Dokumentu saglabāšanas procesu atbalsts vienotajā valsts arhīvu informācijas sistēmā (VVAIS)

Konference “Dokumentu saglabāšana – teorētiskie un praktiskie aspekti” 2013. gada 14. jūnijs

Projekts Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas izstrādes un ieviešanas 2.kārta  Projektu īsteno Kultūras informācijas sistēmu centrs sadarbībā ar Latvijas Nacionālo arhīvu  Projekta beigu termiņš 2013. gada novembris (sākotnēji – 2012. gada augusts)  Sistēmu izstrādā AS “Rix Technologies”  Elektronisko dokumentu pieņemšanas, saglabāšanas un izmantošanas komponenti – SIA “Tieto”

VVAIS atbalstītie procesi

 Institūciju uzraudzība  Arhīva dokumentu aprakstīšana  Pieprasījumu izpilde  Pētnieku apkalpošana  LNA dokumentu pārvaldība  Uzdevumu un sanāksmju vadība  Dokumentu saglabāšana

Datu par glabājamo vienību ievade un uzturēšana  Pamatdati:GV kods, tips, nosaukums, datējums, apjoms, glabāšanas vieta  Informācija par bojājumiem un profilaktiskajām apstrādēm  GV glabāšanas vietas vēstures uzkrāšana  Sasaistes ar apraksta vienību izveide

Informācijas par glabātavu un glabāšanas vietu uzturēšana  datu ievade, apskate, labošana  glabāšanas vietas fiksēšana katrai GV  atskaišu par noslodzi, tukšajām glabāšanas vietām izgūšana  ierakstu par mikroklimatu glabātavā izveide, vides apsekošanas aktu pievienošana

Glabājamo vienību pieņemšana

 pieņemšanas-nodošanas akta izveide, reģistrācija, iesniegšana, noraidīšana, labošana (arī ārējam lietotājam)  pieņemto glabājamo vienību sarakstu pārbaude  glabājamo vienību pieņemšanas apstiprināšana

Glabājamo vienību izsniegšana

 izsniegšanas pieprasījumu sagatavošana (iespēja izvēlēties kopiju oriģināla vietā), iesniegšana, pārbaude  GV pieejamības pārbaude  GV izsniegšanas un saņemšanas reģistrācija  brīdināšana par laikā neatdotām GV

Glabājamo vienību esības un fiziskā stāvokļa pārbaude  pārbaužu plānošana  pārbaudes procesa atbalsts: datu ievade, akta izveide, sakaņošana, apstiprināšana (pilns cikls)  datu par veiktajām esības pārbaudēm uzkrāšana

Trūkstošo lietu meklēšana

 glabājamās vienības iztrūkumu reģistrēšana  meklēšanas darbību fiksēšana  meklēšanas sarakstu sagatavošana, iesniegšana to izskatīšanai komisijā  komisijas lēmuma sagatavošana, nosūtīšana un informācijas par lēmumu izpildi uzkrāšana  GV izslēgšana no nacionālā dokumentārā mantojuma

Glabājamo vienību iznīcināšana

 sarakstu sagatavošana, iesniegšana, apstiprināšana

Restaurācijas pasūtījumu aprites nodrošināšana  pieprasījumu sagatavošana un iesniegšana  restaurācijas pasākumu fiksēšana katras GV datos  GV saņemšanas no restaurācijas reģistrācija

Glabājamo vienību kopiju izgatavošanas mikrofilmēšanas un digitalizācijas procesa atbalsts  pieprasījumu sagatavošana, pārbaude, nosūtīšana,  informācijas par izgatavotajām kopijām ievade un piesaistīšana konkrētai GV  GV saņemšanas no kopēšanas reģistrācija  kopiju uzskaites sarakstu veidošana

Paldies par uzmanību!

Ingūna Slaidiņa LNA direktora vietniece, VVAIS projekta grupas vadītāja LNA [email protected]