Transcript Jaunais “Arhīvu likums” (spēkā no 01.01.2011)

Jaunais “Arhīvu likums”
(spēkā no 01.01.2011)
Rīga, 2010.gada 10.jūnijs
Galvenās izmaiņas arhīvu sistēmas pēc likuma
pieņemšanas
Izveidots Latvijas Nacionālais arhīvs, apvienojot visas
arhīvu sistēmas iestādes vienā
Latvijas Valsts vēstures arhīvu,
Latvijas Valsts arhīvu,
Latvijas Valsts Kinofotofonodokumentu arhīvu,
Personāla dokumentu valsts arhīvu,
11 zonālos valsts arhīvus,
Centrālo mikrofotokopēšanas un dokuementu restaurācijas
laboratoriju
Latvijas Nacionālais arhīvs (LNA) ir
kultūras ministra pārraudzībā esoša tiešās pārvaldes
iestāde, kuras struktūra veidota tā, lai šī iestāde darbotos
pēc funkcionālā un teritoriālā principa un nodrošinātu savu
administratīvo darbu.
LNA direktoru uz pieciem gadiem ieceļ Ministru kabinets
pēc kultūras ministra ieteikuma.
Kultūras ministrijas kompetence
izstrādā valsts politiku dokumentu un arhīvu
pārvaldības jomā;
organizē un koordinē šā likuma un citu normatīvo aktu
īstenošanu dokumentu un arhīvu pārvaldības jomā;
izstrādā normatīvo aktu projektus dokumentu un arhīvu
pārvaldības jomā;
nodrošina arhīvu speciālistu sertifikāciju;
izskata personu iesniegumus par LNA un akreditētu
privātu arhīvu darbību.
LNA funkcijas
uzkrāj Latvijā un ārpus Latvijas radītus dokumentus ar arhīvisko
vērtību;
nodrošina LNA glabāto dokumentu pieejamību, veicot to izvērtēšanu,
aprakstīšanu un uzziņu sistēmu veidošanu;
pieņem glabāšanā un saglabā LNA uzkrātos dokumentus ar arhīvisku
vērtību, veido nodrošinājuma kopiju un izmantošanas kopiju fondu;
nodrošina arhīva dokumentu pieejamību un izmantošanu,
popularizēšanu un sabiedrības informēšanu, izsniedz arhīva izziņas,
apliecinātas dokumentu kopijas, izrakstus un norakstus;
LNA funkcijas (turpinājums)
izvērtē dokumentus šai likumā noteiktajā kārtībā;
uzrauga dokumentu pārvaldības kārtības ievērošanu institūcijās
un šajā likumā noteiktajos gadījumos – akreditētos privātajos
arhīvos, sniedzot metodisko palīdzību dokumentu un arhīvu
pārvaldības jomā;
veic pārbaudes institūcijās dokumentu pārvaldības jomā un šajā
likumā noteiktajos gadījumos – akreditētajos privātajos arhīvos
dokumentu pārvaldības un nacionālā mantojuma saglabāšanas,
pieejamības un izmantošanas jautājumos, izskata administratīvo
pārkāpumu lietas un uzliek administratīvos sodus;
LNA funkcijas (turpinājums)
akreditē privātos arhīvus;
veic pētījumus un metodisko darbu dokumentu un arhīvu pārvaldības
jomā;
izsniedz rakstveida licences to LNA arhīvā uzkrāto dokumentu
izmantošanai, kuru autortiesības pieder valstij;
izveido un uztur nepieciešamās informācijas sistēmas šajā likumā
noteikto funkciju veikšanai.
Galvenās izmaiņas
Definēts Nacionālais dokumentārais mantojuma jēdziens
Noteiktas par dokumentu pārvaldību valstī atbildīgās iestādes –
sakārtota šī joma
Noteikti institūciju pienākumi dokumentu un arhīvu pārvaldībā
Definēti dokumentu izvērtēšanas kritēriji un noteikta to izvērtēšanas
kārtība
Ieviests jauns jēdziens – publisko dokumentu pārvēršana
Sakārtoti dokumentu pieejamības un izmantošanas jautājumi arhīvos
Noteikta arhīvistu sertificēšana
Sakārtota privāto arhīvu joma – dota privātā dokumenta, privātā arhīva
un akreditēta privātā arhīva definīcija un noteikti privātpersonu
pienākumi privāto dokumentu pārvaldībā
Nacionālais dokumentārais mantojums
ir nacionālā kultūras mantojuma daļa, ko veido:
1)
2)
3)
4)
LNA uzkrātie dokumenti ar arhīvisku vērtību;
institūciju uzkrātie patāvīgi glabājamie dokumenti ar arhīvisku
vērtību;
privātie dokumenti ar arhīvisku vērtību;
No ārvalstīm iegūtie dokumenti ar arhīvisku vērtību vai to
apliecinātas kopijas.
Arhīvu likumā noteiktas
Īpašumtiesības uz Nacionālajā dokumentārajā mantojumā (NDM)
iekļautajiem dokumentiem un darbības ar tiem;
NDM iekļauto dokumentu izvešanas uz laiku no Latvijas kārtība;
Definēts NDM reģistrs, noteikts tā pārzinis un turētājs;
Reģistrā iekļauto nacionālajā bibliotēku krājumā un nacionālajā
muzeju krājumā ietilpstošo dokumentu aprakstīšanas un uzskaites
kārtība.
Sakārtota dokumentu pārvaldības joma
dotas ar dokumentu pārvaldību saistīto jēdzienu definīcijas;
noteikts institūciju pienākums
- nodrošināt savas darbības dokumentēšanu;
- izveidot dokumentu sistēmu;
- veikt dokumentu pārvaldības iekšējo kontroli un uzraudzību;
- nodrošināt dokumentu glabāšanu, izmantošanu un pieejamību līdz
nodošanai institūcijas arhīvā;
- pienākums saskaņot klasifikācijas shēmas, dokumentu glabāšanas
termiņus, uzziņu sistēmas un dokumentu iznīcināšanas aktus.
uzdots Ministru kabinetam izstrādāt noteikumus – publisko dokumentu
un arhīvu pārvaldības kārtību institūcijās, kritērijus dokumentu
glabāšanas termiņu noteikšanai un tehniskās prasības dokumentu
saglabāšanai institūciju arhīvos.
Ieviests jauns jēdziens – dokumenta arhīviskā vērtība un
noteikta dokumentu izvērtēšanas kārtība
Arhīviskā vērtība ir dokumenta informatīvais nozīmīgums
vai šā dokumenta pierādijumvērtība,
ko izvērtē šajā likumā noteiktajā kārtībā
Ministru kabinetam uzdots noteikt dokumenta arhīviskās
vērtības noteikšanas kārtību
Dokumentu izvērtēšanas kritēriji
dokuments atspoguļo publiskās pārvaldes darbības, valsts politikas
veidošanu un īstenošanu;
dokuments ir ilgstoši izmantojams institūcijas vai privātpersonas
pienākumu un tiesību īstenošanai un aizsardzībai;
dokumentam ir vēsturiska, sabiedriska, kultūras vai zinātniska nozīme;
dokumenta izcelsme un ārējās īpatnības;
dokuments atspoguļo notikuma vai fakta īpašo raksturu;
dokumenta autora nozīmīgums.
Publisko dokumentu pārvēršana
LNA un institūcijām dotas tiesības publiskos dokumentus pārvērst
elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē
Noteiktas prasības iegūtajam dokumentam
- tas nodrošina publiskā dokumenta satura un metadatu atveidošanu un
izmantošanu;
- tas nodrošina publiskā dokumenta integritāti;
- tiek nodrošināts tā autentiskums un atbilstība publiskajam
dokumentam;
Pārvēršanas process ietver pārbaudi un kontroli;
Pārvēršanas procesā dokuments tiek aizsargāts pret neatļautu
piekļūšanu, papildinājumiem, izmaiņām vai iznīcināšanu;
Pārvēršanas process tiek dokumentēts.
Publisko dokumentu iznīcināšana pēc to
pārvēršanas
Publiskos dokumentus pēc to pārvēršanas atbilstoši noteiktajām
prasībām drīkst iznīcināt.
Nedrīkst iznīcināt tādus dokumentus:
- kuriem to ārējo īpatnību dēļ ir vēsturiska, sabiedriska, kultūras vai
zinātniska nozīme;
- kuros ietverto informāciju veido attēls vai skaņa;
- kuri saglabājami atbilstoši cita likuma noteikumiem vai nepieciešami
institūcijas vai privātpersonas pienākumu pildīšani un tiesību
aizsardzībai.
Dokumentu pieejamības un izmantošanas
ierobežojumi
Noteiktas institūcijas, kuru dokumenti satur ar nacionālo drošību,
aizsardzību un ārlietām saistītu informāciju, kuras atklāšana var radīt
kaitējumu valsts un sabiedrības interesēm.
Tiesības šīm dokumentiem institūcijas vadītājam noteikt 30 gadus ilgu
informācijas pieejamības ierobežojuma periodu.
Noteikts informācijas pieejamības ierobežojuma periods dokumentiem,
kuri satur sensitīvus personu datus vai informāciju par personu privāto
dzīvi
- 30 gadus pēc tās personas nāves, uz kuru tas attiecas;
- 110 gadus pēc personas dzimšanas, ja nav iespējams konstatēt
personas nāves datumu;
- 75 gadus pēc dokumenta radīšanas, ja nav iespējams konstatēt ne
personas nāves, ne dzimšanas datumu.
Arhīvistu sertificēšana
Likums nosaka, ka pakalpojumus publisko dokumentu un arhīvu
pārvaldības jomā var sniegt tikai personas, kuras saņēmušas sertifikātu
(sākot no 2015.gada 1.janvāra).
Sertifikāts ir beztermiņa.
Sertifikātu piešķiršanas un anulēšanas kārtību nosaka Ministru
kabinets.
Kultūras ministrija nodrošina arhīva speciālistu sertifikāciju.
Privātie dokumenti un privātie arhīvi
Likumā definēts;
- privātā dokumenta jēdziens - privātā arhīva jēdziens – privāto tiesību juridiskā persona vai tās
struktūrvienība
Noteikti privātā arhīva pienākumi:
- izsniegt arhīva izziņas vai dokumentu apliecinātas kopijas, norakstus
vai izrakstus uz arhīvā esošo privāto dokumentu pamata;
- nodrošināt saglabāšanu un aizsardzību;
- nodrošināt pieejamību, ievērojot šajā likumā un citos likumos
noteikto kārtību.
Privāto arhīvu akreditācija
Akreditē uz pieciem gadiem, ja:
- ir dibinātāja apstiprināts arhīva nolikums vai statūti;
- nodrošināta dokumentu saglabāšanai nepieciešamā vide,
telpas un drošības sistēmas;
- nodrošināta dokumentu uzskaite un aprakstīšans likumā
noteiktajā kārtībā;
- nodrošināta dokementu pieejamība
- pakalpojumus veic sertificēti speciālisti.
Akreditēta privāta arhīva tiesības
Glabāt institūcijas uz laiku glabājamos dokumentus, noslēdzot
rakstveida līgumu;
Sniegt metodisko palīdzību institūcijām publisko dokumentu un arhīvu
pārvaldības jomā.