Transcript 3. hafta iş analizi ve iş tasarımı

İŞ ANALİZİ VE İŞ
TASARIMI
3. HAFTA
• Bir işletmede,
çok sayıda farklı işler
yapılmaktadır.
Bazen gerek İK yönetici ve
uzmanları, gerekse birim yöneticileri, işletmede
yapılmakta olan bu işler hakkında bilgi sahibi
değildirler. İşletmede yapılmakta olan bu işler ve
bu işlere ait gerekler hakkında bilgiyi nereden
sağlayacaklardır?
• İşte bu ihtiyaç,
İŞ ANALİZLERİ ile
karşılanmaktadır.
İŞ ANALİZİNİN TANIMI
• İş analizi: işlerin doğru, etkin ve sağlıklı biçimde
değerlendirilmesi amacıyla örgütte yer alan her işin ayrı ayrı
niteliği, niceliği, gerekleri, sorumlulukları ve çalışma koşullarını
bilimsel yöntemlerle inceleyen ve bilgi toplayan bir tekniktir.
• İŞ ANALİZİ işletmede,
• yapılacak her bir işin niteliği,
• işin genel durumu ve özellikleri,
• işin yapıldığı çevre ve çalışma koşulları hakkında bilgi
toplanması,
• toplanan verilerin sistematik şekilde incelenmesi,
• değerlendirilmesi ve bunlara ilişkin bilgilerin yazılı hale
getirildiği bir süreçtir.
İş analizi çalışmaları sonucunda şu
temel sorulara cevap aranır:
•
•
•
•
•
•
İşin Ne olduğu
İşin Nasıl yapıldığı
İşin Ne zaman yapıldığı
İşin Nerede yapıldığı
İşin Neden yapıldığı
İşin Kim tarafından yapıldığı
• Çalışanın görevleri ve sorumlulukları
• Çalışanın ne gibi bilgi, kişilik ve zihinsel/fiziksel
özelliklere sahip olması gerektiği
İŞ ANALİZİNİ KİM YAPAR?
• İş analiz çalışmaları, organizasyon içerisinde
oluşturulacak bir uzmanlar grubu veya birim
tarafından yapılacağı gibi, işletme dışından bir
danışman kişi veya kuruluş aracılığı ile de
yapılabilir.
• İşletmedeki iş analizleri sürekli değilse, bir
danışmana kişi veya kuruluşa, yaptırılabilir. Eğer
işletmedeki iş analizleri sürekli ve çok şekilde
yapılıyor ise, bu durumda işletme içerisinde
oluşturulacak bir birim tarafından yapılması
doğru olacaktır
İş analizinin yapılmadığı
işletmelerde
• İşletmede bulunan mevcut işlerin gereklerinin
bilinmediği bir örgütte, istihdam edilmek üzere
ne tür vasıflara sahip elemanlara ihtiyaç
duyulduğu bilinemez, dolayısıyla sağlıklı bir
seçim yapılamaz.
• İş tanımlarının ve iş gereklerinin bulunmadığı
işletmelerde elemanların başarılarını ölçmek,
onların ne tür eğitim programlarına ihtiyaçları
olduğunu saptamak, yaptıkları işleri sağlıklı bir
şekilde ücretlendirmek de söz konusu değildir.
İş analizinin kullanım amaçları
1
• Gelecekte gereksinim duyulacak çalışan ihtiyacını
saptayarak insan kaynakları planlamasına yardımcı
olmada,
• İşe alımdaki açık ve kesin kriterleri oluşturmada ve işle
işgörenin eşleştirilmesinde,
• İşgören seçme testlerinin hazırlanmasında,
• İşle ilgili performans standartlarının oluşturulmasında ve
işgörenlerin performans değerlemelerinde,
• İşlerle ilgili sorumluluk ve yetki belirleme çalışmalarında,
• İşçi-işveren arasında oluşabilecek uyuşmazlıkların
çözümünde,
İş analizinin kullanım amaçları
2
• Şu anda ya da gelecekte ortaya çıkabilecek eğitim
ihtiyacını tespit etmede ve eğitim programlarının
geliştirilmesinde,
• Olumsuz çalışma koşullarının ortadan kaldırılması ve iş
güvenliği kriterlerinin belirlenmesinde,
• Ücret ve maaşların belirlenmesinde, işgörenlere yönelik
parasal özendirme planlarının hazırlanmasında,
• Yeni işgörenlerin işe alıştırılması çalışmalarında, terfi,
transfer ve iş rotasyonuna (iş değiştirme) yönelik
kararların alınmasında,
• İşlerin yeniden yapılandırılması ve zenginleştirilmesi
çalışmalarında,
İş analizine dayalı eylemler
İ.K. Planlaması
İŞ TANIMLARI
Görevler
Sorumluluklar
İlişkiler
İş koşulları
İş
Analizi
Tedarik ve Seçim
Eğitim ve Geliştirme
Performans
Değerlendirme
İŞ ŞARTNAMELERİ
Bilgi
Beceri
Yetenekler
Kişisel özellikler
Ücret
Sağlık ve Güvenlik
Sendika ile İlişkiler
İş tanımı ve iş şartnamesi
• İş analizi sonucunda ortaya çıkarılan ve çeşitli
amaçlarla kullanılan belgelerden birisi iş
tanımlarıdır. Diğeri iş şartnamesidir.
• İş tanımı: belirli bir işte yapılması gereken
görevlerin, ödevlerin ve davranışların yazılı bir
ifadesidir.
• İş şartnamesi: bir işi yapacak kişilerin sahip
olmaları gereken niteliklerin belirtildiği bir
belgedir.
İş analizi süreci
İş analizi süreci, birbirini izleyen üç aşamadan
oluşmaktadır:
• 1-Hazırlık çalışması
• 2-İş analizi bilgilerinin toplanması
• 3- İş analizi bilgilerinin uygulanması
İş Analizi Hazırlık Çalışmaları
İş analizi çalışmasına başlamadan önce,
işletmenin örgüt yapısı ve bu yapı içerisinde izlenmekte olan
süreçlere ilişkin şemalar ayrıntılı şekilde gözden geçirilerek örgüt
yapısı içindeki çeşitli birimlerde yapılmakta olan işler tespit
edilmektedir.
• Ayrıca, işletmenin
• yönetim anlayışı ve felsefesi,
• çalışanların eğitim düzeyleri,
• işletmenin faaliyet gösterdiği sektör,
• işletmeyi etkileyen iç ve dış çevre koşulları ve benzer
konularda da bilgi sahibi olmak gerekir.
İş Analizi Bilgilerinin
Toplanması
İş analistleri, iş analizinde şu sorulara uygun cevaplar ararlar:
• İK (personel) ne yapıyor? ( Personelin görevi )
• Personel işini nasıl yapıyor? (Yöntem ve teknikler )
• Ne çeşit yardımcı araçlar gerekiyor? (Makineler, aletler,
donanım)
• Hangi çıktılar elde ediliyor? (Üretilen mal ve hizmet )
• Ne çeşit beceri, bilgi ve deneyim gerekiyor? (İş gerekleri)
• İşler hangi koşullarda yapılıyor? (Çevresel faktörler )
İş analistleri, yukarıdaki sorulara uygun cevaplar bulabilmek için
şu üç aşamayı sırasıyla izlemektedir:
• 1. Analiz edilecek işlerin iş unvanlarının belirlenmesi
• 2. Bir soru formunun hazırlanması
• 3. İş analiz bilgilerinin toplanması
İş analizi süreci
İŞ ANALİZİ İÇİN HAZIRLIK
İŞ ANALİZİNİN VERİLERİNİ TOPLAMA
İşin Kimliği
İş Tanımları
Anket
Geliştirme
İş Şartnameleri
Veri
toplama
İş
Standartları
İŞ TANIMLARI
• İş Tanımı: Bir işgörenin yaptığı şeyi, işin nasıl yapıldığını, işin
ne zaman ve nerede ifa edildiğini açıklayan ve iş analizi sonucu
geliştirilen yazılı bir belgedir.
• İş Tanımlarının Unsurları:
• 1. işin kimliği ve Konumu
• 2. işin amacı ve özeti
• 3. görev ve sorumluluklar
• 4. ilişkiler
• 5. bilgi, beceri, yetenek gerekleri (Üst Bilgi- Know – how)
• 6. problem çözme
• 7. yetki
• 8. işte kullanılan araç ve gereçler
• 9. performans standartları
İş tanımlarının kullanım
alanları
• 1. seçim
• 2. terfi
• 3. performans değerlendirme
• 4. performans standartları oluşturma
• 5. iş değerlemesi
• 6.eğitim
İŞ ŞARTNAMELERİ
• Bir işgörenin belirli bir işi yapması için gerekli
olan beşeri nitelikleri belirten yazılı bir belgedir.
• İş şartnamesinin unsurları:
• 1. işin kimliği
• 2. deneyim
• 3. öğrenim gerekleri
• 4. özel bilgi gerekleri
• 5. fiziksel gerek ve beceriler
• 6. kişilik gerekleri
İş şartnamesinin kullanım
alanları
• 1. işe eleman seçiminde
• 2. eğitim ihtiyacının saptanmasında
• 3. iş değerlemesinde
İş Gerekleri Formu Örneği
İŞ ANALİZİ VERİ TOPLAMA
YÖNTEMLERİ
•
•
•
•
•
İşler hakkındaki bilgiler 3 ana kaynaktan elde edilebilir.
1. bu işlerde çalışan işgörenler,
2. bu işleri bilen gözetimciler dahil diğer işgörenler,
3. işgörenleri izleyen bağımsız gözlemciler.
Bu kaynaklarla bağlantı kurmak için kullanılan bilgi
toplama yöntemleri şunlardır:
• 1. gözlem
• 2. görüşme
• 3. soru formu
1. Gözlem yöntemi
• Gözlem yönteminde iş yükümlüsü doğal ortamında izlenerek
faaliyetleri ve davranışları kayıt altına alınır.
• Gözlem yöntemi doğrudan gözlem veya dolaylı gözlem şeklinde
uygulanabilir.
• Direkt gözlem yönteminde ilgili kişinin yanında bulunulur, uzaktan
gözetlenir veya video kamera aracılığıyla “izlenir”.
• Dolaylı gözlem yönteminde ise video kayıtları banttan
“incelenerek” veya kişinin çıkardığı iş sonuçlarına bakılarak
“değerlendirme” yapılır.
• Gözlem yöntemi bir çok ayrıntıyı ortaya çıkarma potansiyeline
sahip olmakla birlikte iş rollerini belirleme konusunda yetersiz
kalan bir tekniktir.
• Gözlem yöntemi özellikle fiziksel görevlerin ardışık sırasını
belirleme konusunda araştırmacıya yardımcı olur.
1. Gözlem yöntemi
Çalışanların iş başındaki faaliyetleri iki şekilde gözlemlenir:
1. Uzun sayılabilecek bir zaman boyunca bir kişiyi sürekli gözleme,
2. Örneklem olarak belirlenen kişileri rasgele seçerek daha kısa zaman süreleri
içinde gözleme.
• Gözlem yöntemi basit ve kolay uygulanabilen bir yöntemdir.
• Gözlem yönteminin sorulacak soruların belirlenmesine fırsat sağlayacağı için mülakat
tekniğinden önce uygulanması yerinde olur.
• Ancak gözlem yöntemini her koşulda uygulamak mümkün olmayabilir. Bazı işyerlerinde
sendika temsilcileri böyle bir gözlem çalışmasının yapılmasına itiraz edebilirler veya iş
güvenliği, meslek sırrı gibi nedenlerle gözlem yapılmasına izin verilmeyebilir.
• Gözlem yöntemi, basit ve rutin işler için uygundur.
• Ancak, bu işlemin zihinsel bilgi gerektiren işler için uygulaması zor gözükmektedir.
2. Görüşme (mülakat) yöntemi
 İşi yapan yükümlüler, amirler veya konu içeriği uzmanlarıyla
görüşme yapılarak işe ilişkin görevlerin belirlenmesi sürecidir.
 İş yükümlüleri işin boyutlarını genelde bilemezler veya
isimlendiremezler. İşin boyutlarını daha sonra analizi yapan
araştırmacı belirler.
 Mülakat sırasında iş yükümlüsüne sorular sorularak işi nasıl
yaptığı belirlenmeye çalışılır.
 Yükümlünün cevapları hemen ya yazılı hale getirilir veya
banda alınarak daha sonra yazıya dökülür.
 Sübjektivitesi yüksek bir yöntemdir. Kimi çalışanlar tevazu
gösterip çarpıtabilirlerken, kimileri de abartabilir.
 Bu yöntem anketle birlikte kullanıldığında, daha etkin sonuçlar
alınacaktır.
2. Görüşme (mülakat) yöntemi
1. Yapılandırılmış mülakat: sorulacak soruların niteliği ve sırası önceden
belirlenmiştir.
•
her şey önceden planlanmış olduğundan veriler daha sistematik bir biçimde
toplanır.
2. Yapılandırılmamış mülakat ise serbest bir tarzda yapılır ve konuşmanın
seyrine göre görevler belirli bir sistematikten yoksun olarak belirlenmeye
çalışılır.
•
•
Mülakat, iş analizi sürecinin herhangi bir aşamasında yapılabilir.
Mülakat yöntemiyle kişinin kendi işini nasıl gördüğü ve algıladığı daha net bir
şekilde ortaya konur.
3. Anket (Soru Formu) yöntemi
•
İlk adım olarak, analistler, iş analizi yapılacak bölümün
yöneticisi ile işe başlamalı, onlara çeşitli sorular yönelterek,
söz konusu bölümde yapılan işi ve o işin diğer işlerle olan
ilişkisini detaylıca öğrenmeye çalışılmalıdır.
Örn. Fabrikada çalışan tornacıların yaptığı iş analiz edilirken hepsinin
dolduracağı tek tip bir anket sonucunda gerekli tüm bilgi edinilmiş olur,
ancak söz konusu olan çeşitli memurluk pozisyonları ise, aynı şey onlar için
geçerli olmayabilir.
Örn. Bir ankete evrak kayıt memurunun verdiği cevaplardan muhasebe servisinde
çalışan bir memurun yaptığı iş çıkartılamaz. Böyle durumlarda değişik anketlere
ihtiyaç duyulur.
3. Anket yöntemi
•
Bu araştırmaları takiben, ortaya çıkacak anket taslakları hem
çalışanların bir üst amirine, hem de bölüm yöneticisine
kontrol ve onay için verilmelidir.
•
Anket işçi ve memur pozisyonlarında olduğu gibi, amir ve
yönetici pozisyonları için de önemli bir araçtır.
•
Fakat yöneticinin yaptığı işin çok kapsamlı olması
nedeniyle anketlerin çok fazla soru içermesi gerekebilir.
•
Oysa, yöneticinin zamanı kısıtlıdır. O nedenle, anketler kısa
tutulmalı, iş analisti, yönetici ile uygun zamanda yapacağı
görüşmede, ona işiyle ilgili daha detaylı sorular yöneltmelidir.
Yöneticiler için hazırlanmış bir iş analiz anketi
Tarih:………………………………………….
Adınız soyadınız:…………………………….
Yaptığınız işin unvanı:………………………
Bir üst amirinizin adı:………………………..
Çalıştığınız bölüm:…………………………..
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
İşinizi tanımlayınız
Bir üst amirinizden sonra, eğer varsa, kime bağlı olarak çalışıyorsunuz?
Astlarınız olarak çalışanları ve onların görev ve pozisyonlarını belirtiniz.
Diğer departmanlarla olan ilşkilerinizden bahsediniz
Bu görevi yerine getirirken ne tür kararlar vermeniz yetkiniz dahilindedir.
Bu görevi yerine getirirken hangi kararları verebilmek için üst(lerinizin) onayını
almanız gerekir.
İşinizle ilgili günlük aktiviteleri yazınız.
İşinizle ilgili değişken sürelerde yapılan aktiviteleri yazınız.
Bu pozisyonda, ne kadar seyehat etmeniz gerekmektedir.
Yaptığınız işle ilgili eklemek istediğiniz şeyler varsa, yazınız.
Bir üst amirin düşündükleri:
Amirin imzası
• Bir iş hakkında bilgi elde etmenin diğer
yolları arasında:
• 1. daha önceki iş tanımlarının incelenmesi
• 2. iş araçlarının incelenmesi
• 3. işleri bizzat ifa etme
YETKİNLİKLERE DAYALI İŞ
ANALİZİ
• Geleneksel iş analizlerinde önemli olan çalışanın “ne “
yaptığı olup odak noktası iştir. Yetkinliklere dayalı iş
analizinde ise kişinin ne yaptığından çok nasıl yaptığı
önemli olup, çalışanın kendisine odaklanılır. Kişi işinde
başarılı olabilmek için ne tür yetkinliklere sahip
olmalıdır sorusuna yetkinliklere dayalı iş analizlerinde
yanıt aranır.
• Geleneksel iş analizleri ile karşılaştırıldığında
yetkinliklere dayalı iş analizlerinin daha esnek, daha
stratejik ve işletmelerin performans yönetimine daha
uygun olduğu görülmektedir.
İŞ STANDARTLARI
• İş Standartları; çalışanların çabaları için ulaşılması gereken hedefler
şeklinde tanımlanabilir. İş Standartları, bir işin başarı derecesinin
tespitinde kullanılan bir kriter olup, örgütteki birim yöneticilerinin
çalışanlardan ne beklenmesi konusunda yardımcı olmaktadır.
• İş Standartlarının iki işlevi vardır:
• Birinci işlev, çalışanlar için ulaşılması gereken hedefler olmasıdır.
• Ulaşılması gereken hedeflere erişmek çalışanları motive eder,
onlara başarı duygusu vererek iş tatmini sağlar. İş standartları
olmaksızın çalışanların performansının olumlu veya olumsuz yönde
gerçekleştiği söylenemez.
• ikinci işlevi ise, işteki başarının ölçülmesinde kriter olarak
kullanılmasıdır. İş standartlarının bulunmaması halinde, hiçbir
kontrol sistemi iş performansının başarılı ya da başarısız olduğunu
doğru ve güvenilir bir şekilde değerlendirememektedir.
İŞ ANALİZ TEKNİKLERİ
• İşler hakkında elde edilen veriler, iş analizi
teknikleriyle amaca uygun bir şekilde analiz
edilerek iş tanımları ve iş şartnameleri geliştirilir.
• Bir çok iş analizi tekniği bulunmaktadır.
Bunlardan başlıcaları:
• 1. fonksiyonel iş analizi
• 2. görev envanteri
• 3. pozisyon analizi anketi
• 4. Kritik olay tekniği
• 1. fonksiyonel iş analizi: bir iş sayesinde yerine getirilen
faaliyet ile çalışanların o işi tamamlamak için yaptığı
faaliyeti birbirinden ayıran bir görev analizi tekniğidir.
• 2. görev envanteri: belli bir meslekte çalışanlar
tarafından gerçekleştirildiği düşünülen görevler veya
faaliyetlerden oluşan listeye verilen addır.
• 3. pozisyon analizi anketi: çalışma davranışlarını, çalışma
koşullarını ve işin özelliklerini gösteren ve çeşitli işlere
uygulanabilen 194 maddelik standart bir iş analizi
anketidir.
• 4. Kritik olay tekniği: kritik iş görevlerini belirleyen bir
tekniktir. İşin başarısı açısından kritik değere sahip çalışan
davranışlarına odaklanır.
İŞ TASARIMI (DİZAYNI)
• Belirli bir iş ya da birbirlerine bağımlı işlerden oluşmuş
sistemlerin, hem çalışanların iş deneyimlerini, hem de işleri
başında verimlerini artırmak amacıyla değiştirilmesini içeren
faaliyetlere iş dizaynı denir.
• İş Dizaynı Teknikleri;
• İş Basitleştirme,
• İş Rotasyonu,
• İş Genişletme,
• İş Zenginleştirme,
• İş karakteristikleri modeli,
• Süreç yenileme.
• İş basitleştirme (Job Simplification): işi en küçük parçalara
ayırarak kolayca eğitim vermek niteliksiz iş gücünü kullanmak
ve bu suretle maliyetleri düşürmek amacıyla yapılır.
• İş rotasyonu: işgörenleri farklı görevler içeren işlerde periyodik
olarak görevlendirmeyi veya bir iş ya da görevden başka birine
hareket ettirmeyi öngörür.
• İş genişletme (Job Enlargement) : bir işgörenin sadece tek bir
görev üzerinde uzmanlaşması yerine onun işin tümü veya
birkaç görevini öğrenerek icra etmesi anlamına gelir.
• İş zenginleştirme ( Job enrichment): iş içeriğinde ve
sorumluluk düzeyinde dikey temel değişiklikleri yapmayı içerir.
• İş karakteristikleri modeli: kapsamlı bir iş zenginleştirme
modelidir. İşgörenleri motive etme ve tatminlerini sağlamak
için hem yatay hem de dikey iş yükünü birleştirir.
• Süreç yenileme (Reengineering) : iş sistemini yeniden
düşünmeyi ve tasarlamayı içerir.
işgören motivasyonu ve uyumu
açısından iş tasarımı konusunda
alternatif düzenlemeler
• Standart Çalışma Programları
• Esnek Çalışma Programları (Çalışma)
• Sıkıştırılmış İş Haftaları,
• Kısmi (Yarı-zamanlı) çalışma yöntemidir. ,
• Evden Çalışma ( Home Office )
• Standart Çalışma Programları: sabit bir çalışma haftasına
göre çalışmanın programlanmasını öngörür. Örneğin günde
belirli saatler arasında 7,5 saat çalışma.
• Esnek Çalışma Programları (Çalışma): işgörenlere çalışma
zamanlamasında ve iş dışı faaliyetlerde günlük tercihte
bulunma olanağı veren bir programdır.
• Sıkıştırılmış İş Haftaları: esnek çalışma yöntemlerinden
biridir. Örneğin bir haftada çalışılması gereken 45 saati 6 gün
yerine 4-5 güne sıkıştırılabilir.
• Kısmi (Yarı-zamanlı) çalışma yöntemidir: sürekli bir kısmi
çalışma programının kısaltılmış günlük çalışma programıdır.
• Yer ve zaman kavramlarından bağımsız çalışma (Teleworking
): işgörenin çalışma zamnının önemli bir kısmını işyerinden
uzakta çalışmasını gerektiren geniş bir iş etkinliği dizisidir.
• Evden Çalışma ( Home Office ): iş yeri dışında çalışma şeklidir.