Transcript مديريت Gmail

‫مديريت ‪Gmail‬‬
‫موضوع (سابجکت‪ )Subject -‬ایمیل یک سرتیتر خبری است‪.‬‬
‫تیتر یک روزنامه دو کار مهم را انجام میدهد‪:‬‬
‫ توجه شما را جلب میکند‪،‬‬‫ و به شما میگوید که مقالهی اصلیاش دربارهی چه موضوعی است‪.‬‬‫آنگاه شما تصمیم میگیرید که آن روزنامه را خریداری کرده و مطالعه کنید‪،‬‬
‫یا اینکه به سادگی از کنار آن بگذرید‪.‬‬
‫نكته ‪:‬‬
‫اگر ایمیلتان یکی از ایمیلهای عمومی عادی است که مرتبا ارسال میشوند‬
‫(مانند گزارش کار هفتگی)‪ ،‬بهتر است که تاریخ را در سابجکت ذکر کنید‪.‬‬
‫برای ایمیلهایی هم که نیاز به پاسخ دارند‪ ،‬بهتر است این مورد در سابجکت‬
‫درج شود‪ .‬مثال‪« :‬لطفا تا ‪ ۱۵‬خرداد پاسخ دهید»‪.‬‬
‫در هر ایمیل فقط بر روی یک موضوع تمرکز کنید‪.‬‬
‫با این کار طرف حساب شما میتواند به هر سوال و موضوع به صورت‬
‫جداگانه و در وقت مناسب پاسخ الزم را بدهد‪.‬‬
‫با ارسال ایمیلهای جداگانه‪ ،‬شما جوابهای روشنتری را دریافت خواهید‬
‫کرد‪ .‬همچنین به گیرنده کمک میکنید که اینباکساش را بهتر مدیریت کند و‬
‫نظم بدهد‪.‬‬
‫نكته ‪:‬‬
‫اگر هم ترجیح میدهید چندین موضوع مختلف را در یک ایمیل قرار دهید‬
‫(مثال بخاطر اینکه همه آنها مربوط به یک پروژهاند)‪ ،‬توجه داشته باشید که‬
‫هر موضوع در یک پاراگراف جداگانه و شمارهگذاری شده نوشته شود‪.‬‬
‫از ‪ EOM‬در سابجکت نامه استفاده کنید‪.‬‬
‫هنگامی که میخواهید یک پیام خیلی کوتاه را ارسال کنید‪ ،‬میتوانید از تکنیک‬
‫‪ EOM‬یا «پایان پیام» (‪ )End Of Message‬استفاده کنید‪.‬‬
‫برای این کار کافی است که تمامی اطالعات الزم را در سابجکت قرار دهید و‬
‫آنگاه در پایان آن عبارت ‪ EOM‬را بنویسید‪.‬‬
‫نكته ‪:‬‬
‫این کار به گیرنده نشان میدهد که تمامی پیام در سابجکت است و نیازی به‬
‫باز کردن ایمیل ندارد‪.‬‬
‫همچنین جیمیل باهوش است و با این کار هنگام ارسال پیام به شما اخطار‬
‫خالی بودن متن ایمیل (‪ )Body‬را نمیدهد‪ .‬در واقع سابجکت‪ ،‬تمام همان پیامی‬
‫است که باید ارسال شود‪ .‬در صورتی که برای گیرندگان ایمیلهایتان این‬
‫عبارت نامفهوم باشد‪ ،‬میتوانید طی یک ایمیل آن را به آنها توضیح دهید‪ .‬یا‬
‫اینکه طی یک ایمیل‪ ،‬عبارتی قراردادی را برای این کار به آنها معرفی کنید‪.‬‬
‫یک مکاتبه کننده و طرف حساب خوب باشید‪.‬‬
‫برنامهریزی کنید که به طور منظم به ایمیلتان سر بزنید و در زمان مقتض ی و به‬
‫موقع ایمیلهای دریافتی را پاسخ بدهید‪ .‬این یک کار ساده و نشان دهنده ادب‬
‫است و همچنین دیگران را هم تشویق میکند تا در زمان مناسب به ایمیلهای‬
‫شما پاسخ دهند‪ .‬اگر پاسخ یک ایمیل نیاز به مجموعهای از اطالعات دارد که‬
‫باید سر هم شوند و شما هم اکنون همه آنها را در اختیار ندارید تا سریعا پاسخ‬
‫را ارسال کنید‪ ،‬در جواب بگویید که ایمیل را دریافت کردهاید و زمان‬
‫پاسخگوییتان را هم مشخص نمایید‪.‬‬
‫ایمیلهای داخلی‬
‫ایمیلهای داخلی هم همانند دیگر ایمیلها هستند‪ ،‬فقط نباید زیاد رسمی باشند‪ .‬اما‬
‫به خاطر داشته باشید که این ایمیلها ممکن است پرینت شده و توسط افرادی به‬
‫غیر از گیرنده هم در محیط کاریتان خوانده شوند‪ .‬همیشه امالء و نگارشتان را کنترل‬
‫کنید و واژههای عامیانه به کار نبرید‪.‬‬
‫فراموش نکنید که ایمیل یک سند مکتوب است که ممکن است بعدا به دست افراد‬
‫دیگری هم بیافتد‪ .‬بنابراین قبل از ارسال هر نامه دوباره به محتوای آن فکر کنید‪.‬‬
‫نتیجه منطقی درخواستهایتان را در نظر داشته باشید‪.‬‬
‫اغلب مردم مشخصا میدانند که چه میخواهند‪ .‬اما معموال وقت نمیگذارند تا‬
‫به طور کامل به آن بیاندیشند‪ .‬این موضوع باعث میشود که در انتها ما با‬
‫ایمیلهای مبهم یا گمراهکننده روبرو هستیم‪ .‬بدون اینکه به صورت مشخص‬
‫بفهمیم که نتیجه نهایی خواستههایمان چه باید باشد‪ ،‬به طور نامنظم و درهم‬
‫و بر هم چیزهایی مینویسیم که گیرنده را گیج و سردرگم میکند‪.‬‬
‫ما چهار نوع ایمیل داریم‪:‬‬
‫الف‪ :‬ایمیل متکی به خود‪ :‬خود ایمیل منظور فرستنده است‪ .‬شما میخواهید چیزی به گیرنده بگویید یا‬
‫اینکه اطالعاتی در اختیار وی بگذارید‪ .‬این ایمیلها نیاز به جواب ندارند‪.‬‬
‫ب‪ :‬تحقیقی و پرسش ی‪ :‬شما نیاز به چیزی از گیرنده دارید که باید پاسخ را برایتان بفرستد‪ .‬برای مثال‪،‬‬
‫پاسخ یک سوال یا پیشنهاد را میخواهید‪ .‬هدف و خواست نهایی شما یک جواب است‪.‬‬
‫ج‪ :‬گفتگوهای با پایان باز‪ :‬برای اینکه خط ارتباطی با گیرنده برقرار بماند‪ .‬این کار معموال برای هدف یا‬
‫نتیجهی خاص ی در آینده و یا برخی منافع آتی انجام میشود‪.‬‬
‫د‪ :‬ایمیلهای کاربردی‪ :‬هدف این ایمیلها دریافت ایمیل پاسخ نیست‪ ،‬بلکه انجام یک کار توسط گیرنده‬
‫مورد نظر است‪ .‬مثال فروش یک کاال و یا تبادل لینک با یک سایت‪.‬‬
‫شما االن می خواهید کدام یک از این نوع ایمیلها را ارسال کنید؟‬
‫ سواالت کوتاه و سر راست‪ .‬اصل موضوع چیست؟‬‫ منافع را به صورت شفاف توضیح دهید‪.‬‬‫ ایمیل را ساده و همه فهم بنویسید‪.‬‬‫ همانند برخوردهای چهره به چهره رفتار کنید‪.‬‬‫ از تعارفات بی اندازه خودداری کنید‪.‬‬‫ خودتان باشید ‪ -‬با شخصیت باشید‪.‬‬‫‪ -‬گیرنده باید به آسانترین راه ممکن بتواند با شما تماس بگیرد‪.‬‬
‫ از جمالت ساده و معمولی استفاده کنید‪.‬‬‫ توجه به فونت نوشتار‬‫ پاراگرافبندی و شکل چینش صحیح متن را رعایت کنید‪.‬‬‫ سواالت را به حداقل برسانید‪.‬‬‫ تا حد امکان از پیوستها (‪ )Attachment‬بپرهیزید‬‫ مهربان باشید‪ .‬به یکباره شعله نکشید‪.‬‬‫‪ -‬هنگام پاسخ به ایمیلهای زنجیرهای دقت کنید‪.‬‬