Transcript GGS_2014_03_26_gIniciacion - Departamento de Ingeniería

Grupo del Proceso de Iniciación
Fuentes:
• Kathy Schwalbe, Information Technology Project Management,
Seventh Edition,
• A Guide to the Project Management Body of Knowledge
(PMBOK Guide), Fifth Edition
Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes
Objetivos de Aprendizaje
 Conocer los procesos del grupo del proceso de iniciación
 Exponer criterios para abordar un proyecto
 Explicar la importancia del Acta de constitución del proyecto para
iniciarlo formalmente
 Explicar la importancia de identificar a los interesados
Grupo proceso iniciación – Áreas de conocimiento
Grupo proceso iniciación - ¿Qué hacer?
 Seleccionar el director del proyecto
 Determinar la cultura de la compañía y los sistemas existentes
 Recolectar los procesos, procedimientos e información histórica
 Dividir los proyectos grandes en fases
 Entender el caso de negocio*
 Identificar los requisitos, supuestos, riesgos y restricciones iniciales, y




* Caso
los acuerdos existentes
Evaluar el proyecto y la viabilidad del producto dentro de las
restricciones dadas
Crear objetivos medibles
Desarrollar el acta de constitución del proyecto
Identificar a los interesados y determinar sus expectativas, su
influencia y su impacto
de Negocio según el PMBoK "Documento que proporciona la información necesaria, desde una perspectiva comercial, para
determinar si el proyecto vale o no la inversión requerida. Normalmente la necesidad comercial y el análisis coste-beneficio se incluyen
en el caso de negocio para justificar el proyecto. En el caso de proyectos externos, la organización solicitante o el cliente pueden elaborar
el caso de negocio. El caso de Negocio responderá a una o más de las siguientes razones: demanda del mercado, necesidad comercial,
solicitud de un cliente (que es el que financia), adelantos tecnológicos, requisitos legales, impactos ecológicos o necesidades sociales."
Grupo del proceso de Iniciación
 Algunas organizaciones utilizan una fase de pre-inicio
 Otras organizaciones incluyen otros elementos como parte del inicio,
como por ejemplo, el caso de negocio
 Se reconoce y se comienza un nuevo proyecto o fase del proyecto
 El objetivo principal: formalizar la selección e inicio de los proyectos
 Salidas importantes:
 Asignar el gerente de proyecto
 Realizar un caso de negocio
 Elaborar el Acta de constitución del proyecto, firmada
 Identificar los interesados
Iniciar un proyecto - ¿Qué se necesita conocer?
 El caso de negocio para el proyecto
 La descripción del producto o el enunciado del trabajo del proyecto







donde se detallen los requisitos del producto conocidos hasta el
momento; en otras palabras, ¿qué se supone que debe hacer el
proyecto?
Cómo el proyecto se adapta o apoya el plan estratégico de la
compañía
Una lista de los probables interesados
Las restricciones conocidas (por ejemplo, cronograma, presupuesto o
recursos impuestos) y los supuestos
Los acuerdos pertinentes, incluidos los contratos, si el trabajo se
realizará en virtud de un contrato
Estándares de la industria
Tendencias del mercado
El sistema de control de cambios de la compañía
Iniciar un proyecto - ¿Qué se necesita conocer?
 Los procesos y procedimientos definidos para el modo de









funcionamiento de la compañía
Relaciones previas con el patrocinador del proyecto, interesados
probables y posibles miembros del equipo
Plantillas de los proyectos anteriores
EDT históricas
Estimaciones históricas
Lecciones aprendidas de los proyectos anteriores
Qué ocurre con la empresa actualmente, cuáles son los proyectos
principales y cuál podría llegar a ser el impacto potencial de las
iniciativas actuales y planificadas en este proyecto
Comprender el futuro de la compañía
Comprender la cultura de la compañía
Una lista de las personas que podrían ser buen,os miembros del
equipo
Métodos de selección de proyectos

Generalmente hay disponibles mas proyectos que tiempo y
recursos para desarrollarlos

Métodos para seleccionar proyectos:





Centrarse en las necesidades generales de la organización
Categorizar los proyectos
Calcular el valor presente neto u otros análisis financieros
Utilizar un modelo de calificación ponderada
Implementar un tablero de control balanceado*
* Balanced scorecard
Enfocarse en las necesidades generales de la
organización
 A menudo es difícil dar una justificación sólida para muchos
proyectos, pero todos están de acuerdo en que tienen un alto valor
 Tres criterios importantes para los proyectos:
 Existe una necesidad del proyecto
 Hay fondos disponibles
 Existe una fuerte voluntad para que el proyecto tenga éxito
Clasificación de proyectos
 Por tema de ocupación
 Un problema
 Una oportunidad
 Una directiva
 Por tiempo para realizarlo
 Por necesidades
 Por prioridad
Procesos para Selección de Proyectos
 Métodos Matemáticos
 Lineal
 No lineal
 Dinámico
 Algoritmos
 Medida de beneficios
 Contribución de beneficios
 Acercamientos comparativos
 Modelos Económicos
 Análisis Financieros
 Valor Presente Neto VPN*
 Retorno de la inversión ROI**
 Análisis de Retorno***
 Tasa Interna de Retorno IRR
 Relación costo beneficio
 Costo de oportunidad
* NPV: Net present value
** ROI: Return on investment
*** Payback analysis
Análisis del valor presente neto
 El VPN es un método de cálculo de la ganancia esperada neta o la
pérdida esperada neta de un proyecto mediante el descuento de las
futuras entradas y salidas de capital esperados
 Los proyectos con un VPN positivo debe considerarse, si el valor
económico es un criterio clave
 Entre más alto el VPN mejor
Cálculo del VPN
 Determinar los costos estimados y los beneficios estimados para la
vida del proyecto y los productos que produce
 Determinar la tasa de descuento (consulte con su organización en qué
utilizarla)
 Calcular el valor actual neto
 Nota: Algunas organizaciones consideran el año de inversión como el
año 0, mientras que otros comienzan en el año 1; algunas personas
ingresan los costos como números negativos, mientras que otros no
 Consultar con su organización sobre sus preferencias
Retorno sobre la inversión
 Retorno sobre la inversión (ROI) se calcula restando los costos del
proyecto de los beneficios y luego dividiendo por los costos
 ROI = (total de los beneficios descontados - los costos totales
descontados) / costos descontados
 Cuanto mayor es el retorno de la inversión, mejor
 Muchas organizaciones tienen una tasa de retorno requerida o tasa
mínima aceptable de retorno sobre la inversión en proyectos
 Tasa interna de retorno (TIR o IRR*) se calculará encontrando la tasa
de descuento que iguala el VPN a cero
* IRR: Internal Rate of Return
Análisis de Amortización
 Otra consideración financiera importante es el análisis de
amortización
 El período de amortización es la cantidad de tiempo que se
tardará en recuperar, en forma de entradas netas de efectivo, el
total de dinero invertido en un proyecto
 La amortización se produce cuando el beneficio neto acumulado de
descuento es igual a los costos
 Muchas organizaciones quieren que los proyectos tengan un
periodo de amortización relativamente corto
Gráfica del Periodo de Amortización
Retorno
Retorno
Año
Costos acumulables
Beneficios acumulables
Modelo de clasificación ponderada
 Un modelo de calificación ponderada es una herramienta que
proporciona un proceso sistemático de selección de proyectos basados
en muchos criterios
1. Identificar los criterios importantes para el proceso de selección de proyectos
2. Asignar ponderaciones (en porcentaje) para cada criterio, que sumen en total 100%
3. Asignar puntajes a cada criterio para cada proyecto
4. Multiplicar los resultados de los pesos y obtener el puntaje total ponderado
 Cuanto más alto el puntaje ponderado, mejor
Ejemplo de modelo de clasificación ponderada
para la seleccion de un proyecto
Promedio ponderado por proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Cuadro de mando Integral*
 Los Drs. Robert Kaplan y David Norton desarrollaron este enfoque
para ayudar a seleccionar y gestionar proyectos que se alinean con la
estrategia empresarial
 Balanced scorecard*:
 Es una metodología que convierte los valores de una organización, tales como el
servicio al cliente, innovación, eficiencia operativa y el rendimiento financiero, en
una serie de métricas definidas
* Balanced Scorecard
Ver www.balancedscorecard.org
Acta de constitución del proyecto
 Después de decidir en qué proyecto se va a trabajar, hay que
hacérselo saber a la organización
 Un Acta de constitución del proyecto es un documento que reconoce
formalmente la existencia del proyecto y provee dirección a los
objetivos y la gestión
 Elaborar el Acta de constitución del proyecto con los interesados
 El Acta de constitución debe estar firmada por los Interesados
Allí se consignan los acuerdos sobre la necesidad y la intención del proyecto
salida clave: un documento firmado
Acta de constitución del proyecto
Puntos típicos a tratar:

Objetivo del proyecto

Alcance del proyecto

Estructura de tareas

Metodología de Implementación

Gerente del proyecto

Equipo del proyecto

Hitos o Entregables del Proyecto

Procedimientos de entregas

Criterios de aceptación

Riesgos identificados

Factores de éxito

Solución de conflictos
Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
5.1
Planificar la gestión
del alcance
Iniciador del Proyecto
/ Patrocinador
Acuerdos
Caso de negocio
Enunciado del Trabajo
del proyecto
Activos de procesos de
la organización
Factores ambientales de
la Empresa
Gestión de la Integración del Proyecto
4.1
Desarrollar el Acta
de Constitución del
Proyecto
5.2
Recopilar Requisitos
5.3
Definir el Alcance
Acta de constitución
6.1
Planificar la gestión
del cronograma
4.2
Desarrollar el Plan
para la Dirección del
Proyecto
7.1
Panificar la gestión
de costos
Empresa/
Organización
11.1
Planificar la Gestión
de Riesgos
13.1
Identificar a los
Interesados
Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
Entradas
1.
2.
3.
4.
Enunciado del Trabajo del Proyecto
Caso de Negocio
Acuerdos
Factores Ambientales de la
Empresa
5. Activos de los Procesos de la
Organización
Herramientas y técnicas
1. Juicio de Expertos
2. Técnicas de facilitación
Salidas
1. Acta de Constitución del Proyecto
Proceso que:
 Pertenece al grupo del Proceso de Iniciación
 Pertenece al área de conocimiento Gestión de la Integración del
proyecto
Factores ambientales de la Empresa
 Estructura y cultura de la organización
 Normas de la Industria
 Leyes y/o normas Gubernamentales
 Infraestructura
 Recursos humanos existentes
 Administración de personal
 Sistemas de autorización de trabajo de la compañía
 Condiciones del mercado
 Tolerancia al riesgo (por parte de los interesados)
 Clima político
 Canales de comunicación
 Bases de datos comerciales
Activos de los Procesos de la Organización
 Procesos
 Procedimientos
 Instructivos
 Cómo hacer las cosas
 Normas
 Políticas
 Qué instrumentos utilizar
 Plantillas
 ...
 Formatos
 Bases de datos corporativas de conocimiento







Archivos de proyectos
Información histórica
Medición de procesos
Líneas base (alcance, costo, …)
Cronogramas
Calendarios
Diagramas
 Bases de datos comerciales







Riesgos
Lecciones aprendidas
Registros
Documentos
Informes de resultados
Horas de trabajo
Costos incurridos







Presupuestos
Datos financieras
Déficits
Gestión de riesgos
Gestión de problemas
Gestión de configuración
Gestión de Calidad
Acta de constitución - Ejemplo
Título del proyecto: Proyecto de actualización de tecnologías de información
Fecha de inicio del proyecto: Marzo 4, 2008 fecha de finalización proyectada: Diciembre 4, 2008
Gerente de proyecto: Kim Nguyen, 691-2784, [email protected]
Objetivos del proyecto: Actualizar el hardware y software de todos los empleados (aproximadamente 2000) en 9 meses basados en nuevos
estándares corporativos. Ver el documento adjunto de descripción de los nuevos estándares. Las actualizaciones afectarán los servidores así como
las redes corporativas. El presupuesto es de $1.000.000 para hardware y software y $500.000 para costos operacionales.
Enfoque
Actualizar la base de datos de inventario de TI para establecer las necesidades
Crear una estimación de costos detallada del proyecto
Emitir una solicitud de cotización para la compra de hardware y software
Utilizar lo mas posible el equipo interno de trabajo para la realización del proyecto
ROLES Y RESPONSABILIDADES
NAME
ROL
RESPONSABILIDAD
Walter Schmidt
CEO
Patrocinador y supervisor del proyecto
Mike Zwack
CIO
Supervisor del proyecto, elección de personal
Kim Nguyen
Gerente de proyecto
Planear y ejecutar el proyecto
Jeff Johnson
Director de Operaciones de TI
Mentor Kim
Nancy Reynolds
VP RH
Selección de personal , generar Memos
Firmas
Comentarios (hechos a mano o digitalmente por los interesados del proyecto que firman arriba)
El
proyecto estará terminado en 10 meses Mike Zwack, CIO
Asumimos que
el grupo de trabajo estará siempre disponible para el desarrollo del proyecto y que algunas actividades deberán realizarse en horas extralaborales.
Kim Nguyen, Jeff Johnson, Departamento de TI
Acta de constitución - Ejemplo de Plantilla













Título y descripción del proyecto
¿Qué es el proyecto?
Director del proyecto asignado y nivel de autoridad
¿A quién se le ha dado la autoridad de dirigir el proyecto, y puede determinar, gestionar y aprobar cambios al presupuesto,
cronograma, personal, etc.?
Caso de negocio
¿Por qué se está realizando el proyecto? ¿Sobre qué base financiera u otra base se puede justificar que se lleve a cabo este proyecto?
Describe el propósito y la justificación del proyecto.
Recursos pre-asignados
¿Cuántos o de cuáles recursos se va a disponer para el proyecto?
Interesados
¿Quiénes afectarán o serán afectados por el proyecto [influir en el proyecto} hasta la fecha?
Requisitos conocidos de los interesados
Requisitos relacionados con el alcance, tanto del proyecto como del producto
Descripción del producto/entregables
¿Qué entregables específicos del producto se desean y cuál será el resultado final del proyecto?
Supuestos
¿Qué se considera verdadero o confiable en la situación? ¿De qué creemos que se trata la situación pero no tenemos suficientes
pruebas o datos?
Restricciones
¿Qué factores pueden limitar nuestra capacidad de cumplir? ¿Dentro de qué límites o parámetros tendrá que funcionar el proyecto?
Objetivos medibles del proyecto
¿Cómo se ajusta el proyecto a las metas estratégicas de la organización? ¿Qué objetivos del proyecto apoyan a estas metas? Los
objetivos deben ser medibles y dependerán de la prioridad definida de las restricciones del proyecto.
• Resumen del cronograma de hitos
• Resumen del presupuesto
Requisitos de aprobación del proyecto
¿Qué elementos necesitan ser aprobados para el proyecto y quién los aprobará? ¿Qué determina el éxito?
Riesgos de alto nivel del proyecto
Amenazas y oportunidades potenciales para el proyecto
Patrocinadores del proyecto que autorizan este proyecto
Firmas
Identificar a los Interesados
 Identificar a todas las personas u organizaciones impactadas por el
proyecto (involucradas y/o impactadas positiva y negativamente)
Análisis de los Interesados
 Se recopila y analiza información cualitativa y cuantitativa con el fin
de determinar intereses, expectativas y la influencia de los
interesados
 Identificar a los potenciales interesados relevantes
 Identificar el impacto o apoyo potencial y definir una estrategia de abordaje
 Matriz de poder/interés
 Matriz de poder/influencia
 Matriz de influencia/impacto
 Modelo de prominencia: basado en poder, urgencia y legitimidad
 Para personas u organizaciones involucradas y/o impactadas
negativamente
 Conocer las razones de su oposición
 Elaborar un plan de tratamiento
 Para los implicados del equipo de trabajo
 Elaborar plan de tratamiento
Análisis de los interesados en el proyecto
 El análisis de los Interesados es un documento que brinda
información importante sobre:
 Las organizaciones y nombres de los interesados
 Funciones de los interesados en el proyecto
 Hechos únicos sobre los interesados
 Nivel de influencia e interés de los interesados en el proyecto
 Sugerencias para la gestión de las relaciones con los interesados
Interesados claves
del proyecto
Ejemplo de análisis de
interesados del proyecto
(Stakeholders)
Ahmed
Susan
Organización
Dirección interna
Equipo del proyecto
rol
Patrocinador y uno de
los fundadores de la
compañía
Experto en
secuenciación del
ADN
Factores únicos
Tranquilo, enfocado
en el negocio
PHD en biología, fácil
trabajar con ella
Nivel de interés
Muy alto
Muy alto
Nivel de influencia
Muy alto
Experta en la materia
Sugerencias en el
manejo de las
relaciones
Mantenerlo
informado, dejarlo
liderar, hacer lo que
dice y rápido
Puede hacer trabajo
desde casa;
asegurarse de revisar
las especificaciones
Registro de Interesados

Documento donde se identifica a los interesados.
Contenido:
 Información de identificación
 Nombre
 Puesto en la organización
 Ubicación
 Rol
 Datos de contacto
 Información de evaluación
 Principales requisitos
 Principales expectativas
 Expectativas
 Influencia potencial
 Fase en el Ciclo de vida donde el interés es mayor
 Clasificación de los interesados
 Interno/Externo
 Partidario/Neutral/Opositor …
Matriz de análisis de los interesados
Ejemplo 1
Interesado
Interés(es) en el
Proyecto
Evaluación de impacto
Estrategias potenciales para Ganar Apoyo
o Reducir Obstáculos
Ejemplo 2
Seguimiento
Interesado
Ubicación
Observaciones
Riesgo
Plan
Actividad
Rol
Responsabilidad
Fecha
Observación
Acción
Responsable
Estado
Estrategia de gestión de los interesados
Matriz de Poder / Interés
Identificar a los Interesados
5.2
Recopilar Requisitos
4.1
Desarrollar el Acta
de Constitución del
Proyecto
Gestión de los Interesados del Proyecto
8.1
Planificar la gestión
de la Calidad
Acta de constitución
12.1
Planificar la gestión
de las Adquisiciones
Empresa/
Organización
Documentos de adquisiciones
13.1
Identificar a los
Interesados
Registro de interesados
Activos de procesos de
la organización
Factores ambientales de
la Empresa
10.1
Planificar la gestión
de las
Comunicaciones
11.1
Planificar la Gestión
de Riesgos
Registro de interesados
13.2
Planificar la Gestión
de los Interesados
11.2
Identificar Riesgos
12.1
Planificar la gestión
de las Adquisiciones
Identificar a los Interesados
Entradas
1. Acta de Constitución del Proyecto
2. Documentos de Adquisición
3. Factores Ambientales de la
Empresa
4. Activos de los Procesos de la
Organización
Herramientas y técnicas
1. Análisis de los Interesados
2. Juicio de Expertos
3. Reuniones
Salidas
1. Registro de Interesados
Proceso que:
 Pertenece al grupo del Proceso de Iniciación
 Pertenece al área de conocimiento Gestión de los Interesados del
proyecto
Links de Interés
 Sobre los interesados
 http://www.marcor.com.mx/index.php?option=com_content&task=view&id=35&Itemid=48
 http://www.slideshare.net/jernestomejia/2-analisis-de-los-interesados-stakeholders
 Inicio
 http://www.nebrija.es/~jmaestro/LS5168/Slides_Iniciacion.pdf
 http://www.burburaca.com/gestion-proyectos/11-gestion-de-integracion-de-proyectos.html
 Identificar interesados
 http://www.liderdeproyecto.com/articulos/identificar_stakeholders_por_que_molestarse_en_esto.html