Transcript Gestión de las comunicaciones del proyecto

Fundamentos de la Gerencia de
Proyectos
Sesión 5
Gestión de Comunicaciones
Peter M. Yamakawa T.
Ph.D., MBA, Msc. Ing. , PMP
[email protected]
Agenda
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•
Importancia
Gestión de los interesados
Plan
Reuniones
Importancia de las
comunicaciones
• Una de las causas principales del fracaso de los
proyectos es la falta de una buena
comunicación
• Muchos buenos profesionales no son buenos
comunicadores
• Habilidades de comunicación son factores
claves para el progreso profesional
¿Qué información se necesita
distribuir en el proyecto?
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•
•
•
Status
Problemas
Éxitos
Actualizaciones
Rendimiento del equipo
Nuevos riesgos encontrados
Hito terminado
Gestión de las comunicaciones
del proyecto
• Incluye los procesos requeridos para garantizar
que la generación, recopilación, distribución,
almacenamiento, recuperación y la disposición
final de la información del proyecto sean
adecuados y oportunos.
Gestión de las comunicaciones
del proyecto
Identificar los interesados
• Identificar a todas las personas u
organizaciones involucradas en el proyecto, y
en documentar información relevante relativa a
sus intereses, participación e impacto en el éxito
del proyecto.
Identificar los interesados
Entradas
1. Acta de
constitución del
proyecto
2. Documentos de
adquisición
3. Factores
ambientales de
la empresa
4. Activos de los
procesos de la
organización
Herramientas y
técnicas
1. Análisis de los
interesados
2. Juicio de
expertos
Salidas
1. Registro de
interesados
2. Estrategia de
gestión de los
interesados
Matriz de poder/interés de los
interesados
Alto
B
Mantener
satisfecho
Gestionar
atentamente
H
A
F
Poder
C
G
Monitorear
(esfuerzo
mínimo)
Bajo
Bajo
Mantener
informado
E
D
Interés
Alto
Planificar las comunicaciones
• Es el proceso para determinar las necesidades
de información de los interesados en el proyecto
y para definir cómo abordar las comunicaciones.
Factores que pueden afectar el proyecto:
– La urgencia de la necesidad de la información
– La disponibilidad de la tecnología
– El personal previsto para el proyecto
– La duración del proyecto
– El entorno del proyecto
Planificar las comunicaciones
Entradas
1. Registro de
interesados
2. Estrategia de
gestión de los
interesados
3. Factores
ambientales de
la empresa
4. Activos de los
procesos de la
organización
Herramientas y
técnicas
1. Análisis de
requisitos de
comunicaciones
2. Tecnología de
las
comunicaciones
3. Modelos de
comunicación
4. Métodos de
comunicación
Salidas
1. Plan de gestión
de
comunicaciones
2. Actualizaciones
a los
documentos del
proyecto
Planificar las comunicaciones
• Métodos de comunicación:
– Comunicación interactiva: Entre dos o más partes
que realizan un intercambio de información tipo
multidireccional.
– Comunicación tipo PUSH: Enviada a receptores
específicos.
– Comunicación tipo PULL: Utilizada para grandes
volúmenes de información o para audiencias
grandes.
Distribuir la información
• Es el proceso que consiste en colocar la
información relevante a disposición de los
interesados en el proyecto de acuerdo con el
plan establecido.
Distribuir la información
• Técnicas:
–
–
–
–
–
–
Modelo emisor-receptor
Elección del medio
Estilo de redacción
Técnicas de gestión de reuniones
Técnicas de presentación
Técnicas de facilitación
Distribuir la información
Entradas
1. Plan para la
dirección del
proyecto
2. Informes de
desempeño
3. Activos de los
procesos de la
organización
Herramientas y
técnicas
1. Métodos de
comunicación
2. Herramientas
para la
distribución de
la información
Salidas
1. Actualizaciones
a los activos de
los procesos de
la organización
Gestionar las expectativas de
los interesados
• Es el proceso que consiste en comunicarse y
trabajar en conjunto con los interesados para
satisfacer sus necesidades y abordar los
problemas a medida que se presenten.
• Implica actividades de comunicación dirigidas a
los interesados del proyecto, para influir en sus
expectativas, tomar sus inquietudes y resolver
temas.
Gestionar las expectativas de
los interesados
Entradas
1. Registro de
interesados
2. Estrategia de
gestión de los
interesados
3. Plan para la
dirección del
proyecto
4. Registro de
incidentes
5. Registro de
cambios
6. Activos de los
procesos de la
organización
Herramientas y
técnicas
1. Métodos de
comunicación
2. Habilidades
interpersonales
3. Habilidades de
gestión
Salidas
1. Actualizaciones
a los activos de
los procesos de
la organización
2. Solicitudes de
cambio
3. Actualizaciones
al plan para la
dirección del
proyecto
4. Actualizaciones
a los
documentos del
proyecto
Análisis de comunicaciones de
los stakeholders
Informar el desempeño
• Es el proceso de recopilación y distribución de
información sobre el desempeño, incluidos informes de
estado, menciones del avance y proyecciones.
• Los informes de desempeño deben suministrar
información en un nivel adecuado para cada audiencia.
– El análisis del desempeño pasado
– El estado actual de los riesgos e incidentes
– El trabajo completado durante el período
– El trabajo que se completará a continuación
– El resumen de los cambios aprobados del período
– Otra información relevante que debe ser revisada y analizada
Reuniones efectivas
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¿Son necesarias?
Definir los objetivos
Determinar quienes deberían atender
Preparar la agenda
Llevar las reuniones profesionalmente
Utilizar las reuniones para construir relaciones
Evaluación de la efectividad de las reuniones
Informar el desempeño
Entradas
1. Plan para la
dirección del
proyecto
2. Información
sobre el
desempeño del
trabajo
3. Mediciones del
desempeño del
trabajo
4. Proyecciones
del presupuesto
5. Activos de los
procesos de la
organización
Herramientas y
técnicas
1. Análisis de
variación
2. Métodos de
proyección
3. Métodos de
comunicación
4. Sistemas de
informes
Salidas
1. Informes de
desempeño
2. Actualizaciones
a los activos de
los procesos de
la organización
3. Solicitudes de
cambio