Transcript บทที่ 2
บทที่ 2 เงินสดและรายการเทียบเท่าเงินสด ความหมาย เงินสด หมายถึง เงินสดในมือและเงินฝากธนาคารทุกประเภท (ยกเว้น เงินฝากประจา) เช่น ธนบัตรและเหรียญกษาปณ์ทก่ี ิจการมีอยู่ รวมทัง้ เงินสดย่อย ธนาณัติ ตัว๋ แลกเงินไปรษณีย์ เงินฝากธนาคารกระแสรายวันและออมทรัพย์ บัตรเงินฝาก เช็คทีถ่ ึงกาหนดชาระแต่ยงั มิได้นาฝาก เช็คเดินทาง ดราฟต์ของ ธนาคาร องค์ประกอบของรายการเงินสด ประกอบด้วย บัญชีเงินสด บัญชีธนาคาร บัญชีเงินสดย่อย รายการเทียบเท่าเงินสด หมายถึง เงินลงทุนระยะสัน้ ทีม่ ีสภาพคล่องสูง ทีพ่ ร้อมจะ เปลี่ยนเป็ นเงินสดในจานวนทีท่ ราบได้แน่นอน และมีความเสีย่ ง ต่อการเปลี่ยนแปลงในมูลค่าน้อยหรือไม่มีนยั สาคัญ เช่น พันธบัตรรัฐบาล เงินฝากประจาทีใ่ กล้ครบกาหนด การควบคุมเงินสด หลักการควบคุมภายในเกี่ยวกับเงินสด 1. 2. 3. 4. การแบ่งแยกหน้าที่ การตรวจนับเงินสด การจัดทางบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร กาหนดวิธีการรับและจ่ายเงินสดให้รดั กุม ระบบเงินสดย่อย เงินสดย่อย(Petty Cash) หมายถึง เงินสดจานวนหนึ่งทีก่ ิจการ กาหนดให้มีไว้เพื่อความสะดวกในการใช้จา่ ยรายการเล็ก ๆ น้อย ๆ ซึง่ จะมี “ผูร้ กั ษาเงินสดย่อย” ทาหน้าทีด่ ูแลรับผิดชอบจ่ายเงินสดย่อย วิธีบนั ทึกเงินสดย่อยทีน่ ิยมคือวิธี Imprested System โดยมีขนั้ ตอน สรุปได้ดงั นี้ 1. การตัง้ วงเงินสดย่อย 2. การจ่ายเงินสดย่อย 3. การเบิกชดเชยเงินสดย่อย 4. การปรับปรุงเงินสดย่อย ณ วันสิ้นงวด ตัวอย่ าง 1. วันที่ 1 ธันวาคม 25x1 บริษัทตังวงเงิ ้ นสดย่อยจานวน 15,000 บาท และจ่ายเช็ค ให้ ผ้ รู ักษาเงินสดย่อยในวันนี ้ เงินสดย่อย 15,000 ธนาคาร 15,000 2. การจ่ายเงินสดย่อย • ทาใบสาคัญจ่ายเงินสดย่อย • บันทึกในสมุดช่วยจา • ไม่ต้องบันทึกบัญชี 3. การเบิกชดเชยเงินสดย่อย สมมติวา่ วันที่ 25 ธันวาคม 25x1 ผู้รักษาเงินสดย่อยนาหลักฐานการ จ่ายเงินสดย่อยมาขอเบิกชดเชยเงินสดย่อยรวมเป็ นเงิน 7,200 บาท การ บันทึกบัญชีเป็ นดังนี ้ เดบิต ค่าพาหนะ 1,300 ค่ารับรอง 1,200 ค่าอากรแสตมป์ 550 ค่าใช้ จ่ายเบ็ดเตล็ด 1,150 วัสดุสานักงาน 700 ค่าขนส่งออก 1,800 รับคืนและส่วนลด 500 เครดิต ธนาคาร 7,200 4. การปรับเพิ่มหรื อลดวงเงินสดย่อย จากตัวอย่าง กิจการเห็นว่าวงเงินสดย่อยมากเกินไป ก็อาจพิจารณาลด วงเงินสดย่อยลง 5,000 บาท ดังนันในวั ้ นที่ผ้ รู ักษาเงินสดย่อยนาหลักฐานมาเบิก ชดเชย 7,200 บาท กิจการจะจ่ายเช็คให้ ผ้ รู ักษาเงินสดย่อยไปเพียง 2,200 บาท วงเงินสดย่อยจะเหลือ = 15,000 -5,000 = 10,000 บาท การบันทึกบัญชีจะเป็ นดังนี ้ เดบิต ค่าพาหนะ 1,300 ค่ารับรอง 1,200 ค่าอากรแสตมป์ 550 ค่าใช้ จ่ายเบ็ดเตล็ด 1,150 วัสดุสานักงาน 700 ค่าขนส่งออก 1,800 รับคืนและส่วนลด 500 เครดิต ธนาคาร 2,200 เงินสดย่อย 5,000 5. การปรับปรุงเงินสดย่อยค้ างเบิก ณ วันสิ ้นงวด สมมติวา่ 31 ธันวาคม 25x1 ผู้รักษาเงินสดย่อยมีใบสาคัญเงินสดย่อย ค้ างเบิกจานวน 1,900 บาท ประกอบด้ วย ค่าพาหนะ 200 บาท ค่าใช้ จ่ายเบ็ดเตล็ด 400 บาท ค่ารับรอง 1,000 บาท ซื ้อวัสดุสานักงาน 300 บาท การบันทึกบัญชีเป็ นดังนี ้ เดบิต ค่าพาหนะ 200 ค่าใช้ จ่ายเบ็ดเตล็ด 400 ค่ารับรอง 1,000 วัสดุสานักงาน 300 เครดิต เงินสดย่อย 1,900 เงินสดย่อยจะมียอดคงเหลือ = 10,000 -1,900 = 8,100 บาท 6. การกลับรายการในงวดบัญชีใหม่ ณ วันที่ 1 มกราคม 25x2 บันทึกการกลับรายการปรับปรุงเงินสด ย่อยค้ างเบิกเป็ นดังนี ้ เดบิต เงินสดย่อย 1,900 เครดิต ค่าพาหนะ 200 ค่าใช้ จ่ายเบ็ดเตล็ด 400 ค่ารับรอง 1,000 วัสดุสานักงาน 300 การพิสูจน์ยอดเงินสด กิจการควรจะมีการตรวจนับเงินสดคงเหลือในมือเปรียบเทียบกับยอดคงเหลือ เงินสดตามบัญชี ว่ามียอดตรงกันหรือไม่ กรณีทตี่ รวจนับแล้วมียอดไม่ตรงกัน ถ้าไม่ได้เกิดจากการทุจริต และมี จานวนเงินมาก เช่น เกิดจากการทอนเงินผิด หรือเกิดจากการปั ดเศษ สตางค์ ก็ควรบันทึกรายการปรับปรุง ดังนี้ กรณีเงินขาดบัญชี หมายถึง เงินสดในมือน้อยกว่าบัญชีเงินสด ให้ เดบิต เงินสดขาดเงินเกินบัญชี xx เครดิต บัญชีเงินสด xx การพิสูจน์ยอดเงินสด(ต่อ) กรณีเงินเกินบัญชี หมายถึง เงินสดในมือมากกว่ายอดบัญชีเงินสด ให้ เดบิต บัญชีเงินสด xx เครดิต เงินขาดเงินเกินบัญชี xx ณ วันสิ้นปี ถ้าบัญชีเงินเกินเงินขาดบัญชีมียอดคงเหลือเป็ นเดบิตจะปิ ดเข้าบัญชี ค่าใช้จา่ ยเบ็ดเตล็ด เดบิต ค่าใช้จา่ ยเบ็ดเตล็ด xx เครดิต เงินขาดเงินเกินบัญชี xx ณ วันสิ้นปี ถ้าบัญชีเงินเกินเงินขาดบัญชีมียอดคงเหลือเป็ นเครดิตจะปิ ดเข้าบัญชี รายได้เบ็ดเตล็ด เดบิต เงินขาดเงินเกินบัญชี xx เครดิต รายได้เบ็ดเตล็ด xx ตัวอย่าง เงินฝากธนาคาร ประเภทเงินฝากของธนาคารพาณิชย์ เงินฝากประจา เงินฝากออมทรัพย์ เงินฝากกระแสรายวัน เงินฝากประจา มีระยะเวลาในการฝาก เช่น ฝากประจา 3 เดือน ฝากประจา 6 เดือน หรือ 1 ปี ่ าหนดแน่นอนตามระยะเวลาทีต่ กลงกัน อัตราดอกเบี้ยเงินฝากทีก ดอกเบี้ยเงินฝากต้องเสียภาษี ่ี อนเงินออกก่อนครบกาหนด จะไม่ได้รบั ดอกเบี้ยในอัตรา กรณีทถ ตามทีต่ กลงกัน เงินฝากออมทรัพย์ ผูฝ้ ากจะถอนเงินนี้เมื่อไหร่ก็ได้ ดอกเบี้ยจะได้รบ ั ตามระยะเวลาทีเ่ งินฝากไว้ อัตราดอกเบี้ยจะได้ตา่ กว่าเงินฝากประจา ดอกเบี้ยไม่ตอ้ งเสียภาษีเงินได้ เงินฝากกระแสรายวัน ไม่มีดอกเบี้ย การถอนเงินจะต้องใช้เช็คเท่านัน ้ การพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร (BANK RECONCILIATION STATEMENT) ขัน ้ ตอนการจัดทางบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร 1. ตรวจสอบหารายการทีเ่ ป็ นสาเหตุของข้อแตกต่าง ระหว่างเงิน ฝากตามรายงานธนาคารกับยอดเงินฝากตามสมุดบัญชีของ กิจการ โดยเปรียบเทียบรายการทีส่ มั พันธ์กนั ระหว่างข้อมูล ดังนี้ งบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคารของเดือนก่อน รายงานธนาคารเดือนปั จจุบน ั รายการเพิ่มและลดยอดบัญชีธนาคารระหว่างเดือนในสมุดเงิน สด หรือ การพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร(ต่อ) 2. นารายการข้อแตกต่างทีพ่ บไปจัดทางบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร 3. หลังจากจัดทางบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคารถูกต้องแล้ว ให้นารายการ ข้อแตกต่างดังกล่าวไปปรับปรุงแก้ไข ดังนี้ 3.1 รายการทีก่ ิจการบันทึกผิดพลาดหรือยังไม่บนั ทึก ให้นาไปบันทึก รายการปรับปรุงในสมุดรายวันทัว่ ไป 3.2 รายการทีธ่ นาคารบันทึกผิดจะต้องแจ้งให้ธนาคารทราบโดยเร็ว เพื่อให้ธนาคารดาเนินการตรวจสอบและปรับปรุงแก้ไขในส่วนของ ธนาคารต่อไป รายการทีบ่ นั ทึกในสมุดบัญชีกิจการแล้วแต่ธนาคารยังไม่ได้บนั ทึก 1. 2. 3. เงินฝากระหว่างทาง (Deposits in Transit) เป็ นเช็คทีก่ ิจการนาฝากธนาคารในช่วงบ่าย ของวันโดยกิจการบันทึกเพิ่มยอดเงินฝากธนาคารแล้วแต่สง่ ฝากล่าช้า แต่ธนาคารยังไม่ได้ บันทึกยอดเงินฝากให้ เช็คค้างจ่าย (Outstanding Checks) เป็ นเช็คทีก่ ิจการสัง่ จ่ายไปแล้ว แต่ยงั ไม่มีผนู ้ าเช็ค ไปขึ้นเงิน ข้อผิดพลาดทางด้านกิจการ (Bookkeeping Error) เช่น บันทึกจานวนเงินของเช็คสัง่ จ่ายไว้สงู หรือตา่ กว่าความเป็ นจริง รายการทีธ่ นาคารบันทึกแล้วแต่กิจการยังไม่ได้บนั ทึก 1. ค่าธรรมเนียมธนาคาร ธนาคารจะหักบัญชีกิจการเป็ นค่าบริการ จานวนเงินที่ ธนาคารคิดค่าบริการ กิจการจะยังไม่ทราบจนกว่าเขาจะได้รบั ใบแจ้งยอดจากธนาคาร ่ ิจการนาฝากธนาคาร แต่ 2. เช็คคืน (No sufficient funds หรือ NSF Check) เป็ นเช็คทีก ธนาคารไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้ เนื่องจากไม่มีเงินในบัญชีของผูส้ งั่ จ่ายเช็ค ธนาคารจึง ทาใบหัก (Debit memorandum) จากบัญชีกิจการ 3. การเรียกเก็บเงิน (Collection) ธนาคารเมื่อเก็บเงินตามตัว๋ เงินรับและรายการอืน่ ๆ ได้ ธนาคารจะเพิ่มยอดในบัญชีเงินฝากให้กิจการ แล้วจึงออกใบ credit memorandum มาให้ กิจการ 4. ข้อผิดพลาดด้านธนาคาร (Bank Error) เช่น ธนาคารอาจนาเช็คของผูอ้ น ื่ มา หักจากบัญชีของกิจการ ทาให้ยอดบัญชีเงินฝากธนาคารตามใบแจ้งยอดตา่ กว่ายอดบัญชี ของกิจการ ซึง่ เป็ นรายการทีธ่ นาคารต้องปรับปรุงแก้ไขให้ถูกต้อง บริ ษัท……………………………… งบพิสจู น์ยอดเงินฝากธนาคาร วันที่…………………………………… ยอดคงเหลือตามใบแจ้ งยอดเงินฝากธนาคาร บวก เงินฝากระหว่างทาง ข้ อผิดพลาดธนาคารที่ทาให้ ยอดเงินฝากต่าเกินไป xxx xx xx xxx xxx หัก เช็คค้ างจ่าย xx ข้ อผิดพลาดธนาคารที่ทาให้ ยอดเงินฝากสู งเกินไป ยอดคงเหลือที่ถกู ต้ อง xx xxx xxx xxx ยอดคงเหลือตามสมุดบัญชีของกิจการ บวก รายการเครดิตของธนาคาร xx ตัว๋ เงินรับที่ธนาคารเก็บเงินให้ xx ข้ อผิดพลาดของกิจการที่ทาให้ ยอดคงเหลือต่าเกินไป xx เท่ากัน xxx xxx หัก ค่าธรรมเนียมธนาคาร ข้ อผิดพลาดของกิจการที่ทาให้ ยอดคงเหลือสูงเกินไป ยอดคงเหลือที่ถกู ต้ อง xx xx xxx xxx