Transcript Zaman Yönetimi
Zaman yönetimi
1
Zaman nedir?:
Zaman çoğunlukla yeterli olmadığından şikayetçi olduğumuz; her zaman tasarruf etmeye çalıştığımız, çoğunlukla kaybettiğimiz bir şeydir.
Zamanın olmayışı stres ve baskılara neden olmaktadır.
Zamanın sizi veya sizin zamanı kontrol edişiniz kararınıza bağlıdır. Zamanın nasıl tüketileceğini ve onun etkin yönetimine tayin eden sizden başkası değildir. Ya siz işinizi kontrol edersiniz yada işiniz sizi kontrol eder.
sizin Bunların hepsi size bağlıdır. Zaman hayatınızdır.
2
Zaman hakkında bazı gerçekler:
Zaman anlayışımız bazı terimleri bilmekle başlamalıdır. Bunların başında da zamanın daha fazlasının bulunmayışı gelmektedir. İster zamanı akıllıca kullanalım ister israf edelim günde 24 saat yılda 365 gün ve haftada 7 gün e sahip olmaktayız. Zamanı israf mı ediyorsunuz; hayatınızı israf ediyorsunuz.
Zamanınıza hükmedebilirseniz hayatınıza da hükmedebilirsiniz 3
Zamanın değeri:
Bir yöneticinin zamanı onu yakından kontrol etmeye ve dikkatlice harcamaya mecbur birisidir.
şeyleri haftalar olduğu Vakit hemen elde etmeye ve ana nakittir yöneticinin hem de astlarının zamanı için geçerlidir. Kuşkusuz birçok günleriniz olmuştur ki sizden talep edilen bir çok yapmaya kaynaklardan sözü hem zaman bulamamışsınızdır. Saatler, günler ve bitivermiştir. Bir çok yönetici daha fazla zamanı bir yerlerden satın almaya çok şey verebilirlerdi.
4
Zaman yönetiminde uzman olan Alec Mackenzie binlerce yönetici arasında yaptığı bir incelemede yalnızca % 1’nin yeterli zamana sahip olduğu gerçeğini ortaya çıkarmıştır. Zamanı olmadığını söyleyenlere daha ne kadar zamana ihtiyaçları olduğunu sorduğunda aldığı cevap % 50 daha fazla zamana ihtiyaçları bulunduğu olmuştur.
5
Diğer bir araştırma vasat bir yöneticinin bir saatte en az faaliyetlere israf 10 dakikasını gereksiz ettiğini göstermiştir. Günde 9 saatlik bir mesaiyi var sayarsak günde 90 dakikalık bir kayba eş değerdir. Bu aynı zamanda haftada 7.5 saat 1 Ayda 1 Tam hafta ve yılda 8 haftadan fazla bir zamanın israf edildiği anlamına gelir. Zamanınız sizin hayatınızdır.
6
Maliyetler açısına gelince her saatin 10 dakikasını israf eden bir yöneticinin saat ücretine 13 $ ‘dan varsayacak olursak şirkete maliyeti günde 19 $ haftada 95 ve yılda 4750 $ mal olmaktadır. Hiç kuşkusuz vakit nakittir.
7
Zamanınızı iyi yönetiyor musunuz:
Yapacak çok işiniz var mı ?
Zamanınızın çoğunu masanızda ve evraklarınızın arasında mı sarf etmektesiniz?
Evinize sık sık iş götürmekte misiniz?
Yapılacak işler listenizdeki tüm maddeleri çoğunlukla tamamlayabiliyor musunuz?
8
Yapılacak işler listenizdeki tüm maddeleri çoğunlukla tamamlayabiliyor musunuz?
Bütün temrin planlarınızı ön gördüğünüz tarihlerde karşılıya biliyor musunuz?
Arzuladığınız eserleri okumaya imkan bulabiliyor musunuz?
Masanıza veya ofisinize kalmamış bir kimse misiniz?
bağımlı 9
Telefonda misiniz?
çok zaman sarf etmekte Zamanınızın çoğu toplantılarda mı israf edilmektedir?
Sık sık geçerken ziyaretçileriniz var mıdır?
uğrayan Kendiniz aileniz faaliyetleriniz için dostlarınız ve sosyal yeterli olduğunu hissetmekte misiniz?
zamanınız 10
Bu sorulara verilen cevaplar size zamanınızı ne denli iyi yönettiğiniz hakkında ip uçları verecektir. Eğer kendinize karşı dürüst iseniz zamanı yönetmedeki beceri göreceksiniz.
ve tekniklerinizin geliştirilmeye muhtaç olduğunu
11
Zaman hakkında efsaneler:
az Zamanınızı deyinmeden bir de bu davranışlarımıza daha iyi yönetmenin faydalı birkaç ipucuna önce popüler birkaç efsane veya mite deyinmede yarar vardır. İnsanlar bu efsanelerin en kısmına inanmaktadırlar.
Bilinçli olarak bilsek de bilmesek inançlar bizim tavır ve rehber olmaktadırlar.
12
1.
Ne kadar çok çalışırsanız o kadar fazla iş yapmış olursunuz: Buna aynı zamanda kova dolusu terleme sendromuda denmektedir. Burada sıkı çalışmanın miktarı ila başarılan olumlu sonuçlar arasında direkt bir ilişkinin var olduğu kabul edilmektedir. Ancak etkin sonuçların anahtarı doğru olan şeyleri yapmaktır. Yanlış düşük öncelikli veya lüzumsuz işler üzerinde zamanı kullanmak çoğunlukla israftır. Etkin planlama için zaman ayırmak işlerin icrası esnasında pek çok zamanın tasarrufuna neden olmaktadır. Planlama için ayrılan 1 saat işin icrası esnasında 4 saat tasarruf edilmesini sağlamaktadır. Her şeyi yapmaktan çok doğru olan şeyleri yapmayı öğrenmek gerekir.
13
2.
Eğer bir şeyin doğru olarak yapılmasını istiyorsanız onu kendini yapınız: Burada ki kabuller diğer insanların sizin kadar becerili olmadığı veya başkalarına işlerin yapılışını açıklamamakla zamandan tasarruf sağlayacağınız veya etkinlikle yapabilecekleri bağımlı olmaktan kurtulacağınız anlamına gelmektedir. İnsanların işlerin bir sınırı vardır.
Her az şeyi kendiniz yapmaya kalktığınızda gereksiz yere güçten düşersiniz. İşi kendinizin yapması nedeniyle gerçek yönetim işine daha zamanınız kalır.
14
Zaman hakkında efsaneler:
3.
liderlik ve Açık Kapı Politikası: Otokratik popüler yalnızca yukarıdan aşağıya bir haberleşmeyi ifade eden bu 60’lı yılların katılım hareketine birçok yöneticinin zaman israfına neden olmaktadır. Her ne kadar günümüzde popülerliği devam etmekte ise kapalı kapılar ardında erişilmezliği simgeleyen bu politika zaman garanti baş vurulabilir olmaları başarı için değildir. Astların aşırı derecede bağımlı olmaları ve rutin kararları da yöneticiye yöneticilerin kendilerine her götürme israfını doğurur.
istekleri zaman 15
Zaman hakkında efsaneler:
4.
Siz baskı altında en iyi şekilde çalışırsınız. En anlamsız ve en tehlikeli efsanelerden birisidir. Her ne kadar bazı insanlar baskı nazaran daha altında iyi diğerlerine çalışırlarsa da bütünleşik başarının herkes için uygun bir planlama yönetmektir.
ve sistematik zaman yönetimi sayesinde elde edilebileceği açıktır. “Ben baskı altında daha iyi çalışabilirim “ ‘e verilecek cevap zamanın kötü yönetimine bir mazeret değildir.
Ayrıca zaman baskısının stres yarattığı açıktır. Stres de beyniniz ve vücudunuz üzerinde zorlanmaya yol açar. Stres içinde tavsiye edilen ilaç zamanı daha iyi
Zaman hakkında efsaneler:
5.
Benim zamanımı diğer insanlar israf etmektedirler: Zaman israfının nedenleri araştırıldıkça bir çok yönetici telefonlara cevap verme , kırtasiyecilik gayet gelişi güzel ziyaretçiler ve gibi dış faktörleri saymaktadırlar.
Aslında suçun dış faktörlerde değil iç faktörlerde olduğu açıktır. Etkin zamanı yönetme sizinle başlar, başkalarıyla değil.
17
Nereden Başlamalısınız?
1.
Kişisel bir zaman analizini yürütmek, 2.
3.
Daha çok organize olmak, yapmak, Daha iyi sonuçlar için daha iyi planlar 4.
Zamanınızı israf edicileri kontrol etmek, 5.
6.
Delege etmek(yetki devri), Şaşkınlığın üstesinden gelmek.
18
Kişisel Zaman Analizi
Daha iyi zaman yönetimi için en etkin ilk adım zamanınızı nasıl harcadığınızın analizidir. Bu analizi en iyi şekilde yapmanın yolu günlük zaman cetveli tutmakla olur. Bu cetvel gününüzün nasıl geçtiğinin bir kaydı olup 15’er dakikalık ve yarımşar saatlik bloklara ayrılmıştır. Optimal sonuçlar için iki haftalık bir sürede günlük olarak tutulmaktadır. Gün içinde sürekli kaydetmek yerine , günde iki kez yaptığınız işi bırakarak cetvele kayıtlarınızı girebilirsiniz.
Cetvelde faaliyetleriniz verebilmeniz önem sırasına göre 1 ile 5 arasında öncelik Cetvelde için hazırlanmıştır. Düşük önceliklere 3-5, yüksek önemde olanlara 1-2 derece vererek kaydedebilirsiniz.
ayrıca faaliyetlerinizi kesintiye uğratan olayların sayısını tayin etmek üzere yer ayrılmıştır. Bir kısım yöneticinin cetvelin tutuluşunu zaman israfı olarak değerlendirmesine karşın sonuçlar son derece şaşırtıcı ve açıklayıcı olabilir.
19
Daha İyi Organize Olmak
Masanız: 1.
Masayı bütün lüzumsuz eşyalardan kurtarınız.
2.
Masa veya rapor üzerinde her defasında yalnızca bir proje tutulmalıdır.
3.
Diğer kişilerin masanızın üzerinde bir şeylerle doldurmasına izin vermeyiniz.
4.
Masanın gözlerini bir süper market gibi kullanmayınız.
5.
ve Dosya gözünüzü yalnızca kullanmakta olduğunuz lüzumlu dosyalar için kullanınız.
20
Masanız;
6.
ediniz.
Dosyaların arkalarını kimlik etiketleriyle organize 7.
Öğle yemeği ve iş günü sonunda masanızın üzerini temizleyiniz.
8.
Masanızı acele ile üzerindekileri gözlere koyarak hiçbir zaman temizlemeyiniz.
9.
Masa gözlerini düzenli bir şekilde düzenleyerek organize bir durumda tutunuz.
10.
Eğer gerçekten bir masaya ihtiyacınız yoksa ondan kurtulunuz.
21
Çalışma Ortamınız
1.
Ara bölmeleri, dosya dolaplarını ve ofis bitkilerini iyi bir tarzda kullanınız.
2.
Sandalyenizi kullanmayınız.
kapı veya pencereye karşı 3.
Eğer bir sekreteriniz varsa masasını kapıya yakın bir yere yerleştiriniz.
4.
Sıkça kullanılan referans ve diğer malzemeleri elverişli yerleştiriniz.
5.
Geniş bir kağıt sepetiniz olmalıdır.
22
6.
Ofislerde iki saat bulundurunuz.
7.
Bir olmalıdır.
iş alanınız ve bir de toplantı alanınız 8.
İş alanınızdaki bütün düz satıhları üzerlerine bir şeyler koymadan tutunuz.
4.
Astlarınız arasında en çok konuştuğunuz kişileri, ofisinizin yakınına yerleştiriniz.
10.
etmeye En uygun ve çalışınız.
kullanışlı teçhizatı elde 23
Etkin Planlama
1.
Birbirinden bir listesini farklı olarak yaptığınız şeylerin çıkarınız., 2.
Faaliyetlerinizi bir (Şekil 2) öncelik sırasına koyunuz.
3.
Haftalık bir plan geliştirilmesi (Şekil 3).
4.
Bir günlük yapılacak işler listesi geliştirilmesi (Şekil 4).
24
Etkin Planlama İçin İpuçları
1.
Yapılacak işler listesini önceden bir hazırlık gerekip gerekmeyeceğini düşünün.
2.
Listenize çok şey sokmaktan kaçının.
3.
Gerekli malzemeleri bir gün önce düzenleyin.
4.
Kafanızda öncelikli faaliyetleri ve organize fikirleri gözden geçirin.
5.
Diğer önemli bir göreve bakabilmeniz için kendinizi “ Mevcut değil” olarak planlayın.
6.
Planınıza mümkün olduğunca sadık kalın 25
Etkin Planlama İçin İpuçları
7.
İş tamamlanıncaya kadar bir iş üzerinde çalışın.
8.
tutunuz.
Yapılacak işler listesini her zaman göz önünde 9.
Günün sonunda yapılmış işleri değerlendiriniz ve tamamlamada geçen zamanı işaretleyin.
10.
11.
Bitmemiş işleri ertesi günkü listeye alın.
Yeni tanzim ediniz.
görevleri de dikkate alarak öncelik sırasını 26
İyi Delegasyon İçin Adımlar
1.
2.
3.
4.
5.
Doğru işi seçiniz.
Doğru kişiyi seçiniz.
Tutarlılık içinde delege ediniz.
İşi bir bütün olarak delege ediniz.
Yapılacak işi anlaşılır biçimde açıklayın.
27
6.
Yetki veriniz.
7.
Verilen sorumluluk ve yetkiyi bildiriniz.
diğerlerine de 8.
9.
İşe karışmayınız.
İletişim (Feedback) konusunda ısrarlı olunuz.
10.
Biten işi değerlendiriniz.
28