Transcript Rezultātu uzlabošana, izmantojot procesu vadības darbības modeli

Rezultātu uzlabošana,
izmantojot procesu vadības darbības modeli
RTU metodiskā konference
Rīgā, 26.03.2013.
Akadēmiskās politikas pētījumu un kvalitātes centrs
M.Sondore, G.Rēvalde
Kvalitātes vadīšana augstākajā izglītībā (1)
Palielinoties sabiedrības interesei par kvalitātes vadīšanas nozīmi augstākajā izglītībā un
augstākās izglītības sfēras pilnveides un attīstības jautājumiem, ļoti būtiska kļūst arī augstskolas
spēja atskaitīties par savas darbības kvalitāti un spēja pierādīt savu iekšējo kvalitātes
nodrošināšanas procesu efektivitāti.
Lai nodrošinātu savu konkurētspēju, starptautisko atpazīstamību, stiprinātu savu zīmolu un radītu
uzticību ne tikai Latvijā, bet arī Eiropas augstākās izglītības telpā, kā arī, izpildot Boloņas procesa
deklarācijas galvenās prioritārās prasības, RTU ievieš, attīsta un uztur atbilstošu iekšējās
kvalitātes vadības sistēmu
 izglītības procesa vadības kvalitatīvai organizēšanai,
 kvalitātes norišu pastāvīgai uzraudzībai un pilnveidei
 un izglītības pievienotās vērtības palielināšanai.
Kvalitātes vadīšana augstākajā izglītībā (2)
RTU kvalitātes politika (apstiprināta ar RTU Senāta 31.10.2011. lēmumu, protokols Nr.553) ir
dokumentēta, publiski pieejama un atspoguļo augstskolas vispārīgos nodomus un virzienus
kvalitātes jomā. RTU kvalitātes politika saskaņota ar Eiropas asociācijas kvalitātes nodrošināšanai
augstākajā izglītībā standartiem un vadlīnijām augstākās izglītības iekšējai un ārējai kvalitātes
nodrošināšanai (ENQA- European Network of Quality Assurance in Higher Education).
ENQA standarti un vadlīnijas īpaši akcentē to, cik būtiski ir garantēt
studentu kvalitatīvu vērtēšanu,
augsti kvalificētus, profesionālus un radošus mācībspēkus,
kā arī cita studentiem pieejamā atbalsta un mācību resursu kvalitāti.
Studentu novērtēšanas procedūrām jābūt atbilstošām un balstītām uz skaidriem kritērijiem, jo
vērtēšanas rezultātiem ir liela ietekme uz studentu turpmāko karjeru. Augstskolai jāpārliecinās, ka
tās mācībspēki ir kvalificēti un ka studentiem pieejamie mācību līdzekļi un mācību atbalsta resursi
atbilst un ir piemēroti attiecīgajai programmai, pastāvīgi uzraugot, kontrolējot un uzlabojot
studentiem pieejamo palīdzības pakalpojumu efektivitāti.
Augstskolu likums
Kvalitātes pārvaldību augstākajā izglītībā kā prioritāti izvirza Augstskolu likums (5.pants (21)),
uzsverot, ka iekšējā kvalitātes nodrošināšana augstskolās ir obligāta, un paredzot:
 iedibināt politiku un procedūras augstākās izglītības kvalitātes nodrošināšanai,
 izstrādāt mehānismus studiju programmu veidošanai, apstiprināšanai, darbības uzraudzīšanai
un periodiskai pārbaudei,
 izveidot un publiskot tādus studējošo sekmju vērtēšanas kritērijus, nosacījumus un procedūras,
kas ļauj pārliecināties par paredzēto studiju rezultātu sasniegšanu,
 izveidot iekšējo kārtību un mehānismus akadēmiskā personāla kvalifikācijas un darba
kvalitātes nodrošināšanai,
 nodrošināt, ka tiek vākta un analizēta informācija par
 studējošo sekmēm,
 absolventu nodarbinātību,
 studējošo apmierinātību ar studiju programmu,
 akadēmiskā personāla darba efektivitāti,
 pieejamiem studiju līdzekļiem un to izmaksām,
 augstskolas darbības būtiskiem rādītājiem.
Kvalitātes jēdziens
Rīgas Tehniskā universitāte ar kvalitātes jēdzienu saprot pakāpi, kādā piedāvātie augstskolas
pakalpojumi spēj pildīt ES vienotās izglītības telpas, sabiedrības, darba devēju, studentu un
regulējošo normatīvu prasības, kā arī sasniegt augstskolas izvirzītos stratēģiskos mērķus –
 zinātniskās un inovatīvās darbības izcilība,
 studiju izcilība,
 infrastruktūras izcilība
 un organizācijas izcilība un atpazīstamība
(no „RTU attīstības stratēģijas 2009.-2015.g.”, kas apstiprināta ar 25.02.2008. RTU Senāta
lēmumu, protokols Nr.520).
Augstskolas vadība ir pārliecināta, ka jēdziens „izcilība” ir ļoti nozīmīgs faktors, kas mainīs
augstskolas vadības sistēmas modeli un principus, līdz ar to arī studentu, docētāju un
administratīvo darbinieku domāšanas veidu un attieksmi, kas veicinās ne tikai augstskolas ārējos
sasniegumus, bet arī visu šajā procesā iesaistīto pušu apmierinātību. Izglītības kvalitāti veido
docētāju un studentu saskaņota sadarbība. RTU vadības uzdevums ir atrast līdzsvaru starp
pārmaiņām un stabilitāti, un to var nodrošināt, izveidojot stratēģiski orientētu organizāciju.
Stratēģiskā plānošana (1)
RTU stratēģisko plānošanu veic augstskolas vadība. Vadības darba grupā šobrīd tiek gatavotas
ilgtermiņa RTU Stratēģijas un Attīstības programmas laika posmam 2014.-2020. gadam, plānojot
RTU attīstības virzienus un rezultātus, kurus augstskola vēlas sasniegt tagad un nākotnē, aptverot
gan finansiālā snieguma un darbības rādītājus, gan augstskolas vērtējumu ieinteresēto pušu
skatījumā.
Izstrādājot stratēģiskās attīstības programmu, darba grupai tiks dots uzdevums augstskolas
plānošanas un lēmumu pieņemšanas procesā integrēt iekšējo kvalitātes nodrošināšanas un
uzraudzības sistēmu, lai
 augstskolas Kvalitātes politikas mērķu kaskadēšanu īstenotu tālāk izrietošu uzdevumu un
aktivitāšu veidā,
 aptvertu visus augstskolas līmeņus no vadības un personāla līdz studentiem, novadot stratēģiju
līdz atsevišķu operāciju izpildes līmenim un apzinot kvalitātes nodrošināšanas mērķus un
uzdevumus,
 ieceltu par ieviešanu un uzturēšanu atbildīgos, tā uzlabojot augstskolas pārvaldību un
nodrošinot, ka šī struktūra ir paziņota personālam, t.i., aktivizējot vidējā līmeņa vadītāju darbu,
Stratēģiskā plānošana (2)






dokumentētu šo organizatorisko un darbības struktūru,
dokumentētu procedūras kvalitātes vadības īstenošanai,
noteiktu kvalitātes nodrošināšanas sistēmas realizācijas termiņus,
izplānotu nepieciešamos materiālos resursus un finansu avotus,
panāktu kvalitātes uzraudzības kā vesela pasākumu kopuma pilnveidošanos,
stratēģiju pārvēršot par nepārtrauktu procesu, nodrošinātu stratēģiskās plānošanas
atgriezenisko saiti, t.i., stratēģijas īstenošanas progresa analīzi.
Balstoties uz šo informāciju, RTU Senātā tiks apstiprināti stratēģiskie mērķi un uzdevumi RTU
kopumā un struktūrvienībām atsevišķi, veicinot universitātes efektivitātes un atbildības
palielināšanos.
Kvalitātes nodrošināšana - nepārtraukts augstākās izglītības sistēmas, augstskolas vai programmas
kvalitātes vērtēšanas process (novērtēšana, novērošana, garantēšana, uzturēšana un uzlabošana).
RTU Izcilības vadlīnijas
Lai nodrošinātu kvalitatīvu izglītību, RTU uzsākusi iekšējās kvalitātes sistēmas izveidi,
pamatojoties uz starptautiski atzītu Eiropas Kvalitātes vadīšanas fonda Izcilības modeli - EFQM
pašnovērtējuma instrumentu, kurā apkopoti būtiski kvalitātes aspekti.
Šī kvalitātes pārvaldības metodoloģija balstās uz pārliecību, ka izcili rezultāti attiecībā uz darbības
rādītājiem, klientiem, darbiniekiem, sabiedrību tiek sasniegti caur līderu izstrādātu politiku un
stratēģiju, kas tiek ieviesta ikdienas darbībā ar darbinieku, resursu un procesu starpniecību,
balstoties uz partnerattiecībām (citas organizācijas, klienti, piegādātāji, sabiedrība, arī
konkurenti).
Copyright 1999 EFQM. Modelis ir EFQM reģistrēta preču zīme.
1.zīmējums
Uz faktiem balstīta procesu vadība (1)
Lai panāktu RTU darbības sakārtotību un izcilību, nodrošinātu vienotu izpratni par augstskolu
kopumā, pilnvērtīgu, efektīvu un kvalitatīvu augstskolas darbību, RTU vadība perspektīvā plāno
apzināt, precīzāk formulēt, vadīt un uzlabot daudzas savstarpēji saistītās aktivitātes - universitātes
darbības procesus, lai, pirmkārt, pilnībā apmierinātu studentu un citu ieinteresēto pušu vēlmes un
radītu tām aizvien pieaugošu vērtību.
RTU politikas, stratēģijas, mērķu, plānu īstenošana būs iespējama un tiks nodrošināta, pateicoties
skaidri definētiem un savstarpēji integrētiem procesiem. Šo procesu raksturotāji un mērķi atbalstīs
RTU stratēģiskos mērķus, būs integrēti vienotā sistēmā, lai sistemātiski būtu iespējams sekot
sasniegtajiem rezultātiem attiecībā pret mērķiem.
Par procesu pieeju augstskolā ir uzskatāma procesu sistēmas izmantošana, procesu identifikācija,
mijiedarbība un pārvaldība, lai iegūtu vēlamo rezultātu. Par procesu tiek uzskatīta jebkura darbība,
kas izmanto resursus, kas tiek pārvaldīta un kas nodrošina ieguldījuma pārvēršanu rezultātā. Viena
procesa rezultāti bieži veido ieguldījumu nākošajā procesā.
Ja procesi augstskolā pareizi dokumentēti un efektīvi ieviesti, to uzraudzībai, vadīšanai un
pastāvīgai uzlabošanai jābūt organiskai augstskolas ikdienas darbību sastāvdaļai.
Procesa apraksts  Procesa mērījumi  Procesa analīze 
 Procesa pilnveide  Procesa vadība.
Uz faktiem balstīta procesu vadība (2)
Procesu vadību varētu īstenot RTU kvalitātes vadības procesu pieejas ietvaros, akcentējot:
1) prasību izpratni un izpildi,
2) nepieciešamību analizēt procesus no vērtības pievienošanas viedokļa,
3) procesa rezultātu un izpildījuma efektivitātes sasniegšanu (katram no procesu posmiem būtu
jānosaka nosacīti izmērāms rezultāts un procesu ķēdes virzībai jābūt saistītai ar RTU
stratēģijā formulētu mērķi),
4) nepārtrauktu procesu uzlabošanu, kas ir pamatota ar objektīviem mērījumiem.
Uz faktiem balstīta procesu vadība (3)
Iekšējās kvalitātes vadības pasākumi iekļaujas RTU vadības sistēmā, papildina to un ir saistāmi ar
dažādām vadības sistēmas sastāvdaļām, piemēram:
stratēģiskās plānošanas sistēmu, ko realizē, izstrādājot augstskolas darbības stratēģiju,
cilvēkresursu vadību un caurskatāmām personāla atlases, amatā paaugstināšanas, darba
kvalitātes izvērtēšanas, personāla apmācības u.c. procedūrām;
finanšu un materiāltehniskā nodrošinājuma plānošanas procedūrām – izmaksu pārraudzību un
caurskatāmības nodrošināšanu;
iekšējās un ārējās komunikācijas sistēmu un augstskolas darbības atklātuma nodrošināšanu,
infrastruktūras attīstības projektu realizāciju un RTU infrastruktūras tālākas attīstības vadību un
koordinēšanu ar visām iesaistītajām RTU struktūrvienībām,
studiju procesa kvalitatīvas norises un kvalitātes pārraudzības nodrošināšanu un veicināšanu,
RTU zinātniskās darbības un zinātnes projektu vadību un attīstību,
RTU inovatīvās darbības koordināciju un realizāciju, zināšanu pārneses projektu iniciēšanu un
administrēšanu,
u.c.
Uz faktiem balstīta procesu vadība (4)
Turklāt visiem RTU vadības lēmumiem attiecībā uz pašreizējo augstskolas darbību un plānotajiem
uzlabojumiem vai jauninājumiem jābūt pamatotiem un pārdomātiem un jābūt pieņemtiem uz
ticamas informācijas un faktu pamata, kas aptver
 jau sasniegtos, tā arī prognozējamos izpildījuma raksturotājus,
 datus par individuālo procesu un visas sistēmas veiktspēju,
 datus par ieinteresēto pušu (darbinieku, studentu) vajadzībām, vēlmēm, uzskatiem un
vērtējumu,
 datus par konkurentu veikumu.
Uz faktiem balstīta procesu vadība (5)
Balstoties uz procesu izpildes rādītājiem un objektīviem augstskolas darbības rezultātu
mērījumiem (datu analīzi), tiks
 identificēti un efektīvi vadīti riski, mazinot iespēju pieņemt aplamu lēmumu,
 izvērtēti un apvienoti iekšējie kvalitātes procesi, t.i., vadītas vairākas saistītās darbības,
 noteiktas un ieviestas piemērotas profilaktiskās un verificēšanas darbības, pastāvīgi nodrošinot
augstu ieinteresēto pušu uzticēšanās līmeni.
Kvalitātes sistēmas mērķis un virzība ir klients. Kvalitāte kā pārveide - šī pieeja koncentrējas tieši
uz studentiem: jo labāka augstskola, jo lielākā mērā tā sasniedz mērķi - sniegt studentiem
specifiskas prasmes, zināšanas un attieksmes, kas tiem nepieciešamas, strādājot un dzīvojot
zināšanu sabiedrībā. Kad augstskola darbojas efektīvi, no procesa viedokļa ieguvējam ir jābūt
studentam, bet no gala rezultāta (produkta) viedokļa – arī darba devējam.
Uz faktiem balstīta procesu vadība (6)
Procesu pieejai ir nozīmīga loma
individuālo procesu savstarpējās saistības, sadarbības un kombināciju nodrošināšanā,
atbildību, pilnvaru un kompetenču sakārtošanā,
finanšu plūsmas pilnveidošanā,
mērķu skaidrībā un vienotībā,
vienotas izpratnes veicināšanā par augstskolu kopumā,
politikas un stratēģijas izstrādē un atjaunināšanā, kā arī papildus pārskatīšanā,
līdzsvarotu un ilgtspējīgu rezultātu sasniegšanā.
RTU politikas, stratēģijas un attīstības programmas dokumentu darbības periodā ir paredzēta un
arī šajos dokumentos iestrādāta iespēja RTU vadības ikgadējo pārskatu starplaikos sistemātiski
veikt šo dokumentu izpildes pakāpes un izmaiņu nepieciešamības papildus pārskatīšanu tieši
pateicoties procesu vadības pieejai.
Mērķa sasniegšanai nepieciešamo savstarpēji saistīto procesu identificēšana un to vadība ceļ
augstskolas vērtību un darāmā ražīgumu.
Pamatprocesi un atbalsta procesi (1)
Turpmākai analīzei un apspriešanai RTU Akadēmiskās politikas pētījumu un kvalitātes centra
eksperti piedāvā ieskicējumu jau koncentrētākai informācijai - procesu dalījuma shēmai pa
 pamatprocesiem (vērtību pievienojošas darbības, kuras nodrošina augstskolas pakalpojumu //
produktu realizāciju),
 veidojošiem procesiem (ietekmē pamatprocesus un ir saistīti ar augstskolas vadību, tās
stratēģiju, mērķiem, politiku, kontroli un mērīšanu),
 atbalstošiem procesiem (ietekmē pamatprocesus un ir nepieciešami resursu un funkciju
vadīšanai, pamatprocesa darbībai un komunikācijas nodrošināšanai augstskolā) (skat. 2.zīm.).
Pamatprocesi un atbalsta procesi (2)
Pamatprocesi (pakalpojuma veidošana, īstenošana)
• Studiju programmu izstrādāšana
• Studiju darba plānošana, studiju vides izveide (mācību procesa, telpu noslodzes)
• Uzņemšanas organizācija (laiks, maksa, konsultācijas)
• Studiju īstenošana
• Pētniecības un zinātniskās darbības nodrošināšana
• Zināšanu pārnese un inovācijas
• Starptautiskās aktivitātes
Veidojošie procesi (vadības rīcības, pienākumi)
• Stratēģiskā un attīstības plānošana
• Iekšējās kontroles sistēmas nodrošināšana
• Iekšējie normatīvi
• Ārējie normatīvi
Pamatprocesi un atbalsta procesi (3)
Atbalstošie procesi
• Finanšu uzskaite, finanšu vadība
• IT nodrošinājums, IT vadība
• Infrastruktūras nodrošinājums
• Cilvēkresursu vadība
• Iepirkums
• Studentu konsultatīvais/ sociālais atbalsts
• Lietvedība (dokumentu sagatavošana, apstrāde, pārbaude)
• Juridiskais nodrošinājums
• Mārketinga komunikācijas (reklāma)
• Starptautisko attiecību vadīšana
• Darba tirgus izpēte
• Bibliotēka
• Studiju programmu piedāvājuma attiecīgajā nozarē analīze
• Imatrikulēto atlase un ieskaitīšana (eksāmenu darbu izstrāde, eksaminēšana, darbu pārbaude)
• Nodrošināšana ar mācību materiāliem
• KVS pilnveide, riska vadība un kvalitātes vadība
• Zinātniskās darbības atbalsts
Pamatprocesi un atbalsta procesi (4)
Kvalitātes vadības sistēmas attīstošā pilnveidošana
2.zīmējums
Pamatprocesi un atbalsta procesi (5)
Uz procesu dalījuma informācijas pamata
iecerēts veidot procesu shēmas,
grafiskos algoritmus, diagrammas un
procedūru aprakstus (3.zīm.)
•Procesa nosaukums:
Studēšanas procesa vadība
•Procedūras nosaukums:
Procedūras «Uzņemšana»
norises diagramma
3.zīmējums
Kvalitātes nodrošināšanas mērķis (1)
Galvenais kvalitātes nodrošināšanas mērķis augstskolā ir






iekšējās kvalitātes un uzticēšanās kultūras attīstīšana,
ciešāka saikne starp vadību un darbiniekiem,
dziļāka vadības iesaistīšanās augstskolas procesos,
labāka komunikācija un atgriezeniskā saite,
visi kvalitātes nodrošināšanas procesa rezultāti publiskoti un pieejami studentiem,
kā arī visu galveno universitātes pārvaldības procesu – zinātniskās pētniecības, inovāciju,
studiju un organizācijas pārvaldības – integrācija (sasaistīšanās, tuvināšanās) un darbības
nepārtraukta pilnveidošana.
Kvalitātes nodrošināšanas mērķis (2)
Rezultāts – RTU kvalitātes pārvaldības sistēma būs spējīga nodrošināt un vadīt kvalitātes procesus
augstskolā, tā būs elastīga, no darbinieku puses pieņemama un pilnīgi atbalstāma, augstskolas
procesi darbosies secīgi, efektīgi, būs nepārtraukti mērāmi, vadāmi, pilnveidojami un
optimizējami, dodot iespēju augstskolai un tās vadībai
 efektīgāk sasniegt vēlamos rezultātus,
 pieņemt uz faktiem balstītus lēmumus,
 kontrolēt resursus,
 skatīties tālāk par šīsdienas vajadzībām un iespējām,
 pastāvīgi meklēt potenciālus vērtību pievienojošu uzlabojumu un jauninājumu ieviešanai,
 motivēt personālu pārmaiņām, panākot tā līdzdalību informācijas iegūšanā, apstrādē un aktīvā,
godprātīgā ikdienas pienākumu veikšanā.
Paldies par uzmanību
un cerībā uz sadarbību!