CALIDAD Y TÉCNICAS DE EVALUACIÓN DE LOS SISTEMAS

GESTIÓN DE PROYECTOS (PMBOK)

PIERRE SERGEI ZUPPA AZÚA

GESTIÓN DE PROYECTOS

Es la disciplina que guía e integra los procesos de planificar, captar, dinamizar, organizar talentos y administrar recursos, con el fin de culminar todo el trabajo, pero sobretodo cumplir con el alcance, dentro de límites de tiempo, y costo definidos: sin estrés y con buen clima interpersonal.

También requiere liderar los talentos, evaluar y regular continuamente las acciones necesarias y suficientes.

ENFOQUES DE PROYECTO

• • • • Ejemplos: lean (producción esbelta) Reiterativo Incremental fase Sin importar la metodología utilizada, se deben considerar stakeholders).

los objetivos totales del proyecto, los tiempos, los costos, los roles y responsabilidades de cada participante (Interesados o

Project Knowledge Management Body of

Desarrollada por el PMI formada por el conjunto de conocimientos en Dirección/ Gestión/ Administración de Proyectos generalmente reconocidos como «buenas prácticas», y que se constituye como estándar de Administración de proyectos.

Esta guía comprende: 1.

Los procesos y contextos de un proyecto.

2.

Las áreas de conocimientos específicos para la gestión de un proyecto.

PMBOK

¿POR QUÉ USAR PMBOK?

La ventaja de utilizar es que es de aplicación general, es decir que las practicas y conocimientos descritos en él pueden ser, en su mayoría, adaptados a muchas realidades organizacionales. Además, puede decirse que existe una conciencia global acerca de su valor y utilidad.

Procesos básicos Áreas del conocimiento

MARCO DE REFERENCIA DE PROYECTOS DE TI

Se desarrolla a partir de aspectos teóricos, conceptuales, legales, geográficos e institucionale s del objeto a investigar

.

FUNCIONES DEL MARCO DE REFERENCIA

1.

Ayuda a prevenir errores que se han cometido en otros estudios.

2. Nos permite dar cuenta de cómo ha sido tratado un problema (qué tipos de estudios se han efectuado, con qué tipo de sujetos, cómo se han recolectado los datos, en qué lugares se han llevado a cabo, qué diseños se han utilizado).

3. Nos permite centrarnos en el problema evitando desviaciones del planteamiento original.

4. Conduce al establecimiento de hipótesis o afirmaciones que más tarde habrán de someterse a prueba en la realidad.

DISCUSIONES ACERCA DE LAS FALLAS Y EL ÉXITO

El éxito del proyecto depende directamente del cuidado que se tenga en obtener y gestionar los requisitos del proyecto y del producto.

Recopilar requisitos significa definir y gestionar las expectativas del cliente.

La planificación del costo, del cronograma y de la calidad se efectúa en función de.

Hay que distinguir entre requisitos del proyecto y requisitos del producto.

Proyecto: pueden incluir los requisitos de la empresa, de dirección de proyectos, de entrega, etc.

Producto: pueden incluir la información sobre requisitos técnicos, requisitos de seguridad, de desempeño, etc.

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

Entrevistas, encuestas y

estas

cuestionarios, observación

: A través de técnicas, se obtiene información de los interesados, ya sea de manera formal o informal.

Grupos de opinión

: Se reúne a los interesados claves del proyecto junto con un moderador que guiará al grupo.

Talleres facilitados

interfuncionales, se : Se trata de sesiones en las que los interesados reúnen para definir los requisitos talleres rápida de del proporcionan los producto.

una requisitos diferencias entres los interesados.

Estos definición de funcionabilidad y ayudan a conciliar las

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

Técnicas grupales de creatividad

producto: • : ayudan a identificar los requisitos del proyecto y/o del

Tormenta de ideas (Brainstorm) y técnicas de grupo nominal

• • • •

Técnica Delphi Mapa conceptual Diagrama de afinidad Etc.

Técnicas grupales de toma de decisiones

: Es un proceso de alternativas con esperado. (Unanimidad, Dictadura) evaluación de múltiples relación a un resultado Mayoría, Pluralidad,

Prototipos

preliminar del producto final, para obtener una : Elaboración de una versión retroalimentación sobre los requisitos del producto, antes de construirlo

SALIDAS

Documentación de requisitos

: Describe el modo en que los requisitos individuales cumplen con las necesidades del Proyecto.

– – – – – – – – – –

Justificación del Proyecto (necesidad comercial u oportunidad) Objetivos de la organización y el Proyecto Requisitos de funcionabilidad del producto o servicio Requisitos servicio, no funcionales (nivel desempeño, seguridad, ect.) Requisitos de calidad Criterios de aceptación Supuestos Restricciones Impactos del Proyecto en otras entidades de áreas o Etc.

SALIDA

Plan de Gestión de requisitos

cómo se : documentarán Documenta analizarán, gestionarán los requisitos a lo largo del Proyecto.

y

Matriz de trazabilidad de requisitos

Proyecto.

: Tabla que vincula los requisitos con el objetivo que le dio origen, que permite monitorizarlos a lo largo del ciclo de vida del

FASES DE INICIACIÓN

Consiste en oportunidad.

entender el problema o la

En primer lugar se requiere diferenciar entre necesidad y solución.

Necesidad: • Describe el fin para cliente • Especifica metas y objetivos • Deja abierta la pregunta de cómo hacerlo • La respuesta al porque se esta haciendo debe apuntar a una justificación de negocio.

• • Solución: • Describe los medios para el equipo • Especifica estrategias e ideas para conseguir las metas y objetivos.

Especifica cómo hacerlo.

La respuesta al porque se esta haciendo debe apuntar al requerimiento del cliente.

• Preguntar para identificar la necesidad real puede hacer sentir incomodo a terceros por desconfiar de su criterio.

FASE INICIAL

Esta fase debe tener como output la generación del

documento de requerimientos del proyecto

, el cual no ofrece una solución sino que únicamente describe una necesidad.

• • • • • • • • • • • Este documento debe contener los siguientes apartados: • Descripción del problema o oportunidad • Impacto o efecto del problema • Identificar quien o que se encuentra afectado por el problema Impacto de ignorar el problema Situación deseada Beneficios asociados a conseguir la situación deseada Alineación con la estrategia de la organización Conflicto de compatibilidades con otras organización áreas de la Incertidumbres Suposiciones clave Limitaciones de la Consideraciones del entorno Información histórica de soporte A partir de la requiere valorar nuevamente si merece la pena resolver el problema y determinar si existe una potencial.

solución recopilación de toda esta información, se solución

Coste del proyecto y nivel de personal típicos a lo largo del ciclo de vida del proyecto

ARTEFACTOS DE LA FASE DE INICIO

Visión del negocio: Describe los objetivos y restricciones a alto nivel.

Modelo de casos de uso.

Especificación funcionales.

adicional: requisitos Glosario: Terminología clave del dominio.

no Lista de riesgos y planes de contingencia.

El caso de negocio (

business case

).

Prototipos exploratorios conceptos o la arquitectura.

para probar Plan de iteración para la primera iteración de la fase de elaboración.

Plan de fases.

CONCLUSIONES DE LA FASE DE INICIO

Se deben comprobar los criterios de para continuar.

evaluación • • • • • Todos los interesados en el proyecto coinciden en la definición del ámbito del sistema y las estimaciones de agenda, también deben correcto desarrollo del proyecto en quedar bien establecidos algunos elementos claves para el cuestión, como por ejemplo: Entendimiento de los requisitos, evidenciado por la fidelidad de los casos de uso principales.

Las estimaciones de tiempo, coste y riesgo deben ser creíbles.

Comprensión total de cualquier prototipo de la arquitectura desarrollado.

Los gastos hasta el momento se asemejan a los planeados.

Si el proyecto no pasa estos criterios hay que plantearse abandonarlo profundamente.

o repensarlo

FASES DE PLANIFICACIÓN

Consiste en Identificar la óptima solución más

Con objeto de identificar soluciones que cubran la necesidad establecida se puede seguir el siguiente procedimiento: 1.

Brainstorming grupal con miembros del futuro equipo stakeholders.

de trabajo o 2.

3.

4.

Comprobar en que grado satisfacen los planteamientos del documento de requerimientos del proyecto.

Seleccionar entre 2 y 5 soluciones.

Realizar un análisis detallado para identificar cual de ellas es la que mejor se adapta a la necesidad a cubrir e implica un coste asumible.

Influencia de la estructura de la organización en los proyectos

ANÁLISIS FINANCIERO (COSTES VS BENEFICIOS)

Para validar del proyecto.

la viabilidad financiera (incremento del proyecto es necesario identificar los flujos de entrada de dinero que este puede generar, por ejemplo beneficios obtenidos por la implementación del proyecto en reducción en costes, etc…) y los gastos que representa la puesta en marcha y ventas, gestión

Influencia de los interesados a lo largo del tiempo

CASH FLOWS

• • • • Para identificar que proyecto nos aporta una mayor rentabilidad financiera.

Net Present Value (NPV). Determina cuanto dinero va a generar el proyecto teniendo en cuenta el valor del dinero en el tiempo.

Internal Rate of Return (IRR). Determina la rentabilidad de la inversión.

Payback period. Determina cuando se recuperará la inversión (NPV = 0).

Cash hole.

Determina inversión necesaria.

la máxima

ANÁLISIS NO FINANCIERO (MODELO DE PUNTUACIÓN DE FACTORES PONDERADOS – DECISION MATRIX)

Se inicia mediante la elaboración de un listado de atributos a valorar. Para cada uno de ellos se establece una ponderación y se asignan puntuaciones que denoten el nivel de cumplimiento de cada una de las soluciones.

Ventajas: • Permite el uso de diversos datos, incluidos los financieros.

• Permite la implicación de gerencia y el análisis de sensibilidad.

Desventajas: • Proceso altamente subjetivo.

• Muestra el atractivo del proyecto pero no representa una justificación de negocio.

OTRAS HERRAMIENTAS

Estudios de mercado Pruebas piloto. Prueba en área limitada.

Prototyping.

de una Construcción pequeña parte del proyecto para validar las correctas predicciones.

Simulación por ordenador.

FASES DE CONTROL

Consiste en desarrollo de la elaboración de un plan solución y

En esta fase se detalle la desarrollará en un mayor solución escogida mediante el uso de un

Logframe

(esquema definición del proyecto).

– Objetivo básico de – Propósito – – Resultados Actividades Para cada uno de estos niveles se debe especificar: – Indicadores que permitan verificar la evolución.

– Medios para obtener la información necesaria para constituir los indicadores.

– Supuestos clave y el riesgo asociado.

STAKEHOLDERS

El logframe evolución del mismo. Un logframe debe ser conciso proyecto.

y permitirá monitorizar y evaluar la fácilmente comprensible por personas que se incorporan a mitad de Paralelamente a la elaboración del logframe, se requiere realizar un

análisis de los stakeholders

gestionar del proyecto con el objetivo de las relaciones y prever oposiciones.

Se considera stakeholders aquellos individuos o instituciones que: – Pueden ganar o perder dependiendo del éxito del proyecto.

– – Proveen fondos económicos Proveen recursos al proyecto – – Participa/trabaja en el proyecto Se encuentran afectados rendimiento del proyecto por el – Se encuentran afectados por el resultado del proyecto

DOCUMENTO DE DEFINICIÓN DE PROYECTO

Se realiza con la finalidad de: – Identificar el trabajo realizar.

– a Durante la ejecución, permite identificar cuando se esta sobrepasando los limites y permite renegociar contrato original.

el – Establece el criterio para considerar proyecto.

completado el – Establece los criterios para considerar proyecto.

exitoso el – Permite llegar a acuerdos y facilitar la comunicación.

EL DOCUMENTO DEBE CONTENER

• • • • • • • • • • Breve descripción oportunidad Breve descripción propuesta del de problema la u solución Descripción del trabajo y la estrategia de ejecución.

Identificar base para el WBS.

las diferentes grandes tareas y sus interrelaciones. Parte más importante del documento. Será la Entregables acordados.

Criterios de finalización de proyecto.

Riesgos e incertidumbres.

Suposiciones.

Plan preeliminar de ejecución.

Listado de los stakeholders involucrados.

Criterios de éxito del proyecto.

FASE CIERRE

Se considerará que el proyecto ha llegado a su fin cuando todos los entregables hayan sido enviados al cliente, todo esté documentado y el cierre formal del proyecto haya sido aceptado por él.

En ese momento asignados liberarán y entrará en juego el servicio Venta para resolver cualquier duda o incidencia que pudiera surgir.

de al los proyecto Soporte recursos se Post-

CIERRE PMBOK

- La administración y cierre de contratos: Evaluando el proceso y extrayendo de este las posibles lecciones aprendidas.

- El cierre administrativo del proyecto: este proceso consiste en la revisión de todos los reportes de avance generados durante el proyecto, para garantizar que se hay cumplido con todas las actividades y se han obtenido los entregables esperados.

IMPORTANCIA DEL CIERRE DEL PROYECTO

¿Qué aprender después del cierre?

 Incorporar a próximos proyectos actividades que no se habían visualizado.

 Reconsiderar estimados en la duración o en el costo de una actividad.

 Identificar riesgos, previamente no considerados.

 Incorporar nuevas cláusulas o quitar trabas legales, para potenciar una contratación más transparente.

 Determinar mejores especificaciones de calidad.

 Introducir novedosos incentivos al personal.

 Concientizar en lo referente a la necesidad de subcontratar algunas actividades, en las que no se tiene un know – how de primer nivel.