Transcript Sesión 5 Grupo de Estudio

5ta. Reunión Grupo de Estudio
PMP Ciudad de México
15 de noviembre 2011
GESTIÓN DE ALCANCE
GESTIÓN DE ALCANCE
Procesos
Grupo de proceso
RECOPILAR REQUERIMIENTOS
Planeación
DEFINIR ALCANCE
Planeación
CREAR ESTRUCTURA DE DESGLOSE
DE TRABAJO (EDT)
Planeación
VERIFICAR EL ALCANCE
Monitoreo & Control
CONTROLAR EL ALCANCE
Monitoreo & Control
GESTIÓN DE ALCANCE
Procesos
Entradas
Herramientas
Salidas
•Documentación de requisitos
•Plan de gestión de requisitos
•Matriz de rastreabilidad de
requisitos
RECOPILACIÓN
REQUERIMIENTOS
•Acta de constitución del
proyecto
•Registro de interesados
•(stakeholders)
•Entrevistas
•Grupos de opinión
•Talleres facilitadores
•Técnicas grupales de
creatividad
•Técnicas grupales de toma de
decisiones
•Cuestionario y encuestas
•Observaciones
•Prototipos
DEFINIR ALCANCE
•Acta de constitución del
proyecto (project charter)
•Documentación de requisitos
•Activos de los procesos de la
organización
•Juicio de expertos
•Análisis del producto
•Identificación de alternativas
•Talleres facilitadores
CREAR ESTRUCTURA
DE DESGLOSE DE
TRABAJO (EDT)
•Enunciado del alcance del
proyecto
•Documentación de requisitos
•Activos de los procesos de la
organización
•Descomposición
•Enunciado del alcance del
proyecto
•Actualizaciones a los
documentos del proyecto
•EDT
•Diccionario de la EDT
•Línea base del alcance
•Actualizaciones a los
documentos del proyecto
GESTIÓN DE ALCANCE
Procesos
Entradas
VERIFICAR EL
ALCANCE
•Plan para la dirección de
proyectos
•Documentación de requisitos
•Matriz de rastreabilidad de
requisitos
•Entregables validados
CONTROLAR EL
ALCANCE
•Plan para la dirección de
proyectos
•Información sobre el
desempeño del trabajo
•Documentación de requisitos
•Matriz de rastreabilidad de
requisitos
•Activos de los procesos de la
organización
Herramientas
Salidas
•Inspección
•Entregables aceptados
•Solicitudes de cambio
•Actualizaciones a los
documentos del proyecto
•Análisis de variación
•Mediciones del
desempeño del trabajo
•Actualizaciones de los
activos de los procesos de
la organización
•Solicitudes de cambio
•Actualizaciones al plan
para la dirección de
proyectos
•Actualizaciones a los
documentos del proyecto
GESTIÓN DE ALCANCE
Desglose
•Constantemente durante todo el proyecto se tiene que defender el límite entre lo que nos
comprometemos a realizar (alcance) y lo que no (exclusiones).
•Si se quiere añadir algo al alcance que no vaya de acuerdo con los objetivos y el acta de
constitución (project charter) no debe ser agregado.
•Todo cambio al alcance tiene que ser evaluado por el director del proyecto o comité de control
de cambios revisando la afectación de las demás restricciones (constraints) del proyecto
(tiempo, costo, riesgo, calidad, recursos humanos y satisfacción del cliente).
•Valor agregado (gold plating) no se debe de permitir en dirección de proyectos.
•Sólo se va a ejecutar el trabajo que se encuentre en el alcance.
•La estructura de desglose de trabajo (EDT) debe ser usada en todos los proyectos para
descomponer el alcance.
•El obtener los requerimientos de un proyecto puede ser una tarea de bastante esfuerzo y
tiempo, por lo que muchas veces este procesos es un proyecto independiente.
RECOPILAR REQUERIMIENTOS
Procesos
RECOPILACIÓN
REQUERIMIENTOS
Entradas
Herramientas
Salidas
•Acta de constitución del proyecto
•Registro de interesados
•(stakeholders)
•Entrevistas
•Grupos de opinión
•Talleres facilitadores
•Técnicas grupales de
creatividad
•Técnicas grupales de toma de
decisiones
•Cuestionario y encuestas
•Observaciones
•Prototipos
•Documentación de requisitos
•Plan de gestión de requisitos
•Matriz de rastreabilidad de
requisitos
RECOPILAR REQUERIMIENTOS
Concepto
Característica
ENTREVISTAS
Solo entrevistas a expertos en diversos temas que pueden
aportar elementos valiosos hacia los requerimientos del
proyecto. El medio de las entrevistas puede ser presencial,
remoto o el que mejor se acomode a los expertos.
GRUPOS DE OPINIÓN
Son reuniones en donde se convocan a diferentes
interesados (stakeholders) y expertos para tratar un tema
específico, con el fin de hacer discusiones constructivas
que generan valor y obtener así requerimientos del
proyecto.
TALLERES
FACILITADORES
Son reuniones de los interesados (stakeholders) en donde
se discuten diferentes perspectivas referentes a los
requerimientos recopilados, en donde el administrador del
proyecto los sensibiliza de discutir la prioridad que deben
asignarle a estos
LLUVIA DE IDEAS
Reuniones en donde se aportan ideas y sobre esas mismas
los demás convocados aportan más ideas formando entre
todos un diagrama de algún tema en específico.
RECOPILAR REQUERIMIENTOS
Concepto
Característica
TÉCNICA DELPHI
Se obtiene el punto de vista de expertos anónimos en
algún tema siendo después discutidos con el equipo de
trabajo
para
formar
algún
consenso
con
los
requerimientos.
MAPAS MENTALES
Son diagramas de ideas en donde se va clasificando la
información discutida de modo que sea fácil organizar y
reconocer a donde pertenece cada requerimiento.
DIAGRAMAS DE
AFINIDAD
En esta técnica se pasa la información de los mapas
mentales a bloques y cuadros para hacerla más
manejable.
CUESTIONARIOS &
ENCUESTAS
Se aplican a los interesados (stakeholders) y a usuarios
del producto final para revisar si podría existir algún
requerimiento extra.
OBSERVACIÓN
Cuando hablamos de observación, nos referimos a ver
como la gente está trabajando, ver la operación del cliente
para detectar posibles requerimientos que todavía no han
sido recopilados.
RECOPILAR REQUERIMIENTOS
Concepto
Característica
PROTOTIPOS
Se realiza una maqueta del producto final para que los
interesados (stakeholders) puedan dar retroalimentación
del producto y así validar los requerimientos finales o
agregar más.
GRUPOS DE TOMA DE
DECISIÓN
Pueden existir controversias entre los interesados del
proyecto o stakeholders para otorgar prioridades en los
requerimientos, es por eso que realizan estas reuniones
entre ellos con el propósito de tomar estas difíciles
decisiones.
RECOPILAR REQUERIMIENTOS
Desglose
•Usar técnicas de negociación para resolver conflictos entre los interesados (stakeholders)
para asignar prioridad a los proyectos.
•Cuando los interesados (stakeholders) quieran cambiar sus requerimientos, el director del
proyecto tiene que cuestionar todo y sólo si es estrictamente necesario cambiar el
requerimiento.
•Apoyarse con los directores (senior management) de la organización si la discusión de los
requerimientos se sale de control del director de proyectos.
El director de proyectos debe de saber decir NO a los interesados (stakeholders) cuando sea
necesario en estas discusiones.
•Resolver los problemas lo más pronto posible.
•Cualquier decisión difícil de tomar debe de inclinar la balanza del lado del cliente
RECOPILAR REQUERIMIENTOS
Desglose
El director de proyectos debe tener claro que no puede balancear de manera correcta los
requerimientos si no tiene identificados todos los interesados (stakeholders) y todos los
requerimientos.
•Analizar cada requerimiento con los ojos de los interesados (stakeholders), entenderlos y a
partir de ahí tomar decisiones.
•Las directrices en balanceo de requerimientos para el director de proyectos son:
El caso de negocio (business case)
El acta de constitución del proyecto (project charter)
El alcance del proyecto
Las restricciones (constraints)
DEFINIR EL ALCANCE
Procesos
DEFINIR ALCANCE
Entradas
•Acta de constitución del
proyecto (project charter)
•Documentación de requisitos
•Activos de los procesos de la
organización
Herramientas
•Juicio de expertos
•Análisis del producto
•Identificación de alternativas
•Talleres facilitadores
Salidas
•Enunciado del alcance del
proyecto
•Actualizaciones a los
documentos del proyecto
CREAR LA ESTRUCTURA DE
DESGLOSE DE TRABAJO (EDT)
Procesos
CREAR ESTRUCTURA
DE DESGLOSE DE
TRABAJO (EDT)
Entradas
•Enunciado del alcance del
proyecto
•Documentación de requisitos
Herramientas
•Descomposición
Salidas
•EDT
•Diccionario de la EDT
•Línea base del alcance
•Actualizaciones a los
documentos del proyecto
PROYECTO
CREAR LA ESTRUCTURA DE
DESGLOSE DE TRABAJO (EDT)
PAQUETES
TRABAJO
CUENTAS
CONTROL
FASES
IMPLEMENTACIÓN DE
UN SISTEMA
FASE DE
REQUERIMIENTOS
FASE DE
REQUERIMIENTOS
FASE DE
REQUERIMIENTOS
1
2
3
LEVANTAMIENTO
REQUERIMIENTOS
CONCILIACIÓN
DIRECTIVOS
1.1
1.2
REUNIONES
DEBATES
1.1.1
1.1.2
ACUERDOS
FINALES
1.2.1
DISEÑO DEL
SISTEMA
PROGRAMACIÓN
DEL SISTEMA
BUSCAR MEJORAS
FUNCIONALES
2.2
3.1
2.1
VALIDAR
1.2.2
3.2
CREAR
DISEÑO
VALIDAR
DISEÑO
CREAR
SISTEMA
PRUEBAS
SISTEMA
MEJORAS
USUARIOS
VOBO
MEJORAS
2.1.1
2.1.2
2.2.1
2.2.2
3.1.1
3.1.2
Ejemplo estructura (EDT) y sus elementos.
ACTUALIZAR
SISTEMA CON
MEJORAS VALIDAS
UPDATE
3.2.1
PRUEBAS
MEJORAS
3.2.2
CREAR LA ESTRUCTURA DE
DESGLOSE DE TRABAJO (EDT)
Desglose
•El nombre del proyecto se coloca hasta arriba de la estructura en el primer nivel.
•En el siguiente nivel se colocan todas las fases del proyecto
•Cada fase del proyecto se descompone en la estructura del desglose (EDT) en pequeñas
partes del trabajo. Cada nivel de descomposición debe tener más números de bloques que el
nivel de arriba.
•Lo que no está incluido en la estructura del desglose (EDT) no está incluido en el proyecto.
•Cada elemento está numerado según el nivel jerárquico que ocupe en la EDT.
CREAR LA ESTRUCTURA DE
DESGLOSE DE TRABAJO (EDT)
Desglose
•Es valioso contar con las estructuras de desglose de trabajo (EDT) de proyectos similares
debido a que ahorran tiempo y esfuerzo en la planeación.
•El hecho de elaborar la estructura de desglose EDT ayuda a prevenir que falte trabajo en el
proyecto.
•Ayuda a prevenir cambios en el proyecto.
•Se vuelve una herramienta de comunicación entre miembros del equipo, interesados
(stakeholders), clientes internos y externos.
•Provee una base donde se estiman los recursos del proyecto, el tiempo y el costo.
•Cuando se elabora con los miembros del equipo de trabajo ayuda a que ellos se comprometan
a cumplir lo que viene en la estructura EDT.
Los beneficios de la estructura de desglose de trabajo (EDT)
CREAR LA ESTRUCTURA DE
DESGLOSE DE TRABAJO (EDT)
DICCIONARIO
EDT
EL DICCIONARIO EDT EN LOS PAQUETES DE TRABAJO
CREAR LA ESTRUCTURA DE
DESGLOSE DE TRABAJO (EDT)
DICCIONARIO EDT
RESPONSABLE
FECHA DE
ACTUALIZACIÓN
PAQUETE DE
TRABAJO
DESCRIPCIÓN DEL BLOQUE DE TRABAJO:
FECHA COMPROMETIDA:
DURACIÓN:
RECURSOS ASIGNADOS
ENTREGABLES:
OTROS:
FECHA DE CREACIÓN Y FIRMA DE AUTORIZACIÓN DEL ADMINISTRADOR DEL PROYECTO
DEFINIR EL ALCANCE
Procesos
VERIFICAR EL
ALCANCE
Entradas
•Plan para la dirección del
proyecto
•Documentación de requisitos
•Matriz de rastreabilidad de
requisitos
Herramientas
•Inspección
Salidas
•Entregables aceptados
•Solicitudes de cambio
•Actualizaciones a los
documentos del proyecto
DEFINIR EL ALCANCE
Desglose
•El trabajo debe estar totalmente terminado y validado por los miembros del equipo de trabajo
(proceso de control de calidad.
•Se necesita tener la línea de base al alcance del proyecto a la mano para estar preparados
por si el cliente tiene alguna duda de lo que está o no incluido.
•Se debe tener a la mano también la matriz de rastreabilidad de los requerimientos por si
existe algún punto que aclarar de lo que se pidió con lo que se está entregando.
DEFINIR EL ALCANCE
Desglose
•
Entregables aceptados por el cliente.
•
Solicitudes de cambio de acuerdo a observaciones que se hicieron en la revisión.
•
Actualización de los documentos del proyecto.
DEFINIR EL ALCANCE
Desglose
1. Completar el entregable en los procesos de ejecución.
2. Inspeccionar que los entregables hayan sido terminados correctamente (proceso de control
de calidad)
3. Si existe alguna observación en la inspección se deben hacer solicitudes de cambio,
acciones correctivas o reparación de defectos de los entregables inspeccionados.
4. Se vuelven a inspeccionar en el proceso de control de calidad los entregables a modo que
ya no existan detalles o defectos que se tengan que cambiar.
5. Finalmente se hace una reunión con el cliente en donde se revisan los entregables con el
objeto de que sean aceptados (verificación del alcance), de existir algún cambio que esté
dentro del alcance se debe de hacer la solicitud de cambio correspondiente.
CONTROLAR EL ALCANCE
Procesos
CONTROLAR EL
ALCANCE
Entradas
•Plan para la dirección de
proyectos
•Información sobre el
desempeño del trabajo
•Documentación de requisitos
•Matriz de rastreabilidad de
requisitos
•Activos de los procesos de la
organización
Herramientas
•Análisis de variación
Salidas
•Mediciones del desempeño
del trabajo
•Actualizaciones de los
activos de los procesos de la
organización
•Solicitudes de cambio
•Actualizaciones al plan para
la dirección de proyectos
•Actualizaciones a los
documentos del proyecto
CONTROLAR EL ALCANCE
CONTROL
ALCANCE
CONTROL DE
CAMBIOS
INTEGRADOS
CONTROL DE ALCANCE Y CONTROL DE CAMBIOS
Planeación