برنامه ريزي عملياتي
Download
Report
Transcript برنامه ريزي عملياتي
تدوین برنامه عملیاتی
بنام خدا
َ
ُ
ُ
ّ
َ
َ
َّ
قرَ
ِانی مٰا اخٰاف علیٰ ٰامتی الف ٰ
ُ ََ
ُ َ ّ
َ
دبي ِٰر
الت
وء
س
م
يه
ل
ع
اف
اخ
ٰ
ن
ك
ل
ٰ
و
ِ
ِ
ِ
من از فقر بر ّامتم بيم ندارم ،ليکن ازآنچه
که بر امتم بيمناكم سوء تدبير است.
حضرت رسول اکرم صلی هللا عليه و آله و سلم
برنامه ریزی از نگاه دین
دین مبين اسالم نيز به برنامه ریزی توجه خاص ی دارد .در آیه 145سوره مبارکه
اعراف آمده است .
به موس ی در هر موردی پند دادیم و به او گفتیم آنها را با قوت اجرا کن و به قوم
خود فرمان ده که بهترین آنها را انتخاب کنند و اجرا نمایند
نکته :در برنامه ریزی باید بهترین روش را انتخاب نمود و آن را با تمام توان انجام
داد.
آیه 47سوره مبارکه یوسف
یوسف گفت 7سال پی در پی کشت کنید و آنچه را درو کردید جز اندکی را که
می خورید در خوشه اش کنار بگذارید .
نکته :
-1برنامه ریزی برای خروج از بحران
-2برنامه ریزی در تولید
وظیفه مدیریت
ب ا ا س ت ف ا د ه ا ز م ن ا ب ع م ا د ی وا ن س ا ن ی ت ب د ی ل ا س ت ع د ا د ه ا وت وا ن ا ی ي ه ا
ا ز ق وه ب ه ف ع ل د ر ر ا س ت ا ی رس ی د ن ب ه ا ه د ا ف وم ا م و ر ی ت س ا زم ا ن
ا س ت ب را ی ا ی ن کا ر ب رن ا م ه ری زی – س ا زم ا ن د ه ی – ا ی ج ا د ا ن گ ي زش
– ک ن ت رل الزم ا س ت .
تعریف برنامه ریزی
ارائه طریق برای عملیات آینده که متضمن نتایج معین با هزینه مشخص
ودردوره زمانی معلوم است (.سریل هود سن)
برنامه ریزی طرحی برای یک آینده مطلوب وراههای موثر وصول به آن
می باشد .
انواع برنامه ریزی :
-1 برنامه ریزی جامع یا استراتزیک :دراین نوع برنامه ریزی اهداف
کلی سازمان در دراز مدت – ارزشهای حاکم برجامعه که سازمان درآن
فعالیت دارد-سنتهای جامعه -ترسیم جایگاه سازمان درافق دوردست –
تهدید وفرصت وضعف وقوت سازمان در کنار تعهدات مورد نظر است.
برنامه ریزی استراتژیک ویا جامع توسط مدیران ارشد سازمان تبین می
شود.
-2 برنامه ریزی عملیاتی :ملهم از برنامه ریزی استراتژیک است که
مدیران میانی می بایستی در راستای سیاسیتهای کالن سازمان اتخاذ نمایند
به عبارتی در این سطح اهداف کالن به اهداف کوتاه مدت ومیان مدت
تقسیم وفعالیتهای اجرایی آن مشخص می شود .
تعریف برنامه ریزی عملیاتی
پیش بینی عملیات برای نیل به هدفهای معین باتوجه به امکانات
ومحدودیتها وخطوط کلی ترسیم شده در برنامه ریزی جامع است .
شش سوال طرح تدوین برنامه عملیاتی :
درکجا هستیم ؟ شناخت وضعیت موجود –موانع – نیازها واولویت ها
به کجا می خواهیم برویم ؟ شناخت اهداف کلی واختصاصی -انتظارات
چگونه وبا چه وسیله ای می خواهیم برویم ؟ تعیین راه کارها – برنامه ها
ومنابع
چه وقت می خواهیم به مقصد برسیم ؟ تعیین زمان مورد نیاز برای رسیدن
به هدف
چه کسی وسیله را هدایت می کند ؟ تعیین مجری
چه مقدار هزینه برای این سفر الزم خواهد بود؟ .تعیین بودجه
نمای کلی برنامه ریزی عملیاتی
تحلیل عملیاتی ( تحلیل وضعیت موجود)
تعیین مشکالت
تعیین اهداف
تعیین استراتژی اجرایی
تعیین فعالیتها
پایش
اجرای برنامه
ارزشیابی
قدم اول :تحلیل عملیاتی:
-1به معنی ارزیابی در سطوح اجرایی از عملکرد سازمان در مقوله
رسالت ووظایف سازمانی است.
–2به معنی تهیه اطالعات از عوامل موثر برسالمت ،بررسی وضعیت
جغرافیایی اجتماعی اقتصادی فرهنگی وبهداشتی منطقه وتحلیل آن برای
انتخاب مشکالت منطقه است.
-3به معنی تشخیص وشناسایی نقاط قوت – ضعف – فرصت ویا تهدید
ماموریت سازمان است.
-4بررسی وضعیت موجود سازمان از نظر میزان دسترسی به اهداف
اجرایی سازمان ( شاخصها)دربرنامه های جاری است .
کلید تبین وضعیت موجود ”مدیریت اطالعات“ است .
روشهای شناسایی مسئله یا مشکالت :
-1روش غیر فعال توسط دیگران یا خود بخود شناسایی می گردد ومجری هیچ فعالیتی برای
شناسایی ندارد.
کنترل وارزیابی توسط سرپرستان ومدیران
بارزسی
وقایع بحرانی ( مثل زلزله وسیل واپیدمی های ناشی ازانها)
بروز شکایت وانتقا د
-2روش فعال :مجری خود برای تشخیص پیش قدم می شود این روش نیاز مند آموزش وکسب مهارت
است .
ساده کردن کارها (با بررسی فرایند های کارویا نمودار جریان فرایند جهت ارتقا کیفیت فرایند)
کنترل آماری
نیاز سنچی
پایش کنترل گلوگاهها
کنترل مالی
مرور متون علمی وتحقیقات
پیش آگهی رویدادها
استفاده از نظرات اهل فن(بارش افکار همکاران)
سواالتی که پاسخ به انها می تواند در شناسایی مشکل ویا مشئله
کمک کند
نحوه بروز مشکل چگونه بوده وعوارض ان چه بوده است ؟
وسعت مسئله وشدت آن چقدر است ؟.
عوامل موثر در ایجاد مشکل؟
چرا تالش برای حل آن مهم است ؟
از حل مشکل چه فایده ای حاصل می شود .
لیست بندی مشکالت بهداشتی
باسمه تعالی
جدول ( )1لیست مساله،مشکالت خانه بهداشت روستای /پایگاه ...... /مرکز بهداشتی ودرمانی .........درسال..
ردیف لیست مساله یا مشکالت
1
2
3
4
5
6
7
8
راههای شناسایی مسئله
نحوه لیست بندی مشکالت بهداشتی
مشکالت با محوریت مشکالت مرکز مربوطه وبا همکاری تیم سالمت
انتخاب گردد.مشکالت مشترک دارای اهمیت است.
تعریف مسئله یا مشکل بهداشتی :هر گونه تفاوت در وضعیت موجود و
مطلوب آن در سطوح مختلف شاخصهای بهداشتی -تجهیزاتی ،نیروی
انسانی ،مواد وسایل ،ارائه خدمت ،نتایج خدمت و اثر نهایی برنامه
راههای شناسایی مسئله :از جمله کنترل توسط مدیران ،بازرسی ،وقایع
بحرانی ،بروز شکایت و انتقاد ،ساده کردن کارها ،کنترل آماری
وشاخصها ،نیاز سنجی ،پایش گلوگاهها ،کنترل مالی،مرور متون علمی
،دوره های آموزشی و پیش آگهی رویدادها
در صورت زیاد بودن مشکل بهداشتی صفحه دیگرانتخاب شود.
جدول (( )2قدم دوم )اولویت بندی مسائل ومشکالت........
ردیف
1
2
3
4
5
6
7
8
مساله یا
مشکل
الویت مرکز
مربوطه()1
شاخص بهداشتی
مشکل()2
(شدت وفراوانی
مشکل)()3
توانایی حل
مشکل
(سهولت)
()4
اهمیت زمان()5
هزینه فایده
()6
نمره
الویت
معیارهای انتخاب اولویت:
*کل مسائل ومشکالت بهداشتی شناسایی شده صفحه اول برای الویت بندی در این صفحه آورده شود.
*معیار :1برحسب اینکه این مشکل جزء مشکالت مرکزبهداشتی مربوطه هست یا نه؟ ودرجه اهمیت آن
برای مرکزاز 1تا 5نمره داده می شود .اگردراین موضوع مرکزبهداشتی ودرمانی نیزمشکل دارد
وشاخص آن خیلی بد است نمره باال داده شود.
*معیار :2درصدویا میزان شاخص بهداشتی مشکل مذکور درخانه بهداشت/پایگاه نسبت به شاخص ویا
انتظار مرکزسنجش وبراساس آن از1تا 5نمره داده می شود.شاخص خیلی بد باشد نمره باال داده شود.
*معیار :3براساس اینکه مشکل مذکور از نظر تعداد ،سالمت چه تعدادافراد را واز نظر شدت ،چه میزان
سالمتی جمعیت تحت پوشش را تهدید می کند .از 1تا 5نمره داده می شود .همه گیری ازنظر تعدادومرگ
ومیر از نظر شدت نمره باالیی رادارند.
*معیار :4پرسنل باتوجه به توانایی ودانش خود وامکانات وسختی وآسانی مشکل از1تا 5نمره می دهند.
*معیار :5برخی مشکل حاد هستند واز نظر زمانی مهم است .زمان در شیوع ،بروز ویا شدت آن اهمیت داردوالزم است
سریعا ً مداخله شود لذا با توجهاز نمره 1تا 5نمره داده می شود.
* معیار :6اینکه نتیجه مداخله واجرای برنامه به هزینه آن( هزینه مادی وانسانی و )...چقدر مفید پیش
بینی می شود از 1تا 5نمره داده می شود
( نمودار استخوان ماهی )
مساله یا مشکل بهداشتی تحت عنوان معلول انتخاب و توسط
نموداراستخوان ماهی عوامل ایجاد کننده مساله یا مشکل بهداشتی(
عوامل اصلی وعوامل فرعی ) بررسی ودر استخوانهای جانبی نوشته می
شود این عوامل تحت عنوان علتهای بروز مشکل مطرح هستند .بابارش
افکار واستفاده از نظرات سایر افراد تیم سالمت علتها مشخص می شوند
( نمودار استخوان ماهی )
نوک پیکان نمودار مسئله واستخوانهای جانبی متصل به ستون ماهی علل
های بوجود آورنده مشکالت ویا مسئله بهداشتی است
معلول
(قدم سوم) تعیین اهدف
اهداف براساس سلسله مراتب واهمیت نسبی آنها رده بندی می شوند .شامل
هدف کلی :به معنای بیان کلی از هدفهای سازمان وبدون توجه به زمان رسیدن به
آن
هدف اختصاصی :بیان زیر مجموعه ای از اهداف با رعایتSMART+P:
= S مشخص باشد برای جلوگیری از تفسیرها ی متفاوت ،هدف واضح باشد
=M قبال اندازه گیری باشد برای انجام پایش درصد آن معلوم باشد
=A مناسب وصحیح باشد با راه کارها سازگار باشد
=R واقعی دست یافتنی ومعنی دار باشد .
=T حاوی جدول زمانی بوده وزمان آغاز وپایان عملیات مشخص باشد .
=P محل ومنطقه اجرایی طرح باید در هدف اختصاصی مشخص باشد .
( قدم چهار)راه کارها یا استراتژی
تعیین استراتژی با پاسخ به این سوال که چگونه می خواهیم به هدف برسیم ؟محقق می شود .با بیان علتهای مشکل
راه کارها معلوم می شود برای مثال اگر علت مشکل ضعف دانش وآگاهی جمعیت تحت پوشش است راه کار آن
آموزش خواهد بود .
راه کارها یا استراتژی مناسب برای حل مشکل :ازجمله
شناسایی
آموزش
اشنایی به سطوح خدمات و مراقبتهای بهداشتی اولیه وبازآموزی آن
هماهنگی درون بخشی وبیرون بخشی – جلب مشارکت افراد ذی نفوذ
بهره گیری از مشارکت مردمی
بهره گیری از تکنولژی مناسب
مراقبت متناسب با بسته خدمتی برنامه پزشک خانواده بصورت اکتیو (شامل غربالگری – بیماری یابی – معاینه
و)..
رعایت آییننامه ودستورالعملهای نظام ارجاع
نظارت
-10 مستند سازی ( تشکیل پرونده – ثبت وضبط اطالعات ونتایج – بایگانی )
توجه :این راه کارهها متناسب با علل بروز حادثه وتوانایی مجریان ومحدودیتهای زمانی ومکانی انتخاب خواهند
شد .پس هرنوع اقدام ویا شیوه اجرایی که بتواند مسئله را حل نماید راه کار یا استراتژی است .برای هر راه کار
متناسب با معیار ها نمره 1تا 5داده می شود
(جدول )3اولویت بندی راه کارها یا استراتژی
عنوان مشکل ...................
ردیف اقدامات اجرایی
1
2
3
4
5
6
7
مقبولیت
سهولت
اجراء
اقتصادی
اثر بخشی
جمع
اولویت
(قدم ) 5برنامه یافعالیتها
به مجموعه اقدامات درراستای استراتژی تعیین شده برای رسیدن به اهداف درزمان ومکان تعیین شده گفته می شود . لیستی از فعالیتها که سبب می شود اهداف اخنصاصی محقق شود تهیه وبرحسب تقدم وتاخرلیست شود . در فعالیتها ویابرنامه کاری گروه هدف ،مسئول اجرا -مکان وزمان اجرا -چگونگی اجرا وهرانچه که برای اجرا الزماست معین شده ودرالبه الی برنامه میزان دسترسی به هدف پایش شود .نحوه وشیوه پایش معین شود.
تاریخ دقیق شروع وپایان فعالیت مشخص شود( باابزاری مثل نمودار گانت )فعالیتها برحسب توالی زمان وکار چینش شوند .
جدول ( -)4هدف کلی یا عنوان برنامه :
هدف یااهداف اختصاصی:
استراتژی انتخابی :
.
فعالیت انجام
ردیف
عنوان فعالیت
گروه هدف
مسئول اجراء
مکان اجراء
زمان اجراء
بودجه
شده با نه؟
مشخص شود
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
نمودار گانت
ردیف
3
4
5
6
7
8
عنوان فعالیت
2
مسئول اجرا
1
زمان اجرا ( برحسب ماه)
1
2
3
4
5
7 6
10 9 8
اجرا
11
12
عدم
اجرا
(جدول )5قدم 6پایش و ارزشیابی
شاخص
منبع جمع آوری
دوره جمع آوری
پایش و ارزشیابی
پایش:انجام اقدامات برای حصول اطمینان از اجرا شدن برنامه به عبارتی
تعیین میزان انطباق فعالیتها با طراحی از نظر شیوه عمل است.
ارزشیابی :تعیین میزان دستیابی به اهداف است
منبع جمع آوری شامل :گزارش -آمار – نمونه گیری – بررسی مقطعی -
سرشماری
خسته نباشید