Transcript Elektronisko dokumentu arhivēšana Latvijā
Elektronisko dokumentu arhivēšana Latvijā
• ELEKTRONISKO DOKUMENTU IZVĒRTĒŠANA • ELEKTRONISKO DOKUMENTU UZKRĀŠANA – PIEŅEMŠANA ARHĪVĀ GLABĀŠANĀ – Datu nesēji, – Formāti un kodējums.
Elektronisko dokumentu izvērtēšana
• Izvērtēšanas un uzkrāšanas kārtība ( dokumentu arhivēšanas noteikumi" ) MK noteikumi Nr. 141 "Informācijas sistēmās esošo dokumentēto datu un elektronisko – Attiecas uz sistēmām (tai skaitā reģistriem, datu bāzēm): • kuru īpašnieks vai valdītājs ir valsts vai pašvaldības institūcija; • kuras apstrādā un glabā informāciju saskaņā ar starptautiskajiem līgumiem, likumiem vai Ministru kabineta noteikumiem; • kuras tiek pilnīgi vai daļēji finansētas no valsts un pašvaldību budžeta līdzekļiem; – Valsts arhīvu ģenerāldirekcija (turpmāk — ģenerāldirekcija) ir atbildīga par elektronisko dokumentu uzkrāšanu, kas ietver izvērtēšanu un atlasi ilgstošai un pastāvīgai glabāšanai, kā arī par saglabāšanu un pieejamības nodrošināšanu.
Elektronisko dokumentu izvērtēšana
• Izvērtēšanas un uzkrāšanas kārtība ( dokumentu arhivēšanas noteikumi" ) MK noteikumi Nr. 141 "Informācijas sistēmās esošo dokumentēto datu un elektronisko – Satiksmes ministrijas sistēmu reģistrs un Datu valsts inspekcija, kas atbilstoši normatīvajiem aktiem veic sistēmu reģistrāciju, sistēmas
pases nolikuma un visu ar sistēmas izveidi saistīto normatīvo aktu kopijas divu mēnešu laikā pēc sistēmas reģistrācijas iesniedz ģenerāldirekcijā sistēmas izvērtēšanai
; –
ģenerāldirekcija 2 mēnešu laikā izvērtē sistēmu
, lai identificētu ilgstoši un pastāvīgi glabājamos elektroniskos dokumentus, kuri nododami valsts glabāšanā, un ņem uzskaitē informācijas resursus, kas satur ilgstoši un pastāvīgi glabājamos elektroniskos dokumentus; –
ja tiek mainīta sistēmas konfigurācija vai dati tiek konvertēti uz jaunām sistēmām, sistēmas organizācija mēneša laikā par to rakstiski ziņo ģenerāldirekcijai.
Ģenerāldirekcija apstiprina attiecīgās izmaiņas.
Elektronisko dokumentu izvērtēšana
• • Izvērtēšanas kārtība ( MK noteikumi Nr. 117 "Noteikumi par elektronisko dokumentu izvērtēšanas veidu un nodošanu valsts arhīvam glabāšanā" ) Izvērtēšanas procesā: – veic intelektuālo analīzi un informācijas sistēmas tehnisko analīzi; – vērtē funkcijas (atbilstoši Ministru; kabineta apstiprinātajai metodikai par funkciju un institucionālās sistēmas analīzes veikšanu), darbības vai fakta un ar to saistīto dokumentu kopuma saturu, veicot elektroniskā dokumenta intelektuālo analīzi; – vērtē ar elektroniskā dokumenta apriti saistītos tehniskos aspektus (piemēram, tehnisko savietojamību – iespējamo nodošanas datu nesēju, formātu, kodējumu; drošību – piekļuves, saglabāšanas; integritāti, autentiskumu), veicot informācijas sistēmas tehnisko analīzi; – elektronisko dokumentu izvērtē informācijas sistēmas
•
Elektronisko dokumentu izvērtēšana
•
Izvērtēšanas kārtība ( MK noteikumi Nr. 117 "Noteikumi par elektronisko dokumentu izvērtēšanas veidu un nodošanu valsts arhīvam glabāšanā" )
•
elektronisko dokumentu izvērtē informācijas sistēmas plānošanas stadijā:
– nosaka informācijas sistēmā iekļaujamos elektroniskos dokumentus un datus; – nosaka elektronisko dokumentu glabāšanas termiņu; – izvērtē elektronisko dokumentu glabāšanas veidu un nepieciešamās izmaksas.
•
Elektronisko dokumentu izvērtēšana
•
Izvērtēšanas kārtība ( MK noteikumi Nr. 117 "Noteikumi par elektronisko dokumentu izvērtēšanas veidu un nodošanu valsts arhīvam glabāšanā" )
•
elektronisko dokumentu izvērtē informācijas sistēmas projektēšanas stadijā:
– institūcija informācijas sistēmā iekļaujamos elektroniskos dokumentus un datus, to apjomu un glabāšanas termiņu saskaņo ar valsts arhīvu.
– institūcija nodrošina ilgstoši vai pastāvīgi glabājamo elektronisko dokumentu tveršanas iespējas no informācijas sistēmas (iespēju izdalīt no sistēmas un glabāt kā patstāvīgu vienību) un migrācijas vai konversijas iespējas uz glabāšanai paredzēto datu nesēju vai vietu.
Elektronisko dokumentu izvērtēšana
•
Izvērtēšanas kārtība ( arhīvam glabāšanā" MK noteikumi Nr. 117 "Noteikumi par elektronisko dokumentu izvērtēšanas veidu un nodošanu valsts )
•
elektronisko dokumentu izvērtē informācijas sistēmas ieviešanas stadijā:
– institūcija elektronisko dokumentu sastāvu, apjomu un glabāšanas termiņus saskaņo ar valsts arhīvu. – Valsts arhīvu ģenerāldirekcija sadarbībā ar institūcijām izvērtē funkcijas un klasificē tās šādās informācijas sistēmu kategorijās: • A kategorija - politikas, koordinācijas, pārraudzības un darbības izpildījuma kontroles funkcijas (A kategorijas funkcijas); • B kategorija - regulējošās un pakalpojumu sniegšanas funkcijas (B kategorijas funkcijas); • C kategorija - atbalsta funkcijas (C kategorijas funkcijas).
Elektronisko dokumentu izvērtēšana
•
Izvērtēšanas kārtība ( arhīvam glabāšanā" MK noteikumi Nr. 117 "Noteikumi par elektronisko dokumentu izvērtēšanas veidu un nodošanu valsts )
•
elektronisko dokumentu izvērtē informācijas sistēmas lietošanas un uzturēšanas stadijā:
– Institūcijas pārskata glabāšanas termiņus B kategorijas informācijas sistēmām: • pirms informācijas sistēmas migrācijas, konversijas vai konfigurācijas izmaiņām; • ja mainās normatīvie akti, institūcijas funkcijas (funkciju apjoms), darbības prioritātes, dokumentēto faktu apjoms. – Elektronisko dokumentu un datu glabāšanas termiņu izmaiņas saskaņo ar valsts arhīvu – Visas ar arhivējamiem elektroniskajiem dokumentiem un datiem veiktās darbības dokumentē, veidojot un papildinot nepieciešamos metadatus ( 1.pielikums
).
Elektronisko dokumentu izvērtēšana
•
Izvērtēšanas kārtība ( arhīvam glabāšanā" MK noteikumi Nr. 117 "Noteikumi par elektronisko dokumentu izvērtēšanas veidu un nodošanu valsts )
•
elektronisko dokumentu izvērtēšana, nododot tos valsts arhīvam glabāšanā:
– Institūcija ņem vērā šādus kritērijus: • elektroniskais dokuments dokumentē valsts politikas veidošanu un valsts pārvaldes procesus; • elektroniskais dokuments dokumentē valsts un tās iedzīvotāju savstarpējās attiecības, to mijiedarbību un ietekmi uz vidi; • dokumentu ilgāk nekā 75 gadus izmanto kādas darbības veikšanai, tiesību īstenošanai un aizsardzībai; • elektroniskā dokumenta glabāšanas izmaksas (atkarībā no tā veida, struktūras un izmantošanas biežuma) ilgstošā laikposmā ir mazākas par izmaksām, kas rastos no zaudējumiem, ja elektronisko dokumentu nesaglabātu.
Elektronisko dokumentu izvērtēšana
•
Izvērtēšanas kārtība ( arhīvam glabāšanā" MK noteikumi Nr. 117 "Noteikumi par elektronisko dokumentu izvērtēšanas veidu un nodošanu valsts )
•
elektronisko dokumentu izvērtēšana, nododot tos valsts arhīvam glabāšanā:
– Ja informācijas sistēmas veidošanā šajā kārtībā lietotie risinājumi agrāk praksē nav izmantoti, valsts arhīvs pēc Valsts arhīvu ģenerāldirekcijas lēmuma pieņem glabāšanā visu informācijas sistēmu; – Izvērtējot elektroniskos dokumentus, valsts arhīvam ir tiesības pieprasīt esošās dokumentācijas papildināšanu šādos gadījumos: • ir uzsākta informācijas sistēmas vai lietojumprogrammas izdzēšana; • datu bāzes struktūra pirms nodošanas ir pārveidota; • esošā dokumentācija ir nepilnīga.
Elektronisko dokumentu izvērtēšana
• Strukturēta teksta elektroniski dati/dokumenti; •
XML
formāts; • XML struktūrshēmas ( XSD , XSL ); • Institūciju XML struktūrshēmu priekšlikumi; • Elektronisko dokumentu arhivēšanas komisija • Apstirpinātās XML struktūrshēmas
Elektronisko dokumentu uzkrāšana – pieņemšana arhīvā glabāšanā
• Izvērtēšanas un uzkrāšanas kārtība ( dokumentu arhivēšanas noteikumi" ) MK noteikumi Nr. 141 "Informācijas sistēmās esošo dokumentēto datu un elektronisko • Pabeigts elektronisko datu/dokumentu izvērtēšanas process; • Līgums ar institūciju par elektronisko datu/dokumentu nodošanu valsts arhīvam glabāšanā: – tehniskās prasības (datu formāti, kodējums); – arhivēšanas periods/periodi – nosacījumus dokumentu saglabāšanas apstākļu kontrolei un uzraudzībai līdz to nodošanai arhīvam glabāšanā; • Likvidēto/reorganizēto institūciju un Informācijas sistēmu (IS), reģistru, datu bāzu pieņemšana arhīvā glabāšanā;
Elektronisko dokumentu uzkrāšana – pieņemšana arhīvā glabāšanā
•
Izmantojamie datu nesēji:
– CD-R (ISO 9660 vai ISO 10149); – Magnētiskās lentes (ISO/IEC 15895 vai ISO/IEC 16382) •
Liela apjoma gadījumā pieļaujami:
– DVD+R; – LTO.
Elektronisko dokumentu uzkrāšana – pieņemšana arhīvā glabāšanā
•
Izmantojamie datu formāti:
– strukturētam tekstam —
SGML(XML)
; – grafiskai informācijai —
JPEG
vai
TIFF
– vektoru grafikai —
CGM
; – audioinformācijai un videoinformācijai —
MPEG II
•
Kodējums:
– Baltic 1257; – UTF-8.