Slide 1 - شبکه بهداشت و درمان گلپایگان
Download
Report
Transcript Slide 1 - شبکه بهداشت و درمان گلپایگان
اصول مستند
سازی
واحد آمار شبکه بهداشت و
درمان گلپایگان
نفی گذشته دلیلی برروشنایی آینده نیست
در این صورت ماهیت ما در تاریکی
باقی می ماند
.
.
.
بیایید در حفظ آثار گذشتگان خود كوشا
باشیم ...
تعریف مستندسازی
مستندسازی فرایند ثبت کامل اطالعات مربوط به مراقبت و
درمان بیمار یا گیرنده خدمت می باشد.
مستند سازی دقیق و جزئی وسعت و کیفیت مراقبت ،درمان
فراهم شده برای گیرنده خدمت و نتیجه مراقبت و درمان مورد
نیاز گیرنده خدمت را نشان می دهد.
مستندسازی یک ابزار حیاتی برای ایجاد ارتباط بین اعضاء کادر
درمانی یا بهداشتی است.
اغلب تصمیمات ،اقدامات و تجدید نظرهای مرتبط با مراقبت و
درمان بیمار یا گیرنده خدمت مبتنی بر مستندسازی اعضای تیم
ارائه دهنده خدمت است.
اهمیت مستندسازی
یکی از مهمترین دالیلی که مستندسازی را حائز اهمیت میکند
مسئولیت پذیری و پاسخگویی است .در حقیقت مستندسازی
فعالیتهای انجام شده توسط تیم ارائه دهنده خدمت در مرکز
بهداشتی درمانی است و منعکس کننده فعالیتهای پرسنل
است بنابراین برای کنترل و پیش گیری از بروز بیماریها نیازمند
اطالعات صحیح ثبت شده است.
مستندسازی چیست؟
گزارشات سازمانی چه در فرم کاغذی ثبت شود و چه در فایل
کامپیوتری ذخیره گردند باید به صورت سند درآیند تا از اعتبار
الزم برای استفاده برخوردار باشند .سند مدرک مدونی است که
دارای پیام ( داده ) می باشد و با تایید یا امضا و تاریخ ثبت
گزارش اعتبار می یابد.فرایند تولید سند مستندسازی گفته می
شود که با توجه به تعریف سند مراحل مستندسازی شامل این
مراحل است:
مراحل ثبت مستند سازی
ثبت داده ها
تایید و تصدیق
ثبت تاریخ
الزم به ذکر است تایید و تصدیق از طریق امضاء ،پاراف و یا
نقش مهر در انتهای گزارش ایجاد می شود و باید به گونه ای
باشد که هویت مستندساز از آن بوضوح مشخص گردد.
اهداف مستند سازی
ابزار ارتباطی بین متخصصان مراقبت های بهداشتی درمانی و
مدیریتی ( نظارتی ،تصمیم گیری ،برنامه ریزی و )...
ارزیابی مراقبتهای بهداشتی درمانی و فعالیتهای صورت گرفته
مدرک قانونی و حقوقی
پژوهش و آموزش
اعتبار بخش ی و تایید مرکز
مالی
بهبود عملکرد
مستند سازی در موسسات بهداشتی و درمانی
-1ابتدا تعیین کنید چه کسانی می توانند اطالعات را در پرونده یا فرمها
مستند کنند .هر فردی در پرونده ،اطالعاتی را ثبت کند ،باید دارای اعتبار
نامه یا مدرک باشد یا مطابق با سیاستهای موسسه حق و اجازه ثبت اطالعات
در پرونده را دارا باشد .این افراد باید در زمینه اصول مستند سازی آن
موسسه خاص و استانداردهای مستند سازی قانونی آموزش دیده باشند و از
صالحیت های الزم برخوردار باشند .این افراد باید از سیاست های مستند
سازی پیروی کنند.
-2در بیمارستانها در تمام فرمها باید نام و نام خانوادگی،شماره پرونده بیمار
روی هر دو طرف برگه موجود باشد و سپس ثبتیات مربوط به بیمار در آن
مستند شود.
-3ثبتیات پرونده باید شامل روز،ماه و زمان مربوطه باشد .این قانون برای
تمامی اوراقی که اطالعات به صورت مشروح ثبت می شوند نیز باید اجرا
شود.
در مستند سازی باید این موارد را رعایت نمایید
به هنگام بودن ثبتیات
◦ ثبتیات باید هرچه سریعتر بعد از وقوع یا انجام اقدام یا بررس ی،
ثبت شود .هیچ یک از ثبتیات نباید پیشاپیش ،یا قبل از وقوع
اقدامی ثبت شوند .عالوه بر آن نباید آنقدر هم با تاخیر ثبت شود
که فراموش شود و یا مردی از قلم بیفتد.
ثبت تاریخ قبل یا بعد از تاریخ واقعی
◦ ثبت داده ها قبل یا بعد از تاریخ واقعی غیراخالقی و غیر قانونی است.
ثبتیات باید دقیقا در زمانی که واقعه اتفاق می افتد ثبت شوند.
اگر ثبتی قبل یا بعد از تاریخ واقعی انجام گیرد دلیل اصلی تعیین
شود تا مشخص کند که آیا نقص ی در سیستم وجود دارد.
تصدیق و تایید
◦ هر کدام از موارد ثبت شده در فرمها و پرونده ها باید توسط ثبت
کننده تصدیق و تایید شود .موارد ثبت شده نباید توسط کس ی غیر
از نویسنده امضا شود.
صریح بودن
◦ برای ثبتیات باید از بیان صریح به جای گفت و گوهای کلی .مبهم
استفاده شود .حدسیات و گمانها را مستند نکنید .ثبتیات باید
حاوی اطالعات واقعی و حقیقی باشند.
عینی بودن
◦ حقایق را ثبت کنید و نظرات شخص ی خود را حین مستند سازی
منعکس نکنید به وسیله مستند سازی ،چیزهایی که دیده ،شنیده
یا ملس می شود باید واضح و بدون سمت گیری باشند.
کامل بودن
◦ تمامی حقایق و اطالعات مربوط به یک واقعه ،دوره درمان ،وضعیت
بیمار ،پاسخ بیمار به درمان و انحرافات از استاندارهای مربوط به درمان و
مراقبت مستند شود .باید اطمینان حاصل شود ثبتیات کامل هستند و
حاوی تمام اطالعات حائز اهمیت می باشند.
استفاده از اختصارات در بیمارستان
◦ هر موسسه ای باید استانداردهایی برای استفاده از اختصارات قابل قبول،
در مدارک پزشکی ،تعیین کنند ( لیستی از اختصارات مخصوص به موسسه
را ایجاد کند) تنها اختصاراتی که توسط موسسه تایید می شود باید در
پرونده پزشکی استفاده گردد.
خوانا بودن
◦ تعیین معیار برای خوانایی ،چیز ساده ای نیست .به طور کلی خوانایی را می
توان این گونه تعریف کرد که آیا یک یادداشت به وضوح و راحتی قابل
خواندن است یا نه.
ثبتیات بی وقفه
◦ در پرونده های دستی ،موارد ثبت شده باید بالفاصله در سطر یا
فضای موجود بعدی ،مستند شود ،یعنی تمام خطوط باید به
ترتیب پر شوند .اگر برگه جدیدی را شروع میکنید در حالی که
خطوط خالی در صفحه قبلی وجود دارد ،خطوط خالی صفحه
قبلی را خط بزنید .اگر موارد ثبت شده خارج از ترتیب زمانی ثبت
شود باید با عنوان « ورودی دیر ثبت شده» مستند شود.
انسجام موارد ثبت شده
◦ از خالفه گویی بپرهیزید .تمام موارد ثبت شده بایدبه صورت ذیل با
هم هماهنگ و موید یک امر باشد.
اسکن بصری (رویت دقیق داده ها)
نگاه کردن به داده ها :موثرترین راه برای اطمینان از کیفیت داده
ابتدا هر خط را نگاه کنید.
سپس ازباال به پایین نگاه کنید.
جستجو به دنبال مقادیر از قلم افتاده ،تغییرات واضح ،عدم
ثبات بین عناصر داده های مرتبط ،اشتباهات ریاض ی بسیار مهم.
تغییرات خارج از دامنه
تغییرات فصلی
مقایسه بین مراکز
داده ها را با چشم برای موارد زیر چک کنید
صحت :آیا تمام داده ها در دامنه نرمال قرار دارد؟
کامل بودن :آیا تمام واحدها و مراکز داده های خود را ارائه
کرده اند؟
ثبات :آیا داده ها در سال گذشته و هم اکنون دامنه یکسانی
داشته اند؟ بین مراکز چطور؟
منابع اشتباهات
داده از قلم افتاده (اقالم داده برای ماه ها از قلم افتاده است).
داده دوباره کاری شده (دوباره شماری ها)
حساب سرانگشتی (جمع آوری های غیر روتین :کارکنان موارد را فقط
می کنند)
با تعدادی که به نظرشان می رسد تکمیل
مقادیر غیر ممکن برای یک متغیر (مرد باردار)... ،
تناقض در متغیرها ( 2000زن در سن باروری و 100تولد در ماه)
اشتباهات محاسباتی (اشتباه در جمع زدن)
اشتباهات تایپی (ورود داده قلت)
ورود داده در فیلد نابجا
پس از یافتن اشتباه چه باید کرد؟
o
o
o
o
یافتن علت :فرد جمع آوری کننده (عدم درک تعریف درست داده ،دوباره
شماری ،جمع آوری ناصحیح)
اصالح اشتباه :اصالح بر مبنای بازیابی منبع ثبت داده (چک نویس ،اوراق
چوب خطی ،کارت ها ،دفاتر و .)...در این موارد باید مالحظات مربوطه ثبت
گردد.
پیشگیری از اشتباهات آینده( :برای پیشگیری از %90مشکالت آتی)
اطمینان از اینکه فرد گردآوری کننده ،به اهمیت اقالم اطالعاتی واقف
است.
کنترل مجدد داده از قلم افتاده در ماه بعد ،برای پیشگیری از تکرار اشتباه.
تعریف روشن و استاندارد تمام اقالم اطالعاتی متناسب با نیازهای محلی ،تا
همه آن را درک کنند.
فهرستی از تعاریف مذکور ،در هر مرکز نگهداری شود.
در فضای هر یک از داده ها ،جایی برای مالحظات وجود داشته
باشد (درج توضیحاتی در مورد داده های غیر معمول ،علت از
قلم افتادگی ها ،اعداد عجیب) .این امر اقدامی ضروری در
راستای کیفیت داده به شمار می رود.
صحت داده های وارد شده (دستی و یا کامپیوتری) توسط
مسئولین و روسای مراکز کنترل و امضاء گردد.
مرکز بهداشت شهرستان دامنه های قابل قبول داده ها
(حداقل/حداکثر) و قوانین معتبر سازی داده ها را تهیه و در
اختیار مراکز قرار دهد (جمع آوری کنندگان بتوانند در صورت
قرار گرفتن داده در خارج از دامنه مورد انتظار ،توضیحات
معناداری در بخش مالحظات درج کنند.
اصالح اشتباهات در مستند سازی
وقتی در ثبت اطالعات اشکاالتی بوجود می آید ،اقدامات زیر
انجام شود:
خطی روی ثبتیات اشتباه بکشید ،بطوری که نوشته های
قبلی هنوز خوانا باشند ( .مثل اشتباه در ثبت BMIدر فرم
مادر باردار)
امضا کنید و تاریخ ثبتیات را بزنید.
دلیل بروز اشتباه را در ثبت بیان کنید ( در حاشیه و یا در
باالی فرم)
اشتباه اولیه را اصال محو نکنید ،مثال از ماژیک یا الک سفید
برای اصالح ثبتیات اشتباه استفاده نکنید.
ویژگیهای مستندات
کلیه مستندات و از جمله مستندات پزشکی باید دارای سه ویژگی کلی:
کامل بودن ،صائب بودن و کافی بودن باشند تا بتوان از آنها به عنوان
منبع اطالعاتی موثق و با کیفیت در تصمیم گیری استفاده مطمئن و
موثر نمود.
منظور از کامل بودن اطالعات بصورت کمی است بطوری که هر یک
از عناصر اطالعاتی فرم برخوردار از داده یا داده های برگزیده شده
باشند.
صائب بودن به این معنی که الزم است داده ها یا اطالعات گزارش
شده درست و راست باشند.
ویژگی کامل بودن بر کفایت داده ها داللت دارد بطوری که توالی
منطقی و پیوستگی داده ها به گونه ای باشد که دقیقا و به وضوح کار
انجام شده را بیان کند.
اصول کلی در مستند سازی
صائب بودن :عاری بودن از خطا
بموقع بودن :محدوده زمانی ثبت داده ها
کامل بودن :وجود کلیه داده های الزم
مربوط بودن :مفید و مناسب برای مقصود
تازگی :روزآمد بودن داده ها
تعریف شدگی :عناصر اطالعاتی برای همه دارای یک معنا باشد.
وثوق :قابل اعتماد بودن
پوشش :منعکس کننده کلیه امور مربوطه
اعتبار :مطابقت داده ها با دامنه قابل قبول
قالب نمایش داده ها :خوانایی و ...
تایید و تصدیق :امضاء ،مهر و ....
در مستند سازی باید به موارد زیر توجه شود
صحت :داده های ثبت شده باید دارای ارزشهای درست و معتبر
باشند و این امر مستلزم آموزش و تعلیم مناسب است.
قابلیت دسترس ی :داده ها باید به آسانی قابل اکتساب باشد.
جامعیت :تمام داده های مورد نیاز جمع آوری شده و داده هایی که
وجود آنها ضروری است ثبت شوند.
پیوستگی :ارزش داده ها در بین کاربران مختلف قابل اعتماد و یکسان
باشد.
دارای جزئیات بودن :صفات وارزشهای داده ها باید به صورت
مشروح تعریف شده و در بر گیرنده جزئیات الزم باشند.
به هنگام بودن :اطالعات مربوط به اقدامات تشخیص ی و درمانی را
باید بالفاصله بعد از انجام آنها ثبت کرد.
چه کس ی مستند می کند؟
تمام افرادی که خدمات مراقبت بهداشتی ارائه می دهند،
مستند ساز نامیده می شود زیرا آنها به ترتیب زمانی ،حقایق و
مشاهدات دائمی درباره سالمت بیماران را ثبت می کنند.
هر قدر مشغله کاریتان زیاد باشد از دیگری نخواهید که
مستندات شمار ار کامل کند و هرگز مستندات فرد دیگری را
کامل نکنید.
یادمان باشد
انواع روشهای ثبت
امضا:
◦ موارد ثبت شده معموال به وسیله امضا تایید می شوند .امضا باید
حداقل شامل حرف اول نام و نام خانوادگی و عنوان (اعتبار نامه یا
مدرک ) فردباشد .یک موسسه می تواند ملزومات جدی و
سختگیرانه تری مانند نام کامل ثبت کننده ،همراه با عنوان و مرتبه
شخص که به شناسایی کامل فرد ثبت کننده کمک می کند را
لحاظ کند.
◦ در مواقعی که دو نفر نام و نام خانوادگی و حرف اول مشابه هستند
باید از امضای کامل خود استفاده کنند .هر موسسه باید یک
فرمت مورد قبول برای امضا تعیین کنند
تصدیق امضا ( امضای شخص دوم)
تصدیق امضا ،در مواردی که به وسیله قانون مشخص شده
مانند ( پرستار فارغ التحصیلی که به عنوان دستیار درمانگر
مجاز نیست) استفاده می شود .فردی که امضای دوم را انجام
می دهد باید برای انجام اینکار از صالحیت برخوردار باشد .به
عنوان مثال پرستار دارای گواهی که اختیار نظارت و سرپرستی را
دارا نیست ،نباید امضای دوم برای ثبتیات یک پرستار بدون
گواهی را انجام دهد .در صورتی که امضای دوم مربوط به
تصدیق اقداماتی مانند پانسمان زخم ،نحوه درمان و غیره می
شود ،جهت تضمین صحت اقدام انجام شده مشاهده و نظارتی
صورت گیرد .متخصصان مربوطه بایدبا دقت این موارد را
امضا کنند.
پاراف
پاراف میتواند برای تایید موارد ثبت شده در برگه های نموداری ،اوراق
مربوط به ثبت داروها و درمانها استفاده می شود .اما نباید از پاراف
برای تایید موارد ثبت شده که به صورت نقل قول شرح داده می شوند
یا ارزیابی ها استفاده کرد .در مواقعی که قانون استفاده از امضا را
ضروری دانسته است ،نباید از پاراف استفاده کرد.
در صورتی که موسسه ی از پاراف برای تاییدموارد ثبت شده استفاده
می کند ،مشخصات کامل فرد امضا کننده بر روی اوراق دیگر یا
زیرنویس امضا مشخص شده باشد.
امضای فکس یا کپی شده
قبول امضای کپی شده ،بستگی به مقررات دارد .مقررات استفاده از
امضا فاکس شده یا کپی شده را برای موسسات ،منع نمی کند .وقتی
امضا یا مدرکی حاوی امضا کپی شده وجود دارد ،مدارک با امضای
اصلی نیز باید قابل ارزیابی باشد.
امضا با ستفاده از مهر الستیکی
مقررات ،اجازه استفاده از مهر الستیکی را برای موسسات مجاز
دانسته است ،بشرطی که فرد استفاده کننده بیانیه ای منوط به
اینکه مهر مربوط به این فرد خاص می باشد و برای تایید موارد
ثبت شده از آن استفاده می کند ،داشته باشد.
زیر نویس امضا
زیر نویس امضا ،زمانی که از پاراف ،برای تایید ثبتیات استفاده
می شود به کار می رود تا با امضای کامل ،ثبت کننده را مشخص
کند .حداقل یک محل امضا در انتها برای امضا و تاریخ گذاری
مستندات وجود داشته باشد .حتی افرادی که قسمت های
مختلف یک فرم ارزیابی را تکمیل می کنند باید هر سطر یا
قسمتی را تکمیل می کنند ،امضا یا پاراف کنند.
ثبات و دوام ثبتیات
تمام موارد ثبت شده در پرونده پزشکی ،صرفنظر از نوع فرم و فرمت
آن باید ماندگار باشند .بدین منظور اطالعات باید با جوهر آبی یا
مشکی ثبت شوند .جوهر ها باید دارای ثبات باشند( پاک شدنی یا حل
شدنی توسط آب نباشند) .هرگز از مداد برای مستند سازی استفاده
نکنید.
کپی های فاکس
وقتی اوراق فاکس شده نگهداری می شود ،باید تضمین کرد که این
مدارک در طول زمان ،بدون نقص و کاستی با قی می مانند.
فتوکپی ها
مدارک و پرونده ها در صورت امکان باید حاوی مستندات اصلی باشد.
مواقعی که پرونده از موسسه ای به موسسه دیگر منتقل می شود
کپی این مدارک قابل قبول است.
مستندسازی و ثبت اطالعات
بنابراین باید:
هدف سند مشخص باشد.
سند دقیق ،صحیح و کامل تهیه گردد.
در محدوده زمانی صحیح تهیه شود.
روزآمد باشد.
خوانا و قابلیت درک یکسانی داشته باشد.
تصدیق شده باشد
قابلیت دسترس ی مشخص شده و رعایت گردد
از یک قالب مشخص استفاده شود.
برخی تعاریف
روش اجرایی :سندی که راه و روش ی مشخص جهت انجام یک فراین د
را بیان میکند
دس تورالعمل :س ندی اس ت ک ه چگ ونگی انج ام ی ک و یف ه را توس ط
افراد تشریح میکند
سابقه :سندی که نتایج بدست آمده در آن ذکر شده و شواهدی دال
بر انجام فعالیت را فراهم می آورد
فرآین د :مجموع ه ای از فعالیته ا ک ه ورودی را ب ه خرو ی م ورد انتظ ار
تبدیل میکند.
نظ ام نام ه :س ندي ك ه سمس تم م د راتت س ازمان را تش راح م ي
نما د و از نظ ر س اختار و جزاا ات ،متناس ب ب ا ان دازه و پاچا دگي ه ر
سازمان متفاوت مي باشد.
مزایای مستندسازی خوب
مستند سازی مناسب این امکان را پدید می آورد تا بعد از انجام
یک فرایند یا اقدام چگونگی اجرای آن را بررس ی نمایند.
در هنگام فعالیتهای درمانی و ...همواره درسهایی آموخته می شود
که ثبت این آموخته ها گنجینه گرانبهایی از تجارب سودمند را
جهت موارد مشابه بعدی فراهم می آورد بدین ترتیب عملکردها
با گذشت زمان کارآمدتر می گردد.
هرگاه مستند سازی به عنوان رویه ای ثابت در اجرای کارها
نهادینه شود هنگام بروز مشکالت احتمالی ،با رجوع به آن
مستندات می توان به راحتی به جستجوی علل و عوامل اصلی
پیش آمدن آن مشکل پرداخت.
مستند سازی پیوسته و همزمان با مراحل مختلف اجرای کار
زمینه بروز اختالفات در زمینه ارتباطات کاری بین متولیان را از بین
می برد.
با پیشرفت کار ،سازمان قادر نیست تا این حجم عظیم اطالعات
را در ذهن خود نگهداری کند ،بنابراین ثبت و ضبط اطالعات و
تلخیص و تجزیه و تحلیل و در نهایت بایگانی آنها از مفقود شدن
اطالعات مهم جلوگیری می کند.
همواره احتمال بروز مناقشات ودعوی بین طرفین یک فعالیت ،
چه در هنگام اجرای کار و چه پس از آن وجود دارد مستندسازی
اطالعات توسط هر یک از طرفین این احتمال را کاهش می دهد.
در صورت رخ دادن تغییر و تحول و جابجایی پرسنل ،امکان
پیگیری کار توسط دیگران را میسر می نماید.
مستند سازی همزمان ابزاری کارا برای مطلع نمودن قسمتهای
مختلف سازمان از وضعیت کار بوده و تعداد جلسات مورد
نیاز برای ایجاد ارتباطات شفاهی را کاهش می دهد.
ثبت اطالعات جهت نظارت بر اجرای فعالیت ابزاری سودمند
است .در واقع با مستند سازی است که می توان با نظارت بر
اجرای پروژه و انجام اقدامات و تصحیحات الزم عملکرد را
بهبود داده و در فرآیندی به هنگام در جریا ن امور قرار گرفت.
ایجاد یک رویه مستند سازی معین ،تمرکز بر روی جنبه ای
مهم کار را ممکن می سازد.
بایگانی
یکی از و ایف مهم کارکنان ،بایگانی است .قرار ندادن پرونده
ها در دسترس افراد غیر مسئول ،بستگان و خود بیمار از
نکاتی است که همیشه بایستی عاقالنه با آن برخورد نمود و
اجازه نداد که هرکس به آسانی بتواند از محتوای اسرار بیمار
اطالع حاصل نماید و یا خود بیمار از طریق این بخش به
اسرار بیماری خود واقف گردد مگر اینکه پزشک معالج صالح
بداند.
برخی تعاریف:
سند ( مدرک):
عبارت است از اطالعات ثبت شده ،اعم از نوشتاری ،دیداری،
شنیداری که به وسیله اشخاص حقیقی یا حقوقی ایجاد شده و
دارای ارزش نگهداری باشد .بنا به تعریف قانون مدنی ایران در
ماده « 1284نوشته ای است که مقام دعوی و دفاع قابل
استناد باشد» هر سندی نوشته است ،اما هر نوشته ای سند
نیست.
پرونده:
عبارت است از مجموعه اي از اسناد و مدارك مربوط به موضوع
پوشه ا
،شخص ا سازمان كه بترتمب خاص ت در
كالسورنگهداري شده است .در مضامانت د گر مي توان گفت:
پرونده مجموع هاي است از اسناد مربوط به موضوع مشخص و
ا شخص خاص كه با رعا ت نظم و ترتمب و با رعا ت حق تقدم
در پوشه و ا زونكن نگاهداري شده باشد .محتواات پرونده
مبین آن موضوع و ا مشخصات فرد است.
پرونده مجموعة اسناد و سوابقي است كه پاوستگي و موضوع واحد
دارد و با روش منطقي ،براي استفاده هاي جاري ا كاربرد آرشاوي،
در پوشه ا پوشه هائي تنظام شده باشد.
مجموعه منظم اسناد مربوط به موضوع را كه مبین كامل آن
باشدو بر حسب ضوابط خاص در پوشه ازونكن و...نگهداري
شود پرونده گواام.
بايگاني يا آرشيو
مجموعه اي از اسناد و ا پرونده هاي تاراخي ا اولاه است .ا ن
كلمه همچنین ممكن است به محل نگهداري اسناد اشاره كند.
با گاني براي حفظ دائم ا طوالني مدت مداركي كه داراي ارزش
فرهنگي ،تاراخي و ا حقوقي دارند استفاده ممشود.
در تعارافي د گر مي توان گفت:
با گاني عبارت است از فن اداره ،نظارت وحفا ت اسناد و مدارك سازمان به
منظور نگهداري و مراجعه.
با گاني به مفهوم فن طبقه بندي ،تنظام و نگاهداري و حفا ت اسناد و
مدارك است ،برطبق روش ت معین به نحوي كه در اسرع وقت و با كمال
سهولت و با صرف حداقل هزانه ،نیروي انساني و وقت ،بتوان به آن اسناد
دست افت.
با گاني به معناي محل نگاهداري اسناد برطبق ضوابط معین وعلمت.
با گاني عبارت است از محل نگهداري دائمت اسناد و مدارك گران بهايي كه از
نظر اداري ،حقوقي ،مالي ،علمت ،تاراخي و فرهنگي ارزش نگهداري دائمت را
دارند.
كلاه سااستها ,خط مشیها ,روشها و رواه ها ,به طراقي در با گاني انعكاس
مي ابند و به عنوان منابع اطالعاتي در آن جا حفظ مي شوند تا در مواقع
نااز ,مورد استفاده قرار گیرند .
در واقع با گاني عبارت است از :ثبت و حفظ اطالعات و عملكردهاي مربوط به
گذشته ,به منظور استفاده در حال و آ نده
بطور كلي با گاني در اصطالح مد رات اسناد به 3مورد گفته مي
شود:
.1مجموعه روشهاي علمت و استاندارد (نحوه تشكال پرونده ،تنظام
بازرگاني ،كدگذاري ،دستاابي به پرونده ،تفكا پرونده ها به
جاري ،نامه جاري و راكد و)...
.2محل نگهداري و حفظ اسناد
.3مجموعه پرونده هاي موجود در با گاني
در نظام اداري كشور ما ،با گاني دو تعراف و كاركرد دارد:
.1تشكاالت تعراف شده اي است كه و افة دراافت ،ثبت ،حفظ و
نگهداري سوابق و پروند ههاي دستگاه ذ ربط را برعهده دارد و
مو ف به ارائة خدمات به افراد معین مي باشد.
.2فرا ندي است كه طي آن ،سوابق دستگاه در پرونده هاي مرتبط
درج و نگهداري مي شود.
چالشهای پیش روی بايگاني اسناد و مدارك:
گسترش و توسعه فعالاتهاي سازمان و افزايش تبادالت سازماني باعث
مي شود تا حجم زاادي از اسناد و پرونده ها براي سازمان ا جاد شود.
ا ن امر معضالتي چون دشواري دسترس ت به اسناد ،كندي بازاابي آنها
و از همه مهم تر هزانه هاي سنگین نگهداري را دربر دارد .از جمله
پاامدهاي ا ن مسائل مي توان به
صرف زمان زااد پرسنل در نگهداري و بازاابي اسناد
اشغال حجم زاادي از فضاي فیز كي براي نگهداري از ا ن اسناد
نگراني هاي ناش ت از حفظ و امنمت اسناد و هزانه هاي خراد
نگهداري تجهیزات مناسب براي با گاني فیز كي اسناد و...
اشاره كرد .از ا ن روست كه با گاني مدارك و اسناد و اصول مربوط
به آن كي از چالش هاي مهم پمش روي سازمان هاي دولتت است.
اهداف بایگانی
با گاني به طور اجمالي در بردارنده دو هدف عمده است :
.1اسناد حاوي اطالعاتي هستند كه سازمان هاي به وجود آورنده
را ناگزار از مسئولات پذ ري و پاسخگويي مي كنند و از طرف
د گر به عنوان ابزاري موثر در دست مد ران و هدا ت مد رات
محسوب مي شوند.
.2اسناد به عنوان مدرك در مراحل قانوني مورد توجه و استفاده
قرار مي گیرند.
انواع بایگانی
بايگاني جاري :به روشهاي مورد عمل در مورد پرونده هاي جاري و محل
حفظ و نگهداري اسنادي است كه به طور روزمره مورد استناد دستگاه ا جاد
كننده سند است .به عبارتي با گاني جاري واحدي اداري است كه عهده دار
ثبت و ضبط سوابق جاري و نامه جاري دستگاه ذ ربط و ارائة اطالعات آنها
به افراد ذ صالح مي باشد.
بايگاني نيمه جاري :محل نگهداري اسنادي است كه گاهگاهي مورد استفاده
دستگاه ا جاد كننده قرار مي گیرد محل آن در دستگاه ا جادكننده سند و دور
از اسناد جاري است و با همان روش با گاني جاري ،با گاني نامه جاري نیز
عمل مي نما د.
بايگاني راكد :محل نگهداري اسناد راكد است ،روش مورد استفاده در با گاني
جاري و نامه جاري در ا ن با گاني استفاده اي ندارد .در واقع ا ن با گاني مورد
استفاده اداره ا جاد كننده و محقق نمت باشد و فقط در ا ن محل پروند ه ها
از نظر آرشاوي و امحايي مورد ارزشاابي قرارا مي گیرند .به "با گاني راكد" انبار
"پمش آرشاوي" نیز مي گواند.
زمان نگهداری پرونده ها:
زمان نگهداری پرونده مربوط به قوانین حاکم بر سازمان و
سیاست های داخلی می باشد .بطور کلی حداقل دورره ای که
برای نابودی پرونده ها در نظر گرفته می شود 10سال و
حداکثر 25سال می باشد.
روشهای بایگانی
شماره ای
.1
◦
◦
◦
شماره گذاری سریال
شماره گذاری واحد
شماره گذاری سریال واحد
الفبایی
.2
◦
بر اساس نام خانوادگی و نام ،اگر مشترک باشد بر اساس تاریخ
تولد یا مراجعه
معایب روش الفبایی:
◦
◦
◦
◦
وقت گیر بودن
احتمال اشتباه ( تغییر نام ،بد تلفظ کردن)
در صورت اشتباه بایگانی شدن به راحتی نمی توان پیدا کرد
امکان ازدحام در یک محیط فایل
کاربرد روش الفبایی:
◦ برای بایگانی های کوچک
شماره گذاری سریال:
◦ مراجعه کننده در هر بار مراجعه یک شماره جدید دریافت میکند و
پرونده های او در قسمتهای مختلف بایگانی قرار می گیرد.
شماره گذاری واحد:
◦ مراجعه کننده در اولین مراجعه یک شماره دریافت می کند و این
شماره در همه مراجعات بعدی ثابت می ماند .کلیه اوراق و مدارک او
در یک پوشه نگهداری و تحت یک شماره بایگانی می گردد.
شماره گذاری سریال واحد:
◦ ترکیبی از دو روش قبل است ،مراجعه کننده در هر بار مراجعه یک
شماره جدید دریافت می کند و پرونده های قبلی او در پوشه آخرین
پرونده با شماره جدید قرار گرفته و فایل می شوند.
بهترین روش شماره گذاری و بایگانی واحد می باشد.