Transcript GGP_2013_10_23_gCostos - Departamento de Ingeniería de

Grupo del Proceso de Planificación
Plan Subsidiario: Gestión del costo
Fuentes:
• Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007
• PMBOK, Quinta edición
Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes
Costos y gestión de costos
 El costo es un recurso sacrificado o perdido para alcanzar un objetivo
específico o algo que se da en intercambio
 Los costos generalmente se miden en unidades monetarias como
pesos
 La gestión de costos del proyecto incluye los procesos necesarios
para asegurar que el proyecto se termine dentro de un presupuesto
aprobado
Principios básicos de la gestión del costo
 La mayoría de miembros de juntas ejecutivas comprenden mejor y
están más interesados en términos financieros que en los términos
técnicos del proyecto
 Administradores de proyectos deben hablar su idioma
 Ganancia: Ingresos - Gastos
 Margen de ganancia: Relación de los ingresos con las ganancias
Margen de ganancia=(Ganancia neta después de impuestos/Ingresos)*100 [%]
 Costo de ciclo de vida considera el costo total de propiedad, o el desarrollo más los
gastos de apoyo, para un proyecto
 Análisis de flujo de caja determina el costo estimado y los beneficios de un
proyecto en un periodo de tiempo y el resultado del flujo de caja en ese periodo
Procesos de la gestión de costos
 Planificar la gestión de Costos
 Estimar Costos
 Determinar el Presupuesto
 Controlar Costos
Planificar la gestión de costos
4.1
Desarrollar el Acta
de Constitución del
Proyecto
Gestión del Costo del Proyecto
Acta de constitución
7.1
Panificar la gestión
de costos
Plan de dirección del proyecto
4.2
Desarrollar el Plan
para la Dirección del
Proyecto
Activos de procesos de
la organización
Factores ambientales de
la Empresa
Plan de gestión
de costos
11.2
Identificar Riesgos
6.2
Definir las
Actividades
Empresa/
Organización
6.3
Secuenciar las
Actividades
11.4
Realizar Análisis
Cuantitativo de
Riesgos
Planificar la gestión de costos
Entradas
1. Plan para la Dirección del Proyecto
2. Acta de Constitución del Proyecto
3. Factores Ambientales de la
Empresa
4. Activos de los Procesos de la
Organización
Herramientas y técnicas
1. Juicio de Expertos
2. Técnicas Analíticas
3. Reuniones
Salidas
1. Plan de Gestión de Costos
Error y propagación del error
Control de calidad al final del proyecto
Aseguramiento de la calidad durante todo el proyecto
Costo de los defectos de software
FASE DEL DESARROLLO DE SOFTWARE
COSTO RELATIVO PARA REPARAR DEFECTOS
Análisis de requerimientos
1X
Codificación y pruebas unitarias
5X
Integración y pruebas de sistema
10X
Prueba beta
15X
Post producción y liberación
30X
Nota: X es una variable unitaria normalizada de costo y puede ser expresada en pesos, personas-hora, etc.
Principios básicos de la gestión de costos
 Costos o Beneficios tangibles
Costos o beneficios que una organización puede medir fácilmente ($)
 Costos o Beneficios intangibles
Costos o beneficios difíciles de medir en términos monetarios
 Los costos directos
Costos que pueden estar directamente relacionados a la producción
de los productos y servicios del proyecto
 Los costos indirectos
Costos que no están directamente relacionados con los productos o
servicios del proyecto, sino que están indirectamente relacionados
con la realización del proyecto
Costos directos e indirectos
Jefes de
producción
Mantenimiento
Mano de obra
indirecta
Materia Prima
Materiales
Directos
Supervisores
Choferes
Insumos
Vigilantes
Repuestos
Costos Directos
Sueldos y
salarios
Mano de Obra
directa
Costos Indirectos
Materiales
indirectos
Lubricantes
Combustibles
Gratificaciones
Alquileres
Indemnizaciones
Amortizaciones
Gastos indirectos
Intereses
Seguros
Clasificación de costos
Costos de
Administración
Materia
prima
Costos
Variables
Costos
Financieros
Amortizaciones
diferidas
Costo
distribución
Depreciación
Costos Fijos
Materiales
directos
Impuestos y
patentes
Mano de
obra directa
Mano de obra
indirecta
Materiales
indirectos
Gastos
generales
Principios básicos de la gestión de costos (continúa)
 Teoría de la curva de aprendizaje
Cuando muchos artículos se producen de forma repetitiva, el costo unitario
de los productos disminuye en un patrón regular a medida que aumenta la
cantidad
 Las reservas
Pesos incluidos en una estimación de costos para mitigar el riesgo de Costos
por situaciones futuras difíciles de predecir
 Reservas para contingencias
Presupuestos reservados para cambios no planificados, pero potencialmente necesarios, en
el alcance y el costo del proyecto. Estos son “incógnitas conocidas”. No forman parte de la
línea base de costo del proyecto, pero están incluidas en el presupuesto para el proyecto
 Gestión de reservas
Permite trabajar sobre situaciones futuras difíciles de predecir (“incógnitas conocidas”)
Estimar costos
 Los directores de proyecto debe tomar las estimaciones de costos en
serio si quieren completar los proyectos dentro de las limitaciones de
presupuesto
 Es importante conocer los tipos de estimaciones de costos, cómo
preparar estimaciones de costos y problemas típicos asociados a la
estimaciones de costos del proyecto
Tipos de estimación de costos
Tipo de estimación
De orden de magnitud
Cuándo hacerla
Muy temprano en el ciclo de
vida del proyecto
3 – 5 años antes de la
terminación del proyecto
Presupuestaria
Temprano
1 -2 años antes del fin
Definitiva
Tarde en el proyecto
Menos de un año antes del fin
Por qué hacerla
Exactitud
Brinda estimación de
costos para decisiones
de selección
-50% a + 100%
Poner pesos en los
planes del
presupuesto
-10% a +25%
Da detalles para
compras y estimación
de costos actuales
-5% a +10%
Plan de gestión de costos
 Plan de gestión de costos
Documento que describe cómo la organización manejará la variación
de los costos en el proyecto
 Un gran porcentaje de los costos totales del proyecto son
generalmente los costos laborales, por lo que los administradores de
proyectos deben desarrollar y seguir las estimaciones de mano de
obra
Ejemplo: Máximo número de empleados por
departamento y año
Departamento
1994
1995
1996
1997
1998
Totales
Sistemas de
información
24
31
35
13
13
116
Sistemas de
mercadeo
3
3
3
3
3
15
Reservaciones
12
29
33
9
7
90
Contratistas
2
3
1
0
0
6
Totales
41
66
72
25
23
227
Técnicas y herramientas de estimación de costos
 Herramientas y técnicas básicas para la estimación de costos
 Estimación por Analogía
Se usa el costo real de proyectos anteriores similares como base para estimar el
costo del proyecto actual.
 Estimación ascendente
Se estima el costo de paquetes de trabajo individuales o actividades del
cronograma individuales con el nivel más bajo de detalle, luego se resume o
“acumula” en niveles superiores para fines de información y seguimiento
 Estimación paramétrica
Es una técnica que utiliza una relación estadística entre los datos históricos y
otras variables (por ejemplo, metros cuadrados en una construcción, líneas de
códigos en el desarrollo de software, horas de mano de obra requeridas) para
calcular una estimación de costos para un recurso de la actividad del cronograma
Problemas típicos en la estimación de costos
 La estimación se hizo muy rápido
 Falta de experiencia en la estimación
 Los seres humanos están sesgados hacia la subestimación
 Gestión de los deseos de precisión
Estimación de costos - consideraciones
 Antes de crear un presupuesto, es necesario
 Saber lo que se utilizará.
 Recopilar tanta información como sea posible
 Aclarar las reglas básicas y los supuestos para la estimación
 Si es posible, estimar costos para las principales categorías de la
EDT
 Crear un modelo de costos, para hacer más fácil la realización de
cambios en el documento y la estimación
Ejemplo: Estimación de costos de un proyecto
#Unidades
/hora
Costo/unitario/hora
Subtotales
Totales nivel 1
EDT
% del total
Elementos de la EDT
1. Gestión del proyecto
Director del proyecto
Miembros del equipo del proyecto
960
$100
$96.000
1920
$75
$144.000
Contratistas (10% de desarrollo y prueba
del software)
2.2 Servidores
100
$600
$60.000
4
$4000
$16.000
3. Software
3.1 Software licenciado
100
$200
3.2 Desarrollo del software
Miembros del equipo del proyecto
6. Reservas
Total costo estimado del proyecto
5%
$614.000
40%
$69.000
5%
$202.400
13%
$253.540
17%
$20.000
$69.000
5. Entrenamiento y soporte
Costos de viaje
$76.000
$594.000
4. Testing (10% del costo total de
hardware y software)
Costo del entrenamiento
20%
$66.300
2. Hardware
2.1 Dispositivos
$306.300
100
$500
$50.000
12
$700
$8.400
1920
$75
$144.000
$253.540
$1.521.240
Ejemplo: estimados para un proyecto de desarrollo
de software
1. Labor estimada
Unidades/Hr
Costo/Unitario/ Hr
Subtotales
Cálculos
Estimado de la labor del contratista
3000
$150
$450.000
3000 * 150
Estimado del equipo del proyecto
1920
$75
$144.000
1920 * 75
$594.000
Sumar los dos valores de arriba
Cálculos
Estimado total de la labor
2. Estimado de la función puntual
Cantidad
Conversión
Puntos
Función
10
4
40
10 * 4
Archivos de interfaces externas
3
7
21
3*7
Salidas externas
4
5
20
5*4
Consultas externas
6
4
24
6*4
Tablas internas lógicas
7
10
70
7 * 10
Entradas externas
Total de las funciones puntuales
Valor equivalente en lenguaje Java
175
46
Sumar las funciones puntuales de arriba
Asumir valor de la referencia
Estimación de líneas de código fuente (LCF)
8.050
175*46
Productividad * LCF ^ penalidad (en meses)
29.28
3.13 * 8.05 ^ 1.072 (ver referencia)
Total horas de labor(160 Hr/Mes)
Costo/labor Hr ($120 /hr)
Total de la estimación de funciones
puntuales
Referencia: Factor default productividad (3.13) y factor penalidad (1.072)
Ver: http://en.wikipedia.org/wiki/COCOMO_II
http://sunset.usc.edu/csse/research/COCOMOII/cocomo_main.html
4684.65
$120
$562.158
29.28 * 160
Asuma el valor del presupuesto de un
experto
4684.65*120
Estimar los Costos
Gestión del Costo del Proyecto
5.4
Crear la EDT
7.1
Panificar la gestión
de costos
6.6
Desarrollar el
Cronograma
Línea base del
alcance
Cronograma del proyecto
11.2
Identificar Riesgos
Registro de riesgos
Empresa/
Organización
6.4
Estimar los
Recursos de las
Actividades
Plan de gestión de
costos
Documentos del
proyecto actualizados
9.1
Planificar la gestión
de Recursos
Humanos
Plan de gestión de
recursos humanos
Documentos del
proyecto
7.2
Estimar Costos
Factores ambientales de
la Empresa
Activos de procesos de
la organización
Estimados de costos
de actividades
Bases de Estimados
7.3
Determinar el
Presupuesto
11.2
Identificar Riesgos
12.1
Planificar la gestión
de las Adquisiciones
Estimar los Costos
Entradas
1. Plan de Gestión de Costos
2. Plan de Gestión de los Recursos
Humanos
3. Línea Base del Alcance
4. Cronograma del Proyecto
5. Registro de Riesgos
6. Factores Ambientales de la
Empresa
7. Activos de los Procesos de la
Organización
Herramientas y técnicas
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Juicio de Expertos
Estimación Análoga
Estimación Paramétrica
Estimación Ascendente
Estimación por Tres Valores
Análisis de Reserva
Costo de la Calidad
Software para la Gestión de
Proyectos
9. Análisis de Propuestas para
Licitaciones
10. Técnicas Grupales para Toma de
decisiones
Salidas
1. Estimaciones de Costos de las
Actividades
2. Base de los Estimados
3. Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto
Presupuesto de costos
 Presupuesto de costos
Estimación del costo del proyecto, estimando el costo de cada uno de
los elementos de trabajo individuales en el tiempo
 La EDT es una entrada importante para el proceso de preparar el
presupuesto de costos ya que define los elementos de trabajo
 Una meta importante es producir una línea base de costos.
 El presupuesto por fases en el tiempo lo usa el gerente del proyecto para medir y
monitorear el comportamiento de los costos
Ejemplo: Línea base de costos para un proyecto
Elementos de la EDT
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Totales
1. Gestión del proyecto
Gerente del proyecto
8.000
8.000
8.000
8.000
8.000
8.000
8.000
8.000
8.000
8.000
8.000
8.000
96.000
12.000
12.000
12.000
12.000
12.000
12.000
12.000
12.000
12.000
12.000
12.000
12.000
144.000
6.027
6.027
6.027
6.027
6.027
6.027
6.027
6.027
6.027
6.027
6.027
66.297
2.1 Dispositivos
30.000
30.000
60.000
2.2 Servidores
8.000
8.000
16.000
10.000
10.000
20.000
60.000
80.000
127.000
127.000
90.000
50.000
594.000
6.000
8.000
12.000
15.000
15.000
13.000
69.000
Miembros del equipo del
proyecto
Contratistas
2. Hardware
3. Software
3.1 Software licenciado
3.2 Desarrollo del
software
60.000
4. Testing
5. Entrenamiento y
soporte
Costo del
entrenamiento
Costos de viaje
Miembros del equipo del
proyecto
6. Reservas
Totales de estimados
20.000
86.027
92.027
50.000
50.000
8.400
8.400
24.000
24.000
24.000
24.000
24.000
24.000
144.000
10.000
10.000
30.000
30.000
60.000
40.000
40.000
30.000
3.450
253.450
172.027
223.027
198.027
185.027
173.027
148.427
90.027
80.027
53.477
1.521.147
*
Cantidades redondeadas
Determinar el Presupuesto
Gestión del Costo del Proyecto
5.4
Crear la EDT
7.1
Panificar la gestión
de costos
7.2
Estimar Costos
Estimados de costos
de actividades
Bases de estimados
Plan de gestión
de costos
6.6
Desarrollar el
Cronograma
Cronograma del proyecto
Documentos del
proyecto actualizados
Línea base del alcance
7.3
Determinar el
Presupuesto
9.2
Adquirir el Equipo
del Proyecto
Calendarios de recursos
Línea base de costos
Calendarios de recursos
Requerimientos de
financiamiento del
proyecto
11.2
Identificar Riesgos
Registro de riesgos
12.2
Efectuar
Adquisiciones
Empresa/
Organización
7.4
Controlar costos
Acuerdos
Activos de procesos de
la organización
Documentos del
proyecto
4.2
Desarrollar el Plan
para la Dirección del
Proyecto
Determinar el Presupuesto
Entradas
1. Plan de Gestión de Costos
2. Línea Base del Alcance
3. Estimaciones de Costos de las
Actividades
4. Base de las Estimaciones
5. Cronograma del Proyecto
6. Calendarios de Recursos
7. Registro de Riesgos
8. Contratos
9. Activos de los Procesos de la
Organización
Herramientas y técnicas
1.
2.
3.
4.
5.
Suma de Costos
Análisis de Reserva
Juicio de Expertos
Relaciones Históricas
Conciliación del Límite del
Financiamiento
Salidas
1. Línea Base de Costos
2. Requisitos de Financiamiento del
Proyecto
3. Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto