resursiem un
funkciju/uzdevumu sadali LNA struktūrā.
11 zonālos arhīvus un Personāla dokumentu
valsts arhīvu vietā izveidot 5 Nacionālā arhīva
struktūrvienības
Atteikties no arhīvu veidošanas ministriju
padotības iestādēs
Saskaņā ar likumu “Par arhīviem” un Arhīvu likumu (spēkā ar
01.01.2011.) šis ieteikums ir atbildīgās ministrijas kompetencē.
Jaunais Arhīvu likums no 01.01.2011. paredz vairākas iespējas
iestādēm iestāžu arhīvos glabājamo dokumentu skaita
samazināšanai:
1)uz laiku (īstermiņa un ilgtermiņa) glabājamos dokumentus,
noslēdzot rakstveida līgumu var glabāt akreditētos privātos
arhīvos;
2)iestādēm tiesības publiskos dokumentus pārvērst elektroniskā
formā glabāšanai elektroniskā vidē, atsakoties no pārvērsto
dokumentu turpmākas glabāšanas papīra formā.
Valsts kancelejas funkciju audita ieteikumi un
paveiktais
2009. g. ieteiktie risinājumi
Paveiktais 2009.- 2010. g.
1. Atteikties no privāto personu arhīvu uzraudzības
un glabāšanas
Jaunā Arhīvu likuma 5. panta otrā daļa nosaka, ka privātie
dokumenti ir privātpersonu īpašums un Latvijas Nacionālā
arhīva glabāšanā tiks pieņemti tikai tie privātie
dokumenti, kuriem ir arhīviskā vērtība. 2010. g. budžetā
finansējums privāto arhīvu uzraudzībai nav paredzēts, arī
saskaņā ar jauno Arhīvu likumu, no 2011.gada 1.janvāra
privāto arhīvu uzraudzība nav paredzēta.
2. Atteikties no pētniecības, publikāciju un
dokumentu popularizēšanas funkcijas
Arhīvu likuma 20.panta 2. daļas 4. un 9. punkts nosaka
minētās funkcijas veikšanu.
Funkcija tiks realizēta samazinātā apmērā, veicot pētījumus
un metodisko darbu dokumentu un arhīvu pārvaldības jomā.
3. Atteikties no saimniecisko funkciju veikšanas
Saimniecības funkcijas amatu skaits samazināts no 81 līdz
30 (par 63%), nenodrošinot funkciju nepietiekamā apmērā
(ēku apsaimniekošana).
Ārpakalpojumu sniedzēju piesaistīšanai nav pietiekams
finansējums (provizoriskie aprēķini liecina, ka Rīgā
ārpakalpojuma veikšana izmaksā 220- 230 tūkst. Ls (2009.
g. novembra SIA “Cleanhouse” piedāvājums).
Rezultāts
Audita ieteikumi 2009. g.
No kopējiem 5,58 milj. izdevumiem
ietaupīt 1,49 milj. vai 26 %
Vēlamais finansējums- 4,10 milj.
Ls.
Paveiktais 2010. g.
2010. gada budžets sastāda 3.46 milj.samazināts par 2,12 milj. vai 38 %
Samazināts par 0.63 milj. vairāk nekā
auditā ieteiktais.
Komunālajiem maksājumiem pietrūkst
0.46 milj.
No kopējā 697 amatu skaita
2010. gadā - 456 amata vietas,
samazināt 119 amata vietas vai 17% samazinājums 241 amata vieta no 697
Vēlamais amatu skaits- 578
amatiem (35%). Samazināts par 122
amatu vietām vairāk nekā audita
ieteiktais.
2011.gadā jaunajā Latvijas Nacionālā
arhīva struktūrā pašlaik plānotas 426
amata vietas (projekts- nav apstiprināts
Ministru kabinetā).
8
7
6
5
4
3
2
1
0
7.478
6.453
5.495
5.442
.p
ad
s
20
10
.g
e
ild
.i
zp
20
09
.g
20
09
.g
.p
lā
n
ja
is
lā
n
s
sā
ko
tn
ē
e
ild
.i
zp
20
09
.g
s
3.475
20
08
.g
Milj. LVL
Arhīvu sistēmas iestāžu finansējums 2008.-2010.g.
Maksas pakalpojumu % no kopējā finansējuma
30
25
25
%
20
15
16
16
13
13
12
10
5
0
2008.gada
izpilde
2009.gada
plāns
sākotnējais
2009.gada
plāns
2009.gada
izpilde
2010.gada
plāns
2011.gada
projekts
Amatu skaits un finansējums 2009.-2010. un plānotais 2011. g.
Funkcija
Amatu
skaits
2009
Finansējums
2009
Amatu skaits
2010
Finansējums
2010
Amatu
skaits
2011
Finansējums
2011
Dokumentārā
mantojuma
uzkrāšana, uzskaite un
saglabāšana
251
3290075
200
1822742
169
1765923
Dokumentārā mantojuma pieejamības
nodrošināšana, arhīva izziņu,
dokumentu
kopiju,
norakstu
izsniegšana, informatīvo izdevumu
izdošana, uzziņu sistēmu veidošana
un uzturēšana
209
1806864
190
1162754
166
1 064 433
25
245860
Nacionālā
dokumentārā
mantojuma
elektronisko reģistru un to IS
darbības nodrošināšana
Dokumentu pārvaldības un institūciju
arhīvu darba nodrošināšana;
normatīvu, metodisko norādījumu
izstrāde, ieviešana dzīvē institūcijās
(dokumentu izvērtēšana, glabāšanas
termiņu noteikšana, iznīcināšanas
saskaņošana u. c.).
90
968963
58
417450
58
416793
Latvijas
nacionālā
arhīva
fonda
uzraudzības
un
kontroles
nodrošināšana;
administratīvo
pārkāpumu lietu izskatīšana un
administratīvo sodu piemērošana
25
258123
8
62668
8
62668
23
129063
598
6453088
456
3465614
426
3555677
Pētījumu un metodiskā darba veikšana
dokumentu pārvaldības un arhīvu
nozarē
KOPĀ
Secinājumi un priekšlikumi
• Arhīvu jomā finansējums salīdzinot ar 2008. gadu ir samazināts par
54% un amatu skaits par 39%
• Uzsākta valsts arhīvu sistēmas reorganizācija, funkciju
centralizācija. 01.01.2011. darbu uzsāks viena iestāde- Latvijas
Nacionālais arhīvs
• Arhīvu sistēmas iestāžu funkcijas ir pārskatītas, izvērtējot tās arī
saskaņā ar Valsts kancelejas veiktā funkciju audita ieteikumiem, un
atbilstoši samazinātajam finansējumam
• Pieņemtais Arhīvu likums un veiktie grozījumi saistītajos likumos
paredz būtiski samazināt pastāvīgā valsts glabāšanā pieņemamo
dokumentu apjomus
• Dokumentu sakārtošanu un metodiskās palīdzības sniegšanu valsts
pārvaldes un pašvaldību institūcijām var sniegt sertificēti speciālisti,
kā arī akreditētie privātie arhīvi
• Dokumentu pārvēršana elektroniskajā formā būtiski samazinās
papīra dokumentu daudzumu un nākotnē nepieciešamās glabātavu
platības Latvijas Nacionālajā arhīvā un institūcijās, tai skaitā
institūcijas dokumentus var nodot glabāšanai akreditētiem privātiem
arhīviem
Secinājumi un priekšlikumi
• Nav pieļaujama turpmāka finansējuma samazināšana- pretējā
gadījumā netiks nodrošinātas sabiedrības tiesības un tiesiskās
intereses
• Minimālais finansējums dokumentu saglabāšanas nodrošināšanai ir
9 Ls/m² gadā (neieskaitot darbinieku atlīdzību), ko jāfinansē no
budžeta dotācijas
• Ārpakalpojumiem var nodot:
-
atsevišķus saimnieciskos uzdevumus (piemēram, ēku apsardzi un apsaimniekošanu),
taču ņemot vērā telpu platību tie var pārsniegt pašreizējos izdevumus
likvidēto privāto juridisko personu un institūciju uz laiku glabājamo dokumentu
glabāšanu
specifiskas tehniskas procedūras pirms dokumentu pieņemšanas valsts arhīvāpiemēram, dokumentu atskābināšana un dezinfekcija
Dokumentu glabāšanas izmaksas un valsts arhīvu telpu problēmas var risināt jaunas
Nacionālā arhīva ēkas būvniecība Rīgā ar platību 50 tūkst m², atbrīvojot Rīgā un
Rīgas reģionā13 ēkas ar 65 tūkst m², jo esošās ēkas prasa kapitālo remontu,
renovāciju un nav lietderīgi ieguldīt finanšu līdzekļus arhīvam nepiemēroto ēku
pielāgošanai dokumentu glabāšanai