Transcript GGS_2014_05_23_acComunica

Gestión de las Comunicaciones del
Proyecto
Fuentes:
• Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007
• PMBOK, Quinta edición
Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes
Objetivos de aprendizaje
 Comprender la importancia de una buena comunicación en los proyectos
 Explicar elementos de la planificación de las comunicaciones del proyecto,
incluyendo cómo crear un Plan de gestión de las comunicaciones y realizar un
análisis de las comunicaciones con los interesados
 Describir varios métodos de distribución de información del proyecto; las
ventajas y desventajas de cada uno de ellos; ver la importancia de atender las
necesidades individuales de comunicación, y calcular el número de canales de
comunicación en un proyecto
 Comprender cómo los principales resultados de los informes de rendimiento
ayudan a los interesados a mantenerse informados acerca de los recursos del
proyecto
 Reconocer la importancia de una buena gestión de comunicaciones para las
relaciones con los interesados y para resolver los problemas
 Listar varios métodos para mejorar las comunicaciones del proyecto, tales como
la gestión de los conflictos, llevar a cabo reuniones efectivas, utilización del
correo electrónico y otras tecnologías de manera eficaz y el uso de plantillas
 Describir cómo el software es una ayuda en la gestión de las comunicaciones
del proyecto
Importancia de buenas comunicaciones
 La falta de comunicación, para muchos proyectos es la mayor amenaza
 Nuestra cultura no muestra a los profesionales de TI como buenos
Comunicadores
 Investigaciones muestran que los profesionales de TI deben ser
capaces de comunicarse efectivamente para tener éxito en sus
posiciones
 Tener muy buenas habilidades verbales, son un factor clave en la
promoción para profesionales de TI
Procesos de la gestión de las comunicaciones
 Planificar la Gestión de las Comunicaciones:
Desarrollar el plan de comunicaciones con base en las necesidades y
requerimientos de información de los interesados y los activos de la
organización
 Gestionar las Comunicaciones
Crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar y disponer de la información
según el plan de gestión de las comunicaciones.
 Controlar las Comunicaciones
Hacer seguimiento y control de las comunicaciones para garantizar que las
necesidades de información de los interesados se cumplen. Esto incluye
informes de estado, medición del avance y proyecciones
Plan de Gestión de las Comunicaciones - Contenido
 Requerimientos de comunicaciones de los interesados
 Información que debe ser comunicada, incluidos formato, contenido y nivel de
detalle
 Persona responsable de comunicar la información
 Persona o grupos que recibirán la información
 Métodos o tecnologías usadas para transmitir la información, como
memorandos, correo electrónico y / o comunicados de prensa
 Frecuencia de la comunicación, por ejemplo, semanal
 Proceso de escalamiento, identificando los plazos y la cadena de mando
(nombres) para el escalamiento de polémicas que no puedan resolverse a un
nivel inferior del personal
 Método para actualizar y refinar el plan de gestión de las comunicaciones a
medida que avanza y se desarrolla el proyecto
 Glosario de terminología común
Ejemplo de análisis de comunicaciones con los
interesados del proyecto
Interesados
Nombre del
documento
Formato del
documento
Persona de
contacto
Gerencia del clientes
Reporte mensual de
estado
Copia Impresa
Tom Silva
Primer día del mes
Equipo de negocios del
cliente
Reporte mensual de
estado
Copia Impresa
Julie Grant
Primer día del mes
Equipo técnico del
cliente
Reporte mensual de
estado
Email
Li Chau
Primer día del mes
Gerencia Interna
Reporte mensual de
estado
Copia Impresa
Bob Thomson
Primer día del mes
Equipo técnico y de
negocios interno
Reporte mensual de
estado
Intranet
Angie Liu
Primer día del mes
Subcontratista de
capacitación
Plan de capacitación
Copia Impresa
Jonathan Kraus
Noviembre 1, 2008
Subcontratista de
software
Plan de
implementación de
software
Email
Najwa Gates
Junio 1, 2008
Comentario: En la cabecera del correo electrónico ponga titulo y fecha del documento y tenga en cuenta el acuso de recibo
Frecuencia
Planificar la Gestión de las Comunicaciones
Gestión de Comunicaciones del Proyecto
Empresa/
Organización
4.2
Desarrollar el Plan
para la Dirección del
Proyecto
Activos de procesos de la
organización
Factores ambientales de
la Empresa
Plan de dirección del proyecto
Documentos
del proyecto
10.1
Planificar la
gestión de las
Comunicaciones
Documentos del proyecto actualizados
Registro de interesados
Plan de gestión de las comunicaciones
13.1
Identificar a los
Interesados
10.2
Gestionar las
Comunicaciones
13.3
Gestionar los
compromisos de los
Interesados
Planificar la Gestión de las Comunicaciones
Entradas
1. Plan para la Dirección del Proyecto
2. Registro de Interesados
3. Factores Ambientales de la
Empresa
4. Activos de los Procesos de la
Organización
Herramientas y técnicas
1. Análisis de requisitos de
comunicaciones
2. Tecnología de comunicaciones
3. Modelos de comunicación
4. Métodos de comunicación
5. Reuniones
Salidas
1. Plan de Gestión de las
comunicaciones
2. Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto
Proceso que:
 Pertenece al grupo del Proceso de Planificación
 Pertenece al área de conocimiento Gestión de las Comunicaciones del
proyecto
Distribuir la información
 Ofrecer la información correcta a las personas adecuadas en el
momento oportuno y en un formato útil es tan importante como el
contenido de la información
 Consideraciones importantes:
 Utilizar la tecnología para mejorar la distribución de la información
 Utilizar métodos formales e informales para la distribución de información
Distribuir información de una manera eficaz y oportuna
 No esconder información crucial
 No tener miedo de reportar mala información
 La comunicación oral a través de reuniones y conversaciones
informales ayuda a dar información importante - buena y mala - a la
luz pública
Importancia de la comunicación cara a cara
 Investigaciones indican que en una interacción cara a cara:
 58 por ciento de la comunicación es a través del lenguaje del cuerpo
 35 por ciento de la comunicación es a través de la forma en que se dicen las
palabras
 7 por ciento de la comunicación es a través del contenido o las palabras que se
dicen
 Prestar atención a algo más que solo a las palabras que alguien dice
 El tono de voz de una persona y lenguaje corporal dice mucho acerca
de cómo él o ella realmente se siente
Fomentar más interacciones cara a cara
 Reuniones frecuentes y cortas suelen ser muy eficaces en proyectos
de TI
 Las reuniones agendadas obligan a las personas a centrarse en lo
que realmente necesitan comunicar
 Algunas empresas tienen políticas restrictivas con respecto al uso del
correo electrónico durante algunas horas del día o incluso durante
varios días de la semana
Ejemplo de tabla de elección de medio
Copia
Impresa
Llama da
telefónica
Mensaje
de voz
Email
Reunión
Sitio
Web
Compromiso de evaluación
3
2
3
3
1
3
Crear consensos
3
2
3
3
1
3
Mediar en un conflicto
3
2
3
3
1
3
Resolver malentendidos
3
1
3
3
2
3
Abordar comportamiento negativo
3
2
3
2
1
3
Expresar apoyo o aprecio
1
2
2
1
2
3
Fomentar pensamientos creativos
2
3
3
1
3
3
Hacer una afirmación irónica
3
2
2
3
1
3
Trasmitir un documento de referencia
1
3
3
3
3
1
Reforzar la autoridad
1
2
3
3
1
2
Suministrar registros permanentes
1
3
3
1
3
1
Mantener la confidencialidad
2
1
2
3
1
3
Transmitir información simple
3
2
1
1
2
3
Hacer preguntas informales
3
2
1
1
3
3
Hacer preguntas simples
3
3
1
1
3
3
Dar instrucciones complejas
3
3
3
2
1
2
Dirigir mucha gente
2
3
3 o 1*
2
3
1
Como un buen medio se adapta a:
Convenciones: Valor 1 = Excelente. Valor 2 = Adecuado,
Valor 3 = Inapropiado
* Depende de la funcionalidad del sistema
Ver: Galati, Tess. Email Composition and Communication (EmC2) Practical Communications, Inc. 2001 - www.praccom.com
Entender necesidades de comunicación grupales e
individuales
 Las personas no son partes intercambiables
 “No se puede asumir que una tarea prevista inicialmente para que la
realice una persona en dos meses, se puede hacer en un mes con dos
personas”: Brooks, en el libro The Mythical Man-Month*,
 Nueve mujeres no pueden producir un bebé en un mes!
* Ley Brooks: "agregar más personas a un proyecto retrasado, lo hace demorar aún más"
Ver: http://en.wikipedia.org/wiki/The_Mythical_Man-Month
http://barrapunto.com/~pacoescriba/journal/29784
Preferencias personales afectan las necesidades
de comunicación
 Los introvertidos prefieren comunicaciones más privadas, mientras
que los extrovertidos prefieren discutir las cosas en público
 A las personas intuitivas les gusta entender el panorama general
mientras los receptivos necesitan detalles paso a paso
 A los pensadores les gusta conocer la lógica detrás de las decisiones,
mientras que las personas sentimentales quieren saber cómo las
afecta personalmente
 Los que juzgan se ven obligados a hacer cumplir los plazos, mientras
que los que perciben necesitan más ayuda en el desarrollo y
seguimiento de los planes
Otras consideraciones sobre comunicaciones
 Rara vez el receptor interpreta un mensaje tal y como lo quiere el
remitente
 La ubicación geográfica y antecedentes culturales afectan la
complejidad de las comunicaciones del proyecto
 Diferentes horarios laborables
 Barreras idiomáticas
 Diferentes normas culturales
Preparar el escenario para dar malas noticias
Queridos papá y mamá, o debería decir abuelo y abuela:
Sí, estoy embarazada. No, no estoy casada aún. Larry, mi novio, dejó su trabajo.
Sus jefes no parecen apreciar las habilidades que ha aprendido desde que dejó la
escuela secundaria. Larry se ve mucho más joven que tú, papá, aunque él es tres
años mayor. Voy a dejar la universidad y conseguir un trabajo para que podamos
tener un apartamento antes de que nazca el bebé. He encontrado un hermoso
apartamento sobre un taller de reparación de autos 24 horas. Con un buen
aislamiento, los gases de escape y el ruido no nos molestará.
Estoy muy feliz. Pensé que ustedes también lo estarían.
Con amor, Ashley
P.D. No hay tal Larry. No estoy embarazada. No me voy a casar. No pienso dejar la
escuela, pero estoy recibiendo una pésima calificación en Química. Sólo quería darles un
poco de perspectiva.
Número de canales de información
 A medida que aumenta el número de personas involucradas, aumenta la
complejidad de las comunicaciones, porque hay más canales de comunicación
o caminos a través de los cuales las personas pueden comunicarse
 Número de canales de comunicación = (n * (n-1)) / 2
Donde n es el número de personas involucradas
2 Personas, 1 canal de comunicación
4 Personas, 6 canales de comunicación
3 Personas, 3 canales de comunicación
Sugerencias para mejorar las comunicaciones
 Manejar efectivamente los conflictos
 Desarrollar mejores habilidades de comunicación
 Realizar reuniones efectivas
 Usar email y otras tecnologías de forma eficiente
 Usar plantillas para las comunicaciones del proyecto
Desarrollar mejores habilidades de comunicación
 Las empresas y los programas formales para profesionales de TI a
menudo descuidan la importancia de las habilidades de expresión oral,
escrita y para escuchar
 A medida que las organizaciones se vuelven más globales, se dan
cuenta de que deben invertir en formas para mejorar la comunicación
con personas de diferentes países y culturas
 Se requiere liderazgo para mejorar la comunicación
Reuniones eficaces
 Determinar si una reunión se puede evitar
 Definir el propósito y resultados esperados de la reunión
 Determinar quién debe asistir a la reunión
 Proveer a los participantes un orden del día antes de la reunión
 Preparar folletos y ayudas visuales, y hacer los arreglos logísticos
antes la reunión
 Ejecutar la reunión profesionalmente
 Construir relaciones
Gestionar las Comunicaciones
Gestión de Comunicaciones del Proyecto
10.1
Planificar la gestión
de las
Comunicaciones
4.4
Monitorear y
Controlar el Trabajo
del Proyecto
Plan de gestión de
las comunicaciones
Informes sobre el desempeño del trabajo
Empresa/
Organización
Plan de dirección del proyecto actualizado
10.2
Gestionar las
Comunicaciones
Factores ambientales
de la Empresa
Activos de procesos de
la organización
Activos de procesos de la
organización actualizados
4.2
Desarrollar el Plan
para la Dirección del
Proyecto
Documentos del proyecto actualizados
Comunicaciones del proyecto
10.3
Controlar las
Comunicaciones
Documentos
del proyecto
Gestionar las Comunicaciones
Entradas
1. Plan de Gestión de
Comunicaciones
2. Informes de rendimiento del
Trabajo
3. Factores Ambientales de la
Empresa
4. Activos de los Procesos de la
Organización
Herramientas y técnicas
1.
2.
3.
4.
Tecnología de Comunicaciones
Modelos de Comunicación
Métodos de Comunicación
Sistemas de Gestión de
Información
5. Informes de Rendimiento
Salidas
1. Comunicaciones del Proyecto
2. Actualizaciones al Plan para la
Dirección del Proyecto
3. Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto
4. Actualizaciones a los Activos de los
Procesos de la Organización
Informar el desempeño
 Los Informes de desempeño mantienen a los interesados informados
sobre cómo se utilizan los recursos para lograr los objetivos del
proyecto
 Informes de estado
Describen donde se encuentra el proyecto en un punto específico en el tiempo
 Informes de progreso
Describen lo que el equipo del proyecto ha realizado durante un determinado período de
tiempo
 Pronósticos
Predicen el estado futuro del proyecto y el progreso, basado en la información del pasado y las
tendencias
Utilizar email, mensajería instantánea y
herramientas colaborativas de forma efectiva
 Asegurarse de que el correo electrónico, mensajería instantánea,
y/o herramientas de colaboración sean un medio apropiado para lo
que usted quiere comunicar
 Asegurarse de enviar la información a las personas adecuadas
 Utilizar líneas de asunto significativas y limitar el contenido de los
mensajes de correo electrónico a un tema principal, y ser lo más
claro y conciso posible
 Asegurarse de autorizar a las personas adecuadas para compartir y
editar sus documentos de colaboración
Usar plantillas para las comunicaciones del proyecto
 Muchas personas tienen miedo de pedir ayuda
 Proporcionar ejemplos y plantillas para las comunicaciones del
proyecto ahorra tiempo y dinero
 Las organizaciones pueden desarrollar sus propias plantillas, utilizar
algunas proporcionadas por organizaciones externas o sacarlas de
ejemplos de libros
 Muchas investigaciones muestran que compañías que tienen éxito en
la gestión de proyectos hacen uso efectivo de plantillas
Ejemplo de plantilla para la descripción del proyecto
Descripción Proyecto X
Objetivo: Describa el objetivo del proyecto en una o dos frases. Enfóquese en
los beneficios
Alcance: Describa brevemente el alcance del proyecto. ¿Qué funciones del
negocio están involucradas y cuáles son los principales productos del proyecto?
Supuestos: Resuma los principales supuestos del proyecto
Costo: De el costo estimado del proyecto. Si lo desea, liste el costo total por año.
Cronograma: Resuma la información del diagrama de Gantt del proyecto,
enfocándose en las tareas globales y en los hitos
Ejemplo de informe mensual de progreso
I. Logros para el mes de mes:
• Describa los logros más importantes. Relaciónelos con el diagrama de
Gantt.
• Describa otros logros importantes. Si un problema del mes anterior fue
resuelto lístelo como logro.
II. Planes para mes siguiente:
• Describa los ítems más importantes a alcanzar en el siguiente mes.
Relaciónelos con el diagrama de Gantt.
• Describa otros ítems importantes a lograr.
III. Problemas: Liste brevemente los problemas importantes. Los gerentes no
quieren sorpresas y quieren ayudar para alcanzar el éxito del proyecto, por lo
tanto no dude en indicar los problemas.
IV. Cambios del proyecto (Fecha y descripción): Liste cualquier cambio
solicitado o aprobado. Incluya la fecha del cambio y una breve descripción.
Ejemplo de elementos finales de documentación del
proyecto
I.
Descripción del proyecto
II.
Propósito del proyecto, con datos, información y soportes de respaldo
III:
Información original y revisada del contrato y documentos de aceptación del cliente
IV.
Planes del proyecto y Cronogramas originales y revisados (EDT, Diagramas de Gantt,
Diagramas de red, estimación de costos, plan de gestión de las comunicaciones, etc.)
V.
Documentos de diseño
VI.
Reporte final del proyecto
VII. Entregables, si aplican
VIII. Reportes de auditoría
IX.
Informe de lecciones aprendidas
X.
Copias de todos los reportes de estado, minutas de reunión, y otras comunicaciones
escritas y electrónicas
Archivos del proyecto
 Es muy importante organizar y preparar los archivos del proyecto
 Archivos del proyecto
Conjunto completo de registros organizados del proyecto que ofrecen una
historia exacta del proyecto
Estos archivos pueden proporcionar información valiosa para futuros
proyectos
Sitio Web del proyecto
 Muchos equipos de proyecto crean un sitio Web para el proyecto
donde se almacenan los documentos importantes y otra información
Ejemplo usando Microsoft Project
Software en la gestión de las comunicaciones
 Hay muchas herramientas de software que ayudan en las
comunicaciones de un proyecto
 Hoy, muchas personas trabajan de forma remota, total o parcialmente
 El software de gestión de proyectos generalmente incluye
características para facilitar las comunicaciones virtuales
 Herramientas como la mensajería instantánea y los blogs pueden
ayudar en las comunicaciones del proyecto
Controlar las Comunicaciones
Gestión de Comunicaciones del Proyecto
4.2
Desarrollar el Plan
para la Dirección del
Proyecto
Plan de dirección del proyecto actualizado
10.2
Gestionar las
Comunicaciones
Comunicaciones del proyecto
4.3
Dirigir y Gestionar la
Ejecución del
Proyecto
Plan de dirección del proyecto
13.3
Gestionar los
compromisos de los
Interesados
Datos sobre el desempeño del trabajo
Registro de asuntos
Documentos
del proyecto
Documentos del proyecto actualizados
10.3
Controlar las
Comunicaciones
Información sobre el desempeño del trabajo
4.4
Monitorear y
Controlar el Trabajo
del Proyecto
Activos de procesos de la organización
Solicitud de cambios
Empresa/
Organización
Activos de procesos de la organización actualizados
4.5
Realizar el Control
Integrado de
Cambios
Controlar las Comunicaciones
Entradas
1.
2.
3.
4.
5.
Plan para la Dirección del Proyecto
Comunicaciones del Proyecto
Registro de Incidentes
Datos de rendimiento del trabajo
Activos de los Procesos de la
Organización
Herramientas y técnicas
1. Sistemas de gestión de
información
2. Juicio de Expertos
3. Reuniones
Salidas
1. Informes de rendimiento del
trabajo
2. Solicitudes de Cambio
3. Actualizaciones al Plan para la
Dirección del Proyecto
4. Actualizaciones a los documentos
del Proyecto
5. Actualizaciones a los Activos de los
Procesos de la Organización