Transcript Slide 1
تعریف برنامه ریزی برنامه ريزي عبارت است از تهيه و توزيع امکانات محدود براي رسيدن به هدف هاي مطلوب ،در حداقل زمان و با حداقل هزينه ممكن. برنامه ریزی عبارت از ”تعیین فعالیتهای موثر برای رسیدن به هدف“ : تعريف برنامه ريزي برنامه ريزي يعني تعيين فعاليت هاي اثربخش در جهت تحقق هدف بة بهترين شكل ممكن ( كارآيي ) برنامه ريزي هدف فعاليت برنامه ریزی(ادامه) یک برنامه به ما می گوید: کجا هستیم؟ می خواهیم به کجا برویم؟ چگونه به انجا می رویم؟ چه چیزی به ما می گوید که به انجا رسیدیم؟ انواع برنامهريزي وسعت زمان تناوب استراتژيك ّ بلندمدت يكبار مصرف )(Strategic )(Long Term )(Single Use ّ عملياتي كوتاه ّمدت جاري )(Operational )(Short Term )(Standing استراتژيك )(Strategic ّ بلندمدت و حياتي سازمان و طريقه نيل به ان ،با توجه به عوامل محيطي و تعيين اهداف با درنظر گرفتن اينده سازمان. عملیاتی ()Action plan پيشبيني و تعيين مراحل و توالي ف ّع ّ اليتهاي الزم براي تامين اهداف استراتژيك از طريق وسايل ,و روشها بهتفكيك زمان ،هزينه ،نيروي انساني الزم. : ا د ت ا ي فعاليت ها ي د د ت ا ك د0 پيد ا ت ت ا ا ف وم : .... ..... 0 مراحل برنامه ريزي بررسي وضعيت موجود ،تشخيص مسائل و مشكالت و اولويت بندي انها تعيين اهداف تعيين استراتژيها تعيين فعاليتهاي مرتبط با استراتژيها طراحي و برنامه ريزي براي فعاليتها ( برنامه ريزي تفصيلي ) اجراي برنامه پايش برنامه ارزشيابي برنامه مراحل طراحي برنامه عملیاتی شناسايي مشكالت …….. تعيين استراتژي تعيين شاخصهاي پايش و ارزشيابي تعيين هدف كلي تعيين اهداف اختصاصي تعيين فعاليتها رسم جدول تفضيلي فعاليت ها طراحي سيستم پايش و ارزشيابي ترسيم جدول زمانبندي برنامه ها تعريف سيستم سيستم ،مجموعه اي از اجزاء است كه در يك رابطه منظم با يكديگر فعاليت مي كنند . سيستم ،مجموعه اي از اجزاء مرتبط است كه در راستاي دستيابي به ماموريت خاصي ،نوع و نحوه ارتباط بين انها بوجود امده باشد . تعريف سيستم – تعريف راسل ايكاف از سيستم : – سيستم مجموعه اي از دو يا چند عنصر است كه سه شرط زير را داشته باشد : هر عنصر سيستم بر رفتار و يا ويژگيهاي كل سيستم ،مؤثر است .به عنوان مثال رفتار اجزايي از بدن انسان مثل قلب و مغز و شش مي توانند عملكرد و ويژگيهاي بدن انسان را به عنوان يك كل تحت تاثير قرار دهند . بين عناصر سيستم از نظر رفتاري و نوع تاثير بر كل سيستم ،وابستگي متقابل وجود دارد .يعني نحوه رفتار هر عنصر و نيز نحوه تاثير هر عنصر بر كل سيستم ، بستگي به چگونگي رفتار حداقل يك عنصر ديگر از سيستم دارد .به عنوان مثال در بدن انسان ،نحوه رفتار چشم بستگي به نحوه رفتار مغز دارد . هر زير مجموعه اي از عناصر تشكيل شود ،بر رفتار كل سيستم مؤثر است و اين تاثير بستگي به حداقل يك زير مجموعه ديگر از سيستم دارد .به عبارت ديگر اجزاي يك سيستم چنان به هم مرتبط اند كه هيچ زير گروه مستقلي از آنها نمي توان تشكيل داد. مديريت سيستم گرا و روش سيستماتيك –بهبود سازمان در گرو نگاه همه جانبه و كلي و وابستگي متقابل واحدها يا سيستمهاي فرعي است نه يك سيستم خاص و آن هم به صورت انتزاعي و بدون ارتباط با ديگر بخش ها –روش سيستماتيك :روشهايي كه با اتكا به نظم و يكپارچگي و انسجام بتواند طرحي سازمان يافته را براي حل مسائل سازمان تجويز كند عناصر سيستم مرز سيستم خروجي اجزاء سيستم بازخورد محيط سيستم ورودي مدل بررسي فرآيند Impact حاصل نهاي ی Out come پ ی امد Effect اثر Chain Model Out put برون داد Service Process فرايند خدمت فرايند پشتيبانی منابع In put درون داد فرآيند مجموعه فعاليتهای متوالی و مرتبط بوده که محصول خاصی را بوجود می آورد و برای ايجاد اين محصول به درون دادهای خاصی نياز دارد که زمينه را برای درست عمل نمودن آن فراهم می سازند. هر کسی که حداقل در يکی از مراحل عملکرد فرآيند درگير باشد ،صاحب فرآيند محسوب می گردد. فرآيندهای موجود در هر سازمان برای دستيابی به ماموريت سازمان طراحی شده اند؛ تا با عملکرد بهتر نيازهای اساسی مردم را تأمين نمايند. اهميت نگرش فرآيندی در سازمان: کارکنان را به شناخت جامع وضعيت موجود سازمان رهنمون می سازد وباعث می شود کارکنان به يک تحليل جامع از وضعيت سازمان دست يابند. وقتی تمام اجزا و قسمتهای مختلف يک مسئله شناخته شود .شناسايی عوامل موثر بر قسمتهای مختلف براحتی امکان پذير خواهد بود. کارکنان را در انتخاب راه حل مناسب وکليدی ياری می نمايد. فرهنگ خودسنجی را در سازمان بوجود می آورد. به ايجاد ديدگاه مشترک در کارکنان کمک می کند. با شناخت مشتريها به ايجاد ارتباط با آنها کمک می کند. با شناخت مشتريهای داخلی هماهنگی درون بخشی را تقويت می کند. گام هاي اموزشي براي مساله يابي(درچارچوب بحث گروهي) اطالعات مورد نياز که در بررسی وضعيت موجود بايد مورد توجه قرار گيرد تحليلی از وضعيت شاخص های واحد تحليلی از وضعيت منابع (مالي ،انساني ،امكانات و تجهيزات) تحليلی از وضعيت ساير منابع موجود ( مالي ،انساني ،امكانات و تجهيزات ) تحليلی از چگونگي فعاليتهاي بين بخشي ( بخشهاي توسعه ) تحليلی از چگونگي فعاليتهاي درون بخشي ساير اطالعات كه ممكن است بطور موردي ضرورت يابد شناسايي مشكالت موجود (بررسي وضعيت موجود برنامه) شاخص هاي مرتبط با برنامه و مقايسه أين شاخص ها در سالهاي گذشته به حال حاضر بررسي و تحليل عملكرد برنامه هايي كه تا كنون وجود داشته است0 شناسايي مشكالت برنامه بر اساس وضعيت موجود برنامه يا با توجه به ارزشيابي برنامه هاي گذشته راههاي جمع آوري اطالعات انجام تحقيقات كاربردي استفاده از نتايج تحقيقات كاربردي ارائه شده آمار و اطالعات موجود مشاهده مصاحبه … روشهاي شناسايي مشکل روشهای غيرفعال روشهای فعال روشهاي ي که ما در تشخيص مشکل به طور مستقيم نقش نداريم و مشکل توسط ديگران شناساي ي و تذکر داده مي شود و يا خود بروز مي کند روش غير فعال و روشهاي ي که خود ما براي تشخيص مشکل پيش قدم شده و بکار مي بريم روش فعال ناميده ميشود . روشهاي غير فعال شناسايي مشکل کنترل و ارزيابي توسط سرپرستان و مديران بازرسي شدن وقايع بحراني بروز شکايت و انتقا د .......... روشهاي فعال شناسايي مشکل ساده کردن کارها کنترل اماري نياز سنجي پايش و کنترل گلوگاهها کنترل مالي تحليل فرايند زمان انتظار مرور متون و اطالعات علمي شرکت در دوره هاي اموزشي پيش اگهي رويدادها کارگروهی اول مدت 30دقيقه ابتدا بمدت 20دقيقه نسبت به تهيه پاسخ سواالت زيراقدام نمائيد. شما در واحد خدمتی خود صاحب چه فرآيند هائی هستيد؟ 5مورد آنرا نام ببريد. جدول زير را برای چهار مشکل عمده در واحد خدمتی خود تکميل نمائيد رديف عنوان مشکل روش شناسائی عنوان فرآيند مرتبط صاحبان فرآيند مثال برای کارگروهی 1 رديف عنوان مشکل روش شناسائی عنوان فرآيند مرتبط صاحبان فرآيند 1 تاخير در تصويب طرح های پژوهشی غير فعاال تصويب طرح های پژوهشی اعضا هيات علمی – دانشجو – محققين – کارشناسان پژوهش – مديريت و معاونت تحقيقات اولويت بندي مشكالت روش غير ساختاري ،مي توان از نظرات كلي كاركنان با تجربه ،افراد صاحب نظر ، كارشناسان ،مشاوران ،مديران يا سرپرستان استفاده كرد و از مجموع نظرات نتيجه گيري نمود . استفاده از شيوه هاي بحث گروهي ونتيجه گيری در اين روش مفيد است . روش ساختاري ،از معيارهاي ي براي تعيين اولويت كمك گرفته مي شود و پس از قائل شدن امتياز براي هر معيار در مورد هر مسئله اولويت ان در مقياس با ساير مسائل سنجيده مي شود . اين روش نياز به بحث در گروه در خصوص هر معيار دارد . - 1تشکيل گروه اسمی ابتدا هر یک از اعضاي گروه نظرات خود را یادداشت می کند. نظرات افراد را یکی یکی و بدون بحث و گ فتگو روي تابلو می نویسیم. براي رفع ابهامات و نهای ی کردن فهرست نظرات ،بحث گروهی می کنیم. از اعضاء گروه می خواهیم مشکالت را انتخاب و رتبه بندي کنند (مثال اگر 4مورد مشکل وجود دارد می توان ،موارد را از 1تا 4رتبه بندي کرد). جدولی تشکیل می دهیم و رتبه هر یک از موارد را جمع می کنیم. -از میان گزینه هاي رتبه بندي شده ،گزینه حائز باالترین رتبه را بعنوان اولویت اول ،انتخاب می کنیم. مثال :جدول گروه اسمی براي اولویت بندي علل نارضایتی کارکنان سازمان ( معیار امتیاز دهی بین 1-7در نظر گرفته شده است) مشکل /اعضا عزيزي نظري فغانی رحمانی جمع امتياز اولويت مشکالت فرهنگی 1 3 3 7 14 7 عدم توجه به دريافتی کارکنان 7 4 4 6 21 2 برخورد نامناسب با کارکنان 7 5 1 3 16 5 ناکارايی سيستم شايسته ساالري 5 7 4 4 20 3 ناهماهنگی سيستم پرداخت کارکنان 6 6 6 5 23 1 اشتغال در پست نامناسب 5 3 7 3 18 4 دريافتی کم کارکنان 2 4 3 6 15 6 -2رای گیری متعدد -1عناوین مشکالت را روی برد می نویسیم. -2از اعضا گروه درخواست می کنیم از بین مشکالت موجود نیمی ( )%50مشکالت دارای اهمیت را مشخص نمایند. -3سپس اعضا به ترتیب نظر خود را درخصوص موارد دارای اهمیت ،اعالم نمود ویک نفر موارد اعالم شده را بصورت چوب خط بر روی برد ،مشخص می کند ( هیچ بحثی بین اعضا رخ نمیدهد) -4موارد دارای امتیاز کم یا بدون امتیاز از لیست حذف می شود. ً مجددا رای گیری ادامه می یابد تا زمانی که لیستی از ده مشکل دارای اهمیت تهیه گردد. 5 -3جدول اولويت بندی مشكالت رديف عنوان مشكل ارتباط مستقيم مناسبت داشتن اهميت زمانی قابليت اجرا مقبوليت هزينه فايده جمع امتياز اولويت نحوه امتیاز بندی الگوی : 1 ارتباط مستقيم: ارتباط مستقيم با اهداف دارد 1امتياز ارتباط مستقيم با اهداف ندارد 0امتياز اهميت زمانی: پرداختن به حل مشکل فوريت دارد 1امتياز پرداختن به حل مشکل فوريت ندارد 0امتياز الگوی : 2 قابليت اجرا :با توجه به منابع موجود بسيار قابل اجرا 5امتياز نسبتا ً قابل اجرا 4امتياز اجرائی 3امتياز نسبتا ً غير قابل اجرا 2امتياز کامالً غير قابل اجرا 1امتياز -4ماتریس تصمیم گیری موضوعات مشکل1 مشکل 2 مشکل 3 جمع امتیاز ردیف مشکل 1 مشکل2 مشکل 3 کد موضوعات 1 2 3 0 جمع امتیاز ردیف ها 0 جمع خانه های خالی 0 جمع کل 0 اولویت 0 قاعده امتیاز دهی: اگر ردیف از ستون مهمتر بود xمی زنیم( هر ضربدر یک امتیاز) اگر ستون از ردیف مهمتر بود ” خالی “ می گذاریم - 5ماتریس انتخاب معيارها جمع امتياز اولويت عناوين مشکالت -1 -2 -3 -4 نکته: هزينه کمتر ( امتياز بيشتر ) ---------------- 4 زمان کمتر ( امتياز بيشتر ) ---------------- 4 کنترل کمتر ( امتياز کمتر ) ---------------- 1 منابع کمتر ( امتياز کمتر ) ---------------- 1 هزينه بيشتر(امتياز کمتر) 1 زمان بيشتر(امتياز کمتر) 1 کنترل بيشتر(امتياز بيشتر) 4 منابع بيشتر(امتياز بيشتر) 4 شناسايي عوامل ايجاد کننده مشکل پس از شناخت مشکالت در گام بعدی بايستی عوامل ايجاد گننده مشکالت شناساي ي تا بتوان اولويتها و نيازهای اموزش مشخص کرد . روشهاي شناساي ي عوامل ايجاد كننده مشكل : نمودار شبكه عليت Web Of Causation نمودار علت و معلول ( چارت ايشی کاوا ) Ishikawa Chartيا نمودار استخوان ماهي Fish Bone Chart نمودار شش كلمه اي تجزيه و تحليل ميدان فشار ( Force Field Analysis ) FFA نمودار زنجيره اي تك علتي شبکه عليت سوء تغذيه : بيماری عدم رعايت بهداشت فقر تغذيه سوء تغذيه بی سوادی و کم سوادی کمبود مواد غذاي ي کمبود درامد خانوار استفاده نامناسب از مواد غذاي ي نمودار علت و معلول ( استخوان ماهي ) : روشها وسايل كاركنان منابع تجهيزات مديريت عنوان مشکل کارگروهی دوم مدت 30دقیقه ابتدا 5مشکل از مشکالت واحد خود را اولويت بندی نمائيد. علل ايجاد مشکل اصلی واحد (اولويت اول) را تعيين کنيد. تعيين اهداف پس از مشخص شدن اولويتها ي بهداشتي و اموزشي بايستي ميزان بهبود مطلوب در هريك مشكالت بهداشتي و اموزشي مورد اولويت بطور كمي تهيه و تدوين گردد. ً هدف كلي :مقصد اين است كه برنامه نهايتا در پ ي رسيدن به ان است . از خصوصيات هدف كلي اين است كه كلي و مبهم و غير قابل اندازه گيري مي باشد اهداف اختصاصي :در برگيرنده همان مسائل يادشده در اهداف مرحله اي و كلي هستند ولي دقيقتر و واقع بينانه تر و داراي ويژگيهاي خاص است اين اهداف از نظر كيفيت بايد متناسب ،منطقي ،واضح ،قابل اجرا ،قابل مشاهده و قابل سنجش باشند . اهداف اختصاصي اموزشي ميتواند بر هريك از حيطه هاي دانشي ،نگرشي و رفتاري متمركز باشند . تعيين اهداف اختصاصي: الف -رسم شبكه عليت يا توضيح آن ب -استفاده از علت هاي بي واسطه در ترسيم شبكه عليت و يا توضيح آن ج -اولويت بندي اهداف اختصاصي بر اساس ماتريس - هاي تصميم گيري و انتخاب يا توضيح آن ويژگيهاي يك هدف اختصاصي : گروه هدف آن مشخص باشد زمان نيل به آن معين باشد ميزان ( درصد ) پيشرفت آن تعيين شده باشد موضوع آن مشخص باشد مكان انجام آن مشخص باشد ميزان ( درصد ) پيشرفت آن تعيين شده باشد . اين ويژگيها را ميتوان با حروف () MART+P بخاطر سپرد : قابل اندازه گيري باشد ( درصد پيشرفت ان معين باشد) measurable موضوع و گروه هدف ان مشخص باشد Specilic واقعي باشد دست يافتني و معني دار باشدRealistic صحيح و مناسب باشد ،با مشكالت ،اهداف و استراتژيها هم جهت باشدAppropriate مكان انجام ان مشخص باشدPlace زمان نيل به ان معين باشد Timebound تعيين استراتژيها استراتژيها در واقع راههاي دستيابي به اهداف مي باشد . استراتژيهاي اموزشي :يك رشته اقدامات و تكنيكهاي بهم پيوسته اموزشي است براي نيل به اهداف تعيين شده كه از نيروي انساني ،تسهيالت ،ملزومات ، تجهيزات و امكانات مربوطه بطور تلفيقي استفاده ميشود. در واقع ؛ منظور از تعيين استراتژي مشخص كردن جريان كار است ؛ تعيين فعاليتها براي هر استراتژي مجموعه اي از فعاليتها در نظر گرفته مي شود تا عمليات اجراي ي را شكل دهد . ً در تعيين فعاليتها بايد روش كار كامال مشخص باشد . برخي از فعاليتهاي اموزشي مي تواند : برگزاري كارگاه اموزشي /كالس اموزشي /جلسات اموزشي /جلسات توجيهي / جلسات بحث گروهي /و … باشد. برنامه ريزي تفصيلي برنامه تفصيلي در واقع روند اجراي ي فعاليتهاي مشخص شده را به روشني تعيين مي كند . به عبارتي طي يك جدول زماني تعيين ميگردد كه چه فعاليتي ،براي كدام گروه هدف ،با چه شيوه اي ،درچه زماني ،توسط چه كسي ،با پيگيري چه كسي ،با چه وسايل و امكاناتي ،با چه شيوه ارزشيابي و با چه ميزان اعتباري بايد انجام شود . تعيين استراتژي ( راههاي رسيدن به اهداف اختصاصي ) اولويت بندي استراتژي بر اساس ماتريس هاي تصميم گيري و انتخاب يا توضيح ان روند تعيين فعاليت ها: الف -رسم جدول تفضيلي فعاليتهاي مداخله براي هر استراتژي بطور جداگانه ب -ليست كردن فعاليتهاي جاري ج -رسم جدول تفضيلي فعاليتهاي جاري جدول برنامه تفضيلي هدف کلی : هدف اختصاصي : استراتژي: فعالیت: رديف عنوان فعاليت مسئول اجرا مكان اجرا زمان اجرا روش اجرا وسايل و تجهيزات مورد نياز شيوه پايش اعتبار مورد نياز ترسيم جدول زمانبندي برنامه ها: الف -ترسيم جدول گانت براي كليه فعاليت هاي مداخله ب -ترسيم جدول گانت براي كليه فعاليت هاي جاري ج -ترسيم جدول گانت كلي تعيين فعاليتهاي مربوطه: -1فعاليت هاي مداخله -2فعاليت هاي جاري موفق باشيد