Transcript Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana

IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
Apmācību seminārs
“Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un
vadības plānošana”
“Apmācības tiek finansētas apmācību cikla Madonas novada pašvaldības, pārvalžu un
izglītības iestāžu darbiniekiem”, identifikācijas numurs MNP2012/5_ESF” ietvaros. Projektu
100% finansē Eiropas Savienība ar Eiropas Sociālā fonda starpniecību. Apakšaktivitāti
administrē Valsts kanceleja sadarbībā ar Sabiedrības integrācijas fondu".
Apmācību vadītāja: Inese Vaivare
1
Semināra saturs







projektu dzīves cikls, fāzes un procesi
vadības un uzraudzības plānošana
uzņēmuma vadība un personāls
budžeta plānošana
projekta plānošanas tehniskie aspekti
projekta grozījumu veikšana; laika grafika izstrādes
administratīvos un lietvedības jautājumus
.
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
2
Darba kārtība






1.Diena
Projekta dzīves cikls, tā fāzes. Procesu pieeja projektu
vadībā
Projekta nepieciešamības novērtējums (cēloņu-seku
analīze, negatīvā un pozitīvā ietekme)
Praktiskais darbs projekta identificēšanai, stratēģijas
izvēlei
Projekta ietvara izstrāde (mērķu kaskadēšana, rezultātu
noteikšana)
Projekta resursu vadība (finanšu resursi – budžets, laika
resurss – laika plānošana)
Projekta ieviešamības pārbaude – mērķgrupas vajadzības,
riski, finanšu un ekonomiskie ieguvumi
.
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
3
Darba kārtība
2.Diena





Projekta administrēšana – pienākumi un aktivitātes,
lietvedība
Projekta dokumentācija (projekta dokuments,
plānošanas tehniskie aspekti)
Praktiskais darbs – projekta vadības prototips
Projekta personāla vadība (uzņēmuma vadība un
personāls)
Projekta ieviešanas uzraudzība
.
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
4
Par pasniedzēju
Īpašu
uzdevumu
ministra
sabiedrības
integrācijas
lietās
sekretariāts
IZM Valsts
jaunatnes
iniciatīvu centrs
Ilūkste
Auce
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
Aloja
Cesvaine
5
Veiksmīgas sadarbības noteikumi




Jebkura pieredze ir laba pieredze
Jebkurš jautājums ir labs jautājums
Mācīšanās – teorijas un prakses apvienojums,
mijiedarbība starp apmācītāju un apmācāmo
Apmācītājs – domāšanas veicinātājs
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
6
Iedvesmai
“Kara māksla mums māca nevis cerēt, ka ienaidnieks
neatnāks, bet gan nodrošināties, lai mēs būtu gatavi
stāties viņam pretī; nevis paļauties uz iespēju, ka
ienaidnieks neuzbruks, bet uz faktu, ka savas pozīcijas
esam nostiprinājuši tā, ka tās nav ieņemamas”
(Suņdzi “Kara māksla”)
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
7
Sadaļa Nr.1
Projekta dzīves cikls, tā fāzes.
Procesu pieeja projektu vadībā
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
8
Kas ir projekts?
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
9
“Vienpadsmitais Šaoliņas princips mums māca katrā
situācijā sākt no nulles. Māca, ka mums atkal un
atkal jātiek vaļā no visa, ko mēs it kā zinām, no
šķietami pārbaudītiem paņēmieniem un no gataviem
risinājumiem.”
(Šaoliņas mācības)
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
10
Projekta cikls
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
11
Projekta dzīves cikls, tā fāzes
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
12
Projekta dzīves cikls, tā fāzes
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
13
No projektu vadības pieredzes...
80% problēmu ir procesos,
20%-cilvēkos
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
14
No projektu vadības pieredzes...
“Labāk ir nedarīt neko, nekā,
darot ar lielām pūlēm, neko
nepaveikt”
(Laodzi)
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
15
Kāds ir labs process?







Plūstošs, bez bottle-necks
Samazinātas vērtību nepievienojošās lietas
Samazināts darbības laiks
Efektīvi izlietoti resursi
Nav kļūdas
Saņēmēju apmierinātība (klientu)
Ieviesēju apmierinātība (darbinieku)
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
16
Vērtību nepievienojošās lietas

vērtību pievienojošas darbības (value added work) –
klientam vajadzīgas – 5%

darbības, kas nepievieno vērtību, bet nepieciešamas
(business waste) – klientam vērtība netiek radīta, bet
ir nepieciešamas dēļ tehnoloģijām u.t.t. – 35%

darbības, kas nepievieno vērtību (pure waste) – patērē
resursus, bet klienta acīs nerada nekādu vērtību –
60%
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
17
8 vērtību nepievienojošu darbību
(waste) veidi








gaidīšana
kļūdas un darbu pārdarīšana
lieka darīšana
liekas kustības
lieka transportēšana
lieki uzkrājumi
pārprodukcija
neizmantots cilvēku potenciāls
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
18
Kas ir laba plānošana?
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
19
Kas ir ilgtspēja?
?
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
20
Kas ir projekts?
Sasniedz noteiktus mērķus un rada
pārmaiņas vai pievienoto vērtību
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
21
Projekts - pārmaiņu radītājs


•
•
•
•
•
•
•
•
Izvērtē pārmaiņu iespējamību
Kotera 8 soļi:
radīt nepieciešamību
izveidot komandu
izstrādāt vīziju
komunicēt
iedrošināt
izstrādāt īstermiņa mērķus
būt neatlaidīgam
ieviest izmaiņas kā ieradumu
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
22
Sadaļa Nr.2
Projekta nepieciešamības novērtējums
(cēloņu-seku analīze, negatīvā un pozitīvā ietekme)
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
23
Projekta mugurkauls
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
24
Cēloņi: sekas un Darbība:pozitīvā
ietekme
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
25
Zivs asaka
http://www.greenfile.net/resources/Periscope/cause_effect.htm
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
26
Sadaļa Nr.3
Praktiskais darbs projekta identificēšanai,
stratēģijas izvēlei
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
27
Projekta stratēģija
Projekta ieviešamības izvērtēšana
Kāds ir projekta rāmis?
In-out frame
Projekta rāmi var veidot:
 pieejamais finansējums
 attiecināmās izmaksas
 ieviešanas laika termiņi
 cilvēki
 ???
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
28
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
29
Sadaļa Nr.4
Projekta ietvara izstrāde
(mērķu kaskadēšana, rezultātu noteikšana)
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
30
Projekta mērķi/ uzdevumi/ rezultāti
Vīzija & misija – tipiski neiekļauj (var būt
problēmas risinājuma apraksta sadaļa)
Ilgtermiņa mērķis vs ietekmes rezultāts
un tā indikators
Īstermiņā – uzdevumi un aktivitātes vs
darbības rezultāti un to indikatori
Rezultāts/ indikators/ avots
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
31
Projekta mērķi
SPECIFISKI
MĒRĀMI
SASNIEDZAMI
ATBILSTOŠI
TERMIŅOS
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
32
Sadaļa Nr.5
Projekta resursu vadība
(finanšu resursi – budžets, laika resurss – laika
plānošana)
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
33
Laika grafiks
Reāls
Jāietver rezerve – kādas var būt novirzes?
Milestones – check points
Kas notiek pastāvīgi un kas ir aktivitāte
Izvērtēt izrietošo aktivitāšu nepieciešamību
Cik detalizētas aktivitātes plānot laika
grafikā
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
34
“Varbūt ir arī labāki laiki, bet
šis ir mūsu laiks”
(Ž.P.Sarts)
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
35
Budžets
Personāla izmaksas
Pakalpojumu izmaksas (t.sk. ekspertu)
Materiāltehniskie resursi
Neparedzētie līdzekļi (uzmanīgi!)
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
36
Finanšu pamatojums
Kā zinām cenas?
Kāpēc vajadzīgas finanses – sasaiste ar
aktivitātēm?
Cik detalizēti finanses plānojamas
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
37
Sadaļa Nr.6
Projekta ieviešamības pārbaude – mērķgrupas
vajadzības, riski, finanšu un ekonomiskie ieguvumi
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
38
Saistītās puses
Indivīdi un institūcijas, kuras
tieši vai netieši,
pozitīvi vai negatīvi
ietekmē vai tiek ietekmēti
ar projektu
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
39
“Labam cīnītājam ir svarīgi
saprast, ka visam, ko kāds dara,
ir savs iemesls. Ne labs, ne ļauns,
bet tāds ir.”
(Šaoliņas mācības)
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
40
Risks
Risks – iespējama neplānota situācija
nākotnē ar iespējami negatīvu ietekmi uz
daļu vai visu projekta ieviešanu.
Risku tipi:
Ārējie: izmaksas, tehnoloģijas, ekoloģija,
likumība, veselība
Iekšējie: laiks, tehniskie, cilvēkresursu,
finanšu
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
41
Finanšu un ekonomiskā ietekme
Finanšu ietekme - ieguldījumi vs. izdevumi
Ekonomiskā ietekme – uz tautsaimniecību
(Administratīvais slogs)
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
42
Sadaļa Nr.7
Projekta administrēšana – ietvars un process,
lietvedība
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
43
Projekta vadība
Mērķis – nodrošināt uzraudzību,
efektivitāti, kvalitātes kontroli
Kāda ir projektu vadības kapacitāte:



organizācijas kapacitāte
darbinieku kapacitāte
piesaistāmā kapacitāte
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
44
Sadarbības partneris
Būt vai nebūt?
Ieguvumi:
 lielāka kapacitāte
 plašāka pieredze
 ?
Ierobežojumi:
 komunikācijas process
 atbildība (p. nodokļu parāds)
 ?
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
45
Projekta vadības process
Jābūt skaidriem visiem procesiem:





iepirkumu process
dokumentu vadības process
grāmatvedības process
komunikācijas process
?
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
46
Lietvedība
Dokumentu vadība:






dokumentāls pierādījums mērķu sasniegšanai,
uzdevumu izpildei – projekta ieviešanai
auditējamās vērtības
dokumentu noformēšana
dokumentu uzglabāšana – kur atrodama (tipiski –
sarakste, iepirkumi, grāmatvedība, tehniskā
dokumentācija, audits, līgumi, līgumu izpilde, PNA,
atskaites)
dokumentu aprites process
!publicitātes prasības!
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
47
Projektu kvalitātes kontrole
Poka-yoke
Kā novērst kļūdas pirms to rašanās?
Ko darām, ja kļūdas rodas?
Kā uzzinām par kļūdām?
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
48
Sadaļa Nr.8
Projekta dokumentācija
(projekta dokuments, plānošanas tehniskie aspekti)
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
49
Projekta dokumentācija
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
50
Projekta dokumentācija
Gadījuma analīze
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
51
Visu rūpīgi izlasīt!
Sadaļa Nr.9
Praktiskais darbs – projekta vadības prototips
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
53
Sadaļa Nr.10
Projekta personāla vadība (uzņēmuma vadība un
personāls)
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
54
Projekta veiksme/ neveiksme
Atšķirība starp projekta veiksmi
un neveiksmi NAV tehniskajos
risinājumos, bet darbinieku
SPĒJĀ pieņemt pārmaiņas
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
55
Veiksmīgai projekta komandai:
Mērķi – ir jābūt skaidriem sasniedzamajiem mērķiem
un rezultātiem
Lomas – definēta komanda un pienākumu sadalījums
Procesi – instrumenti, projekta plāns, mērījumi
Starppersonu attiecības – kopēja izpratne kā kopā
strādās, pamatnoteikumi
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
56
Ārējā motivācija
 nepieciešamība strādāt krīzes situācijā konkrētu
mērķu sasniegšanai
 darbojas noteiktā termiņā
 pozitīva, jo kolektīvs var saliedēties, var kļūt
ražīgāks, novērtē sevi kā daļu no komandas
 ietver prēmijas, paaugstinājumus, pateicības
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
57
Sākam ar sevi!
 Cik augsts ir jūsu pašvērtējums:
• vai, salīdzinot sevi ar citiem, šķiet, ka nevarat turēt
tiem līdzi?
• vai piešķirat sev balvu par labi padarītu darbu?
• labprāt pieņemat uzslavu, vai tā liek justies neērti?
• vai piekrītat uzskatiem par to, kas jūsos ir labs?
• vai pārāk neaizraujaties ar paškritiku?
 Vai darba ideoloģija saskan ar organizācijas
ideoloģiju?
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
58
Kas raksturīgs motivētam vadītājam?
 ir pilnībā nodevies savam darbam
 algo vislabākos darbiniekus – viņu darbs ir
jūsu seja
 apzina darbinieku stiprās puses un talantus
 palīdz darbiniekiem izprast un pareizi novērtēt
viņu stiprās puses
 neignorē padoto vājības – palīdz tās pārvarēt
 neveido ar padotajiem attiecības kā ar bērniem
– neizrīko un nenorāda katru sīkumu
 ir enerģisks komandas spēlētājs
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
59
Kas raksturīgs motivētam vadītājam?
 uzņemas atbildību, nevis uzveļ to kādam citam
 spēj atrast labāko risinājumu ikvienā situācijā
 ja nepieciešams, velta spēkus darbinieku aplamas
rīcības novēršanai nevis to pāraudzināšanai –
neaizskariet neviena darbinieka pašapziņu vai
pašcieņu (zelta likums – ja izsaka atzinību, tad
citiem dzirdot)
 nesūdzas par grūtībām, bet meklē risinājumu
 ir godīgs, uzticams un atklāts
 rāda citiem piemēru
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
60
Ko vēlas darbinieks?
•
•
•
•
•
•
•
cieņa
norādījumi
atzinība
darbarīki
patīkama darba vide
sazināšanās
muļķīgu iekšējo noteikumu
atcelšana
• vara rīkoties
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
61
Uzklausīšana
•
•
•
•
•
•
pievērsiet uzmanību
pajautājiet viņa viedokli
atkārtojiet viņa teikto
novērtējiet viņa idejas
apsoliet ideju apdomāt
atbildiet
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
62
Nemainīgi snieguma kritēriji
•
•
•
•
•
•
ievērojiet svarīgās lietas
nesarežģījiet lietas
kritērijiem jābūt universāliem
kritērijiem jābūt samērīgiem
iedvesiet lepnumu par sasniegto
kritērijiem jābūt nosakāmiem - definējamiem
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
63
Sadaļa Nr.11
Projekta ieviešanas uzraudzība, grozījumu izstrāde
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
64
Projektu uzraudzība
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
65
Uzraudzības līmeņi
Projekta konceptuālā uzraudzība – vispusējs
skatījums, dažādi līmeņi un dažādas nozares, tiekas
ne retāk kā 2 reizes gadā
Projekta darba grupa – tieši iesaistītie speciālisti,
konsultanti – tiekas pēc vajadzības – tehniskie
risinājumi
Atsevišķas darba sanāksmes, pilotprojekti, testēšana
- specifiskas mērķgrupas iesaistīšana
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
66
Uzraudzības aspekti







aktivitāšu statuss
laika grafiks
izmaksu apjoms
riski
kvalitāte
mērķa grupas apmierinātība
identificētie jautājumi – alternatīvie
risinājumi
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
67
Alternatīvu izstrāde
 iespējamo alternatīvu identificēšana
 arī status quo ir alternatīva
 iemesli, kāpēc neizvēlēties
alternatīvu
 ieguvumi no alternatīvas
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
68
Projekta grozījumi
Pamatojums!
Sākotnējā saskaņošana ar sadarbības iestādi, ja
nepieciešams – vadošo iestādi
Kas apstiprina grozījumus?
Piesardzīgi ar darbībām pirms apstiprināšanas
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
69
Projekta slēgšana
Gala atskaite
 ietekmes atskaite pēc noteikta laika
– sasaiste ar ietekmes indikatoriem
Būtiskākie aspekti
 sasniegtie rezultāti
 finanšu resursu izlietojums
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
70
“Ir trīs lēmumu pieņemšanas ceļi.
Pirmais – atdarinot, un tas ir
visvienkāršākais.
Otrais – pārdomājot, un tas ir
viscildenākais.
Trešais – atceroties pieredzi. Tas ir
vissūrākais.”
(Konfūcijs)
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
71
Iegūto atziņu strukturēšana
Izmantotā struktūra:
 kategorija
 vērtēšanas objekts (konkrēts plāns,
līgums utt.)
 problēma vai sasniegumi
 ietekme
 rekomendācijas
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
72
Svinam uzvaras!
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
73
Jautājumi un komentāri
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
74
Paldies par uzmanību!
Jelgavas iela 90, Rīga
Tālr. 67500180, Fakss: 67500181,
E-pasts: [email protected] http://www.L4.lv
Filiāle Jelgavā
Seminārs “Projekta sagatavošanas, aktivitāšu un vadības plānošana”
75