Transcript Sesion1 - Cip Lambayeque

Introducción a la Gestión de
Proyectos con Microsoft
Project 2010
Ing. María Cecilia Cotrina Orrego
• Entender los proyectos.
• Ciclo de vida de un proyecto
Temario
¿Qué es un proyecto?
• Secuencia bien definida de eventos
con un principio y un final
identificados, que se centra en
alcanzar un objetivo claro.
• Proceso formado por actividades
con fechas de inicios y finalización,
para lograr un objetivo, conforme a
requisitos específicos como son las
limitaciones de tiempo, coste y
recursos.
PMBOK: Proyecto :
«Un esfuerzo temporal
emprendido para crear
un único producto,
servicio o resultado»
Conceptos generales de
Gestión de Proyectos
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•
•
•
Es temporal.
Puede generar: Un producto, un servicio o un resultado.
Tiene un objetivo específico y mensurable.
Usan recursos.
Consta de tareas interdependientes , individuales.
Características de un
proyecto
AMBITO
EJEMPLO
Construcción
• Ampliar un centro comercial.
• Construir una residencial para el programa MI
VIVIENDA.
• Remodelar una habitación de nuestra casa.
Planificación de eventos
• Coordinar una fiesta de promoción.
• Apertura de un nuevo negocio.
• Organizar las olimpiadas institucionales.
Desarrollo de productos
• Desarrollar un nuevo juguete.
• Rodar un comercial para TV.
Publicaciones
• Escribir un libro.
• Crear un Manual de Funciones (MOF).
• Escribir una Guía de Usuario de software.
Ejemplos de proyectos
• Es la aplicación de conocimientos, habilidades herramientas y
técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos
del mismo. Según el PMBOK, se logra mediante la adecuada
aplicación e integración de los 42 procesos de la dirección de
proyectos, agrupados en 5 grupos de procesos. Estos 5 grupos de
procesos son:
Procesos de
Supervisión y Control
Procesos de Planificación
Procesos
de inicio
Procesos de Ejecución
Procesos de la dirección
de Proyectos
Procesos
de Cierre
Dirección de Proyectos
Implica:
• Identificar requisitos.
• Abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas
de los interesados según se planifica y efectúa el proyecto.
• Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que se
relacionan, entre otros aspectos, con:
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El alcance.
La calidad.
El cronograma.
El presupuesto.
Los recursos.
El riesgo.
Dirección de Proyectos
• Determinar su objetivo. Debe precisar información tales
como fechas, números de unidades, elementos, etc.
• Un objetivo específico clarifica el ámbito del proyecto,
las personas afectadas y el periodo de tiempo.
• Facilita la planificación del proyecto.
Fijación de los objetivos
de un proyecto
Diagrama de red
Diagrama de Gantt
Diagramas que ayudan a
la gestión de Proyectos
Costos y
dotación
de
personal
Inicio
del
proyecto
Salidas de
la Gestión
del
Proyecto
Organización
y preparación
Carta del
proyecto
Llevar a cabo el trabajo
Plan de Gestión del
Proyecto
Cierre
del
proyecto
Entregables
aceptados
Documentos del
proyecto archivados
Tiempo
Ciclo de Vida del Proyecto
• Puede comunicarse con el equipo del proyecto mediante reuniones,
correos electrónicos y llamadas en conferencia.
• Mantenga un diálogo a diversos niveles (desde la dirección hasta el
personal operativo) para obtener ideas en la mesa y responder a las
preguntas.
• Tómese el tiempo para escribir una declaración del objetivo,
distribúyalo entre los miembros del equipo para asegurarse de que
todo el mundo entiende el enfoque común del proyecto.
• El alcance de un proyecto es una declaración de más parámetros
específicos o restricciones para su cumplimiento.
• Las limitaciones de un proyecto por lo general corresponden a las
áreas de tiempo, calidad y costo, y con frecuencia se relacionan
directamente con los entregables del proyecto.
Identificación de objetivo
y alcance
• Es un aspecto de la planificación general del proyecto. Los recursos
pueden incluir equipos de disponibilidad limitada, los materiales, los
trabajadores individuales y grupos de trabajadores.
• Considerar diferentes aspectos de la programación como las horas
extras, las vacaciones y los recursos que se comparten entre los
proyectos. Tiempo, dinero y recursos están estrechamente
relacionados: usted puede ser capaz de ahorrar tiempo con más
recursos, pero los recursos suelen costar dinero. Es necesario
comprender el orden de prioridad entre el tiempo, calidad y precio.
• La planificación es el punto en que comienza a introducir los datos en
Microsoft Project y ve que su proyecto empieza a tomar forma.
Planificación
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Puede utilizar las características de presentación de informes de Microsoft Project para
generar varios borradores de su plan inicial.
Esté preparado para volver a revisar su plan después de que todos hayan tenido una
oportunidad de revisarlo. Es posible que desee crear y guardar múltiples archivos de
proyecto para generar situaciones hipotéticas basadas en las aportaciones que reciba.
El ver sus planes desde diversas perspectivas es una excelente manera de aprovechar la
potencia del Project.
Otro de los aspectos de planificación y revisión es la resolución de los conflictos de
asignación de recursos y tiempo. Project le ayuda a resolver estos conflictos, lo cual incluye
lo siguiente:
Un miembro del equipo o recurso que es usado en varios proyectos a la vez.
Una tarea que comienza antes que otra que debe precederla.
Un inusual uso intensivo de un equipo caro en una de las fases que desborda el presupuesto.
Cuando su plan de proyecto parece sólido, se puede tomar una foto de él, llamada línea de
base, contra el cual podrá comparar el progreso real.
Revisión
Seguimiento
• Microsoft Project le permite revisar sus proyectos y ver
claramente dónde hizo estimados incorrectos y hacer los
ajustes necesarios. Project conserva la línea de base de su
programación original en un solo archivo, junto con las
líneas de base provisional y su programación de
seguimiento final. Al planificar futuros proyectos, puede
utilizar esas antiguas líneas de base más para ayudar a
medir la duración de las tareas y el costo de ciertos
artículos y para saber cuántos recursos son suficientes.
Aprendiendo de sus
errores
PMBOK
Cuerpo de conocimientos para
la gerencia de proyectos
• Sumas de todos los conocimientos que se tienen
y comparten en Gerencia de Proyectos
• Su desarrollo se inicio a principio de los 80´s
• Su primera Edicion sale en 1987
Project Management
Body of
Knowledge
• El Project Management Institute (PMI®) es una organización
internacional sin fines de lucro que asocia a profesionales
relacionados con la Gestión de Proyectos. Esla organización más
grande del mundo en su rubro, dado que se encuentra integrada por
más de 500,000 miembros en cerca de 185 países y representado por
más de 250 capítulos. La oficina central se encuentra en la localidad
de Newtown Square, en la periferia de la ciudad de Filadelfia, en
Pennsylvania (Estados Unidos). Sus principales objetivos son:
• Formular estándares profesionales en Gestión de Proyectos.
• Generar conocimiento a través de la investigación.
• Promover la Gestión de Proyectos como profesión a través de sus
programas de certificación.
¿Qué es PMI?
• El PMI se fundó en 1969 en Pensilvania - EEUU, por cinco
voluntarios. Su primer seminario se celebró en Atlanta (Estados
Unidos), al cual acudieron más de ochenta personas. En la década de
los 70 se realizó el primer capítulo, lo que permitió realizar fuera de
Estados Unidos el primer seminario. A finales de 1970, ya casi 2.000
miembros formaban parte de la organización. En la década de los 80
se realizó la primera evaluación para la certificación como
profesional en gestión de proyectos (PMP® por sus siglas en inglés);
además se implantó un código de ética para la profesión. A principios
de los años 1990 se publicó la primera edición de la Guía del
PMBOK® (Project Management Body of Knowledge), la cual se
convirtió en un pilar básico para la gestión y dirección de proyectos.
Ya en el año 2000, el PMI estaba integrado por más de 40.000
personas en calidad de miembros activos, 10.000 PMP® certificados
y casi 300.000 copias vendidas del PMBOK®.
Historia
• Durante los años setenta PMI se desarrolló principalmente en el campo
de la ingeniería, mientras tanto el mundo de los negocios desarrollaba
sus proyectos a través de especialistas de la misma empresa y formaban
grupos de trabajo llamados “Task Force”. Para los años ochenta, el
mundo de los negocios comenzó gradualmente a dirigir sus esfuerzos
por proyectos.
• Durante este tiempo el PMI, a través del comité de estándares y
colaboradores (entre ellos empresas, universidades, asociaciones de
profesionales, especialistas y consultores en proyectos) realizó el
estudio, evaluación y revisión de los estándares generalmente aceptados
a nivel internacional, dando como resultado los estándares que
representan el cuerpo de conocimientos de la Dirección de Proyectos,
cuyo título original es “Project Management Body of Knowledge”
(PMBOK®). En 1987 se publicó su primera edición.
• Desde su fundación en 1969, PMI ha ido creciendo de manera sostenida
hasta convertirse en una de las organizaciones de profesionales más
importantes a nivel mundial y hoy por hoy es la asociación más
respetada alrededor del mundo en la materia de la profesión de
administración de proyectos.
• El PMI está activamente involucrado con la profesión de
Dirección
de
Proyectos,
estableciendo
estándares
profesionales, conduciendo investigación y proveyendo acceso
a información y recursos. Del mismo modo, el PMI promueve
el desarrollo de la profesión ofreciendo la posibilidad de hacer
“networking”, creación de oportunidades de colaboración y de
participar como voluntario en proyectos globales, y ofreciendo
certificaciones, entre ellas, una de las más respetadas
mundialmente:
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PMP
CAPM
PgMP
PMI-RMP
PMI-SP
Principales actividades
• Identificar los principales elementos del cuerpo
de conocimiento para la Gerencia de Proyectos
que generalmente son reconocidos como buenas
practicas
Propósito del PMBOK
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La guía del PMBOK no es lo mismo que el PMBOK.
Generalmente reconocido.
Buenas Practicas.
Promueve el uso de un léxico estándar
Considerada por el PMI como la referencia
fundamental para sus programas de certificación
Aplica a proyectos únicos
Código de ética y conducta profesional
Se establecen las obligaciones como: el respeto, la
responsabilidad, la justicia y la honestidad
Cumplimiento de las leyes, políticas y regulaciones de
la organización.
La Guía del PMBOK
• La Guía de PMBOK es una norma no una
metodología
• La guía del PMBOK es una guía y un modelo
completo para la gerencia de proyectos, basada en
42 procesos, es genérica y es aplicable a
cualquier proyecto y área de aplicación.
La Guía del PMBOK
• Parte 1
• Capitulo 1 y 2
• Parte 2
• Capitulo 3
• Parte 3
• Capitulos del 4 al 12
La Guía del PMBOK
• Área de conocimiento:
• Integración , alcances, tiempo, costos, calidad,
recursos humanos, comunicaciones, riesgos y
adquisición
La Guía del PMBOK
INICIO
PLANIFICAÓN
SEGUIMIENTO Y
CONTROL
EJECUCIÓN
CIERRE
Grupos de Procesos para la
Gerencia de Proyectos