Transcript zaman yonetimi

Etkin Zaman Kullanımı
Zamanı Etkin Kullanmalıyız
Çünkü...
AMAÇ: Zamanın bize verilmiş en önemli nimetlerden biri olduğunun
farkındalığı.
Zaman yönetimi konusunda olumlu tutum
gelişitirme adına neler yapılabileceği, zamanın kontrol altına
aldığımızda neler yapılabileceğinin anlaşılması.
İÇERİK:
Zamanın önemi
Zaman ve biz kavramı
Kişisel vizyon,misyon ve hedefler
Zamanı nerelere harcamalıyız
Öncelikerimiz
Zaman hırsızları
Zaman envanteri
Zaman kullanımı tutumumuzu ölçelim
Planlama
Ajanda kullanımı
Ertelemelerimiz
Zamanı etkin kullanma kriterlerimiz
Neleri Elde Edeceğiz:
Okumak
İletişim
Dinlenme
Düşünme
Zamanı Etkin Kullanmalıyız
Çünkü...
Zamana kasem olsun! İnsan
zamanı değerlendirme konusunda
mutlaka hüsrana düşmektedir.
Ayet
Zamanı Etkin Kullanmalıyız
Çünkü...
Kıyamet günü Ademoğlu beş şeyin hesabını
vermeden Allah huzurundan ayrılamaz.
1. Ömrünü ne yaparak tükettiğinden
2.Gençliğini ne işte harcadığından
3.Malını nerede kazandığından
4.Malını nerede harcadığından
5.Öğrendiği ile ne derece amel ettiğinden
Hadis
Zamanı Etkin Kullanmalıyız
Çünkü...
İki şey vardır. İnsanların çoğu
onun değerini bilmez.
Hadis
1. SIHHAT
2. ZAMAN
Zamanı Etkin Kullanmalıyız
Çünkü...
Nedir zaman nedir?
Bir su mu, bir kuş mu?
Nedir zaman nedir?
İniş mi , yokuş mu ?
Necip Fazıl Kısakürek
Kalite İnsana Saygıyla Başlar...
Zaman; Yerine konması, geri döndürülmesi,
yenilenmesi, depolanması, satın alınması
mümkün olmayan bir kaynaktır.
Yapılacak her iş için bir zaman gereklidir.
Zaman pahalıdır.
Zamanı Etkin Kullanmalıyız
Çünkü...
• İş çok, zaman yok ya da tam tersi
• Gecikiyoruz sonra ya bahane buluyor ya da
öfkeleniyoruz
• Strese giriyoruz
• Planlasak daha çok zamanımız olabilir
• Evde iş, iş de ev olmamalı
• Kendimizi yenileyemiyoruz
• Sosyal olamadığımızdan yakınıyoruz
• Başkalarına hayranlık duyuyoruz biz yapamayız
sanıyoruz
Yavuz Sultan Selim Mısır Seferine giderken yanında 3 katır
yükü kitap götürmüştü.
Zaman ve Biz...
• Zaman hiçbir zaman yönetimimize girmez biz
ancak zaman içinde tutum ve davranışlarımızı
yönetebiliriz
• İsteyip de yapmaya zaman bulamadığımız şeyler,
yeterince istediğimizden emin olmadığımız
şeylerdir.
• Şu ana kadar çok isteyip de neye sahip olamadık ?
• Zamandan kazanmak istiyorsak kayıplarımızdan
başlayalım.
• Zaman yönetimi aslında “ Kendini Yönetmek”
demektir
ZamanınTanımı. ..
• Dünyanın en uzun ve en kısa , en çabuk
ve en yavaş, hem minicik parçalara
bölünebilir hem de kitlesel, bir yandan
kıymeti bilinmeyip öte yandan
üzülünülen , onsuz hiç bir şey
yapılamayan, küçük olan şeyleri
yutuveren, büyük şeylere ise hayat
veren, mucizevi şey....ZAMAN
Voltaire
Zaman Konusunda İlginç Bir
Araştırma
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Türkiye’ de Ortalama 70 Yıl Yaşayan Biri
Uyku
23 yıl
Çalışma
19 yıl
Eğlence
9 yıl
İbadet
1 yıl
Beslenme
6 yıl
Ulaşım
6 yıl
Hastalık
4 yıl
Tuvalet
2 yıl
Okumak ve Seminerler
Başlangıç
1910
1970
1985
?!.....
 Bilimsel bilgi birikimi 3-5 yıl
içerisinde ikiye katlanmaktadır.
 Bilgisayarların hız ve kapasite
olarak ikiye katlanma süresi 6 aydır.
ABD ‘de Çalışma Hayatındaki
Gelişmeler
YILLAR
1700
1800
1900
1988
1995
Tarım
% 70
%65
% 40
%3
%3
Üretim
% 10
% 15
% 40
% 26
% 15
Hizmet
% 15
%15
% 15
% 15
% 15
Bilgi
%5
%5
%5
% 56
% 67
Zamanımızı Nerelere harc sorusu v
Meslek
Aile
Sosyal sorumluluk
Tatil
Eğlence - Spor
Arkadaşlar
Hobiler
Kişisel Gelişim
V i z y o n . . .
Bir kuruluşun ya da kişinin kendini başarılı görmesi
için bulunmayı istediği yerin kısa ve öz tanımıdır.
Kuruluşun ya da kişinin uzun dönemde neleri
başarmak istediğinin güçlü ve canlı anlatımıdır.
Önce Amaç ve Hedef ...
Belirlenmiş olmak
Ölçülebilir olmak
Yapılabilir olmak
Gerçekçi olmak
Zaman içinde sınırlanmış olmak
Hedefler . . .
Açıkça Tanımlanmalı
Gerçekçi Olmalı
Kurum Hedefleri İle Örtüşmeli
Motive Edici Olmalı
Zaman Sınırı Olmalı
Ödüllendirici Olmalı
Ne İstediğini,
Neler Yapabileceğini Bilmeli
İstek ile Yetenek Gerçeğe uymalı
Bir Şeylerden Vazgeçileceği Bilinmeli
Başarı İçin Öneriler
İlgi ALANI
İlgi ALANI
Etki ALANI
Etki
ALANI
Pozitif Odak
Negatif Odak
İş Önceliklerimiz... Örnek…
Uygulanması gereken
proje ve hazırlıklar
Önemli, acil değil - 2
Uzun vadeli işler
Planlamalar, tedbirler
İlişki geliştirmeler, Çalışanı
güçlü kılma
Tatil....
Acil, Önemsiz - 3
Acil değil ve Önemsiz - 4
İşimizi engelleyen durumlar
Önemsiz ayrıntılar
Telefonlar, ziyaretçiler
Telefon konuşmaları
Rapor, toplantı...
Boş faaliyetler
Acil, önemli - 1
Acil olaylar
Toplantılar
Zaman Yönetimi Konusunda
Tutumunuzu Ölçün...
• Anket kriterleri oluşturun
• Kendiniz değerlendirin çevrenize
değerlendirtin
• Sonuçlara göre bir zaman yönetimi
planı çıkartın
• Bir dostunuzla planınızı paylaşın ve
hemen uygulayın
Nasıl Bir Tipsiniz?
Fukara
• Zaman kaygınız var
• Plan, program yok
• Çok zaman, az iş
• Organize değilsiniz
• Sizi güvenilmez buluyorlar
• Çok yoruluyor ama rahat
olamıyorsunuz
Kontrol sizde
 Organize
 Önceliklerini bilen
 Amaç ve hedefi doğrultusunda
her şeye ölçülü zaman ayıran
 Zaman yönetimini bilen
Dengeli
 İş genellikle biter
 Telaş, baskı yok
 Daha iyi olanları dert etmiyor
 Hayatı yaşamak iş bitirmek
kadar önemli
 Fukara ve Kontrollü arası
Hastalıklı
 Zaman yönetimi takıntı halinde
 Zorlama var
 Büyük lokmalar ısırılmaya
çalışılıyor
 İşkolik
Zaman Envanteriniz..
Saat
Sıra Yapılan İşler
08:00 1
09:00 2
10:00 3
11:00 4
Harcana Süre Değerlendirme Önem Derecesi
Süre 3 hafta, yapılan tüm aktiviteler yazılacak.
Sorgu:
Bu işi hiç yapmasam olmaz mıydı?
Bu iş ben yapmasam olmaz mıydı?
Bu iş için bu kadar zaman harcamam gerekiyor muydu?
Bu iş için başkasının bu kadar vaktini almam gerekiyor muydu?
Bu iş için başkasının benim bu kadar vaktimi alması gerekiyor
muydu?
Zaman Hırsızları
• Plansızlık
• İş önceliklerimizi ve organizasyonun iş
akışını etkin kullanamayışımız (Yetki devri)
• Toplantı yönetiminden habersiz olmak
• Kişisel ve örgütsel kontrol yanlışlarımız
• Karar verme sürecindeki yanlışlarımız
• Etkinliğimizi azaltan diğer
sebepler;Telefonlar, ziyaretçiler
• Kişisel ve örgütsel organizasyon bozukluğu
Edison günde 18 saat çalışan bir insan “ömrü bir su gibi geçti
” diyor…
Öğrenciler İçin Zaman Tuzakları
•
•
•
•
Televizyon
Sinema
İnternet
Aşırılıklar (Gezi , Muhabbet, Spor…)
Planlama
• Çalışmanızı çeşitli dönemler için
planlamalısınız
• Günlük
• Haftalık
• Aylık
• Yıllık
Planlama
•
•
•
•
Yıllık örnek
Aylık örnek
haftalık
günlük
Toplantı Yönetimi (Koordinasyon)...
•
•
•
•
•
•
•
•
Toplantının amacı, duyurusu
Vakti – Başlama , Bitiş
Gündem ve gündem kontrolü
Uygun olmayan şartlarda toplantı
Eksik bilgi
Grup hafızasından yararlanamama
Rol paylaştırmama
Yetersiz toplantı tutanakları
Toplantı Yönetimi (Koordinasyon)...
Üst
Orta
Alt
5 - 10
20 - 30
40 -
45
40 -
40 - 45
45
20 - 30
40 - 45
40 -
45
İcraat
Beşeri işilkiler
5 - 10
İdari ve
stratejik
Öncelikler tartışması
Üst
Orta
Alt
İcraat
Beşeri işilkiler
İdari ve
stratejik
Günlük kontrol listeniz var mı?
• Zaman denetim tablosu
• İşleri puanlama
• Kontrol listesi oluşturabilirsiniz
• Ajanda kullanımı
• Elektronik zaman yönetimi
Zaman Tablolarımızı Oluşturalım
Tarih:
08:00
09:00
10:00
11:00
12:00
13:00
14:00
15:00
16:00
17:00
18:00
Ek Yorum:
Zorunlu, Acil Önemli, A Tipi İşler
Yapılması Gerekenler, Önemli Acil Değil,
B Tipi İşler
Yapılabilicekler, Acil - Önemli Değil,
C Tipi İşler
Zaman Tablolarımızı Oluşturalım
GÜNLÜK ZAMAN KAYIT CETVELİ
GÜN
SAAT
08:00
09:00
10:00
11:00
12:00
13:00
14:00
15:00
16:00
17:00
18:00
19:00
FAALİYET
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
ÖNEM
2 3 4
2 3 4
2 3 4
2 3 4
2 3 4
2 3 4
2 3 4
2 3 4
2 3 4
2 3 4
2 3 4
2 3 4
TARİH:
TEL DİĞ AÇIKLAMA
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
5
Zaman Tablolarımızı Oluşturalım
08,12,2001
SAAT
CUMARTESİ
RANDEVULARIM
TEL
P ZİYA BEY
08:00
09:00
Adapazarı Programı
*
10:00
FAX - MAİL- DİĞER
14:00
15:00
16:00
20:00
21:00
AÇIKLAMALAR:
*
®
Günboyu sürecek, KM ve KO ve ZY Prohramları
Bilgisayar, kitaplar, eğitim notu özeti, sinevizyon
Karar Verememe (Erteleme)
•
•
•
•
•
•
Hoşlanılanlar -- Hoşlanılmayanlar
Çabuk bitecekler – Uzun sürecekler
Kolay olanlar -- Zor olanlar
Bilinenler – Bilinmeyen yeni olanlar
Acil olanlar – Önemli olanlar
Başkalarının istekleri – Kişinin kendi
seçtikleri
Karar Verememe (Erteleme)
Yapmaktan hoşlandıklarım
Yapmam gerekenler
BAŞARI YAPMAM GEREKENLERİ ,
HOŞLANARAK YAPMADA
SAKLIDIR. HAYATIMIZ BU İKİ
MADDE ARASINDA GEÇMEKTEDİR.
Etkinliği Azaltıcı
• Telefon görüşmeleri
• Ziyaretçiler
• Hayır diyememe
ERTELEMEK
• Gerçekten önemli ve yaşamsal işlerle
uğraşmaktan alıkoyan erteleme;
– Kişinin kariyerini yıkabilecek,
mutluluğunu bozacak ve hatta hayatını
kısaltacak, her alanda başarıyı önleyen,
gizli gizli zarar veren bir alışkanlıktır.
Gecikmelerle Mücadele
•
•
•
•
•
•
Bitirme tarihini belirleyin.
İlk önce sıkıcı olan işi yapın.
Şimdi yapın!
Ödüllendirme sistemi kurun.
İşleri küçük bölümlere ayırın.
Sizi uyaracak biriyle anlaşın.
Ziyaretçiler
• Davetsiz misafirlerinizin olabileceğini
hesaba katın
• Ziyaretlerin süresini sınırlayın
• Mümkünse odanızın dışında buluşun
• Ziyaretçinize ona ayırabileceğiniz
vakti başta söyleyin
• Görüşemeyeceklerinize uygun bir
uslup geliştirerek söyleyin
Ziyaretçiler
• Sekreterlere randevu düzenleme
sorumluluğu verelim
• Ziyaretçiler önce sekreterle görüşsün
• Astlarımızın odasına gidelim
• Ziyaretçilerle odamızın dışında
görüşelim
• Zaman sınırını baştan belirtelim
Hayır Demesini Bilelim...
• Patronumuza;” hangisini önce yapayım?”
• İş arkadaşımıza;öncelikleriniz var
• Diğer departmanlara;öncelikleriniz var
• Kaytarıcılara; “sen nasıl hallederdin?”
Etkinliği Azaltıcı
•
•
•
•
•
Düzensizlik
Hayır diyememek
Geciktirme
Beklemeler
Aksaklıklar
•
•
•
•
•
Ziyaretçiler
Posta
Dedikodu
Gereksiz titizlik
Kahve sohbetleri
Zamanı iyi kullanmanın üç yolu
1. Düşük öncelikli işleri veya
faaliyetleri bırakmak.
2. Yaptığınız işte daha etkin olmak.
3. Bazı işleri devredeceğiniz bir insan
daha bulmak.
Günlük Dikkat ve Enerji Eğrisi
Dikkat, İlgi
7:00 9:00 11:00 13:00 15:00 17:00 19:00
Zaman
Bunlara Dikkat Edelim...
• Aniden kapıldığınız heves ve fikirlerin sizi kontrol
etmesine izin vermeyin. Onları not edin ve daha
uygun bir zamanda gözden geçirin.
• Mümkün olduğu ölçüde bir işi bitirmeden diğerine
geçmeyin
• Her akşam eve gitmeden önce masanızın üzerindeki
ve masanızdaki dosyalarınızda tuttuğunuz kağıtları
gözden geçirin. Kendinize aşağıdaki kontrol listesi
uyarınca puanlar verin. Amaç, mümkün olduğunca
düşük puan almaktır
Zamanı Etkin Kullanım Kriterleri..
• Yöntem geliştirin
• Öncelikli işleri belirleyin, nerede kime hayır
denmeli bilin, gereksizse eleyin
• İşlerinizi delege edin, astlarınızın gelişimine de
yardımcı olur
• Ertelemeyin
• Yapacağınız her işe zaman sınırı koyun
• Size nasıl davranılmasını istiyorsanız , o şekilde
davranın
• Bazen gereksiz işleri iyi yaparız , kendimizi
kandırmamalı ve abartmamalıyız
Etkili Zaman Yönetimi İçin
Tavsiye
1. Hafta boyunca yapmak istediklerinizi
listeleyin ve öncelik sırasına dizin.
2. “Günlük yapılacaklar” listesini önceliklerine
göre hazırlayın.
3. Listenizin başındaki işlere büyük bir dikkatle
yaklaşın.
4. Başladığınız işi bir kerede tamamlayın.
5. “Zamanınızı en iyi şekilde nasıl
değerlendirebilirim?” diye kendinize sorun ve
uygulayın.
Zamanı Etkin Kullanma
• Yiyip içtiğimiz şeyleri, ağzımıza alıp vücudumuza
mal ettiğimiz zaman bir lezzet alır ve istifade
etmiş oluruz. zaman da öyledir. Saniyeleri,
dakikaları, günleri ve haftaları kendinize mal
ettiğimiz ölçüde onun zevkini duyar ve geçmesini
istemeyiz. Hayat lezzeti duyulup neşesi
hissedildiği, bu günümüz ve yarınlar adına bir
şeyler vaadettiği nisbette tadına doyulmaz bir
nimet ise de, dikkatsiz ve şuursuzca yaşandığında ,
insanın sırtında bir yükten farkı yoktur.
Kişisel Organizasyon...
• Bilgi toplumu organizasyonu
gerektiriyor
• Dağınıklık, verimsizliğe,
korkuya, kontrolsüzlüğe,
strese, yorgunluğa sebep
olur
• Organizasyon, enerji,
yüksek performans,
üretkenlik, az hata, kolay
kontrol ve hakimiyete sebep
olur
Etkin Çalışma Masası - Büro...
• Efektif ofis sistemleri , materyallerini
tanıyın ve kullanmaya çalışın
• Ofis renk, ışık, havalandırma, iletişim
sistemler, izolasyon gibi özellikleri
çalışmanızı etkileyecektir
• Dosyalarınızı derecelendirerek saklayın
• Çöpe atmaya alışın
Gündelik Evrak Yönetimi...
Masanızı Boşaltın
Gelen Evrak Kutusu Kullanın
Gelen Evrakı Ayıklayın ve Dosyalayın
Kağıt Biriktirmeyin
Bilgi Akışını Sınırlayın
Kişisel Dosyalama Sisteminizi Oluşturun
Masa Üstü Organizatörleri Kullanın
Kendiniz isimlendirin...
•
•
•
•
•
Şimdi yap: Bu gün ilgilenmeniz gerekenler
Yakında yap: Bir hafta içinde ilgilenmeniz gerekenler
Dosyala: Derecelendirme sisteminize göre
Oku: Dergi, gazete, acil olmayan raporlar...
İlet: Başkalarına ulaştırmanız ve sözlü açıklama gerektiren
evrak için
• Bekleyen: Gerekli bilginin tümüne sahip olmadığınız için
hemen ilgilenemediğiniz işler için
• Projeler: Bir projeye ait tüm kağıtlar için. Her proje için
ayrı raf ya da dosya da kullanabilirsiniz.
• Diğer: Gereksinimleriniz doğrultusunda diğer gruplar
ekleyebilirsiniz: Takip edilen işler, çeşitli fiş ve makbuzlar,
faturalar, vb.
Nasıl Dosyalanır ?
• Neyi Dosyalamalı?:Gelecek için değer
taşıyan, size yada başkasına gerekli olacak
doküman dosyalanmalı
• Sınıflandırma: Korunması gereken,
başvurulacak, kontrol edilecek, hatırlatma
dosyaları
• Dosyalarınızı nereye koymalısınız?
Çalıştığımız, aktif , pasif dairesine
• Dosya tasarımı:
Esnek, düzenli, kolay
anlaşılabilen, ihtiyaçlara cevap verebilen
Nasıl Dosyalanır ?
• Ne zaman dosyalamalı: Günlük ve haftalık
• Dosyalamayı kim yapmalı? Siz yada
sekreteriniz önemli olan dosyalama sisteminizin
bilinmesi
• Güvenlik: Resmi evrak, teminatlar, sigorta
poliçeleri, muhasebe kayıtları, hisse senedi...
• Dosya Muhafazası: İçindekiler listesi
olsun,standart etiketler, tarihlendirme, arşivleme
kurallarınız var mı, tek kopya saklayın, yılda bir
kontrol edin,
Kişisel Organizasyon...
• Düzenli çalışma mekanınız olmalı
• Dosyalarınızı derecelendirerek saklayın
• Gerekmeyen dokümanları çöpe atmaya
alışın
• Gündelik evrak yönetimi
• Şimdi yap, dosyala, oku gibi kendi
isimlendirmelerinizi kullanın
• Sadce işyerinizi değil evinizde de benzer
düzenlemeler yapın
Kendimizi Düzeltelim
•
•
•
•
•
•
Toplu Çalışma Ortamı
Özel Büromuz – Çalışma Odamız
Masa Düzenimiz
Evrak, Dosya, Bilgisayar
Kitaplarımız, Defter, Fotokopiler
Okuma Alışkanlığımız - Hızlı
Kişisel dosya sistemi
kurabilirsiniz.
•
•
•
•
•
Projeler
Anlık işler
Kendini geliştirme
Fikirler
Arka plân bilgileri
Güç Alanı Analizi
Durdurucu Güçler
Bilgisizlik,maddi imkansızlıklar,
alışkanlıklar,...
T2
T1 Anı
D1 Denge Noktası
Zeka, hırs, disiplin, eğitim, plan,...
İtici Güçler
D2
Pareto Prensibi
20 %
80 %
80 %
20 %
Zaman
Sonuçlar
Son Olarak …
Sizde her dakikadan daha fazla zevk
alabilir, mesleğinizde ve kişisel yaşantınızda
daha başarılı olabilir ve çok daha az çabayla
çok daha fazla şey başarabilirsiniz.
BU GÜN SİZİN İÇİN GERÇEKTEN DE BİR
DÖNÜM NOKTASI OLABİLİR.
HAYATINIZDAN DAHA FAZLA ZAMAN
ALABİLİRSİNİZ…