Transcript การบริหารโครงการ

การบริหารโครงการ
โครงการ
งานหรื อกิจกรรมที่มีเป้าหมายหรื อวัตถุประสงค์เดียวกัน
 จะต้ องเสร็ จตามกาหนด ในด้ านเวลา งบประมาณ ข้ อจากัด
ตามที่กาหนดไว้

การบริหารโครงการ
กระบวนการเริ่มต้ น การวางแผน การจัดการ การดาเนินงานหรือ
ควบคุมโครงการ โดยมีบคุ ลากรหรื อผู้รับผิดชอบดูแลภายใน
งบประมาณและระยะเวลที่กาหนด
 บุคคลที่เกี่ยวข้ องในการบริ หารโครงการ คือ ผู้บริ หารโครงการ ซึง่
ต้ องมีประสบการณ์ ความสามารถและทักษะต่างๆ โดยมีหน้ าที่
หลักคือ ดูแล ควบคุม วางแผน กาหนดขอบเขตและติดตามผล
การดาเนินงานของโครงการให้ เป็ นไปตามแผนที่กาหนดไว้

การค้ นหาและเลือกสรรโครงการ
1. การค้ นหาโครงการที่ต้องการพัฒนา
- ผูบ้ ริ หารสูงสุ ดขององค์กร
- ผูจ้ ดั การของแผนกต่างๆ
- ผูใ้ ช้ระบบหรื อหัวหน้าแผนก
- ผูบ้ ริ หารอาวุโสของทีมพัฒนา
2. การจาแนกและจัดกลุ่มโครงการทีค่ ้ นหามา
2.1 การวิเคราะห์ Value Chain
2.2 สอดคล้องกับกลยุทธ์ขององค์กร
2.3 ผลตอบแทนที่สามารถเป็ นไปได้
2.4 แหล่งทรัพยากรที่สามารถนามาดาเนินการได้
2.5 ขนาดของโครงการและระยะเวลา
2.6 ความยากในด้านเทคนิคและความเสี่ ยง
Value Chain Analysis คือ การวิเคราะห์กิจกรรมการผลิตสิ นค้าหรื อ
บริ การ เพื่อพิจารณาสิ่ งที่ควรกระทา เพื่อเพิม่ คุณค่าสิ นค้าและบริ การ
3. การเลือกโครงการที่เหมาะสม คือ กระบวนการพิจารณาโครงการทั้ง
ระยะสั้นและระยะยาว แล้วเลือกโครงการที่ดีที่สุด
ปัจจัย
- ความจาเป็ นขององค์กร
- รายชื่อของโครงการ
- แหล่งทรัพยากรที่มีอยู่
- เกณฑ์การประเมิน
- ปัจจัยแวดล้อมที่เกี่ยวข้องหรื อเงื่อนไข
ผลลัพธ์ ที่อาจเป็ นไปได้
- ยอมรับโครงการ (Accept Project)
- ปฏิเสธโครงการ (Reject Project)
- ชะลอโครงการ (Delay Project)
- ให้ผใู ้ ช้พฒั นาระบบเอง (End-User Development)
- ให้ทบทวนโครงการ (Proof of Concept)
การวางแผนกลยุทธ์ ขององค์กร
1. เข้าใจในสถานะปัจจุบนั ขององค์กรในสภาวะเศรษฐกิจนั้น
2. พิจารณาถึงสถานะในอนาคตขององค์กร
3. วางแผนกลยุทธ์
การวางแผนระบบสารสนเทศ (Information System Planning :ISP)
1. ประเมินความต้องการสารสนเทศในปัจจุบนั ขององค์กร
2. กาหนดจุดมุ่งหมาย แนวโน้มและเงื่อนไข เช่น ขยายสาขา
3. การพัฒนากลยุทธ์และการวางแผน เป็ นการวางแผนการที่จะพัฒนา
ระบบต่างๆ เพื่อให้บรรลุจุดมุ่งหมาย
การเขียนโครงการ
เป็ นวิธีการหนึ่งที่จะช่วยให้การนาเสนอข้อมูลต่อผูบ้ ริ หารสามารถเข้าใจถึง
รายละเอียดเบื้องต้น ซึ่งจะเป็ นข้อมูลช่วยประกอบในการตัดสิ นใจของ
ผูบ้ ริ หาร การเขียนโครงการมีรายละเอียดดังนี้
1. ชื่อเรื่ อง
2. ความสาคัญและที่มาของปัญหา
3. วัตถุประสงค์
4. ขอบเขตระบบ
5. ความต้องการระบบใหม่
6. ทีมงานผูร้ ับผิดชอบ
7. แนวทางในการพัฒนาระบบ
การเขียนโครงการ
8. แผนการดาเนินงาน
- ประมาณการใช้ทรัพยากร
- ประมาณการใช้งบประมาณ
- แระมาณรยะเวลาดาเนินงาน
9. ประโยชน์ที่จะได้รับจากระบบใหม่
ตัวอย่ างโครงการ
การเริ่มต้ นและวางแผนโครงการ
(Project Initiating and Planning)
การเริ่มต้ นโครงการ
1. จัดตั้งทีมงานและกาหนดหน้าที่
2. จัดทาแผนการในการเริ่ มต้นโครงการ
3. จัดทากระบวนการบริ หารโครงการ
4. จัดทาสมุดของโครงการ
การเสนอแนวทางเลือกในการนาระบบใหม่ มาใช้
1. ค้ นหาและสร้ างแนวทางเลือกในการนาระบบใหม่ มาใช้ งาน
- ทางเลือกที่ 1 ทางเลือกระดับล่าง (Low-end Solution)
- ทางเลือกที่ 2 ทางเลือกระดับสูง (High-end Solution)
- ทางเลือกที่ 3 ทางเลือกระดับล่าง (Midrange Solution)
2. เลือกทางเลือกทีด่ ีทสี่ ุ ด
เป็ นการตัดสิ นใจเลือกแนวทางที่เหมาะสมที่สุด เช่น การให้คะแนน
3. ปัจจัยเพือ่ ใช้ สร้ างแนวทางเลือก
3.1 แหล่งทรัพยากรภายนอกองค์กร
3.2 แหล่ง Software
3.3 การพัฒนาระบบด้วยองค์กรเอง
3.4 การตรวจสอบข้อมูลของ Software ที่ตอ้ งการ
3.5 Hardware และ Software ของระบบ
3.6 การติดตั้งระบบ
การวางแผนโครงการ (Project Planning)
1. แสดงายละเอียดขอบเขตของโครงการและสรุ ป
2. รายงานการศึกษาความเป็ นไปได้และประมาณการใช้จ่าย
3. ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากรและวางแผนการใช้
4. แบ่งแยกกิจกรรมในการดาเนินการ
5. จัดตารางระยะเวลาดาเนินการ
6. วางแผนการติดต่อกับผูเ้ กี่ยวข้อง
7. จัดทามาตรฐานในการดาเนินการ
8. ระบุและประเมินความเสี่ ยง
9. จัดทารายงานแสดงสถานะของงาน
10. จัดทาแผนงาน / โครงการโดยใช้ BPP
การศึกษาความเป็ นไปได้ ของโครงการ
ความเป็ นไปได้ (Feasibility) หมายถึง การพิจารณาถึงความเหมาะสม
และการประเมินผลประโยชน์เปรี ยบเทียบกับค่าใช้จ่ายที่ใช้ในการพัฒนา
ระบบ มี 4 ประการคือ
1. ความเป็ นไปได้ ทางเศรษฐศาสตร์
1.1 พิจารณาผลตอบแทน
1.2 พิจารณาต้นทุนของโครงการ
1.3 คานวณผลตอบแทนสุ ทธิที่จะได้รับ
2. ความเป็ นไปได้ ด้านเทคนิค
2.1 ขนาดโครงการ
2.2 โครงสร้าง
2.3 เทคโนโลยีที่นามาใช้
2.4 ความคุน้ เคยของผูใ้ ช้
3. ความเป็ นไปได้ ด้านการปฏิบัติงาน
3.1 ประสิ ทธิภาพ
3.2 สารสนเทศ
3.3 เศรษฐศาสตร์
3.4 การควบคุม
3.5 ประสิ ทธิผล
3.6 การบริ การ
4. แบ่ งแยกกิจกรรมในการดาเนินการ
4.1 ประมาณการทั้งหมด
4.2 คานวณเวลาที่ตอ้ งใช้จริ ง
4.3 คานวณเวลาที่สูญเสี ยไป
4.4 คานวณแรงงานที่ตอ้ งใช้ในแต่ละกิจกรรม
4.5 คานวณระยะเวลาของโครงการ
4.6 ทบทวนและปรับปรุ งค่าของการประมาณการระยะเวลา
การกาหนดความต้ องการของระบบ
1. แนะนาการกาหนดความต้องการของระบบ
2. ทฤษฎีแบบดั้งเดิมที่ใช้ในการเก็บรวบรวม
3. ทฤษฎีแนวใหม่ที่ใช้ในการเก็บรวบรวม
แนะนาการกาหนดความต้ องการของระบบ
- องค์กรดาเนินธุรกิจอะไร อย่างไร
- สารสนเทศที่ผใู ้ ช้ระบบต้องการ
- ประเภทของข้อมูล ขนาด และจานวน
- ลาดับขั้นตอนการทางาน
- นโยบายในการปฏิบตั ิงาน
ฯลฯ
การเก็บรวบรวมข้ อมูล
Fact-Finding เป็ นกระบวนการในการเก็บข้อมูลทั้งหมดของระบบ
1. ตัวอย่างเอกสาร แบบฟอร์ม และฐานข้อมูล (Existing)
2. การค้นคว้าข้อมูล (Research)
3. การสังเกตการณ์ (Observation)
4. การจัดทาแบบสอบถาม (Questionnaire)
5. สัมภาษณ์ (Interview)
1. ตัวอย่ างเอกสาร แบบฟอร์ ม และฐานข้ อมูล
ทาได้ 2 วิธี
1.1 การรวบรวมข้อเท็จจริ งจากเอกสารที่มีอยู่
- แผนภูมิองค์กร
- บันทึกต่างๆ รายงานประจาเดือน
- เอกสารทางการบัญชี รายงานผลการดาเนินการ
- แผนกลยุทธ์การดาเนินธุรกิจ นโยบายขององค์กร
- แบบฟอร์มต่างๆ คาร้อง
1.2 สุ่ มตัวอย่าง คือ กระบวนการรวบรวมข้อมูลโดยการเลือกตัวอย่าง
เอกสาร แบบฟอร์ม เพียงบางส่ วน
2. การค้ นคว้ าข้ อมูล
สามารถค้นคว้าได้จาก website ของหน่วยงานผ่าน เครื อข่าย Internet
3. การสั งเกตการณ์
- กิจกรรต่างๆ (Activities) มีกิจกรรมอะไรที่เกิดขึ้น
- ข่าวสาร (Message) ข่าวสารต่างๆ ที่ส่งถึงกัน และส่ งถึงคนอื่น
- ความสัมพันธ์ของผูม้ ีอานาจตัดสิ นใจ และสมาชิกในองค์กร
- Work Sampling เป็ นการสุ่ มการดาเนินงานในช่วงเวลาใดๆ เพื่อสังเกต
การปฏิบตั ิงาของเจ้าหน้าที่
4. การจัดทาแบบสอบถาม
เป็ นเอกสารที่สร้างขึ้นเพื่อรวบข้อเท็จจริ ง และสารสนเทศ
ประเภทของแบบสอบถาม
1. Free Format (คาถามปลายเปิ ด) เป็ นแบบสอบถามที่ให้อิสระในการ
ตอบ ทาให้ยากต่อการประมวลผล
2. Fixed Format (คาถามปลายปิ ด) เป็ นถามที่ตอ้ งตอบแบบเจาะจง
มี 3 แบบ
2.1 Multiple Choices
- มีคาตอบหลายข้อให้เลือก
- ผูต้ อบสามารถเลือกตอบได้มากกว่า 1 ข้อ
- สามารถเติมข้อความได้บา้ งเล็กน้อย
2.2 Rating Question
- มีตวั เลือกเพื่อให้แสดงความคิดเห็น
2.3 Ranking Question
- เป็ นการจัดลาดับความสาคัญ
การเลือกใช้ภาษาในแบบสอบถาม
1. ใช้ภาษาที่ตอบสนองได้ดี ใช้คาที่เข้าใจง่าย
2. หลีกเลี่ยงคาถามที่เป็ นคาเฉพาะ
3. ใช้คาถามที่ส้ นั กระชับ ไม่หยาบคาย
4. หลีกเลี่ยงคาที่มีความเอนเอียงต่างๆ ในคาถาม
5. คาถามต้องมีเป้ าหมายที่ตอบสนองได้ตรงตามที่อยากรู ้
การออกแบบสอบถาม
- เว้นช่องว่าง ให้แบบสอบถามดูสะอาด น่าตอบ
- เว้นช่องว่างในการตอบคาถามให้พอเพียงกับการตอบ
- คาถามที่เป็ นวง ควรเว้นให้ใส่ วงกลมได้
- ออกแบบสอบถามให้สอดคล้องกัน
5. สั มภาษณ์
การวางแผนมี 5 ขั้นตอน
1. การศึกษาอ่านและเข้าใจพื้นฐานของข้อมูลของผูถ้ ูกสัมภาษณ์ และ
ลักษณะขององค์กร
2. การตั้งเป้ าหมายในการสัมภาษณ์
3. การตัดสิ นใจว่าจะสัมภาษณ์ใครดี
4. เตรี ยมการสัมภาษณ์
5. กาหนดชนิดของคาถามและโครงสร้าง
การบันทึกข้ อมูล
1. การใช้เครื่ องอัดเสี ยง (Tape Record)
ข้อดี
- ความสมบูรณ์ถูกต้องในทุกคาพูดของแต่ละคน
- ทาให้ผสู ้ ัมภาษณ์มีอิสระในการฟัง
- ให้ผอู ้ ื่นในกลุ่มฟังใหม่ได้
ข้อเสี ย
- ผูถ้ ูกสัมภาษณ์จะรู ้สึกอึดอัด
- ผูส้ มั ภาษณ์ขาดความเอาใจใส่ ในการฟัง
- เป็ นการยากที่จะไปฟังยังจุดที่สาคัญ
- เพิ่มค่าใช้จ่ายในการเก็บข้อมูล
2. การใช้จดบันทึก
ข้อดี
- ผูส้ ัมภาษณ์ตื่นตัวในการจดบันทึก
- สามารถย้าหัวข้อสาคัญที่จะถาม
- แสดงให้เห็นผูส้ ัมภาษณ์สนใจผูใ้ ห้สัมภาษณ์
- แสดงให้เห็นผูส้ ัมภาษณ์มีความเตรี ยมพร้อม
ข้อเสี ย
- สบตาผูใ้ ห้สัมภาษณ์ได้ยากเพราะต้องจดบันทึกข้อมูล
- ขาดการเป็ นลักษณะของการพูดคุย
- การสัมภาษณ์จะขาดความต่อเนื่อง
Interview Guide เป็ นคู่มือประกอบการสัมภาษณ์ โดยบันทึกรายการ
คาถามที่ตอ้ งการสัมภาษณ์
การเตรียมก่อนการสั มภาษณ์ ควรมีการนัดหมายระหว่างผูส้ มั ภาษณ์และผู ้
ถูกสัมภาษณ์ในเรื่ องเวลาและสถานที่
การดาเนินการสั มภาษณ์ มี 3 ขั้นตอนดังนี้
1. เปิ ดสัมภาษณ์ (Interview Opening)
2. สัมภาษณ์ (Interview Body)
3. ปิ ดสัมภาษณ์ (Interview Conclusion)
การเขียนรายงานสรุปการสั มภาษณ์
- ชื่อผูส้ ัมภาษณ์และชื่อผูถ้ ูกสัมภาษณ์
- วันที่และหัวข้อ
- เป้ าหมายในการสัมภาษณ์ โดยรวม และในแต่ละหัวข้อย่อย
- ประเด็นหลักที่ได้จาการสัมภาษณ์
- ความเห็นของผูส้ ัมภาษณ์
ทฤษฎีแนวใหม่ในการกาหนดความต้องการของระบบ
1. Joint Application Design (JAD) คือกระบวนการจัดการและเพิม่ พูน
ความสามารถในการปฏิบตั ิงานร่ วมกันของเจ้าของระบบ และผูเ้ กี่ยวข้อง
วัตถุประสงค์ เพื่อช่วยให้การเก็บรวบรวมข้อเท็จจริ งและข้อมูลต่างๆ จากผู ้
ที่เกี่ยวข้องได้คราวเดียวพร้อมเพียง และลดเวลาที่ไปสัมภาษณ์ทีละคน
ประโยชน์
- ประหยัดเวลา สามารถสัมภาษณ์ได้หลายคนพร้อมกัน
- ผูใ้ ช้รู้ถึงการมีส่วนร่ วมในการออกแบบ
- ช่วยพัฒนาระบบได้อย่างรวดเร็ ว
- การใช้ CASE Tools มีส่วนช่วยให้การประชุม JAD ดาเนินการไปอย่าง
รวดเร็ ว
- การใช้ตวั ต้นแบบ (Prototype) โดยใช้ CASE Tools เป็ นตัวสร้างจาก
ข้อมูลที่บนั ทึกไว้ เช่น รายงาน
2. Rapid Application Development (RAD) เป็ นวิธีการพัฒนาระบบที่
รวบรวมเทคนิค เครื่ องมือ และเทคโนโลยี เพื่อผสมผสานและประยุกต์ใช้
ในการสนับสนุนการพัฒนาระบบให้สาเร็ จลุล่วงได้โดยใช้เวลาน้อยที่สุด