Capítulo 13 Gestión de los Interesados del Proyecto

Fuentes: • Information Technology Project Management, Fifth Edition, Copyright 2007 • PMBOK, Quinta edición Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes

Procesos de la gestión de Interesados



Identificar a los Interesados

Identificar a todas las personas, grupos u organizaciones impactadas por el proyecto, identificando y documentando sus intereses, participación, interdependencias, influencias y potencial impacto 

Planificar la gestión de los interesados

Desarrollar estrategias para que todos los interesados participen de forma efectiva con base en sus necesidades e intereses 

Gestionar los compromisos con los Interesados

Comunicarse y trabajar con los interesados con el fin de satisfacer sus necesidades/requisitos, resolver polémicas y fomentar grupos de interés adecuados 

Controlar los compromisos con los interesados

Hacer seguimiento y control de los interesados, de los grupos y ajustar las estrategias y planes para involucrar a todos los interesados

Análisis de los Interesados

 Se recopila y analiza información cualitativa y cuantitativa con el fin de determinar intereses, expectativas y la influencia de los interesados  Identificar a los potenciales interesados relevantes  Identificar el impacto o apoyo potencial y definir una estrategia de abordaje  Matriz de poder/interés  Matriz de poder/influencia  Matriz de influencia/impacto  Modelo de prominencia: basado en poder, urgencia y legitimidad

Análisis de los Interesados

 Para personas u organizaciones involucradas y/o impactadas negativamente  Conocer las razones de su oposición  Elaborar un plan de tratamiento  Para los implicados del equipo de trabajo  Elaborar plan de tratamiento

Análisis de los interesados

 El análisis de los Interesados es un documento que brinda información importante sobre:      Las organizaciones y nombres de los interesados Funciones de los interesados en el proyecto Hechos únicos sobre los interesados Nivel de influencia e interés de los interesados en el proyecto Sugerencias para la gestión de las relaciones con los interesados

Ejemplo de análisis de interesados del proyecto (Stakeholders) Organización rol Factores únicos Nivel de interés Interesados claves del proyecto Ahmed Susan Dirección interna Equipo del proyecto Patrocinador y uno de los fundadores de la compañía Experto en secuenciación del ADN Tranquilo, enfocado en el negocio PHD en biología, fácil trabajar con ella Muy alto Muy alto Nivel de influencia Muy alto Experta en la materia Sugerencias en el manejo de las relaciones Mantenerlo informado, dejarlo liderar, hacer lo que dice y rápido Puede hacer trabajo desde casa; asegurarse de revisar las especificaciones

Matriz de Poder / Interés

Registro de Interesados

Documento donde se identifica a los interesados. Contenido :  Información de identificación     Nombre Puesto en la organización Ubicación Rol  Datos de contacto  Información de evaluación   Principales requisitos Principales expectativas    Expectativas Influencia potencial Fase en el Ciclo de vida donde el interés es mayor  Clasificación de los interesados   Interno/Externo Partidario/Neutral/Opositor …

Matriz de análisis de los interesados

Ejemplo 1

Interesado Interés(es) en el Proyecto Evaluación de impacto Estrategias potenciales para Ganar Apoyo o Reducir Obstáculos

Ejemplo 2

Interesado Ubicación Observaciones Riesgo

Plan Actividad Seguimiento Rol Responsabilidad Fecha Observación Acción Responsable Estado

Identificar a los Interesados

4.1

Develop Project Charter 12.1

Plan procurement Management Enterprise/ Organization

Project Stakeholder Management

Project charter Procurement documents Organizational process assets Enterprise environmental factors

13.1

Identify stakeholders

Stakeholder register Stakeholder register 13.2

Plan Stakeholder Management 5.2

Collect requirements 8.1

Plan Quality Management 10.1

Plan Communications Management 11.1

Plan Risk Management 11.2

Identify Risks 12.1

Plan procurement Management

Identificar a los Interesados

Entradas

1. Acta de Constitución del Proyecto 2. Documentos de Adquisición 3. Factores Ambientales de la Empresa 4. Activos de los Procesos de la Organización

Herramientas y técnicas

1. Análisis de los Interesados 2. Juicio de Expertos 3. Reuniones

Salidas

1. Registro de Interesados Proceso que:  Pertenece al grupo del Proceso de Iniciación  Pertenece al área de conocimiento Gestión de los Interesados

Clasificación de interesados

     Indiferente Resistente Neutral De apoyo Líder

Interesado

Interesado 1 Interesado 2 Interesado 3

Indiferente D Resistente Neutral D De apoyo D D D A

A Actual D Deseado

Líder

Plan de gestión de los interesados

  Formal / informal Detallado / Genérico  Contenido sugerido:         Niveles de compromiso actuales y deseables Alcance e impacto de cambio de interesados Interrelaciones y superposiciones entre los interesados Requisitos de comunicación de los interesados Información a entregar; incluido idioma, formato, contenido y nivel de detalle Motivo de distribución de información e impacto esperado Tiempo y frecuencia de distribución de información Método de actualización y perfeccionamiento del plan de gestión

Planificar la Gestión de los Interesados

Empresa/ Organización 4.2

Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

Gestión de los Interesados del Proyecto

Activos de procesos de la organización Factores ambientales de la Empresa Plan de dirección del proyecto 13.1

Identificar a los Interesados Registro de interesados Documentos del proyecto actualizados

13.2

Planificar la Gestión de los Interesados

Plan de gestión de interesados 13.3

Gestionar los compromisos de los Interesados Documentos del proyecto 5.2

Recopilar Requisitos

Planificar la Gestión de los Interesados

Entradas

1. Plan para la Dirección del Proyecto 2. Registro de Interesados 3. Factores Ambientales de la Empresa 4. Activos de los Procesos de la Organización

Herramientas y técnicas

1. Juicio de Expertos 2. Reuniones 3. Técnicas Analíticas

Salidas

1. Plan de Gestión de los Interesados 2. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Proceso que:  Pertenece al grupo del Proceso de Planificación  Pertenece al área de conocimiento Gestión de los Interesados

Entender necesidades de comunicación grupales e individuales

 Las personas no son partes intercambiables  Como se ilustra en el libro de Brooks,

The Mythical Man-Month*,

no se puede asumir que una tarea prevista inicialmente para que la realice una persona en dos meses, se puede hacer en un mes con dos personas  Nueve mujeres no pueden producir un bebé en un mes! * Ley Brooks: " agregar más personas a un proyecto retrasado, lo hace demorar aún más" Ver: http://en.wikipedia.org/wiki/The_Mythical_Man-Month http://barrapunto.com/~pacoescriba/journal/29784

Preferencias personales afectan las necesidades de comunicación

 Los introvertidos prefieren comunicaciones más privadas, mientras que los extrovertidos prefieren discutir las cosas en público  A las personas intuitivas les gusta entender el panorama general mientras los receptivos necesitan detalles paso a paso  A los pensadores les gusta conocer la lógica detrás de las decisiones, mientras que las personas sentimentales quieren saber cómo las afecta personalmente  Los que juzgan se ven obligados a hacer cumplir los plazos, mientras que los que perciben necesitan más ayuda en el desarrollo y seguimiento de los planes

Otras consideraciones sobre comunicaciones

 Rara vez el receptor interpreta un mensaje tal y como lo quiere el remitente  La ubicación geográfica y antecedentes culturales afectan la complejidad de las comunicaciones del proyecto  Diferentes horarios laborables  Barreras idiomáticas  Diferentes normas culturales

Gestionar las expectativas de los interesados

 Los gerentes de proyecto deben comprender y trabajar con las diversas partes interesadas  Idear maneras para identificar y resolver problemas  Dos instrumentos importantes:  Matriz de expectativas de gestión  Registro de polémicas

Ejemplo de matriz de expectativas de gestión

Medida de éxito

Alcance Tiempo Costos Calidad

Prioridad

2 1 3 6 Satisfacción del cliente 4 Proyección del ROI 5

Expectativas

La especificación del alcance define claramente los requerimientos obligatorios y opcionales No hay fecha para la terminación del proyecto. Cada gran ítem se debe acordar y programar de la manera más realista Cumplir con todas las fechas importantes Terminar a tiempo Este proyecto es crucial para la organización. Si se justifica claramente la necesidad de más fondos, ellos tienen que estar disponibles La calidad es importante y se espera que tengamos buenos procesos para probar el sistema Nuestros clientes esperan que seamos profesionales, que respondamos preguntas a tiempo, y trabajemos con ellos para terminar el proyecto El caso de negocio para este proyecto prevé un ROI* del 40% dentro de los dos años siguientes a la implementación

Sugerencias

Enfocarse en alcanzar los requerimientos obligatorios antes de considerar los opcionales El patrocinador y el gerente del programa deben estar atentos a cualquier problema que pueda afectar el cumplimiento del calendario Hay reglas estrictas para los gastos del proyecto y procesos de escalamiento. Los costos son muy importantes, pero se pueden analizar cambios en éstos para alcanzar los objetivos del proyecto dentro del cronograma El personal nuevo debe tomar cursos internos para estar seguros que ellos entienden nuestros procesos de calidad. Todos los estándares corporativos de calidad deben ser tenidos en cuenta Todas las presentaciones y documentos formales para los clientes deben ser elaborados por escritores profesionales. Las peticiones del cliente deben ser contestadas en menos de 24 horas Nuestro departamento de finanzas trabajará con el cliente para medir el ROI. Satisfacer/sobrepasar esta proyección nos ayudará en futuros negocio con este y otros clientes Etc.

* ROI: Return On Investment

Ejemplo de registro de polémicas

Polémica #

1 2

Descripción Impacto en el proyecto

Costo de los servidores 10% mayor a lo planeado Pequeño incremento de costos en el proyecto Dos personas abandonaron el proyecto Necesario reasignar personal

Fecha de reporte Reportada por Asignada a Prioridad (A/M/B) Fecha de respuesta

5/15 9/26 Jean Gaurav Oded Karen A M 6/15 10/2

Estado Comentarios

Cerrada Abierta El patrocinador accedió a aumentar los fondos para cumplir el plazo Si Karen no puede reasignar personal en una semana deberá hablar directamente con Peter Etc.

Formas de manejar los conflictos



Confrontación

: Enfrentar el conflicto directamente por medio de un acercamiento problema solución 

Compromiso

: Usar un acercamiento dar- recibir 

Suavizar

: no enfatizar en áreas de diferencia pero si en las de acuerdo 

Forzar

: Acercar a ganar-perder 

Retiro

: Retirarse de un desacuerdo real o potencial

El conflicto puede ser bueno

 El conflicto a menudo produce resultados importantes, tales como nuevas ideas, mejores alternativas, y la motivación para trabajar más duro y con más colaboración 

Pensamiento grupal:

conformidad con los valores o normas éticas de un grupo; el pensamiento de grupo puede desarrollarse si no hay puntos de vista conflictivos  Investigaciones sugieren que conflictos relacionados con tareas, con frecuencia mejoran el rendimiento del equipo, pero que conflictos emocionales a menudo bajan el rendimiento del equipo

Informe de lecciones aprendidas

 El gerente del proyecto y los miembros del equipo deben preparar un

informe de lecciones aprendidas

 Una reflexión que documenta las cosas importantes que se aprendieron al trabajar en el proyecto  El gerente de proyecto a menudo combina la información de todas los informes de lecciones aprendidas en un informe resumen  Disponer de una plantilla para registrar las lecciones aprendidas

Gestionar los Compromisos de los Interesados

4.5

Realizar el Control Integrado de Cambios 10.1

Planificar la gestión de las Comunicaciones Empresa/ Organización

Gestión de los Interesados del Proyecto

Registro de cambios Plan de gestión de las comunicaciones Activos de procesos de la organización Activos de procesos de la organización actualizados 13.2

Planificar la Gestión de los Interesados Plan de gestión de interesados Documentos del proyecto actualizados Plan de dirección del proyecto actualizado

13.3

Gestionar de los los compromisos Interesados

Solicitud de cambios Registro de asuntos 13.4

Controlar los compromisos de los Interesados Documentos del proyecto 4.2

Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto 4.5

Realizar el Control Integrado de Cambios 9.4

Dirigir el Equipo del Proyecto 10.3

Controlar las Comunicaciones

Gestionar los Compromisos de los Interesados

Entradas

1. Plan de Gestión de Interesados 2. Plan de Gestión de Comunicaciones 3. Registro de Cambios 4. Activos de los Procesos de la Organización

Herramientas y técnicas

1. Métodos de Comunicación 2. Habilidades Interpersonales 3. Habilidades de Gestión

Salidas

1. Registro de Incidentes 2. Solicitudes de Cambio 3. Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto 4. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto 5. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización Proceso que:  Pertenece al grupo del Proceso de Ejecución  Pertenece al área de conocimiento Gestión de los Interesados

Controlar los Compromisos de los Interesados

Gestión de los Interesados del Proyecto

4.2

Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto Plan de dirección del proyecto actualizado Plan de dirección del proyecto 4.3

Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto Documentos del proyecto Datos sobre el desempeño del trabajo Documentos del proyecto Documentos del proyecto actualizados 13.3

Gestionar los compromisos de los Interesados Registro de asuntos Activos de procesos de la organización actualizados

13.4

Controlar de los los compromisos Interesados

Información sobre el desempeño del trabajo Solicitud de cambios Empresa/ Organización 4.4

Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto 4.5

Realizar el Control Integrado de Cambios

Controlar los Compromisos de los Interesados

Entradas

1. Plan para la Dirección del Proyecto 2. Registro de Incidentes 3. Datos sobre el Desempeño del Trabajo 4. Documentos del Proyecto

Herramientas y técnicas

1. Sistema de Gestión de Información 2. Juicio de expertos 3. Reuniones

Salidas

1. Información sobre el Desempeño del Trabajo 2. Solicitudes de Cambio 3. Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto 4. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto 5. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización Proceso que:   Pertenece al grupo del Proceso de Seguimiento y Control Pertenece al área de conocimiento Gestión de los Interesados