Transcript Financial Workshop - สำนักงานบริหารโครงการกองทุนโลก

17-19 July 2013
PR-DDC
๑. เจ้ าหน้ าที่มีความรู้ หลักเกณฑ์ การเบิกจ่ ายตามหลักเกณฑ์ กองทุนโลก
๒.เพื่อจัดอบรมให้ เจ้ าหน้ าที่ให้ มีความรู้ ในการจัดทารายงานการเงินได้ ถูกต้ อง
และจัดส่ งรายงานได้ ทันเวลา
๓. เจ้ าหน้ าที่ มีความรู้ ความเข้ าใจสามารถจัดเตรี ยมเอกสารสนับสนุนข้ อมูล
เพื่อแนบประกอบรายงานการเงิน และพัสดุ ได้ ครบถ้ วน ถูกต้ อง ได้ แก่
-เอกสารที่ขอผูกพันงบประมาณ ในกรณีท่ มี ีสัญญาผูกพัน
-หลักฐานการเบิกค่ าใช้ จ่ายหมวดที่ ๔ ๕ ๖ และ ๗
-สมุดบัญชีธนาคาร








บางหน่วยงานไม่ได้ จดั ส่งสาเนาสมุดบัญชีให้ ครบถ้ วน
จัดทากระทบยอดเงินฝากธนาคารไม่ถกู ต้ อง
การบันทึกค่าใช้ จา่ ยไม่ถกู ต้ องตามรหัสกิจกรรมSDA เนื่องจากในหนังสืออนุมตั ิทา
กิจกรรมไม่ได้ ระบุไว้ จงึ ทาให้ ไม่สามารถตรวจสอบได้
เอกสารที่ขอผูกพันงบประมาณ ไม่ถกู ต้ อง และไม่ครบถ้ วน และบางกิจกรรมไม่ได้ ขอ
ผูกพันมาแต่มีการใช้ เงิน
ไม่ได้ รายงาน ผลการดาเนินงานของโครงการให้ ครบถ้ วน
กิจกรรมดาเนินงานมีการเบิกจ่ายล่าช้ า และไม่ได้ ให้ เหตุผลที่ เหมาะสม และไม่ใช่
เหตุผลที่แท้ จริ ง
มีการปรับเปลี่ยนเจ้ าหน้ าที่บอ่ ยครัง้
ขาดระบบการจัดเก็บไฟล์ข้อมูลรายงาน เป็ นเอกสาร และไฟล์งาน
 การบันทึกค่าใช้ จ่ายตามเกณฑ์เงินสด
 เงินทดรองจ่าย
 ผู้มีอานาจการลงนามขออนุมต
ั ิ และ เบิกจ่าย
 การเบิกเงินทุนสนับสนุน
หน่วยงานทุกระดับ ควรตรวจสอบกระแสเงินสดเข้ าออก และ เงิน
คงเหลือในมือ เป็ นประจาเพื่อป้องกันเงินขาดบัญชี ดังนันเพื
้ ่อให้
สามารถวิเคราะห์ และประมาณการเงินสดในบัญชีธนาคาร
 จัดส่งสาเนาสมุดบัญชีธนาคาร ของทุกหน่วยงาน วันที่สิ ้นเดือนหลัง
สิ ้นสุดไตรมาสที่รายงาน (ภายในวันที่ ๕) จัดส่งให้ กบั สานักวัณโรค
ทังนี
้ ้ทาง PR จะพิจารณาจากเงินคงเหลือในมือ และ ประวัติการใช้ เงิน
ที่ผา่ นมาเพื่อพิจารณา การให้ เงินสนับสนุน (Emergency
Disbursement) ให้ กบ
ั สานักวัณโรค
Reason of variance and justification
1. อธิ บายการใช้จ่ายเงินเปรี ยบเทียบกับแผนงบประมาณ Original
2. อธิ บาย Target เปรี ยบเทียบกับ Result
3. อธิ บาย Result เปรี ยบเทียบกับค่าใช้จ่ายจริ ง
4. อธิ บายการใช้จ่ายเงินเปรี ยบเทียบกับแผนงบประมาณ ที่ได้รับการอนุมตั ิให้ปรับกิจกรรมและ
ค่าใช้จ่ายจาก PR (Adjust activity and budget) กรณี มีการนางบประมาณกิจจกรรมอื่นมาใช้จ่าย ต้อง
ระบุเลขที่กิจกรรม
5. อธิ บายการขอผูกพันการใช้จ่ายและ/หรื อ กิจกรรมที่ดาเนินงานไม่ทนั (กรณี กิจกรรมที่ขอ Carry
forward เหมือนกับกิจกรรมที่อยูใ่ นแผนงานของไตรมาสถัดไป (Same activity in next quarter) ต้อง
ระบุกิจกรรมด้วย)
Recommendation :
การให้เหตุผลประกอบในรายงาน ควรเป็ นไปตามแนวทางการให้เหตุผล 5 ข้อนี้
เพื่อให้การรายงานสมบูรณ์ยงิ่ ขึ้น
8
กิจกรรมผูกพันตามสัญญา คือ กิจกรรมที่มีสัญญา
ผูกพัน มีผลทางกฎหมาย และมีเอกสารประกอบประกอบทุกรายการ หรื อกิจกรรม
ที่ดาเนินการแล้ ว รออนุมัตเิ บิกจ่ าย
2.Carry Over กิจกรรมที่ดาเนินงานไม่ ทน
ั ใน ไตรมาสที่รายงานและขอไปดาเนิน
กิจกรรมและเบิกค่ าใช้ จ่ายการใน ไตรมาส ถัดไปควรจะต้ องพิจารณาดังนี ้
2.1 กิจกรรมและงบประมาณมีเพียง 1 ไตรมาส
2.2 กิจกรรมที่กระทบกับตัวชีว้ ัดโครงการ
2.3 ในกรณีท่ ขี อนากิจกรรมและงบประมาณไปดาเนินการในไตรมาสถัดไป
และในไตรมาส หน้ ามีแผนกิจกรรมและงบประมาณ ที่เหมือนกัน กลุ่มเป้าหมาย
เดียวกัน ทางหน่ วยงานจะต้ องแสดงรายละเอียดแผนการดาเนินงานของ กิจกรรม
ใน 2 ไตรมาส ที่มีทับซ้ อนกัน เพื่อให้ พจิ ารณาถึงความสามารถในการดาเนินงาน
ได้ ทนั เวลา
1.Committed Contract
หมวดค่ าใช้ จ่าย
กิจกรรมผูกพันตามสัญญา
Contract
กิจกรรมที่ดาเนินงานไม่ ทนั ขอไปดาเนินการ
ในไตรมาสถัดไป
Carry forward
-ค่ าจ้ างและค่ าตอบแทนเจ้ าหน้ าที่
1.หมวด HR
2.หมวด TA
3.หมวด Training
(Full
ระบุเหตุผลอย่ างชัดเจน ถึงสาเหตุใดที่ไม่
time & part-time)
สามารถทากิจกรรมได้ ทันในไตรมาส
-ค่ าตอบแทนในการทา DOT
o อาจจะมีเอกสารหรือไม่ มีแนบประกอบ เพื่อ
o เอกสารอนุมัตเิ บิก-จ่ าย (payment)
ประกอบการพิจารณาเช่ นหนังสืออนุมัติทา
ที่สามารถระบุจานวนเงินอย่ างชัดเจน
กิจกรรม
o เอกสารอนุมัตเิ บิก-จ่ าย (payment) o ระบุเหตุผลอย่ างชัดเจน ถึงสาเหตุใดที่ไม่
สามารถดาเนินการได้ ทันในไตรมาส
ที่สามารถระบุจานวนเงินอย่ างชัดเจน
o อาจจะมีเอกสารหรื อไม่ มีแนบประกอบ เพื่อ
ประกอบการพิจารณาเช่ นหนังสืออนุมัติทา
กิจกรรม
o
o
เอกสารที่แสดงรายละเอียดการเบิกจ่ ายแล้ ว สามารถระบุจานวนเงินอย่ าง
ชัดเจน
หนังสือขออนุมัตทิ ากิจกรรมได้ รับ
o
o
o
เอกสารโครงการ และกาหนดการดาเนิน
กิจกรรมระบุวันที่จะดาเนินการ
ระบุเหตุผลอย่ างชัดเจน ถึงสาเหตุใดที่ไม่
สามารถดาเนินการได้ ทันในไตรมาส
หมวด
ค่ าใช้ จ่าย
กิจกรรมผูกพันตามสัญญา
Contract
กิจกรรมที่ดาเนินงานไม่ ทันขอไปดาเนินการ
ในไตรมาสถัดไป
Carry forward
4.หมวด HP
o
ใบเสร็จ
o สัญญาซือ้ ขายระบุเลขที่สัญญาและรายละเอียดการ
จัดซือ้ และจานวนเงินอย่ างชัดเจน
o เอกสารแสดงการเปรี ยบเทียบราคา จานวน 3 บริษัท
o
แสดงสถานะ การจัดซือ้ ว่ าอยู่ในขัน้ ตอนใด
o แสดงสถานะความก้ าวหน้ าของกิจกรรม และ
คาดว่ าจะแล้ วเสร็จเมื่อใด
o ระบุเหตุผลอย่ างชัดเจน ถึงสาเหตุใดที่ไม่
สามารถดาเนินการได้ ทนั ในไตรมาส
o ควรมีเอกสารประกอบ
5.หมวด
Medicine
o
ใบเสร็จ
o สัญญาซือ้ ขายระบุเลขที่สัญญาและรายละเอียดการ
จัดซือ้ และจานวนเงินอย่ างชัดเจน
o
o
o
o
6.หมวด
Procurement
o
รายละเอียดของรายการที่ต้องจ่ ายและแสดงจานวนเงิน o
อย่ างชัดเจน มีความเชื่อมโยงกับ ค่ าใช้ จ่ายในหมวดที่
o
4 5 และ 7
แสดงสถานะ การจัดซือ้ ว่ าอยู่ในขัน้ ตอนใด
แสดงสถานะความก้ าวหน้ าของกิจกรรม และ
คาดว่ าจะแล้ วเสร็จเมื่อใด
ระบุเหตุผลอย่ างชัดเจน ถึงสาเหตุใดที่ไม่
สามารถดาเนินการได้ ทนั ในไตรมาส
ควรมีเอกสารประกอบ
แสดงสถานะความก้ าวหน้ าของกิจกรรม และ
คาดว่ าจะแล้ วเสร็จเมื่อใด
ระบุเหตุผลอย่ างชัดเจน ถึงสาเหตุใดที่ไม่
หมวดค่ าใช้ จ่าย
กิจกรรมที่ดาเนินงานไม่ ทนั ขอไปดาเนินการในไตร
มาสถัดไป
Carry forward
กิจกรรมผูกพันตามสัญญา
Contract
7.หมวด
Infrastructure
o
ใบเสร็จ
o สัญญาซือ้ ขายระบุเลขที่สัญญาและรายละเอียด
การจัดซือ้ และจานวนเงินอย่ างชัดเจน
o
สามารถแสดงสถานะ การจัดซือ้ ว่ าอยู่ในขัน้ ตอน
ใด
o ระบุเหตุผลอย่ างชัดเจน ถึงสาเหตุใดที่ไม่
สามารถดาเนินการได้ ทนั ในไตรมาส
o ควรมีเอกสารประกอบ
8.หมวด
Communication
o
ใบเสร็จ
o เอกสารที่แสดงรายละเอียดการเบิก-จ่ ายแล้ ว
สามารถระบุจานวนเงินอย่ างชัดเจน
o
9.หมวด Monitoring
o
เอกสารที่แสดงรายละเอียดการเบิก-จ่ ายแล้ ว
สามารถระบุจานวนเงินอย่ างชัดเจน
o
สามารถแสดงสถานะว่ าอยู่ในขัน้ ตอนใด
o แสดงสถานะความก้ าวหน้ าของกิจกรรม และ
คาดว่ าจะแล้ วเสร็จเมื่อใด
o ระบุเหตุผลอย่ างชัดเจน ถึงสาเหตุใดที่ไม่
สามารถดาเนินการได้ ทนั ในไตรมาส
o ควรมีเอกสารประกอบ
อาจจะมีเอกสารหรื อไม่ มีเอกสารแนบประกอบ
o แสดงสถานะความก้ าวหน้ าของกิจกรรม และ
คาดว่ าจะแล้ วเสร็จเมื่อใด
o ระบุเหตุผลอย่ างชัดเจน ถึงสาเหตุใดที่ไม่
หมวดค่ าใช้ จ่าย
กิจกรรมที่ดาเนินงานไม่ ทนั ขอไป
ดาเนินการในไตรมาสถัดไป
กิจกรรมผูกพันตามสัญญา
Contract
Carry forward
10.หมวด Living
Support
o
o
11.หมวด
Planning and
Administration
o
12.หมวด
Overheads
o
หนังสืออนุมัตเิ บิก-จ่ ายแล้ ว สามารถระบุ
จานวนเงินอย่ างชัดเจน เช่ น ใบสาคัญรั บ
เงิน
รายละเอียดจานวน ผู้ป่วย หรื อ ชื่อ/เลขที่
ผู้ป่วย ที่ขอส่ งเบิก หรื อรายงานในส่ วนของ
โปรแกรมแล้ ว อยู่ระหว่ างเบิกจ่ าย
o
เอกสารที่แสดงรายละเอียดการเบิก-จ่ าย
แล้ ว สามารถระบุจานวนเงินอย่ างชัดเจน
ได้ แก่ หนังสืออนุมัติ ใบแจ้ งหนี ้ หรื อ
ใบเสร็จรั บเงิน
o
เอกสารที่แสดงรายละเอียดการเบิก-จ่ าย
แล้ ว สามารถระบุจานวนเงินอย่ างชัดเจน
ได้ แก่ หนังสืออนุมัติ ใบแจ้ งหนี ้ หรื อ
ใบเสร็จรั บเงิน
o
o
o
o
o
สามารถแสดงสถานะว่ าอยู่ในขัน้ ตอนใด
แสดงสถานะความก้ าวหน้ าของกิจกรรม
และคาดว่ าจะแล้ วเสร็จเมื่อใด
ระบุเหตุผลอย่ างชัดเจน ถึงสาเหตุใดที่ไม่
สามารถดาเนินการได้ ทันในไตรมาส
สามารถแสดงสถานะว่ าอยู่ในขัน้ ตอนใด
ระบุเหตุผลอย่ างชัดเจน ถึงสาเหตุใดที่ไม่
สามารถดาเนินการได้ ทันในไตรมาส
สามารถแสดงสถานะว่ าอยู่ในขัน้ ตอนใด
ระบุเหตุผลอย่ างชัดเจน ถึงสาเหตุใดที่ไม่
สามารถดาเนินการได้ ทันในไตรมาส
ขอบคุณค่ ะ