Transcript 23316-12

การบริ หารโครงการ
น.ท.หญิงสิ ริวเรศร์ วรปัญจกูล
หน.สถิติ กองตรวจสอบและวิเคราะห์
สานักงานปลัดบัญชีทหารเรือ
โครงการ (PROJECT)

แผนงานที่ จั ด ท าขึ้น อย่ า งเป็ นระบบ โดยประกอบด้ ว ย
กิจ กรรมย่ อ ยหลายกิ จ กรรมที่ ต้ อ งใช้ ท รั พ ยากรในการ
ดาเนิ นงานและคาดหวังที่จะได้ ผลตอบแทนอย่ างคุ้มค่ า
จะต้ องมีจุดเริ่ มต้ นละจุดสิ้ นสุ ดในการดาเนินงาน จะต้ อง
มีวัตถุประสงค์ หรือจุดมุ่งหมายอย่ างชัดเจน และจะต้ องมี
บุคคลหรือหน่ วยงานรับผิดชอบในการดาเนินงาน
ความสัมพันธ์ของแผนกับโครงการ

โครงการเป็ นส่ วนหนึ่ งของการ
วางแผนเสมอ และ แผนจะมี ค วาม
ย่ ุ ง ย า ก ใ น ก า ร น า ไ ป ป ฏิ บั ติ ห า ก
ปราศจากโครงการ
ความสั มพันธ์ ของแผนกับโครงการ
แผน
โครงการ
โครงการ
โครงการ
โครงงาน
โครงงาน
โครงงาน
วงจรโครงการ
การระบุ
โครงการ
การนาโครงการ
ไปปฏิบตั ิ
การประเมินผล
โครงการ
การศึกษา
และการจัดเตรี ยมโครงการ
การควบคุม
ตรวจสอบ
โครงการ
การตัดสิ นใจ
เลือกโครงการ
การระบุโครงการ
การชี้ถึงปัญหา หลักการ หรื อเหตุผล ตลอดจน
ชื่อและวัตถุประสงค์ของโครงการที่จะต้องกาหนด
ขึ้นเพื่อการดาเนินงานหรื อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้น
การควบคุมตรวจสอบโครงการ
การทีค่ ณะผู้จดั ทาโครงการและผู้เกีย่ วข้ อง ทาการ
วิเคราะห์ และพิจารณาทุกลักษณะของโครงการ
อย่ างละเอียดก่อนนาโครงการไปใช้ หรือ
ปฏิบัติงาน
การตัดสิ นใจเลือกโครงการ
การตัดสิ นใจนาโครงการที่ได้รับการพิจารณา
วิเคราะห์อย่างรอบคอบแล้วไปใช้ โดยในขั้นตอน
นี้รวมถึงการนาโครงการไปเสนอผูเ้ กี่ยวข้อง หรื อ
ผูบ้ ริ หารระดับสูงกว่าตรวจสอบและอนุมตั ิให้เปน
โครงการที่นาไปดาเนินการได้
การนาโครงการไปปฏิบัติ หรือ
การบริหารโครงการ
การจาแนกโครงการออกเปนส่ วนย่อยๆ แล้วมอบ
หมายให้เปนความรับผิดชอบของแต่ละหน่วยภาย
ในองค์การ และกาหนดตัวบุคคลและวิธีการใน
การประสานงานระหว่างหน่วยงานภายในและ
ภายนอกองค์การ
การประเมินผลโครงการ
การวิเคราะห์ผลการดาเนินงานว่าเปนไปตาม
มาตรฐานหรื อเป้ าหมายที่กาหนดมากน้อยเพียงใด
ทั้งในด้านปริ มาณและคุณภาพของผลงาน เพื่อ
การปรับปรุ งแก้ไขโครงการเพื่อการตัดสิ นใจว่า
โครงการที่ดาเนินงานอยูจ่ ะดาเนินต่อไปหรื อไม่
ลักษณะของโครงการที่ดี



สามารถแก้ ไ ขปั ญหาขององค์ ก าร หรื อ
หน่วยงานได้
มี ร ายละเอี ย ดวัต ถุ ป ระสงค์แ ละเป้ าหมายที่
ชัดเจน สามารถดาเนิ นงานได้หรื อเปนไปได้
สูง
รายละเอียดของโครงการต้องต่อเนื่องสัมพันธ์
กัน
ลักษณะของโครงการที่ดี
สามารถตอบสนองความต้อ งการของ องค์ก าร
หรื อนโยบายได้
 รายละเอียดต้องสามารถเข้าใจได้ง่าย และ
สามารถดาเนินตามโครงการได้
 สามารถนาไปปฏิบต
ั ิได้สอดคล้องกับแผนงาน
หลักขององค์การและสามารถติดตามประเมินผลได้

ลักษณะของโครงการที่ดี
กาหนดจากข้อมูลที่มีความเปนจริ ง และได้รับการ
วิเคราะห์อย่างรอบคอบแล้ว
 ต้องได้รับการสนับสนุ นทั้งทางด้านทรัพยากรอย่าง
เหมาะสม และทางด้านการบริ หารอย่างแท้จริ ง
 มีระยะเวลาในการดาเนิ นงาน (วันเวลาที่เริ่ มต้น
วันเวลาที่แล้วเสรจ)

การเขียนโครงการแบบประเพณี นิยม





ชื่อโครงการ
หลักการและเหตุผล
วัตถุประสงค์และเป้ าหมาย
วิธีดาเนินการ
ระยะเวลาในการดาเนินโครงการ
การเขียนโครงการแบบประเพณี นิยม




งบประมาณและทรัพยากรที่ใช้
ผูร้ ับผิดชอบโครงการ
การบริ หารโครงการหรื อการประเมิ น ผล
โครงการ
ผลประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ
ชื่อโครงการ
จะต้ องมีความชัดเจน เหมาะสมและเฉพาะเจาะจง
เป็ นทีเ่ ข้ าใจง่ ายแก่ผู้นาโครงการไปใช้ หรือผู้มสี ่ วน
เกีย่ วข้ องกับโครงการ และ บอกให้ ทราบว่ าจะ
กระทาสิ่ งใด
หลักการและเหตุผล
หรื อ ภูมิหลัง เปนส่ วนที่แสดงถึงปั ญหาความจาเปน หรื อ
ความเปนไปที่จะต้องมีโครงการในการปฏิบตั ิงานขึ้น
 จะต้อ งพยายามหาเหตุ ผ ล หลัก การ และทฤษฎี ต่ า งๆ
สนับสนุ นโครงการอย่างสมเหตุ สมผล เพื่อให้ผูบ้ ริ หาร
หรื อผู้มี อ านาจอนุ ม ัติ โ ครงการให้ ก ารสนับ สนุ น และ
อนุมตั ิโครงการ

วัตถุประสงค์ และเป้าหมาย
เปนเครื่ องชี้แนวทางในการดาเนินงานของโครงการ
 เปนข้อความที่ แสดงถึ งความต้องการที่ จะกระทาสิ่ งหนึ่ ง
สิ่ งใดให้ปรากฏขึ้น
 เป นข้ อ ความที่ ช ั ด เจนไม่ ค ลุ ม เครื อ สามารถวัด และ
ประเมินผลได้
 มีวต
ั ถุประสงค์มากกว่า 1 ข้อได้
 แบ่งเปน วัตถุประสงค์ทว
ั่ ไป และ วัตถุประสงค์เฉพาะ

ลักษณะทีด่ ขี องวัตถุประสงค์ (SMART)
เป็ นไปได้
 M measurable วัดได้
 A attainable ระบุสิ่งทีต
่ ้ องการ
 R reasonable เป็ นเหตุเป็ นผล
T
time เวลา

S sensible
วิธีดาเนินการ
เป นงานหรื อภารกิ จ ซึ่ งจะต้ อ งปฏิ บ ั ติ ใ ห้ บ รรลุ ต าม
วัตถุประสงค์ของโครงการ
 จ าแนกเป นกิ จ กรรมย่ อ ยหลายกิ จ กรรมตั้ง แต่ ต ้น จนจบ
กระบวนการ ทาเมื่อใดผูใ้ ดรับผิดชอบ และจะทาอย่างไร
 แสดงโดยใช้ปฏิ ทินปฏิ บต
ั ิงาน ซึ่ งมีลกั ษณะเป นแผนภูมิ
แท่ง (BAR CHART) หรื อ แผนภูมิของแกนท์ (GANTT
ั ไป
CHART) ควบคู่กน

ระยะเวลาในการดาเนินโครงการ
เป นการระบุ ร ะยะเวลาตั้ง แต่ เ ริ่ ม ต้น
โครงการจนกระทัง่ สิ้ นสุ ดโครงการ
แสดงโดยแผนภูมิแท่ง(BARCHART)
หรื อ แผนภูมิของแกนท์ (GANTT

CHART)
งบประมาณและทรัพยากรทีใ่ ช้

เป็ นการระบุ ถึ ง จ านวนเงิ น จ านวนบุ ค คล
จานวนวัสดุ ครุ ภัณฑ์ และปั จจัยอื่นๆที่จาเป็ น
ต่ อการดาเนินโครงการ
หลักการในการจัดทาโครงการ 4Es
ความประหยัด
 Efficiency ความมีประสิ ทธิภาพ
 Effectiveness ความมีประสิ ทธิผล
 Equity ความยุตธ
ิ รรม

Economy
ผู้รับผิดชอบโครงการ
เปนการระบุให้ทราบว่า หน่วยงาน บุคคล
หรื อ กลุ่มบุคคลใดเปนผูร้ ับผิดชอบในการ
เสนอและดาเนินโครงการ
การประเมินผลโครงการ
แสดงให้ เ ห็ น ถึ ง การติ ด ตาม การควบคุ ม
การกากับ และการประเมินผลโครงการ
 ระบุ บุ ค คลหรื อ หน่ ว ยงานที่ รั บ ผิ ด ชอบ
ดาเนินการ
 ระบุ วิธี เครื่ อ งมื อ ที่ใ ช้ ป ระเมิ น ระยะเวลา
ในการประเมินไว้ ด้วย

ผลประโยชน์ ที่คาดว่ าจะได้ รับ

แสดงถึ ง ผลประโยชน์ ที่ จ ะได้ รั บ จาก
ความสาเร็ จของโครงการเมื่อโครงการได้
สิ้นสุ ดลง
ปัญหาของการเขียนโครงการ




ขาดผูม้ ีความรู้ความสามารถที่แท้จริ งในการเขียน
โครงการ
การเขียนโครงการมีเวลาน้อยหรื อจากัด
โครงการบางโครงการมี ว ตั ถุ ประสงค์ไม่ ชัด เจน
ยากต่อการตรวจสอบ ควบคุมและติดตาม
โครงการเป นเรื่ อ งของอนาคตที่ อ าจมี ค วามไม่
แน่นอนเกิดขึ้นจากตัวแปรต่างๆ
ความหมายของการบริหารโครงการ
การบริหารโครงการ เป็นงานชนิดหนึ่งที่ผม้ ู ี
ความเกี่ยวข้องท ุกคน จะต้องร่วมมือร่วมใจ
กัน ปฏิบตั ิงานนัน้ ให้บรรล ุถึงความสาเร็จ
หรือตามเป้าหมายที่บ ุคคลเหล่านัน้ ต้องการ
หลักการที่สาคัญในการบริหารโครงการ
-
การวางแผน (Planning )
- การจัดหน่วยงาน (Oganizing)
-
การอานวยการ (Directing)
-
การควบคุม (Controling)
การวางแผน
การรวบรวมแนวความคิดและข้อมูลเพื่อการ
จัดทาร่างโครงการ ใช้รา่ งโครงการเป็นกรอบในการปฏิบตั ิงาน
การจัดหน่วยงาน : การจัดร ูปแบบในการบริหารโครงการ
การจัดคนให้เข้ากับงาน
กาหนดหน่วยงานรับผิดชอบ
กาหนดตัวบ ุคคลที่เกี่ยวข้อง
กาหนดความต้องการ เครือ่ งมือ และอ ุปกรณ์
ลักษณะของการจัดหน่วยงาน
แบบสายการบังคับบัญชาเพียงสายเดียว
(Line - form of Structure)
แบบสายการบังคับบัญชา และสายงานที่ปรึกษา
(Line & Staff form of Structure)
แบบอิสระทางวิชาการ (Collegiate Staff)
การอานวยการ
การมอบหมายหน้าที่และความรับผิดชอบในการ
ดาเนินโครงการ
•
กลมุ่ บ ุคคล
• หน่วยงาน
• ขอบเขตในการปฏิบตั ิ
• กิจกรรมที่จะต้องกระทา
• กาหนดรายละเอียดและการอน ุมัติเบิกจ่ายทรัพยากร
กระบวนการที่เน้นการใช้อานาจหน้าที่เพื่อการ
บริหารโครงการเป็นสาคัญ
การควบค ุม
การตรวจสอบ ติดตามและประเมินผลการ
ปฏิบตั ิงาน
โครงการ
หาแนวทางในการปรับปร ุงแก้ไข
การจัดทารายงานความก้าวหน้าของการดาเนิน
โครงการ